- Quyền hạn là chất kết dính trong cơ cấu tổ chức, là sợi dây liên kết các bộ phận
1.3.1.10. Uỷ quyền chức năng cơ cấu trực tuyến chức năng
- Quyền hạn chức năng là quyền trao cho một cá nhân hay bộ phận được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác. Nếu nguyên lý thống nhất mệnh lệnh được thực hiện vô điều kiện, quyền kiểm soát các hoạt động này chỉ thuộc về những người phụ trách trực tuyến mà thôi. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, do sự hạn chế về kiến thức chuyên môn, thiếu khả năng
giám sát quá trình, quyền hạn này lại được người phụ trách chung giao cho một cán bộ tham mưu hay một người quản lý bộ phận nào khác.
- Giao phó quyền hạn chức năng: Ta có thể hiểu rõ hơn quyền hạn chức năng khi coi đó là một phần quyền hạn của người phụ trách trực tuyến. Ví dụ, một tổng giám đốc có toàn quyền điều hành công ty, chỉ phụ thuộc vào những hạn chế được đặt ra bởi các cơ quan quyền hạn cao hơn như hội đồng quản trị và các quy định của nhà nước. Trong một tình huống tham mưu đơn thuần, những cố vấn về các vấn đề liên quan đến nhân sự, kế toán, mua sắm hay quan hệ giao dịch không có chút quyền hạn trực tuyến nào, nghĩa vụ của họ chỉ là đưa ra những lời khuyên. Những khi tổng giám đốc giao cho những người cố vấn này đưa ra chỉ thị trực tiếp cho các bộ phận khác, như thấy ở sơ đồ 10, thì quyền đó được gọi là quyền hạn chức năng.
- Phạm vi quyền hạn chức năng:
+ Việc hạn chế phạm vi quyền hạn chức năng là rất quan trọng để duy trì tính toàn vẹn của các cương vị quản lý. Ví dụ, quyền hạn chức năng của người phụ trách bộ phận quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức nói chung chỉ giới hạn trong việc đưa ra các chính sách, thủ tục để tuyển chọn nhân sự, bố trí nhân lực, để quản lý các chương trình lương bổng, để sử lý các những khiếu lại về nhân sự, để sử lý các giấy tờ nghỉ phép, để tiến hành các chương trình đào tạo, bồi dưỡng nhân lực và những vấn đề có nội dung tương tự.
+ Nhìn chung, quyền hạn chức năng luôn chỉ nên giới hạn trong phạm vi câu hỏi “như thế nào” và đôi khi là câu hỏi “khi nào” gắn liền với quá trình quản lý chính sách, nhưng hiếm khi bao hàm nghĩa “ở đâu”, “cái gì” hay “ai”, gắn liền với quá trình quản lý tác nghiệp. Lý do của sự hạn chế này là để duy trì được tính nhất quán trong mệnh lệnh của các nhà quản lý trực tuyến.
Thủ tục kế toán Thủ tục nhân sự Thủ tục quan hệ giao dịch Thủ tục mua sắm Kế toán trưởng Trưởng phòng nhân sự Trưởng phòng vật tư Giám đốc khu vực phía bắc Giám đốc khu vực miền trung
Giám đốc khu vực phía nam Trưởng phòng đối ngoại
Sơ đồ: 10 Uỷ quyền chức năng cơ cấu trực tuyến - chức năng
+ Để thu được kết quả tốt nhất trong việc giao phó quyền hạn chức năng, người lãnh đạo tổ chức cần đảm bảo rằng phạm vi quyền hạn đó được chỉ rõ cho người được ủy quyền và cả những người chịu tác động của quyền hạn này.