Phát triển mộthệ thống thông tin

2.5.1 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin :

Mô hình logic (góc nhìn quản lý) Mô hình vật lý ngoài (góc nhìn sử dụng) Mô hình vật lý trong (góc nhìn kỹ thuật)

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt hệ thống đó và tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức.

Câu hỏi đầu tiêu của việc phát triển hệ thống thông tin mới là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin ? Để trả lời câu hỏi đó ta nghiên cứu một số nguyên nhân như sau :

 Những vấn đề quản lý.

 Những yêu cầu mới của nhà quản lý.

 Sự thay đổi của công nghệ.

 Thay đổi sách lược chính trị.

Những yêu cầu mới về quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới. Những luật mới của chính phủ mới ban hành, việc ký kết một hiệo tác mới,đa dạng hóa các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới. Các hoạt động cạnh tranh với các doanh nghiệp khác cũng tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải phát triển mộthệ thống thông tin.

Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình.

Vai trò của những thách thức chính trị cũng rất quan trọng . Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin mới.

Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tác cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là:

Nguyên tắc 1. Sử dụng các mô hình

Những mô hình để đáp ứng nguyên tắc 1 đó là mô hình logic, mô hình vật lý trong và mô hình vật lý ngoài. Ba mô hình này được xây dựng dựa trên sự quan tâm đối tượng từ những góc độ khác nhau (từ góc nhìn quản lý, góc nhìn kỹ thuật và góc nhìn người sử dụng)

Nguyên tắc 2. Chuyển từ cái chung sang cái riêng

Sự cần thiết để áp dụng phương pháp này là hiển nhiên. Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Nguyên tác đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Giả sử muốn tạo chương trình tính khấu hao tài sản cố định thì sẽ phải tìm hiểu hệ thống thông thông tin nào sẽ tích hợp với chương trình tính khấu hao. Phải tìm hiểu rằng chương trình quản lý tài sản là cái chung mới dẫn đến việc tính khấu hao là cái chi tiết

Nguyên tắc 3. Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic

Nguyên tắc này có nghĩa là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế.

2.5.3 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin : Giai đoạn 1. Đánh giá yêu cầu

Giai đoạn này có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Chi phí ở giai đoạn này không lớn. Bao gồm các công đoạn

 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

 Làm rõ yêu cầu

 Đánh giá khả năng khả thi

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2. Phân tích chi tiết

Được tiến hành ngay sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Mục đích của giai đoạn này là hiểu rõ những vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đế đó, xác định những đòi hỏi, những ràng buộc áo đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Giai đoạn này gồm có các công đoạn

 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

 Nghiên cứu hệ thống thực tại

 Đứa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

 Đánh giá lại tính khả thi

 Thay đổi đề xuất của dự án

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3. Thiết kế logic

Đây là giai đoạn xác định tất cả các thành phần logic của hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện và các dữ liệu sẽ được nhập vào. Mô hình logic sẽ phải được người sử dụng chấp nhận. Thiết kế logic có những công đoạn sau

 Thiết kế cơ sở dữ liệu

 Thiết kế các luồng dữ liệu vào

 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

 Hợp thức hóa mô hình logic

Giai đoạn xây dựng mô hình logic Là giai đoạn khá phức tạp, người thực hiện cần hiểu biết sâu sắc về hệ thống đang nghiên cứu và phải làm chủ được các công cụ đồng thời hoàn chỉnh tài liệu hệ thống mức logic cũng như am hiểu các khái niệm cơ bản của cơ sở dữ liệu.

Cơ Sở dữ liệu được hiểu là tập hợp các bảng có lien quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học,chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thong tin cho nhiều người sử dụng khác nhau,với những mục đích khác nhau.

Giai đoạn 4. Đề xuất các phương án của giải pháp

Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic. Mỗi một phương án khác nhau là phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là mô tả chi tiết. Để giúp người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý nào tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây thì phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Các công đoạn của giai đoạn này đó là

 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

 Xây dựng các phương án của giải pháp

 Đáng giá các phương án của giải pháp

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp.

Giai đoạn này tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; một tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hóa. Những công đoạn của giai đoạn này là

 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)

 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa

 Thiết kế các thủ tục thủ công

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Bên cạnh đó có một số nguyên tắc thực hiện trong giai đoạn này cần đảm bảo

 Đảm bảo người sử dụng luôn kiểm soát được hệ thống. Có nghĩa là anh tự luôn có thể thống báo cho hệ thống những gì phải thực hiện. Và tất nhiên hệ thống cũng không tự làm những gì mà người sử dụng không mong muốn.

 Thiết kế hệ hống theo thói quen và kinh nghiêm của người dùng. Trên thực tế có rất nhiều hệ thống đã bị người dùng chối bỏkhi không đáp ứng được yếu tố này.

 Gắn chặt các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã được dùng. Yếu tố này đảm bảo cho phân mềm khong tạo nên bất cứ cảm giác xa lạ nào với người dùng.

 Che khuất những bộ phận bên trong của các phần mềm và phần cứng tạo thành hệ thống.

 Giảm tối thiểu lượng thông tin mà người dùng phải nhớ trong khi sử dụng hệ thống này. Đây cũng là một yếu tố nâng cao thiện cảm của người sử dụng với hệ thống.

Thiết kế vật lý ngoài yêu cầu phân tích viên phải có khả năng đặt mình vào vị trí của người dùng. Phân tích viên cũng phải tính đến các yếu tố chi phí lợi ích vì mỗi đề xuất khi thiết kế luôn đi kềm với những chi phí và lợi ích khác nhau.

Giai đoạn 6. Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống bao gồm các công đoạn.

 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật.

 Thiết kế vật lý trong.

 Lập trình.

 Thử nghiệm hệ thống.

 Chuẩn bị tài liệu.

Phần mềm quản lý bán hàng tại công ty TNHH Đức Ngoan được viết trên ngôn ngữ Visual Basic.Net chạy trên nền cơ sở dữ liệu SQL Server 2005, đay là công cụ được windowns hỗ trợ rất tốt, nên trong tương lai phần mềm sẽ vận hành tốt.

Giai đoạn 7. Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Giai đoạn bao gồm có

 Lập kế hoạch cài đặt .

 Chuyển đổi .

 Khai thác và bảo trì.

 Đánh giá.

Kết quả của quá trình phân tích và thiết kế bao gồm hai phần lớn: hệ thống thông tin và tài liệu về hệ thống.