2.1.1.1. Đặc điểm NVL.
Công ty cổ phần đầu t và xây dựng HUD1 là Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây lắp và phát triển nhà, nên NVL đợc sử dụng trong sản xuất của Công ty có những đặc điểm riêng, chiếm một tỷ lệ rất lớn (khoảng từ 70 – 80%) trong tổng chi phí xây dựng công trình. Do đó, để xdf các công trình lớn Công ty phải sử dụng một khối lợng lớn về vật liệu, phong phú và đa dạng về
chủng loại, quy cách có những NVL là sản phẩm của ngành công nghiệp nh xi măng, sắt thép .có những loại NVL là của ngành khai thác đ… ợc đa vào sử dụng ngay mà không cần phải qua chế biến nh cát đá, sỏi ..có những loại NVL là… sản phẩm của ngành nông lâm ng nghiệp nh gỗ, tre, nứa, để làm giàn giáo, cốt pha.
Không giống nh các doanh nghiệp sản xuất, NVL dùng trong Công ty có loại đợc nhập kho, có loại xuất thẳng đến chân công trình nh: Vôi, cát, đá sỏi… với khối lợng lớn, chịu nhiều ảnh hởng của môi trờng,khí hậu, ma nắng làm hao mòn, h hại đáng kể nên khâu bảo quản NVL giữ vị trí quan trọng nhằm đảm bảo chất lợng công trình, tạo tuy tín đối với chủ đầu t
2.2.1.2. Yêu cầu quản lý vật liệu ở Công ty.
Đặc thủ của công trình xây dựng cơ bản là luôn gắn với đất đai, mang tính đơn chiếc và là kết cấu tổng hợp của nhiều loại NVL. Đặc điểm của NVL thi công là dễ huy động, đa dạng có khối lợng lớn, không tiện lu kho, lu bãi, và do cơ khí khoán gọn của Công ty, nên công tác thu mua NVL của Công ty cho thi công công trình thờng do các đội trực tiếp thực hiện.
Để thuận tiện cho việc quản lý , Công ty giao cho các đội chủ động bố trí các kho NVL ngay tại từng công trình, hạng mục công trình. Mỗi kho đều có thủ kho có trách nhiệm theo dõi vật liệu số lợng ,chất lợng, tổ chức kho bãi hợp lý an toàn, khoa học, đảm bảo số lợng hàng hoá không suy giảm chất lợng trong quá trình lu kho. Các loại NVL phải đợc kiểm tra chất lợng trớc khi đa vào thi công.
Đối với các loại NVL dễ h hỏng do ẩm ớt nh xi măng, khi cất trữ phải để nơi khô ráo, có mái che. Với sắt thép phải để riêng từng chủng loại, kê cao cách mặt sàn 15cm và phải có phủ bạt che nắng, che ma chống han gỉ. Các loại cát, đá, sỏi phải đợc sắp xếp tập kết khoa học, thuận tiện cho quá trình thi công.
Trong việc hạch toán tại kho và tại phòng kế toán đều đảm bảo thực hiện đầy đủ các quy định về thủ tục nhập ,xuất và luân chuyển chứng từ. Mỗi loại vật liệu đợc phản ánh trên các tài khoản riêng nhằm giúp cho việc theo dõi nhập - xuất – tồn. Định kỳ tiến hành kiểm kê nếu phát hiện NVL tồn đọng nhiều hoặc kém phẩm chất, tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất biện pháp giải pháp hợp lý,
tránh tình trạng cung ứng vật liệu không kịp thời ảnh hởng tới tiến độ sản xuất hay tình trạng ứ đọng vốn do vật liệu tồn đọng quá nhiều, không sử dụng hết. Thủ kho là nhân viên trực thuộc sự quản lý của phòng vật t, có trách nhiệm kết hơpj với thủ kho và kế toán các đội tiến hành nhập, xuất NVL theo đúng yêu cầu thi công, đảm bảo đầy đủ thủ tục mà Công ty đã quy định.