1. Chiến lược.
Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong việc thực hiện các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Cơ cấu tổ chức là công cụ để thực hiện các mục tiêu chiến lược, khi chiến lược có sự thay đổi thì cơ cấu tổ chức sẽ có sự thay đổi cho phù hợp với chiến lược mới.25
2. Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động.
Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức có ảnh hưởng rất lớn tới cơ cấu của một tổ chức. Các tổ chức có quy mô lớn và thực hiện những hoạt động phức tạp thường có mức độ chuyên môn hoá, hình thức hoá, tiêu chuẩn hoá cao hơn nhưng lại ít tập trung hơn các tổ chức nhỏ và thực hiện những hoạt động không quá phức tạp.26
3. Công nghệ.
Công nghệ được hiểu là hạ tầng máy móc và khoa học kỹ thuật mà tổ chức sử dụng. tính chất và mức dộ phức tạp của công nghệ mà tổ chức sử dụng có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Các tổ chức chú trọng đến công nghệ cao thường có tầm quản lý thấp. Trong thời đại công nghệ luôn có sự thay đổi một cách nhanh chóng thì cơ cấu cần phải được bố trí sao cho tăng cường được khả năng thích nghi của tổ chức trước sự thay đổi đó.27
4. Thái độ của người lãnh đạo và năng lực của đội ngũ nhân lực.
Thái độ của người lãnh đạo có ảnh hưởng trực tiếp tới cơ cấu tổ chức. Những nhà lãnh đạo theo phương thức truyền thống thích sử dụng những Những nhà lãnh đạo theo phương thức truyền thống thích sử dụng những
25 TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 54.
26 TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 57.
27 TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 57.
mô hình tổ chức điển hình, tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc, ít khi vận dụng các hình thức theo ma trận hay mạng lưới.
Đội ngũ nhân lực là một nhân tố quan trọng khi chọn mô hình tổ chức. Nhân lực có trình độ, kỹ năng cao thường hướng tới các mô hình quản lý mở. Các nhân viên cấp thấp và công nhân kỹ thuật có tay nghề cao thường thích mô hình tổ chức có nhiều tổ đội.28
5. Môi trường.
Cơ cấu tổ chức bị ảnh hưởng lớn bởi các tính chất của môi trường như tính tích cực, tính phức tạp và mức độ thay đổi của môi trường. Tổ chức thường có cơ cấu cơ học trong điều kiện môi trường phong phú về nguồn lực, đồng nhất, tập trung và ổn định. Những tổ chức có nguồn lực khan hiếm, đa dạng, phân tán và thay đổi nhanh chóng thường xây dựng cơ cấu tổ chức với các mối liên hệ hữu cơ, việc ra quyết định mang tính chất phi tập trung, các bộ phận liên kết chặt chẽ với nhau.29
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY PHÁT HÀNH BÁO CHÍ TRUNG ƯƠNG. I. Giới thiệu tổng quan về Công ty.
28 TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 58.
29 TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 58.
1. Tên Công ty
Công ty Phát hành Báo chí Trung ương có tên giao dịch quốc tế là NATIONAL NEWSPAPERS DISTRIBUTION COMPANY ( viết tắt là NNDC).
Công ty phát hành Báo chí Trung ương có trụ sở chính đặt tại số 17 phố Đinh Lễ quận Hoàn Kiếm - Hà Nội.
2. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh.
Công ty Phát hành báo chí Trung ương là tổ chức kinh tế - đơn vị thành viên, hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Bưu chính – Viễn thông Việt nam theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Bưu chính - Viễn thông Việt nam được phê chuẩn tại nghị định 51/CP ngày 01/08/1995 của Chính phủ, là một bộ phận cấu thành của hệ thống tổ chức và hoạt động của Tổng công ty, hoạt động kinh doanh và hoạt động công ích trong lĩnh vực phát hành báo chí cùng các đơn vị thành viên khác trong một dây chuyền công nghệ bưu chính – viễn thông liên hoàn, thống nhất cả nước, có mối liên hệ mật thiết với nhau về tổ chức mạng lưới, lợi ích kinh tế, tài chính, phát triển dịch vụ bưu chính – viễn thông để thực hiện những mục tiêu, kế hoạch Nhà nước do Tổng công ty giao; Được thành lập theo Quyết định số 218/ QĐ-TCCB ngày 23/8/1996 của Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu điện.
Công ty có quan hệ với các toà soạn báo trong nước, các bưu điện tỉnh, các tổ chức Đảng, chính quyền ở địa phương, các toà soạn địa phương để thúc đẩy công tác phát hành báo chí.
Công ty quản lý 8 điểm in trong cả nước ( chủ yếu là báo nhân dân ) tại Hà Nội, Đà nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh ( công ty đang trực tiếp khai thác), Nghệ An, Bình Định, Cần Thơ, Đắc Lắc, Điện Biên. Trong đó có Hà
Nội, Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh do công ty trực tiếp quản lý. Thành phố Hồ Chí Minh có chi nhánh 2, Đà nẵng có chi nhánh 3.
* Các điểm in báo còn lại trên cả nước: (tại Nghệ An, Bình Định, Đắc Lắc, Cần Thơ, Điện Biên) có nhiệm vụ khai thác các loại báo chí Trung ương được in tại địa phương và phục vụ nhu cầu báo chí của khách hàng trong nội tỉnh và các tỉnh thành khác trong khu vực.Các điểm in này công ty ký hợp đồng uỷ thác với Bưu điện tỉnh để khai thác giúp, các chi phí đếu do công ty trả cho Bưu điện tỉnh.
* Một điểm in của công ty ở Khánh Hoà mới được hình thành nhưng công ty chưa ký hợp đồng phát hành.
3. Tiềm năng về vốn, lao động.
* Về vốn:
Công ty phát hành Báo chí Trung ương là đơn vị kinh doanh hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Bưu chính viễn thông, với chức năng phục vụ nhân dân là chính, mục đích kinh doanh không phải là mục tiêu hàng đầu của Công ty.
Mặc dù vậy, Công ty kinh doanh vẫn hiệu quả và lợi nhuận từ việc kinh doanh của Công ty ngày càng tăng lên.
Bảng1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty PHBCTW (giai đoạn 2001-2005) TT Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005
1 Tổng sản lượng (triệu tờ/cuốn) 212 239 254 265 290 2 Doanh thu (tỷ đồng) 20.3 23.2 29.9 33.5 37.8 3 Số loại báo chí PH 459 482 516 552 594 4 Số bưu cục đóng thẳng 748 752 768 796 816
(Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty PHBCTW qua các năm).
* Về lao động 30:
- Tổng số lao động tại Công ty PHBCTW là 447 người, trong đó lao động Nữ: 196 người, chiếm 43.85%; lao động Nam: 251 người, chiếm 56.15%.
- Về kết cấu lao động:
+ Lao động quản lý: 57 người (chiếm 12.75%).
Bảng 2: Cơ cấu lao động quản lý của Công ty PHBCTW.
Tên đơn vị Số lao động (Người) Trình độ ĐH,CĐ TC SC Chưa ĐT Lãnh đạo Công ty 2 2 Phòng TCNSHC 19 10 4 1 4 Phòng KTTKTC 13 10 1 1 1 Phòng Nghiệp vụ 9 9 Phòng Kế hoạch 5 5 Phòng Tin học 9 9 Tổng cộng 57 45 5 2 5
(Nguồn: Số liệu của phòng tổ chức – nhân sự – hành chính, Công ty Phát hành Báo chí Trung ương tính đến hết năm 2005)
+ Lao động trực tiếp sản xuất: 390 người ( chiếm 87.25%).
Bảng 3: Cơ cấu lao động trực tiếp sản xuất của Công ty PHBCTW
30 Nguồn: Số liệu của phòng tổ chức – nhân sự – hành chính, Công ty Phát hành Báo chí Trung ương tính đến hết năm 2005.
Tên đơn vị Số lao động (Người) Trình độ ĐH,CĐ TC SC Chưa ĐT Phòng Điều hành 25 13 7 6 Phòng Kinh doanh 62 22 10 26 3 Đội Bảo vệ 11 0 2 2 7
Đội Kiểm soát 14 4 5 5
Đội xe 18 1 2 15
TTKTBC Ngoại văn 9 4 4 1
TTKTBC Quốc văn 123 12 19 77 15
Chi nhánh 2 98 9 15 61 13
Chi nhánh 3 15 5 2 7 1
Điểm in Điện Biên 2 1 1
Điểm in Bình Định 3 1 2
Điểm in Đắc Lắc 2 1 1
Điểm in Cần Thơ 3 1 2
Điểm in Nghệ An 5 1 4
Tổng cộng 390 70 66 205 49
(Nguồn: Số liệu của phòng tổ chức – nhân sự – hành chính, Công ty Phát hành Báo chí Trung ương tính đến hết năm 2005)
+ Về trình độ lao động:
• Đại học, cao đẳng: 115 người chiếm 25.73% • Trung cấp: 71 người 15.88% • Sơ cấp, CNKT: 207 người 46.31% • Chưa qua đào tạo: 54 người 12.08%
+ Tuổi đời bình quân: 37.5 tuổi. + Tuổi nghề bình quân chung: 15 năm. + Thâm niên công tác bình quân : 10 năm.
4. Quá trình hình thành và phát triển.
Từ tháng 10 năm 1955 khi Đảng và Nhà nước giao toàn bộ nhiệm vụ PHBC từ Nhà in Quốc gia sang ngành Bưu điện, các bộ phận, đơn vị tiền thân của Công ty PHBCTW được mang nhiều tên gọi khác nhau, trực
thuộc nhiều cấp quản lý khác nhau (lúc thì thuộc Tổng cục Bưu điện, lúc thuộc Sở Bưu điện Hà Nội, lúc thuộc Cục Bưu chính). Để đáp ứng với sự phát triển và yêu cầu thực tế, năm 1977 các bộ phận thuộc Cục Bưu chính đã được tách ra với các nhiệm vụ, chức năng riêng về khai thác báo chí, vận chuyển Bưu chính và báo chí, sản xuất-kinh doanh Tem Bưu chính...Từ đó hình thành lên các đơn vị hoạt động độc lập trực thuộc Tổng cục Bưu điện đó là Trung tâm vận chuyển, Công ty Tem và Trung tâm PHBCTW.
Công ty chính thức được thành lập năm 1977 theo quyết định thành lập số 1799/ QĐ/ TCBĐ ngày 22/8/1977, dưới tên gọi là Trung tâm Phát hành Báo chí Trung ương, đến ngày 16/1/1989 được đổi tên thành Công ty Phát hành Báo chí trung ương theo Quyết định 64/QĐ/ TCBĐ.
Năm 1996, sau khi Tổng Công ty Bưu chính-Viễn thông Việt nam quyết định thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước, Công ty PHBCTW được thành lập lại, Công ty được ban hành điều lệ tổ chức và hoạt động theo Quyết định số 218/QĐ-TCCB-HĐQT ngày 23/8/1996 của Hội đồng quản trị Tổng công ty Bưu chính – Viễn thông Việt nam, ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty.
Từ đó đến nay Công ty hoạt động theo Quyết định số 218.
5. Chức năng nhiệm vụ của công ty.
Công ty Phát hành Báo chí Trung ương là trung tâm đầu mối chính khai thác về phát hành Báo chí trong nước ( quốc văn) và báo chí nước ngoài nhập khẩu, phát hành trong phạm vi cả nước.
Công ty có mối quan hệ trực tiếp với gần 400 nhà in-xuất bản, các toà soạn báo, tạp chí, với 64 Bưu điện tỉnh thành, các cơ quan đoàn thể, các đơn vị trong và ngoài Ngành từ cấp Trung ương đến cấp địa phương.
Theo Điều lệ tổ chức và hoạt động được Tổng công ty Bưu chính-Viễn thông Việt Nam phê chuẩn tại Quyết định 218/TCCB-LĐ ngày 23/8/1996, Công ty PHBCTW có chức năng và nhiệm vụ sau:
- Tổ chức, xây dựng, quản lý mạng lưới phát hành báo chí để kinh doanh và phục vụ theo quy hoạch, kế hoạch và phương hướng phát triển do Tổng công ty giao.
- Khai thác các nguồn báo chí trong nước và ngoài nước, cung cấp cho các Bưu điện tỉnh, thành phố để phát hành tới người đọc, đảm bảo phục vụ sự chỉ đạo của các cấp uỷ Đảng và Chính quyền các cấp, đáp ứng nhu cầu về báo chí trong đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội của các ngành và nhân dân.
- Xuất khẩu, nhập khẩu báo chí theo quy định của pháp luật. - Kinh doanh vật tư thiết bị chuyên ngành Bưu chính-Viễn thông và các ngành nghề khác trong phạm vi pháp luật cho phép.
Trong Qui định nghiệp vụ PHBC được ban hành theo Quyết định số 202/QĐ-BC ngày 30/1/2004 của Tổng Giám đốc Tổng công ty Bưu chính- Viễn thông Việt Nam cũng đề cập rất cụ thể về chức năng, nhiệm vụ của Công ty PHBCTW trong dịch vụ PHBC với các nội dung sau:
- Tổ chức quản lý, điều hành và phát triển mạng lưới PHBC theo qui định của VNPT.
- Được Tổng Công ty Bưu chính – Viễn thông Việt Nam uỷ quyền là đầu mối quan hệ ký hợp đồng với cơ quan báo chí Trung ương, cơ quan được phép xuất nhập khẩu báo chí và báo địa phương phát hành trên cả nước hoặc trong khu vực.
- Biên soạn và xuất bản Mục lục báo chí trong nước do VNPT phát hành, bổ xung khi có thay đổi thể thức xuất bản. Mục lục báo chí phải có đủ tên, mã số, thời hạn xuất bản, giá bán lẻ, giá bán dài hạn.
- Thông báo thời gian đặt nhu cầu và thời gian điều chỉnh số lượng sau khi đã đặt nhu cầu của các loại báo chí trong nước và báo chí nước ngoài nhập khẩu.
- Đặt nhu cầu báo chí, điều chỉnh số lượng sau khi đã đặt nhu cầu với cơ quan báo chí, cơ quan được phép xuất nhập khẩu báo chí.
- Tổ chức khai thác, phân phối, đóng túi gói cho các Bưu cục theo qui định và thanh toán tiền báo chí.
- Căn cứ khung giá, cước phí phát hành các loại báo chí lưu ký, khung cước những trang báo tăng thêm của VNPT để qui định cước chuyển trả báo lưu ký, cước những trang báo tăng thêm so với qui định trong giấy phép xuất bản.
- Qui định giá bán lẻ đối với các loại báo chí không phát hành qua VNPT và báo chí nhập khẩu không có tỷ lệ cước phát hành hoặc tỷ lệ quá thấp.
- Qui định mức chi hoa hồng, chi khuyến mại cho đại lý, phát hành viên và khách hàng theo qui định của VNPT.
- Tổ chức đại lý bán lẻ báo chí sau khi thoả thuận với Bưu điện địa phương.
- Được mở cửa hàng giao dịch bán lẻ báo chí tại các địa phương có điểm in báo.
- Được quyền thanh lý báo chí không tiêu thụ hết.
Với chức năng, nhiệm vụ được giao, Công ty PHBCTW hiện đang trực tiếp quản lý và tổ chức hoạt động tại các trung tâm khai thác báo chí đầu mối. Cụ thể:
* Tại Hà nội
Là thủ đô của cả nước nên hầu hết các loại báo, tạp chí Trung ương đều được in và phát hành tại Thành phố Hà Nội. Để thu gom các loại báo
chí từ hệ thống gồm hàng chục nhà in, nhà xuất bản nằm rải rác trong toàn thành phố, Công ty PHBCTW đã tổ chức 4 điểm khai thác báo chí tập trung tại Hà Nội, bao gồm:
- Tại Trụ sở Công ty: Tập trung khai thác các loại báo, tạp chí, một số loại báo địa phương, các tờ tin nhanh từ các Toà soạn, nhà in chuyển đến. Đây là nơi tập trung túi gói báo chí chuyển đi các Bưu điện tỉnh thành Miền Trung và Miền Nam bằng phương tiện tàu hoả (tầu thống nhất Bắc Nam).
- Tại Nhà in Nhân Dân 1: Tập trung khai thác báo Nhân Dân và các loại báo ngày, báo tuần được in tại chỗ và tại các nhà in lân cận. Đây là nơi khai thác nhiều nhất về số lượng, số loại báo chí và đồng thời cũng là nơi khởi hành xuất phát của các tuyến đường thư cấp 1 đi các tỉnh phía Bắc.
- Tại Nhà in báo Quân Đội 1: Tập trung khai thác báo Quân Đội và