2.6.1 Các phương pháp thu thập thông tin :
Thu thập thông tin về hệ thống quan rlý là công cụ đầu tiên cho quá trình phân tích hệ thống. Mục tiêu theo đuổi của phần này là làm sao để có được các thông tin liên quan đến mục tiêu đã được đặt ra với độ tin cậy cao và chính xác nhất. Có một số phương pháp khảo sát nhưng cho dù áp dụng phương pháp nào thì càng nhiều thông tin về môi trường hoạt động làm việc của tổ chức thì càng dễ hiểu được các vấn đề đang được đặt ra và có khả năng đặt ra các câu hỏi thiết thực với các vấn đề được xem xét
Phương pháp 1. Nghiên cứu tài liệu về hệ thống
Nhiệm vụ chính của nghiên cứu tài liệu về hệ thống là thu thập các thông tin về các thành phần của hệ thống hiện tại và sự hoạt động của chúng. Để có một hình ảnh đầy đủ về các thành phần của hệ thống người ta phải nghiên cứu các khía cạnh sau.
Hoạt động của hệ thống
Thông tin vào của hệ thống
Thông tin ra của hệ thống
Quá trình xử lý
Cách giao tiếp, trao đổi thông tin trong hệ thống
Quan hệ giữa các phòng, ban
Khối lượng công việc
Những khó khăn trong công việc
Phương pháp 2. Quan sát hệ thống
Quan sát hệ thống cũng là một phương pháp thu thập thông tin thường được áp dụng. Có những thông tin phân tích viết rất muốn biết nhưng không thế thấy trong các phương pháp khác, trong tài liệu của hệ thống cũng không có, vì vậy mà người ta phải quan sát hệ thống
Việc quan sát có tác dụng để có được một bức tranh khái quát về tổ chức cần tìm hiểu và cách quản lú các hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên phương pháp này có những hạn chế. Một hệ thống mới thường sẽ làm thay đổi phương pháo và các chi tiết thao tác khiến cho phương pháp làm cũ không còn mấy ý nghĩa. Một hạn chế nữa đó là người bị quan sát sẽ cảm thấy khó chịu và thường thay đổi hành động.
Phương pháp 3. Phỏng vấn
Là phương pháp thu thập thông tin trực tiếp từ đối tượng phỏng vấn. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô hình trong tài liệu, thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thẻ nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều.
Phương pháp 4. Sử dụng phiếu điều tra
Là phương pháp lấy thông tin từ một khối lượng lớn các đối tượng trên phạm vi địa lý rộng lớn bằng cách sử dụng phiếu điều tra, có thể chọn đối tượng gửi phiếu điều tra để thu được thông tin cần thiết một cách nhanh nhất.
2.6.2 Các công cụ mô hình hóa hệ thống thông tin
2.6.2.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ(BFD):
Mục đích của sơ đồ là nêu lên chính xác và cụ thể các chức năng chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ chức năng của hệ thống chỉ ra cho chúng ta biết hệ thống cần phải làm gì chứ không phải chỉ ra là phải làm như thế nào. Việc phân cấp sơ đồ chức năng cho phép phân tích viên hệ thống có thể đi từ tổng thể đến cụ thể, từ tổng quát đến chi tiết theo cấu trúc hình cây.
Sơ đồ BFD được biểu diễn dưới dạng hình cây, tại mỗi nút là một hình chữ nhật thể hiện chức năng hoặc một nhóm chức năng cụ thể và không nên phân rã biểu đồ quá sáu mức. Ở mỗi mức, các chức năng cùng mức sắp xếp trên cùng một hàng, cùng một dạng. Mỗi chức năng có một tên duy nhất, tên chức
năng phải là một mệnh đề động từ gồm một đồng từ và một bổ ngữ. Tên chức năng cần phản ánh được nội dung công việc thực tế mà tổ chức thực hiện và người sử dụng quen dùng nó.
2.6.2.2 Sơ đồ luồng thông tin(IFD):
Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin
-Xử lý
Thủ công Giao tác người-máy Tin học hóa hoàn toàn -Kho lưu trữ dữ liệu
Thủ công Tin học hóa -Dòng thông tin - Điều khiển
Các phích vật lý sẽ mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ. Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho dữ liệu, phích xử lý. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tên tài liệu:
Loại thứ nhất . Phích luồng thông tin
Nguồn: Hình dạng: Vật mang:
Tên IFD có liên quan : Mô tả:
Đích:
Loại thứ hai. Phích kho chứa dữ liệu
Tên kho dữ liệu: Mô tả:
Tên IFD có liên quan: Vật mang:
Chương trình hoặc người truy nhập:
Loại thứ ba. Phích xử lý
Tên xử lý: Mô tả:
Tên IFD có liên quan: Phân rã thành các IFD con: Phương tiện thực hiện: Sự kiện khởi sinh: Chu kỳ:
Cấu trúc của thực đơn: Phương pháp xử lý:
2.6.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu(DFD):
Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ ra cách mà thông tin chuyển vận từ một quá trình hoặc từ chức năng này trong hệ thống sang một quá trình hoặc chức năng khác. Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra phải có sẵn những thông tin nào cần phải có trước khi thực hiện một hàm hay quá trình. DFD là một sơ đồ tĩnh nên đương nhiên nó không bao hàm được các tham số thời gian, không bao hàm cả địa điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.
Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu
Nguồn hoặc đích
Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu
Tiến trình xử lý
Tệp dữ liệu Kho dữ liệu
Các mức của DFD
Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ nhìn một lần là nhận ra nội dung chính của hệ thống
Phân rã sơ đồ
Để mô tả chi tiết người ta sử dụng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, sơ đồ phân rã thành sơ đồ mức 0, mức 1…
Các phích logic: Tên người/bộ phận phát/nhận tin Tên tiến trình xử lý
Loại thứ nhất. Phích xử lý logic
Tên xử lý: Mô tả:
Tên DFD có liên quan: Các luồng dữ liệu vào: Các luồng dữ liệu ra: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng: Mô tả logic của xử lý:
Loại thứ hai. Phích luồng dữ liệu
Tên luồng: Mô tả:
Tên DFD có liên quan: Nguồn:
Đích:
Các phần tử thông tin:
Loại thứ ba. Phích phần tử thông tin
Tên phần tử thông tin: Loại:
Độ dài:
Tên DFD có liên quan: Các giá trị cho phép:
Loại thứ tư. Phích kho dữ liệu
Tên kho: Mô tả:
Tên DFD có liên quan: Các xử lý có liên quan:
Tên sơ đồ cấu trúc dữ liệu có liên quan:
Loại thứ năm. Phích tệp dữ liệu
Tên tệp: Mô tả:
Tên DFD có liên quan: Các phần tử thông tin: Khối lượng (bản ghi, ký tự)