tại công ty xây dựng Sông Đà II
Biện pháp 1: Vận dụng phương pháp dùng chỉ tiêu tổng hợp để ra quyết định tranh thầu
Như đã phân tích ở phần thực trạng xác xuất trúng thầu của công ty trong những năm qua với các công trình công ty đã tham gia đấu thầu chưa cao lắm. Khi tham gia tranh thầu công ty sẽ phải chi phí một khoản tiền cho mua hồ sơ dự thầu, tiếp thị ngoại giao.... Nếu thắng thầu sẽ giải quyết được việc làm và có thể thu được một khoản lợi nhuận. Ngược lại sẽ mất toàn bộ chi phí đã bỏ ra trong giai đoạn làm hồ sơ dự thầu.
Để tránh được phải bỏ ra những khoản chi phí không đáng mất trên và nâng cao khả năng lượng hoá tối đa khi phân tích và đưa ra quyết định tranh thầu, công ty nên áp dụng giải pháp dùng chỉ tiêu tổng hợp để ra quyết định tranh thầu. Nội dung của giải pháp này bao gồm các vấn đề sau:
1) Xác định danh mục các chỉ tiêu ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu của công ty
Việc đầu tiên là công ty phải căn cứ vào kinh nghiệm của bản thân, những quy định của pháp luật và quy chế đấu thầu hiện hành để xác định một danh mục chỉ tiêu đặc trưng cho những nhân tố có ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu. Các chỉ tiêu này càng sát với chỉ tiêu xét thầu càng tốt. Số lượng chỉ tiêu là tuỳ ý, nhưng tối thiểu phải bao quát được đầy đủ các chỉ tiêu thường
dùng để dánh giá hồ sơ dự thầu, phải tính đến tình hình cạnh tranh của các đối thủ, phải chú ý tránh trùng lặp chỉ tiêu và phải xác định đúng những nhân tố thực sự có ảnh hưởng. Không đưa vào bảng danh mục những chỉ tiêu không có ảnh hưởng, hoặc ảnh hưởng rất ít (không đáng kể ) đến khả năng thắng thầu của công ty. Chỉ tiêu đưa ra chi tiết, cụ thể bao nhiêu, thì cho kết quả chính xác bấy nhiêu.
2) Xây dựng thang điểm
Các chỉ tiêu đã lựa chọn sẽ được phân tích theo trạng thái tương ứng với từng bậc trong thang điểm. Có nhiều loại thang điểm. Yêu cầu của các thang điểm là đảm bảo tính chính xác, không gây phức tạp cho tính toán. Có thể sử dụng thang điểm 3 bậc, 5 bậc hoặc 9 bậc. Thang điểm 3 bậc được chia thành 3 mức điểm là 4, 2, 0 tương ứng với trạng thái của từng chỉ tiêu là tốt, trung bình, kém. Thang điểm 5 bậc được chia thành 5 mức điểm là 4, 3 2, 1, 0 tương ứng với 5 trạng thái của từng chỉ tiêu là rất tốt, tốt, trung bình, yếu, kém. Thang điểm 9 bậc có các mức điểm là 8, 7, 6, 5, 4, 3, 2, 1, 0.
Như vậy, ở mỗi thang điểm đều có các mức tối đa tương ứng với trạng thái tốt nhất và mức điểm tối thiểu tương ứng với trạng thái tồi nhất của các chỉ tiêu. Việc sử dụng thang điểm nào là phù thuộc vào sự lựa chọn của công ty.
3) Xác định tầm quan trọng (trọng số) của từng chỉ tiêu.
Trong số các chỉ tiêu đã được lựa chọn để đưa vào tính toán thì rõ ràng mỗi chỉ tiêu có một mức độ ảnh hưởng riêng đến khả năng thắng thầu của công ty. Do vậy, công ty phải sử dụng kinh nghiệm của bản thân, những quy định của pháp luật và quy chế đấu thầu hiện hành, những thông lệ và tiêu chuẩn thường được dùng để đánh giá hồ sơ dự thầu, kết hợp với việc sử dụng phương pháp chuyên gia để đánh giá mức độ ảnh hưởng của từng chỉ tiêu. Tầm quan trọng của các chỉ tiêu (được gọi là trọng số) có thể được thể hiện bằng 1 nếu thể hiện bằng số thập phân và bằng 100% nếu thể hiện bằng %.
Việc xác định danh mục các chỉ tiêu, xác định trọng số và xây dựng thang điểm như trên, công ty chỉ phải làm một lần và được dùng ổn định cho một khoảng thời gian khi mà các điều kiện và môi trường hoạt động kinh doanh của công ty chưa có sự biến động.
4) Tính toán chỉ tiêu tổng hợp cho gói thầu cụ thể
Khi xuất hiện một gói thầu cụ thể, công ty cần khẩn trương nghiên cứu hồ sơ mời thầu, nghiên cứu gói thầu, phân tích môi trường đấu thầu, đánh giá
khả năng của mình đối với gói thầu và dự đoán các đối thủ cạnh tranh để xác định trạng thái của từng chỉ tiêu trong bảng danh mục và số điểm tương ứng với từng trạng thái đó. Cuối cùng tính toán ra chỉ tiêu tổng hợp theo công thức sau : TH= n 1 i i i *P A (1) Trong đó : TH: Chỉ tiêu tồng hợp
n : Số các chỉ tiêu trong danh mục Ai : Điểm số của chỉ tiêu thứ i Pi :Trọng số của chỉ tiêu thứ i
5) Đánh giá khả năng thắng thầu và ra quyết định
Khả năng thắng thầu được đo bằng tỷ lệ % theo công thức sau: K = THM..100 (2)
Trong đó:
K: Khả năng thắng thầu tính bằng %
TH: Điểm tổng hợp được tính theo công thức (1) M : Mức điểm tối đa trong thang điểm được dùng
Nếu tất cả các chỉ tiêu đều ở trạng thái trung bình, thì khả năng thắng thầu sẽ là 50% thì doanh nghiệp không nên tham gia tranh gói thầu đó
Ví dụ: Với các công trình chuyên về sửa chữa và nâng cấp công trình trong nước. Đây là những công trình có giá trị đấu thầu nhỏ, thời gian thi công ngắn. Ta xây dựng một danh mục các chỉ tiêu và thang điểm 5 bậc như sau:
Thang điểm và trạng thái
TT Các chỉ tiêu
4 3 2 1 0
1 Mục tiêu lợi nhuận Rất
thấp Thấp TB Cao Rất cao
2 Khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ
thuật
Rất
cao Cao TB Thấp
Rất thấp
3 Mức độ quen thuộc và gói thầu Rất
cao Cao TB Thấp
Rất thấp 4 Khả năng đáp ứng về tiến độ thi
công
Rất
cao Cao TB Thấp
Rất thấp
công cao thấp
6 Đánh giá về đối thủ cạnh tranh Rất
yếu Yếu TB Mạnh
Rất mạnh
Trọng số của từng chỉ tiêu như sau:
TT Chỉ têu Trọng số % 1 2 3 4 5 6
Mục tiêu lợi nhuận
Khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật Mức độ quen thuộc với gói thầu
Khả năng đáp ứng tiến độ thi công Khả năng đáp ứng về năng lực thi công Đánh giá về đối thủ cạnh tranh
30 20 15 5 10 20
Trên cơ sở danh mục các chỉ tiêu và thang điểm cũng như trọng số về các chỉ tiêu trên ta đi vào phân tích một ví dụ cụ thể: “sửa chữa nâng cấp trường tiểu học Thái Thịnh – Quận Đống Đa”, địa điểm xây dựng tại Hà Nội; pháp nhân đấu thầu “ Công ty” giá trị đấu thầu 1.173.000.000 đồng
TT Chỉ tiêu Trạng thái Điểm Trọng số Kết quả 1 2 3 4 5 6
Mục tiêu lợi nhuận
Khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật Mức độ quen thuộc với gói thầu
Khả năng đáp ứng tiến độ thi công Khả năng đáp ứng năng lực thi công Đánh giá về đối thủ cạnh tranh
TB Rất cao TB Cao Rất cao Mạnh 2 4 2 3 4 1 0,3 0,2 0,15 0,05 0,1 0,2 0,6 0,8 0,3 0,15 0,4 0,2 Tổng số điểm 2,45
Khả năng thắng thầu đối với gói thầu này 2,445
M . 100 = 61, 25%. Với kết quả tính toán, Công ty nên tham gia tranh thầu với gói thầu này và thực tế công ty đã trúng thầu công trình này và ký hợp đồng ngày 1/9/2000
Như vậy, phương pháp này đã lượng hoá được sự ảnh hưởng của các nhân tố cần xem xét và cho phép công ty đáp ứng yêu cầu phản ứng nhanh khi ra quyết định tranh thầu. Đây là phương pháp có tính khả thi rất cao. Phương pháp vừa dùng cho việc ra quyết định trước khi lập phương án và chiến lược tranh thầu, vừa dùng cho việc ra quyết định trước khi nộp hồ sơ dự thầu. Khi sử dụng phương pháp này cần lưu ý rằng, tính đúng đắn của quyết định được đưa ra phụ thuộc rất lớn vào việc phân tích và xác định chính xác trạng thái của từng chỉ tiêu, cũng như tầm quan trọng của nó. Để tránh việc bỏ lỡ cơ hội hoặc gây thiệt hại do việc đưa ra quyết định sai Công ty cần có biện pháp đảm bảo độ tin cậy của thông tin và phân tích cẩn thận trạng thái của các chỉ tiêu ngay từ vòng ra quyết định thứ nhất.
Biện pháp 2: Tổ chức bộ máy đấu thầu của công ty cho phù hợp với yêu cầu của thị trường
Như đã phân tích ở phần thực trạng, công ty chưa tổ chức được bộ phận chuyên trách làm công tác dự thầu dẫn đến sự phân tán trong quản lý và các cán bộ tham gia thực hiện những khâu quan trọng trong việc lập hồ sơ dự thầu phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau. Điều đó có ảnh hưởng không tốt tới hiệu quả công tác đấu thầu nói chung cũng như chất lượng hồ sơ dự thầu và toàn bộ quá trình đấu thầu nói riêng. Để đấu thầu và thắng thầu có hiệu quả thì việc tổ chức lại bộ máy đấu thầu là điều kiện hết sức quan trọng.
1) Nguyên tắc tổ chức bộ máy đấu thầu của công ty. a. Nguyên tắc tập chung chuyên môn hoá
Yêu cầu của chủ đầu tư, sự nghiêm ngặt của các nhà tư vấn đánh giá hồ sơ dự thầu và đặc biệt là các yêu cầu về chất lượng, hiệu quả của việc xây dựng hồ sơ dự thầu có sức cạnh tranh lớn trong điều kiện đấu thầu rộng rãi đòi hỏi công ty phải có một tổ chức đấu thầu tập trung, thống nhất và chuyên môn hoá.
b. Nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa tổ chức đấu thầu của công ty với các lực lượng chuyên môn hoá tại các xí nghiệp thành viên.
Công ty là đơn vị trung tâm điều hành mọi công việc chung còn các xí nghiệp trực thuộc được phân bổ trên hầu hết các địa phương. Các công trình dự án đầu tư, xây dựng trải rộng trên địa bàn rộng, trong cùng một thời điểm, công ty có thể phải tham gia đấu thầu nhiều gói thầu. Hơn nữa, chi phí phục vụ công tác đấu thầu không nhỏ, nhất là các chi phí khảo sát hiện trường, tìm
nguồn nguyên vật liệu, giao dịch với chính quyền địa phương... Nguyên tắc này cho phép công ty sử dụng chuyên gia, lực lượng chuyên môn kỹ thuật nằm tại các xí nghiệp để tận dụng các ưu thế của họ và tiết kiệm chi phí.
c. Nguyên tắc đảm bảo bí mật
Đấu thầu là một cuộc cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp xây dựng. Để chiến thắng trong cạnh tranh, các doanh nghiệp không chỉ tìm hiểu đối thủ, quyết định tham gia đấu thầu gói thầu nào, mà điều vô cùng quan trọng là phải giữ bí mật nội dung của hồ sơ dự thầu từ khi bắt đầu chuẩn bị hồ sơ cho đến khi công bố thắng thầu. Việc lựa chọn nhân sự cũng như sắp xếp công việc cho từng chuyên gia phải xuất phát từ nguyên tắc này. Cụ thể:
- Việc quyết định giá bỏ thầu chỉ được lãnh đạo cao nhất của công ty quyết định cùng với một đến hai chuyên gia tin cậy nhất đã được kiểm tra.
- Việc quyết định giá bỏ thầu chỉ được quyết định sát với thời điểm nộp hồ sơ dự thầu cho chủ đầu tư.
- Các chuyên gia của tổ chức đấu thầu phải được lựa chọn kỹ, là những người gắn bó, trung thành với sự tồn tại và phát triển của công ty.
d. Nguyên tắc luân phiên giữa chuyên gia đấu thầu và chuyên gia điều hành dự án khi thắng thầu.
Việc luân phiên này sẽ đảm bảo việc bổ sung kiến thức thực tiễn cho cán bộ chuyên gia đấu thầu.
2) Yêu cầu đối với chuyên gia trong tổ chức đấu thầu của công ty a. Được đào tạo chính quy và đào tạo lại cho phù hợp với thực tiễn. Đấu thầu xây dựng là tổng hoà của các lĩnh vực quản lý kinh tế và kinh doanh của doanh nghiệp, chịu sự cạnh tranh gay gắt của các nhà thầu quốc tế và những quy định chặt chẽ của tư vấn giám sát, mặt khác công nghệ xây dựng ngày nay thay đổi về cơ bản. Trong khi đó, các chuyên gia có kinh nghiệm nhất của công ty được đào tạo trước những năm 90 theo các công trình
Chuyên gia đấu thầu
Chuyên gia kỹ sư điều hành dự án
cũ, do đó cần phải được đào tạo. Số kỹ sư, chuyên gia mới ra trường tuy được đào tạo chính quy nhưng lại chưa có thực tiễn, đồng thời việc tiếp thu kiến thức từ thực tiễn của nhà trường đào tạo chưa theo kịp diễn biến thực tế của quá trình cạnh tranh gay gắt trong thị trường xây dựng, do đó cần tiếp tục được đào tạo lại.
b. Năng động, chính xác phù hợp với thị trường
Quá trình đấu thầu như một cỗ máy hoàn chỉnh chạy hết công suất, vừa phải bảo đảm chính xác nhưng đồng thời vừa phải rất linh hoạt, tuỳ theo mục tiêu của công ty và tuỳ thuộc vào quá trình cạnh tranh. Vì vậy, các chuyên gia được lựa chọn phải bảo đảm yêu cầu này.
c. Chuyên sâu một công việc và hiểu biết nhiều lĩnh vực trong hoạt động xây dựng, hoạt động đấu thầu, triển khai các dự án
Hoạt động đấu thầu là một dây truyền, các nội dung của hồ sơ đấu thầu có liên quan mật thiết với nhau, đồng thời từng nội dung có những yêu cầu chuyên sâu riêng. Do đó, việc bố trí các chuyên gia phải đáp ứng yêu cầu chuyên sâu một lĩnh vực và biết nhiều lĩnh vực nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc.
3) Hình thành tổ chức đấu thầu xây lắp của Công ty
Tổ chức đấu thầu xây lắp của Công ty cần được hình thành một cách trực tiếp, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, có phó giám đốc chuyên trách về dự án đấu thầu thông qua một đầu mối tập trung là phòng dự án đấu thầu. Việc bố trí, sắp xếp các nhóm chuyên gia trong phòng dự án đấu thầu của công ty bao gồm :
Nhóm chuyên gia về thị trường
Chịu trách nhiệm nghiên cứu về thị trường, có rất nhiều loại thị trường nghiên cứu như :Thị trường công việc(thị trường đầu vào ); Thị trường đối tác; Thị trường vật liệu ; Thị trường thiết bị thi công ; Thị trường lao động....
Nhóm chuyên gia về kinh tế
Chịu trách nhiệm toàn bộ về nội dung kinh tế các dự án đấu thầu. Thông thường, nội dung kinh tế là yếu tố cơ bản đầu tiên và cuối cùng quyết định sự thành công của quá trình đấu thầu xây lắp (Do họ là người quyết định các yếu tố liên quan đến giá bỏ thầu, thậm chí cả vấn đề lợi nhuận cũng như hiệu quả các dự án ứng dụng sau này )
Nhóm chuyên gia về kỹ thuật - công nghệ thi công
Nhóm này tập trung giải quyết các vấn đề về kỹ thuật công nghệ của hồ sơ dự thầu, đòi hỏi phải là các chuyên gia được đào tạo chuyên sâu và
thông qua thực tiễn chỉ đạo thi công tại các công trình xây dựng, tốt nhất là các chuyên gia đã từng tham gia các dự án thi công theo tiêu chuẩn quốc tế.
Sơ đồ tổ chức bộ máy đấu thầu
Nhóm chuyên gia về thiết bị thi công
Thiết bị thi công là yếu tố rất quan trọng đối với việc thi công các công trình xây dựng. Chi phí máy thi công thường chiếm từ 15% đến 25% giá thành xây dựng công trình. Thiết bị thi công không những có ảnh hưởng đến chiến lược đấu thầu về mặt giá thành xây dựng mà còn ảnh hưởng đến năng lực, uy tín, của nhà thầu cũng như ảnh hưởng đến kỹ thuật, công nghệ, phương án thi công. Nhóm chuyên gia về thi công chịu trách nhiệm về việc lựa chọn loại thiết bị phù hợp cho dự án, tính toán chi phí thiết bị cũng như bố trí giây chuyền thiết bị và các vấn đề khác có liên quan, kể cả thiết bị thi công, thiết bị thí nghiệm, các thiết bị phục vụ cho đầu tư và kỹ sư tư vấn.