Căn cứ vào mục tiêu đã định, đợc sự giúp đỡ và t vấn của cơ quan quản lý và chủ trì đề tài, công ty cổ phần may Lê Trực đã xây dựng đề cơng chính thức đợc phê duyệt.
Để đến với mô hình quản trị chất lợng mới, công ty đã thu thập các tài liệu liên quan đến bộ tiêu chuẩn;
+ Giới thiệu chung về quản trị chất lợng theo ISO 9000. + Cẩm nang về ISO 9000.
+ Hớng dẫn xây dựng hệ thống văn bản. + Tài liệu đào tạo: Đánh giá chất lợng nội bộ. + Đánh giá hệ thống chất lợng.
+ Diễn đàn chất lợng về ISO.
+ Các tiêu chuẩn Việt Nam về ISO. + Quản lý chất lợng toàn diện. + Danh mục tiêu chuẩn Việt Nam.
+ Bộ tiêu chuẩn về quản lý và đảm bảo chất lợng.
Để tiếp cận với phơng thức chất lợng khoa học và tiên tiến. Căn cứ vào tình hình thực tế sản xuất và kinh doanh, công ty quyết định lựa chọn mô hình quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 và áp dụng đầu tiên cho phân xởng sản xuất áo Jacket. Công ty đã đào tạo nhận thức chung về ISO 9000 cho cán bộ chủ chốt và cán bộ kỹ thuật vào ngày 25/6/2001.
- Đào tạo nhận thức chung về ISO 9000 cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty vào ngày 29/6/2001.
- Tổ chức khoá học “chuyên gia đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9000” do cán bộ của trung tâm BVQI giảng cho một số cán bộ trong công ty từ ngày 2 đến 4/5/2001.
Tầng 1: Sổ tay chất lượng. Tầng 2: Các qui trình.
Tầng 3: Các hướng dẫn, biểu mẫu.
Công ty tổ chức các buổi học cho cán bộ công nhân viên để xây dựng và triển khai áp dụng nh:
- Triển khai áp dụng hệ thống văn bản đối với cán bộ công nhân viên từ tổ trởng sản xuất trở lên cho toàn công ty từ ngày 28/5/2001.
- Ngoài ra, công ty đã cử hai cán bộ đi học lớp “chuyên gia đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9000” do trung tâm năng suất thuộc Tổng cục tiêu chuẩn - đo lờng - chất lợng tổ chức từ ngày 18 đến 20/5/2001.
Công ty xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện trên cơ sở đề cơng đợc phê duyệt. Hội đồng quản trị của công ty quyết định bổ nhiệm đại diện lãnh đạo về chất lợng. Đại diện lãnh đạo về chất lợng có trách nhiệm và quyền hạn nh sau:
+ Có trách nhiệm trong việc xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9002: 1994.
+ Tổng hợp và báo cáo mọi vấn đề có liên quan đến hệ thống chất lợng với giám đốc để xem xét.
+ Đại diện cho công ty để liên hệ với các tổ chức bên ngoài về các vấn đề liên quan đến hệ thống chất lợng.
+ Điều phối hoạt động của hệ thống chất lợng.
Hội đồng quản trị quyết định thành lập Ban chỉ đạo ISO bao gồm các đồng chí trong Ban giám đốc và các trởng đơn vị công ty đã xây dựng và ban hành quy chế tổ chức thực hiện hệ thống quản lý chất lợng.
* Đào tạo xây dựng hệ thống văn bản.
Cán bộ t vấn của Chi cục tiêu chuẩn - đo lờng - chất lợng Hà Nội và Trung tâm chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn BVQI đã đào tạo cách thức xây dựng văn bản cho các thành viên đợc ban chỉ đạo phân công nhiệm vụ. Trong 9 ngày học với hơn 100 lợt ng- ời tham dự, các thành viên đã nắm bắt đợc các yêu cầu cơ bản xây dựng hệ thống (Từ ngày 9 đến ngày 19/10/2001).
Hàng tuần từ tháng 6 đến tháng 12/2001 lãnh đạo công ty họp với các thành viên đ- ợc phân công viết tài liệu để tham luận, đóng góp các ý kiến và thông qua các điều trong hệ thống văn bản.
* Hệ thống văn bản.
Hệ thống văn bản của công ty bao gồm ba tầng tài liệu hệ thống văn bản thể hiện toàn bộ cơ cấu tổ chức, trách nhiệm, các quá trình và nguồn lực cần thiết để thực hiện hệ thống quản lý chất lợng.
Biểu số 2.19:Cấu trúc hệ thống QTCL của công ty.
- Tầng 1: Sổ tay chất lợng: xác định chính sách chất lợng, các yếu tố của hệ thống chất lợng, cơ cấu tổ chức của hệ thống chất lợng, phân công trách nhiệm, quyền hạn của lãnh đạo và việc dẫn tới các quy trình văn bản.
- Tầng 2: Gồm các quy trình, mô tả các biện pháp quản lý chất lợng, những hoạt động liên quan đến các yếu tố thuộc hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9002 đợc thực hiện tại phân xởng may áo Jacket của công ty.
- Tầng 3: Các hớng dẫn công việc, các biểu mẫu, bản vẽ, sơ đồ, tài liệu này có tính chất cụ thể hoá các tài liệu ở tầng 2.
- Tầng 1: Sổ tay chất lợng.
+ Mục đích:
• Đa ra cam kết của lãnh đạo công ty về chất lợng sản phẩm đáp ứng yêu cầu mong muốn của khách hàng qua đó tạo sự thoả mãn cho khách hàng đối với sản phẩm của công ty.
• Xác định các bộ phận trong công ty trực thuộc hệ thống chất lợng.
• Xác định nhiệm vụ, quyền hạn của lãnh đạo và trởng các đơn vị trong công ty. • Đa ra chính sách chung đối với các yếu tố của hệ thống chất lợng.
+ Nội dung sổ tay chất lợng bao gồm: • Giới thiệu về công ty.
• Giới thiệu hệ thống văn bản. • Sơ đồ tổ chức của công ty. • Nội dung chính sách chất lợng.
• Trách nhiệm và quyền hạn của lãnh đạo.
• Các chính sách chung theo 17 điều của ISO 9002. + Giới thiệu về chính sách chất lợng của công ty:
Giám đốc công ty là ngời đề ra chính sách chất lợng.
Chính sách chất lợng của công ty cổ phần may Lê Trực là cung cấp các sản phẩm tốt nhất thông qua việc liên tục cải tiến và đổi mới nhằm không ngừng nâng cao sự thoả mãn nhu cầu của khách hàng và các bên liên quan.
Việc tạo ra các sản phẩm chất lợng tốt thoả mãn nhu cầu của khách hàng là trách nhiệm của mỗi cán bộ công nhân viên trong công ty.
+ Cam kết của lãnh đạo:
Chúng tôi cam kết luôn luôn cung cấp các sản phẩm hoàn toàn đáp ứng đợc các yêu cầu của khách hàng, đặt chất lợng của hàng hoá lên hàng đầu. Để đạt đợc chất lợng trong công việc, chúng tôi cam kết trên những nguyên tắc sau:
• Trong công việc luôn quan hệ chặt chẽ với khách hàng để đảm bảo sản phẩm đáp ứng đợc yêu cầu của khách hàng.
• áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lợng để có đủ khả năng và hiệu quả trong công việc. Hệ thống này đợc lập kế hoạch và phát triển bởi sự
hợp tác của tất cả mọi ngời dựa trên cơ sở của tiêu chuẩn ISO 9001: 1994 – Hệ thống quản lý chất lợng trong công ty.
• Có đủ các nguồn lực cần thiết nh nguồn nhân lực cơ sở hạ tầng và môi trờng làm việc thuận lợi để đáp ứng các yêu cầu đặt ra. Tạo mọi cơ hội đào tạo và bồi dỡng kiến thức cho toàn thể cán bộ công nhân viên để họ không ngừng cải tiến công việc của mình.
- Tầng 2: Các quy trình của hệ thống.
+ Hệ thống chất lợng: Công ty đã lập quy trình nhằm thiết lập một hệ thống thống nhất cho việc lập và phê duyệt kế hoạch chất lợng cho các sản phẩm mới, sản phẩm theo đơn đặt hàng.
+ Xem xét hợp đồng: Quy trình qui định các hình thức xem xét trớc khi ký kết hợp đồng tiêu thụ các sản phẩm của công ty nhằm hiểu rõ các yêu cầu của khách hàng và xem xét điều kiện đáp ứng của công ty.
+ Kiểm soát tài liệu, dữ liệu: Qui định một phơng pháp thống nhất và nhất quán trong việc soạn thảo và kiểm soát các tài liệu, dữ liệu thuộc hệ thống chất lợng.
+ Mua sản phẩm: Quy trình cung cấp phơng pháp thống nhất cho việc quản lý các nhà thầu phụ và quá trình mua nguyên vật liệu, chi tiết bán thành phẩm, phụ tùng thay thế nhằm thoả mãn yêu cầu sản xuất của công ty.
+ Nhận biết nguồn gốc sản phẩm và trạng thái kiểm tra, thử nghiệm: Cung cấp một hệ thống thống nhất và nhất quán cho việc nhận biết và xác định nguồn gốc sản phẩm, từ nguyên vật liệu đến khi giao nhận sản phẩm, phân biệt các trạng thái kiểm tra của sản phẩm với mục đích:
• Kiểm soát quá trình: Quy trình cung cấp một hệ thống đồng bộ và nhất quán để đảm bảo các quá trình sản xuất đợc tiến hành có kế hoạch trong điều kiện đợc kiểm soát.
• Kiểm tra và thử nghiệm: Quy trình qui định hệ thống hoạt động kiểm tra và thử nghiệm để xác nhận mọi yêu cầu về chất lợng đối với nguyên vật liệu, bán thành phẩm và sản phẩm đợc đáp ứng.
• Kiểm soát thiết bị kiểm tra đo lờng và thử nghiệm. • Kiểm soát sản phẩm không phù hợp.
+ Hành động khắc phục và phòng ngừa.
+ Xếp dỡ, lu kho, bao gói, bảo quản và giao hàng. + Kiểm soát hồ sơ chất lợng.
+ Xem xét đánh giá chất lợng nội bộ. + Đào tạo.
+ Dịch vụ kỹ thuật. + Kỹ thuật thống kê.
- Tầng 3: Gồm các hớng dẫn công việc, các biểu mẫu, phụ lục, bản vẽ kỹ thuật... chỉ ra cách thức tiến hành công việc hoặc hoạt động cụ thể, đối tợng sử dụng là ngời trực tiếp tiến hành công việc cụ thể nh sau:
+ Quy trình xem xét của lãnh đạo gồm: • 03 Biểu mẫu từ BM.01.01 đến BM.01.03
• 01 Phụ lục PL.01.01
+ Quy trình hệ thống chất lợng gồm:
• 04 Biểu mẫu từ BM.02.01 đến BM.02.04 • 01 Phụ lục PL.02.01
+ Quy trình kiểm soát tài liệu, dữ liệu gồm; • 09 Biểu mẫu từ BM.05.01 đến BM.05.09 • 03 Phụ lục từ PL.05.01 đến PL.05.03 + Quy trình mua sản phẩm gồm:
• 05 Biểu mẫu từ BM.06.01 đến BM.06.05 + Quy trình kiểm soát quá trình gồm:
• 07 Biểu mẫu từ BM.09.01 đến BM.09.07 • 08 Phụ lục từ PL.09.01 đến PL.09.08 + Quy trình kiểm tra và thử nghiệm gồm:
• 06 Biểu mẫu từ BM.10.01.01 đến BM.10.02.04 • 04 Phụ lục từ PL.10.01 đến PL.10.04
- Quá trình triển khai, áp dụng hệ thống văn bản vào thực tế:
Hàng tuần Ban thờng trực ISO tổ chức kiểm tra, đánh giá các đơn vị thực hiện công tác triển khai áp dụng hệ thống văn bản vào thực tế. Sau khi kiểm tra, Ban thờng trực ISO tổng hợp các nhận xét đánh giá gửi các đơn vị để khắc phục các điểm lu ý nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả và hoàn thiện hệ thống văn bản.
Quá trình triển khai áp dụng hệ thống văn bản vào thực tế, công ty đã hai lần mời chuyên gia BVQI tiến hành đánh giá sơ bộ.
Ngày 2 - 6/11/2001 chuyên gia của BVQI tiến hành đánh giá sơ bộ lần 1 với tổng số 40 điểm lu ý.
Ngày 4 - 5/12/2001 chuyên gia của BVQI tiến hành đánh giá sơ bộ lần 2 với tổng số 15 điểm lu ý.
Từ ngày 20 - 22/12/2001 công ty đã tiến hành đánh giá nội bộ nhằm kiểm tra tính hiệu quả, sự phù hợp của hệ thống văn bản, tìm ra các điểm cha phù hợp để công ty bổ sung hoàn thiện hệ thống, phát huy hết hiệu quả của mô hình quản lý chất lợng.
Sau khi áp dụng ISO 9002 thì năng suất của phân xởng sản xuất áo Jacket tăng lên đáng kể. áo Jacket là mặt hàng chính của công ty và là mặt hàng cao cấp nên các chi phí về nguyên phụ liệu và chi phí làm lại là rất lớn nhng sau khi áp dụng ISO 9002 thì tỷ lệ phế phẩm giảm đi rõ rệt điều này đã làm cho chi phí giảm đi.
Ngày 1/1/2002 chuyên gia của BVQI đã tiến hành đánh giá chính thức và cấp chứng chỉ ISO 9002 cho công ty. Đây là cơ sở để công ty cổ phần may Lê Trực khẳng định đ- ợc vị trí sản phẩm của mình đối với khách hàng trong nớc và quốc tế. Việc áp dụng ISO 9002 sẽ giúp doanh nghiệp có một nền tảng trong quá trình quản lý và cải tiến chất lợng sản phẩm và dịch vụ, tạo dựng niềm tin cho khách hàng và các thành viên trong đơn vị đồng thời chứng chỉ ISO 9002 là giấy thông hành cho các doanh nghiệp Việt Nam thâm nhập vào thị trờng thế giới, đây chính là bớc đệm quan trọng để công ty tiến hành áp dụng hệ thống quản lý chất lợng này đối với tất cả các phân xởng còn
lại và để phù hợp với xu thế hiện tại đây cũng là tiền đề để công ty tiến hành đổi mới là xây dựng và áp dụng bộ tiêu chuẩn mới nhất ISO 9000: 2000 ngay khi bộ tiêu chuẩn ISO 9000: 1994 hết hiệu lực.