III. Tình hình thực hiện công tác đấu thầu của công ty xây dựng Sông
3. 2 Những tồn tại trong công tác dự thầu tại công ty
33 Đưa điện về xã Hoàng
Nông -Đại Từ –Thái Nguyên
1999 Công ty T.Nguyên Điện lực T.Nguyên
0,997
34 Đ.dây35KVvà TBAđưa điện về xã Hoàng Thắng – V.yên
1999 Công ty Yên Bái CT điện lực 1 0,93
35 Cải tạo trụ sở làm việc UBDSKHHGĐHN
1999 Công ty HN UBDSKHHGĐ 0,082 36 Đườngdây35KV,trạm
BA35/0,4KV La Hiên
1999 Công ty T.Nguyên Điện lực T.Nguyên
2,24 37 ĐH Quốc gia Lào 1999 T. Công ty Lào ĐH Quốc gia Lào 10 37 ĐH Quốc gia Lào 1999 T. Công ty Lào ĐH Quốc gia Lào 10 37 ĐH Quốc gia Lào 1999 T. Công ty Lào ĐH Quốc gia Lào 10 38 Khu chế biến Sét xí nghiệp
KTCB Sét Chí Linh –C.T Khai thác chế biến đá và khoáng sản 2000 Công ty H.Dương CT.KTCB đá và KSH.Dương 2,5
39 Công trình đường và thoát nước khu Định công
2000 Công ty HN BQLkhu đô thị mới Đ.Công
1,956 40 Sửa chữa ga ra ô tô, Nhà
ABK Nhà máy TĐHB
2000 Công ty HB NM thuỷ điện HB 0,333 41 Nâng cấp trung tâm y tế
huyện Mộc Châu
2000 Công ty S.La BQLDA hỗ trợ y tế QG
1,389 42 Đưa điện về xã Hộ Đáp-
tỉnh Bắc Giang
2000 Công ty Bắc Giang CT điện lực1 2,268 43 XD đường HCM đoạn
ARoàng-Tép
2000 Công ty Quảng Trị BQLDA đường HCM
25 44 Lắp đặt hệ thống điện nhẹ
TEL, Lan,MATV-BCVT
2000 Công ty H.Đông BCVT 0,47 45 Công trình điện Xuân
Long-Ngọc Chấn-YênBái
2000 Công ty Yên Bái Công ty điện lực 1 2 46 Dự án Quốc Lộ 1Agói4-
Giai đoạn2
2000 Liên danh Bắc ninh BQLDAQL1- BGTVT
63 47 Sửa chữa,nâng cấp trường
Tiểu học Thái Thịnh- Q.Đống Đa
2000 Công ty HN BQLDAcông trình Q.Đống Đa
1,173
48 Cải tạo nâng cấp nhà lớp học cấp 4 trước B4-ĐHQG
2000 Công ty HN ĐHQGHN 0,265 49 Sửa chữa trường Trung học
địa chính 1-Từ Liêm HN
2000 Công ty HN Trường trung học địa chính1
0,459 50 Sửa chữa Cung văn hoá 2000 Công ty HB Trung tâm VH 0,364
Tỉnh HB tỉnhHB 51 Công trình thuỷ lợi Mường
Hung-Sông Mã-Sơn La
2000 Công ty S.La BQLDA cơ sở hạ tầng nông thôn
1,991 52 Đưa điện về xã Tú Lệ
huyện Văn Chấn-Yên Bái
2000 Công ty Yên Bái Điện lực YBái 1,984 53 Cứng hoá kênh chính và
kênh mương cấp I –Trạm bơm Nội Bài-Sóc Sơn
2000 Công ty HN BQLDA Sóc Sơn 1,549
54 XD trườngTiểu họcTulí Đà Bắc-HB
2000 Công ty HB SGD ĐTHBình 0,4984 55 Đưa điện lưới QG về
huyện Quỳnh Nhai-S.La
2000 Công ty S.La Điện lực S.La 5,104 56 Chống quá tải khu thị
trường hồ 4-Thuận Thành - Bắc Ninh
2000 Công ty B.Ninh Điện lực B.Ninh 0,55754
57 Chống quá tải lưới điện hạ thế khu Tân Long-Thái Nguyên
2000 Công ty T.Nguyên Điện lực T.Nguyên
0,564
58 Sửa chữa nhà máy thuỷ điện Thác Bà
2000 Công ty Yên Bái EVN 6,15
Từ những kết quả nêu trên có thể thấy được những nỗ lực của công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và thực hiện công tác dự thầu nói riêng. Đó là khả năng hoạt động trong hoạt động sản xuất kinh doanh, chủ động tham gia đấu thầu để tự giành quyền đấu thầu xây lắp chứ không trông chờ vào công trình do tổng công ty giao cho. Công ty cũng đã mạnh dạn tham gia vào những công trình quan trọng manh tính quốc gia và những công trình được tổ chức theo hình thức đấu thầu quốc tế.
Để thấy rõ hơn ta lập bảng phân tích (bảng 5)
Công trình dự thầu Công trình trúng thầu Xác suất trúng thầu (%) Năm Số lượng Giá trị (tỷ đồng) Số lượng Giá trị (tỷ đồng) Giá trị bình quân một công trình trúng thầu (tỷ đồng) Về mặt số lượng Về mặt giá trị 1997 20 499,05 9 224,35 24,93 45 45 1998 19 162,68 10 27,08 2,71 53 17 1999 28 118,09 15 37,89 2,50 53 32 2000 36 370,28 21 119,57 5,69 58 32
Nhìn vào bảng ta thấy xác xuất trúng thầu của công ty chưa cao, xác xuất trúng thầu về mặt số lượng chỉ đạt 53% năm 98, 99, chỉ có năm 2000 đạt
58% và giá trị bình quân một công trình tương đối cao 5,69 tỷ. Về mặt giá trị, xác xuất này cũng còn thấp đặc biệt năm 1998 chỉ đạt 17%. Về mức tăng tuyệt đối bình quân một công trình trúng thầu qua các năm :
- Năm 1997 tăng so với năm 1996 là 18,25 tỷ. - Năm 1998 tăng so với năm 1997 là - 22,22 tỷ. - Năm 1999 tăng so với năm 1998 là 0,21 tỷ. - Năm 2000 tăng so với năm1999 là 3,19 tỷ.
Như vậy, có thể thấy số lượng các công trình trúng thầu qua các năm có tăng lên nhưng giá trị bình quân một công trình trúng thầu tăng giảm thất thường và có giá trị rất thấp so với năm 1997( là năm đạt giá trị bình quân một công trình trúng thầu đạt giá trị cao nhất 24,93 tỷ).
Trên đây, là những thành tích cũng như những tồn đọng của Công ty xây dựng Sông Đà II. Để hiểu được cặn kẽ hơn về vấn đề này ta cần tìm ra các nguyên nhân tồn tại trên thông qua việc phân tích trình tự thực hiện công tác dự thầu của công ty làm cơ sở tìm ra những giải pháp cụ thể, hiệu quả nhằm tới mục tiêu trước mắt là tăng xác suất trúng thầu về mặt số lượng cũng như giá trị. Đồng thời tiến tới hoàn thiện mọi mặt công tác dự thầu tạo thế và lực ổn định nâng cao khả năng tranh thầu để khơi thông lực cản hiện tại, cho phép công ty đạt được sự phát triển cao hơn trong những năm tới.
2.Trình tự tham gia dự thầu của công ty
Như chúng ta đã biết kết quả của công tác dự thầu chịu ảnh hưởng không nhỏ của quá trình thực hiện. Nắm bắt được vị trí trọng yếu của công tác này đối với hoạt động tham gia đấu thầu, ban lãnh đạo công ty đã lựa chọn những các bộ có năng lực nhất về các lĩnh vực có liên quan để giao nắm trọng trách chủ yếu trong việc thực hiện công tác dự thầu.
Về trình tự tham gia thực hiện công tác dự thầu của công ty được thực hiện theo các bước:
2.1.Tìm kiếm thông tin về các công trình cần đấu thầu
Công việc này do bộ phận tiếp thị trực thuộc phòng kinh tế kế hoạch đảm nhiệm và đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Để có được
thông tin về các công trình cần được đấu thầu xây lắp công ty sử dụng rất nhiều nguồn thông tin và các cách tiếp cận khác nhau:
- Thu thập thông tin về các công trình cần đấu thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng như đài, báo, tivi... đồng thời cũng quan tâm đến các thông tin về những công trình dự định đầu tư trong tương lai gần trên các phương tiện này, mà chủ yếu là để xác định chủ đầu tư và nguồn vốn đầu tư.
- Duy trì mối quan hệ với những chủ đầu tư (Ban quản lý dự án PMU 18 - Quốc lộ 1A; Ban quản lý dự án Thăng Long đường Láng - Hòa Lạc: Uỷ ban dân tộc miền núi, Học viện công nghệ bưu chính viễn thông) mà công ty đã từng có công trình nhận thầu thi công xây lắp và thông qua chất lượng của những công trình này để có được các mối thầu.
- Tạo lập quan hệ với các cơ quan quản lý nhà nước các cấp chính quyền (Tổng công ty, Bộ xây dựng) để lấy thông tin về kế hoạch đầu tư của các bộ, ngành cũng như Nhà nước.
- Sau khi có được thông tin về công trình cần đấu thầu, công ty mới phân tích đánh giá để có tham gia tranh thầu hay không. Nếu tham gia sẽ thực hiện các bước công việc tiếp theo.
2. 2. Tiếp xúc ban đầu với bên chủ đầu tư và tham gia sơ tuyển (nếu có)
Khi có quyết định tham gia tranh thầu, công ty sẽ cử người của bộ phận tiếp thị theo dõi suốt quá trình, dự thầu công trình và tiến hành và tiếp xúc với chủ đầu tư. Bên cạnh việc tìm hiểu các thông tin như: Thời gian bán hồ sơ mời thầu, các yêu cầu sơ tuyển... thì công ty cũng kết hợp với việc quảng cáo gây uy tín ban đầu với chủ đầu tư, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tham gia đấu thầu sau này.
Nếu công trình có nhu cầu tổ chức sơ tuyển thì thông thường bộ phận tiếp thị lập các hồ sơ sơ tuyển và các bộ hồ sơ giới thiệu công ty, các thông tin về năng lực, thiết bị, kinh nghiệm thi công các công trình, các chứng nhận công trình đạt chất lượng cao... gửi trực tiếp cho bên mời thầu theo yêu cầu về địa điểm trong hồ sơ mời sơ tuyển.
2. 3 Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu
Đây là bước công việc chủ yếu trong toàn bộ quá trình dự thầu của công ty. Trước khi lập hồ sơ dự thầu công việc chuẩn bị đều được thực hiện
chu đáo với các phần việc như: Làm rõ các nội dung yêu cầu trong hồ sơ dự thầu, khảo sát và thăm quan hiện trường, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận tham gia lập hồ sơ dự thầu cụ thể.
Về việc chuẩn bị các tài liệu thông tin chung
Các tài liệu như: Giấy phép hành nghề, đăng ký kinh doanh, các năng lực của công ty, quan hệ bảo hành tín dụng, năng lực mời thầu, chứng nhận chất lượng... sẽ được các bộ phận căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu của công trình cũng như yêu cầu đã nêu trong hồ sơ mời thầu để có sự chuẩn bị đáp ứng đầy đủ kịp thời.
Về việc lập biện pháp thi công
Các kỹ sư, kiến trúc sư của phòng kỹ thuật sẽ căn cứ vào thông tin từ việc khảo sát hiện trường và các yêu cầu kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu để tiến hành kiểm tra lại thiết kế kỹ thuật mà bên mời thầu cung cấp phát hiện kịp thời những bất hợp lý và đưa ra các giải pháp kỹ thuật để điều chỉnh, nâng cao uy tín của công ty với chủ đầu tư. Bên cạnh đó, cũng có thể tiến hành thiết kế nếu như công ty đảm nhận việc này.
Việc lập giá dự thầu
Việc lập giá dự thầu của công ty do phòng kinh tế kế hoạch kết hợp với phòng kỹ thuật bóc tách khối lượng công việc lập giá dự thầu.
2. 4 Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu
Sau khi các bộ phận tham gia lập hồ sơ dự thầu hoàn tất nhiệm vụ của mình, bộ phận tiếp thị sẽ niêm phong hồ sơ dự thầu giao cho phòng kinh tế kế hoạch nộp cho bên mời thầu.
Căn cứ theo thời hạn và địa điểm ghi trong hồ sơ mời thầu phòng kinh tế kế hoạch cử cán bộ trực tiếp đi tham gia mời thầu.
Trong thời gian chờ đánh giá hồ sơ dự thầu, nếu bên mời thầu có công văn yêu cầu lý giải những vấn đề trong hồ sơ dự thầu thì các bộ phận trong công ty tuỳ theo những khúc mắc bên mời thầu hỏi có nhiệm vụ giải đáp và làm rõ để giữ uy tín với chủ đầu tư và phát huy tối đa tính cạnh tranh của hồ sơ dự thầu.
2.5 Ký kết hợp đồng kinh doanh (nếu trúng thầu) và theo dõi thực hiện hợp đồng. đồng.
Ngay sau khi nhận được kết quả trúng thầu, công ty sẽ có công văn gửi cho phía chủ đầu tư để chấp nhận việc thực hiện thi công và thoả thuận ngày giờ, địa điểm cụ thể để thực hiện việc ký kết hợp đồng. Tiến hành chuẩn bị xin bảo lãnh hợp đồng theo yêu cầu của chủ đầu tư và đôn đốc các bộ phận có liên quan rà soát lại kế hoạch huy động các nguồn lực cho việc thi công công trình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm phán ký kết hợp đồng thi công.
Sau khi ký kết hợp đồng, công ty nhanh chóng triển khai thi công công trình và lúc này, các cán bộ kỹ thuật phòng kinh tế kế hoạch đảm nhận công tác dự thầu sẽ có nhiệm vụ theo dõi về thi công và làm cầu nối giữa công trường với chủ đầu tư, đề xuất kịp thời các vấn đề liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, đặc biệt là các vấn đề ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ thi công công trình. Đồng thời, thực hiện nhiệm vụ thanh quyết toán với chủ đầu tư.
3. Đánh giá tình hình thực hiện đấu thầu của công ty trong những năm qua
3.1. Những thành tích
a. Với bề dày kinh nghiệm và sự đoàn kết nhất trí trong nội bộ, công ty đang nỗ lực vươn lên để khẳng định vị trí của mình trong cơ chế thị trường. Công tác đấu thầu - tiếp thị đã từng bước ổn định và hoạt động đi vào nề nếp phù hợp với cơ chế mới và đáp ứng cơ bản nhu cầu việc làm của công ty. Đặc biệt là việc trúng thầu thi công các công trình lớn như công trình đại học quốc gia, công trình đường Láng - Hoà Lạc và các công trình thi công tại Lào... có nhiều công trình đạt huy chương vàng chất lượng cao của ngành, giữ được chỗ đứng tại thị trường trong nước và vươn ra thị trường nước ngoài.
b. Bộ phận tiếp thị đã có trách nhiệm cao hơn trong công tác thu thập và tổng hợp thông tin về định hướng Đầu tư xây dựng cơ bản của Nhà nước và các cơ quan, ban ngành. Cùng lãnh đạo công ty xác định các công trình có tính khả thi để xây dựng chiến lược và sách lược trong công tác tiếp thị đấu thầu nhằm nâng cao hiệu quả thắng thầu mà vẫn đảm bảo chi phí với mức tối thiểu. Chính qua thời gian này, công ty đã xây dựng được một đội ngũ làm
công tác tiếp thị đấu thầu có trình độ và nhiệt tình với công việc đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ theo đúng tiến độ đã đề ra.
c. Đã huy động một đội ngũ kỹ sư, nhà quản lý và lao động giỏi tham gia vào công tác dự thầu. Cùng với quá trình đó hoạt động tay nghề, năng lực và kinh nghiệm cán bộ công nhân của công ty đang ngày một nâng cao hơn.
d. Đã chủ động tìm kiếm các công trình trong mọi lĩnh vực xây dựng và mở rộng được ngành nghề xây dựng.
e. Đánh giá đúng vị trí của công tác đấu thầu ngày càng tạo ra chuyển biến tốt về mặt tổ chức và thực hiện, đặc biệt trong lĩnh vực quan hệ với bên ngoài như với các tổ chức tài chính, nhà cung ứng, đối tác kinh doanh và chủ đầu tư.
Nhìn chung lại, trong vài năm trở lại đây, đặc biệt là từ cuối năm 1996, công ty xây dựng Sông Đà II đã có những cố gắng trong việc chủ động tìm kiếm công ăn việc làm và có nhiều tiến chuyển tốt trong tổ chức, quản lý, mở rộng quan hệ với bên ngoài. Nhờ đó đem lại công ăn việc làm đều đặn cho cán bộ công nhân viên và ngày càng khẳng định được chỗ đứng cũng như uy tín của công ty trên thị trường.
3. 2. Những tồn tại trong công tác dự thầu tại công ty
Mặc dù trong công tác dự thầu, công ty đã có nhiều cố gắng để đạt được những thành tích nhất định, song cũng vẫn còn một số tồn tại dẫn đến khả năng trúng thầu cao ảnh hưởng tới sự phát triển chung của công ty.
a. Việc thực hiện công tác dự thầu chưa thực sự diễn ra một cách có hệ thống và chặt chẽ, nhiều bước công việc nhận thức được song chưa thực hiện. Thụ động trong việc đề ra các biện pháp tranh thầu.
b. Chưa đưa ra được các đề xuất về giải pháp kỹ thuật hợp lý, độc đáo làm tăng khả năng cạnh tranh trong đấu thầu.
c. Công tác tiếp thị, đấu thầu bước đầu chiếm lĩnh được thị trường nhưng khả năng cạng tranh yếu. Khả năng Marketing trong thương trường trên các lĩnh vực mua bán hàng hoá, tiêu thụ sản phẩm lẫn trong tìm kiếm việc làm còn rất hạn chế, thụ động.
d. Giá bỏ thầu nhiều khi không hợp lý, lúc thì quá cao so với giá xét thầu của chủ đầu tư, hoặc so với giá bỏ thầu của các đối thủ cạnh tranh, lúc