4. Khả năng sẵn sàng đón tiếp khách trong việc tổ chức tại các
4.1.Mô hình cơ cấu tổ chức của khách sạn
Cơ cấu tổ chức của khách sạn phụ thuộc vào các yếu tố sau: - Phạm vi địa lý, nội dung và đặc điểm của hoạt động kinh doanh - Khả năng về tài chính, nhân lực của khách sạn
- Các yếu tố thuộc về môi trờng kinh doanh; tiến bộ khoa học kỹ thuật Tuỳ từng qui mô của khách sạn mà có cơ cấu tổ chức khác nhau. Tuy nhiên thờng thì các khách sạn có qui mô sau:
Khoá luận tốt nghiệp
Giám đốc khách sạn phụ trách quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của khách sạn.
Đối với các khách sạn lớn gồm có các phó giám đốc chịu trách nhiệm riêng từng bộ phận, có trách nhiệm báo cáo kịp thời mọi vấn đề trong bộ phận với giám đốc. Cùng với giám đốc đa ra các quyết định dựa trên những nghiên cứu phân tích đánh giá tổng hợp từ các biện pháp trực tiếp sản xuất .
* Các bộ phận chức năng bao gồm:
- Kế toán - tài chính: tham mu cho giám đốc về xây dựng kế hoạch chi phí doanh thu, mua bán tài sản cố định, công cụ sản xuất cho bộ phận.
+ Chịu trách nhiệm lu giữ, xử lý thông tin về tài chính, kế toán, lập kế hoạch kinh doanh, quản lý việc thực hiện các định mức vật t, cấp phát, lu giữ vật t.
- Hành chính - tổng hợp: chịu trách nhiệm thu thập, xử lý thông tin khác nhau, kịp thời báo cáo định kỳ, quản lý lao động, tiền lơng và các thủ tục về cán bộ đề bạt tăng lơng. Ngoài ra, còn phụ trách công việc hành chính khác nh điện, nớc, xe tiếp khách.
* Bộ phận trực tiếp sản xuất kinh doanh, cung cấp các dịch vụ
36 Bộ phận tổng hợp Bộ phận nhà hàng Bộ phận đón tiếp Tài chính kế toán Tổ chức hành chính Bộ phận buồng Tổ bàn Tổ bar Tổ bếp Tổ buồng Tổ dịch vụ Lễ tân Bảo vệ
- Bộ phận buồng: là khâu then chốt nhất của hoạt động kinh doanh khách sạn chiếm tỷ trọng lớn trong doanh thu và chi phối lớn đến quy mô hoạt động của các biện pháp dịch vụ khác. Lao động buồng chủ yếu là nữ thông thờng ở các khách sạn t nhân và nhà nớc lao động buồng có độ tuổi từ 30 - 40. Còn liên doanh có xu hớng trẻ hoá đội ngũ làm buồng. Do yêu cầu của công việc đòi hỏi có sức khoẻ.
Nhiệm vụ của bộ phận buồng là kiểm tra các thiết bị trong phòng, cung ứng những vật t cần thiết cho sinh hoạt của khách, tiếp nhận các yêu cầu khác của khách nh giặt là, ...Ngoài ra, bộ phận buồng còn chịu trách nhiệm tổ chức quản lý, bảo vệ tài sản, giao nhận và hớng dẫn khách sử dụng trang thiết bị vật t phòng ở.
- Bộ phận lễ tân: làm nhiệm vụ đón tiếp và phục vụ ban đầu đối với khách. Thực hiện một số nhiệm vụ sau:
+ Nhận đơn và giải quyết các yêu cầu về việc đặt, trả phòng cho khách hàng.
+ Nhận các yêu cầu của khách trong thời gian lu trú và thông báo cho các bộ phận có liên quan.
+ Trông giữ hộ và vận chuyển đồ đạc hành lý và tài sản cho khách. + Tổng hợp các hóa đơn về sử dụng, tiêu dùng dịch vụ của khách sạn trong toàn bộ thời gian lu trú của khách để thanh toán chi trả phòng.
- Bộ phận bàn: chuyên làm nhiệm vụ đón tiếp hớng dẫn và sắp xếp khách vào bàn, nhận thực đơn của khách.
- Bộ phận bar: chuyên pha chế và phục vụ đồ uống cho khách.
- Bộ phận bếp: có quan hệ trực tiếp với bộ phận bàn, nhận thực đơn yêu cầu do bộ phận bàn chuyển vào và tiến hành chế biến sau đó lại giao cho nhà bàn chuyển ra cho khách.
- Bộ phận dịch vụ: thoả mãn các nhu cầu của khách nh giặt là, mua sắm...
Ngoài ra còn có bộ phận khác nh: bảo vệ thực hiện các chức năng đợc phân công đảm bảo hoạt động kinh doanh của khách sạn đợc thông suốt
Ta có thể thấy cơ cấu tổ chức của khách sạn đợc chia thành các bộ phận. Đối với các khách sạn nhỏ thì một số bộ phận có thể làm chung công việc của nhau. Ngoài ra một số các khách sạn lớn còn có thêm bộ phận thị tr- ờng. Đây là bộ phận tơng đối quan trọng. Bộ phận thị trờng có thể chia ra làm nhiều mảng nh nội địa, quốc tế hoặc chia theo từng thị trờng khách: Âu, á ...Nhìn chung biện pháp này có nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng, khai thác khách, đón tiếp, điện thoại, dịch vụ cung cấp thông tin...
Việc tổ chức khách sạn theo từng bộ phận sẽ giúp giám đốc nắm bắt nhanh chóng thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh khách sạn và đa ra các quyết định sớm nhất.