II Thép cácloạ
5. Tổ chức lưu trữ, luân chuyển chứng từ:
Chứng từ của Cơng ty bao gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại cung cấp thơng tin về một loại nghiệp vụ kinh tế riêng, chứng từ kế tốn là gốc để ghi sổ kế tốn, cĩ ảnh hưởng quyết định đến tính trung thực, chính xác và phù hợp của thơng tin nhất là thơng tin kế tốn. sự trung thực và chính xác của thơng tin được tăng lên nhờ việc ghi chép ngay từ khi phát sinh nghiệp vụ và kèm theo chữ ký của những người cĩ trách nhiệm, việc hạch tốn kế tốn là cơng cụ đắc lực cho quản lý, các số liệu là cơ sở để ra các quyết định kinh doanh. Do đĩ, yêu cầu của kế tốn là chính xác, kịp thời đầy đủ. Điều này địi hỏi việc tổ chức luân chuyển chứng từ phải nhanh chĩng, kịp thời, chính xác. Tổ chức tốt cơng tác luân chuyển chứng từ sẽ gĩp phần tránh các trường hợp ghi chép trùng lắp, thiếu sĩt, gian lận chứng từ. Mặt khác, nĩ đĩng vai trị quan trọng trong kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty. Để quá trình luân chuyển chứng từ được khoa học, Cơng ty nên cĩ quy định về trình tự luân chuyển chứng từ và lập kế hoạch luân chuyển chứng từ.
thiết, chứng từ và sổ sách cần được ghi chép ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ hoặc càng sớm càng tốt, nếu việc ghi chép chậm trễ làm cho sổ sách thiếu tin cậy và tăng khả năng sai sĩt hoặc gian lận.
Tổ chức lưu trữ, bảo quản chứng từ, sổ sách và báo cáo theo nguyên tắc an tồn, bảo mật và thuận tiện truy cập.
Kế hoạch luân chuyển chứng từ chính xác là nêu rõ từng loại chứng từ, người lập, người kiểm tra chứng từ, thời hạn chuyển chứng từ, người nhận và sử dụng chứng từ, thời hạn ghi sổ kế tốn và sau cùng là bộ phận lưu giữ chứng từ. Nếu kế tốn tại Cơng ty và các đơn vị cơ sở tuân thủ đúng nội dung về kế hoạch luân chuyển chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ thì việc luân chuyển chứng từ sẽ nhanh chĩng và khi cĩ gian lận hay mất mát chứng từ sẽ xác định trách nhiệm thuộc bộ phân, cá nhân nào và sẽ giúp tránh chồng chéo trong nhiệm vụ được giao. Đảm bảo cuối quý, năm lập báo cáo kế tốn cung cấp thơng tin kịp thời cho ban lãnh đạo Cơng ty.
III. Kiến nghị :
Thơng qua 1 số kết quả đã phân tích ở trên , bản thân tơi nêu lên 1 số biện pháp nhằm khắc phục những khĩ khăn và năng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của cơng ty trong thời gian tới.
Trước hết , cơng ty cần khai thác về khả năng tài chính của mình bằng cách mở rộng qui mơ kinh doanh , đa dạng hĩa sản phẩm , tích cực trong việc đưa sản phẩm mới vào thị trường trong nước dưới nhiều hình thức như : quảng cáo , khuyến mãi , phân tích thị trường 1 cách hợp lý, nắm vững các thơng tin về thị trường, mở rộng thị trường trong và ngồi nước, đặc biệt chú trọng thị trường trong nước, phát huy nội lực, chú trọng thực hiện tốt các cơng tác kinh doanh XNK, củng cố khâu dịch vụ khách sạn, tăng cường hợp tác đầu tư trong và ngồi nước nhằm khai thác cĩ hiệu quả nguồn vốn, kỹ thuật, trang thiết bị, đồng thời tận dụng hợp lý tiềm năng lao động , cơ sở vật chất kỹ thuật sẵn cĩ của cơng ty để tiến hành kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao .
Tăng cường thu hồi cơng nợ , quay nhanh vịng vốn .
Đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu hàng hĩa , hoạt động kinh doanh và mua bán hàng hĩa dịch vụ, làm tăng giá trị sản xuất càng nhiều càng tốt. Đổi mới cơng nghệ , thu hút những lao động cĩ trình độ và chuyên mơn giỏi cả về kỹ thuật và quản lý nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm để sản phẩm cĩ khả năng cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường.Tổ chức bán hàng bằng nhiều phương pháp như :trả gĩp , bán cĩ khuyến mãi , cĩ bảo hành.
sách khen thưởng thích đáng đối với những cá nhân cĩ nhiều đĩng gĩp cho quá trình kinh doanh ,khơng ngừng nâng cao mức lương cho người lao động để khuyến khích họ đem hết khả năng của mình phục vụ cho cơng ty, từng bước cải thiện đời sống cho người lao động.
Đặc biệt trong cơng tác tuyển dụng lao động phải hạn chế số lượng , khơng gia tăng 1 cách ồ ạt hay nĩi cách khác số lao động tăng nhưng khơng được vượt quá sự gia tăng của giá trị sản xuất nhằm đem lại năng suất lao động cao hơn và khơng ngừng tăng lên, tạo thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty Cơng Nghệ Phẩm trong những năm tiếp theo.
Kết Luận
Hiện nay hệ thống kế tốn vẫn đang ở thời kỳ cải cách để sao cho phù hợp với nền kinh tế thị trường đang phát triển mạnh mẽ . Tổ chức kế tốn tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hĩa là một phần rất quan trọng trong cải cách hệ thống kế tốn nhằm đáp ứng các yêu cầu địi hỏi của nền kinh tế thị trường rất đa dạng về các phương thức mua bán hàng hĩa. Đặc biệt đối với Doanh Nghiệp Thương Mại thì tổ chức hạch tốn kế tốn tiêu thụ và kết quả tiêu thụ cần được theo dõi đầy đủ và kịp thời qua các lựa chọn phương pháp tối ưu nhất .
Với thời gian thực tập khơng lâu, hơn nữa lại là lần đầu tiên tiếp xúc với thực tế em học được nhiều điều bổ ích . Từ lý thuyết đến thực tế khơng phải là một quá trình đơn giản , lý thuyết theo khuơn mẫu cĩ sẵn thì thực tế dạy cho em tính năng động, xuất phát từ nhiều nghiệp vụ nhưng hạch tốn vào đâu đúng. Hơn nữa, trong thực tế lại nảy sinh nhiều nghiệp vụ mới lạ , ,các nghiệp vụ đĩ đã được hạch tốn vào các TK một cách hợp lý với sự chịu trách nhiệm của từng người đảm nhận cơng việc đĩ, và một nghiệp vụ kế tốn phải đảm bảo tính chính xác của các con số , dù đĩ chỉ là một đồng hay nhiều tỷ đồng và cịn nhiều bài học bổ ích khác nữa khơng chỉ trong chuyên mơn nghiệp vụ mà cịn trong quan hệ giao tiếp .
Tuy nhiên do thời gian tiếp cận nghiên cứu và nắm bắt thực tế quá hạn hẹp , bên cạnh đĩ kiến thức tiếp cận ở trường cịn một chuẩn mực nhất định. Do đĩ đề tài khơng tránh khỏi những thiếu sĩt, em rất mong nhận được sự chỉ bảo của thầy cơ giáo bộ mơn và các cơ chú, anh chị ở phịng kế tốn và kế tốn tại các Trung tâm .
Em chân thành cảm ơn sự tận tình giúp đỡ của các cơ chú, anh chị ở phịng kế tốn đã tận tình chỉ bảo em nắm bắt được một số vấn đề cơ bản của cơng tác kế tốn trong thực tế.
Đà Nẵng, tháng 5 năm 2005