2.2.2.1. Phân loại NVL tại Công ty
Để tiến hành xây dựng các công trình, Công ty phải sử dụng một khối l- ợng rất lớn các loại NVL khác nhau. Do đó muốn quản lý một cách chặt chẽ và hạch toán chính xác về NVL thì phải tiến hành phân loại NVL tại Công ty đợc phân loại theo yêu cầu quản lý gồm:
- Nguyên vật liệu chính: Là NVL tham gia cấu thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản gồm hầu hết các loại nh: Xi măng, sắt thép, cát, đá, gạch ngói.
- Nguyên vật liệu phụ: Là những NVL có tác dụng phụ trợ trong sản xuất nh Sơn, Ve, đinh, dây buộc, que hàn, cáp .…
- Nhiên liệu phục vụ cho quản lý và sản xuất, xăng, dầu .…
- Phụ tùng thay thế các loại: động cơ phanh, vật t sửa máy móc thiết bị, mũi khoan.
Các thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các thiết bị, phơng tiện dùng cho công tác xây dựng cơ bản
Để thuận tiện cho việc quản lý NVL, Công ty đã tạo lập và sử dụng bảng danh mục vật t: Biểu số 1 Trích bảng danh mục vật t Mã Tên ĐVT TK kho NVL Nguyên vật liệu 152 NVL C Nguyên vật liệu chính 1521 XM Xi măng kg 1521 S8 Sắt thép φ 8 kg 1521 S 10 Sắt thép φ 10 kg 1521 S 12 Sắt thép φ 10 kg 1521 ST 25 Sắt thép φ 25 VPS A3 kg 1521 SL 50x6 Thép hình L 50 x 50 x 6 kg 1521 SL 50 x5 x6 Thép hình L50 x 50 x 5 x6 kg 1521
SLU 60 Thép hình U 60 x 35 x 3 x 6 1521 C1 Cát đen m3 1521 C2 Cát vàng m3 1521 C3 Cát nền m3 1521 D1X2 Đá 1x2 m3 1521 D2X3 Đá 2 x3 m3 1521 G1 Gạch chỉ viên 1521 G2 Gạch vỡ viên 1521 G5 Gạch rỗng 2 lỗ R60 –A1 viên 1521 --- --- NVL P Nguyên vật liệu phụ 1522 XOP1 Xốp tấm dày 5cm m2 1522 DINH1 Đinh 5cm 1522 DINH2 Đinh 7cm 1522 QH1 que hàn kg 1522 ---- --- 1522 NL Nhiên liệu 1523 DAO1 Dầu nhờn lít 1523
DAO2 Dầu Diezen lít 1523
XANG Xăng lít 1523
--- ---
PY Phụ tùng sửa chữa thay thế 1524
Bảng danh mục này đợc lập theo quy định của Công ty cổ phần đầu t và xây dựng, trong đó mục mỗi loại, nhóm vật t đợc đặt mỗi mã số riêng theo một trật tự nhất định phù hợp với đặc điểm mỗi loại vật liệu va chúng có quy định nh sau:
NVLC : Nguyên vật liệu chính NVLP: Nguyễn vật liệu phụ
Từng loại NVL thờng lấy các chữ cái để thể hiện mã số Chữ số đầu tiên thể hiện nhóm vật liệu : Ví dụ
XM : Xi măng C: Cát
S : Sắt thép D. Đá
Hai chữ số tiếp theo thể hiện loại vật liệu và chúng đợc lập trên cơ sở ký hiệu viết tắt của tên vật liệu. Vi dụ
Sắt thép có nhiều loại : S8: Sắt $ 8
Đá có nhiều loại : D1 x 2 Đá 2 x3
2.2.2.2. Tính giá nhập, xuất NVL tại Công ty
*Tính giá NVL nhập kho.,
Tại Công ty, NVL mua ngoài nhập kho có thể do bên bán vận chuyển đến hoặc Công ty vận chuyển. Dù dới hình thức nào thì giá NVL nhập kho cũng đợc tính theo giá thực tế bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn không bao gồm thuế GTGT đầu vào, cộng với chi phí mua thực tế (vận chuyển, bốc xếp, bảo quản) trừ khi giảm giá hàng mua trả lại (nếu có) Công ty áp dụng hình thức thuế GTGT theo p khấu trừ.
Biểu số 02:
Tính giá vật liệu xuất kho.
Đơn vị: Địa chỉ Số 41 Nợ : 152 Có 331 Phiếu nhập kho Ngày 22 tháng 12 năm 2003 Họ tên ngời giao hàng: Nguyễn Hải Yến
Theo số 0048634 ngày 22 tháng 12 năm 2003 của GTTNHHSX – và DV Hoàng Hiệp nhập tại kho. Công trình Biệt thự BT3 Mỹ Đình.
Stt
Tê, nh n hiệu, quyã cách phẩm chất, vật t (SPHH) Mã số ĐVT Số lợng Đơn giá T. tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Cộng 53.818.400
Cộng thành tiền (viết bằng chữ ) năm mơi ba triệu, tám trăm mơi tám nghìn, bốn trăm đồng.
nhập, ngày 22 tháng 12 năm 2003 Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) Kế toán trởng(Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu(Ký, họ tên) Ngời giao hàng(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)Thủ kho
Hạng mục thi công khác nhau nên để việc quản lý khoa học đồng thời giảm bớt khối lợng tính toán cho kế toán, Công ty sử dụng phơng pháp giá thực tế đích danh (hay con gọi là tính trực tiếp) theo phơng pháp này khi xuất kho loại NVL nào thì giá xuất đợc tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của NVL đó.
Biểu số 3:
Trính bảng kê xuất vật liệu Tháng 12 năm 2003
Đơn vị: Đồng VN
NT Tên vật liệu ĐVT Đã nhập Đã xuất SL xuất Giá trị NVL xuất
--- --- ---- --- --- --- ---10/12 Gạch đặc Viên 545,5 545,5 54.500 29.727.025 10/12 Gạch đặc Viên 545,5 545,5 54.500 29.727.025 15/12 Xi măng Bỉm Sơn tấn 672.730 672.730 50 33.636.500 18/12 Sắt tôn kẽm m2 55.000 55.000 155 8.525.500 28/12 Cát vàng –V/C m3 47.500 47.500 570 2.707.000 --- --- 28/12 Thép φ6 kg 6285,7 6285,7 4.200 26.399.940 28/12 Thép φ 16 kg 6319 6319 48.600 307.103.400 --- --- Tổng cộng --- 1.028.527.871
2.2.3. Hạch toán chi tiết NVL tại Công ty 2.2.3.1. Chứng từ thủ tục nhập, xuất kho NVL.
Công tác kế toán vật liệu do cán bộ vật t, kế toán tại các đội, kế toán vật t và thủ kho đảm nhận.
Một trong những yếu tố quan trọng của quản lý vật t là theo dõi, phản ánh một cách chặt chẽ, trung thực tình hình nhập, xuất tồn kho vật liệu cả về số lợng, chất lợng, chủng loại, và giá trị.
Để hoàn thành tốt nhiệm vụ nên trên Công ty đã sử dụng các loại chứng từ ké oán trong phần hạch toán chi tiết.
- Giấy yêu cầu mua NVL - Hoá đơn
- Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Thẻ kho
- Bảng tổng hợp, nhập, xuất tồn - Bảng kê chi tiết chi phí NVL
- Phiếu kế toán khác.
ở mỗi đội sản xuất có thể tham gia thi công một lúc nhiều công trình, hạng mục n công trình, hoặc một công trình lớn có thể do nhiều đội xây dựng tham gia thi công và mỗi đội phụ trách một hạng mục công trình. Đối với hạng mục công trình ở từng giai đoạn, phòng kế toán xem xét nghiên cứu, tính toán xem công trình đó cần những loại vật liệu gì với khối lợng, số lợng bao nhiêu thì đủ sau đó lập hạn mức vật t.
* Thủ tục nhập kho
Nguyên vật liệu do Công ty mua từ nhiều nguồn khác nhau, căn ứ vào kế toán từ phòng kinh tế – kế hoạch và sản lợng năm vừa qua mà kế toán mở sổ nghiệp vụ, lên kế hoạch thu mua vật liệu theo hạn mức. Khi có giấy yêu cầu mua NVL của chủ nhiệm công trình, đội trởng đợc Giám đốc hoặc trởng phòng kinh tế kế hoạch duyệt, kế toán NVL phối hợp cùng cán bộ vật t tại các đội mua NVL.
NVL đợc nhà cung ứng chuyển thẳng tới chân công trình, do vậy công tác nhập và xuất kho đợc tiến hành đồng thời khi NVL đợc nàh cung ứng mang đến nhập kho phải gồm các bên:
- Bên cung ứng. Ngời cung ứng NVL phải cung cấp theo đúng yêu cầu chủng loại, chất lợng, số lợng, tiến độ giao hàng.
_ Bên sử dụng NVL: là chủ nhiệm công trình, đội trởng, cán bộ kỹ thuật, thủ kho công trình. Bên sử dụng vật t chỉ nhận vật t sau khi đã kiểm tra chủng loại số lợng, chất lợng đảm bảo tiêu chuẩn,
Thủ kho và kế toán vật liệu Công ty: Kiểm tra NVL theo đúng yêu cầu về số lợng, chủng loại của công trờng, kiểm tra hoá đơn GTGT, hoá đơn cớc phí vận chuyển ..nếu thấy khớp đúng sẽ tiến hành nhập kho và viết phiếu nhập… kho, xuất kho theo số lợng thực tế cho cả 3 bên cùng ký.
Sau đó thủ kho căn cứ vào số liệu chi ghi trên phiếu nhập kho có hai chỉ tiêu số lợng và giá trị, thủ kho ghi vào thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lợng. Các loại vật t mua về đợc nhập kho theo đúng quy định, thủ kho phải có trách
nhiệm sắp xếp các NVL trong kho một cách hợp lý, khoa học đảm bảo yêu cầu bảo quản của từng loại, từng thứ vật liệu cho tiện việc kiểm tra và xuất NVL.
Trong trờng hợp vật t mua về có số lợng lớn và có tính kỹ thuật cao, lợng vật t đó phải đợc kiểm tra thông qua ban kiểm nghiệm vật t của Công ty. Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật t, kế toán vật t lập phiếu nhập kho vật liệu. Phiếu nhập kho lập thành 3 liên
1 liên giao cho thủ kho để lập thẻ kho 1 liên lu lại phòng kế toán - kế toán vật liệu
1 liên giao cho cán bộ cung tiêu (ngời đi mua vật t)
Ví dụ: Ngày 28/12/2003, Công ty nhập kho 48600 kg thép $16 của Công ty TNHH thơng mại Đăng Đạo với đơn giá 6319 đồng/kg. Hoá đơn GTGT đợc nhận về theo mẫu sau:
Biểu số 4:
hoá đơn Giá trị gia tăng
Liên 2 (giao cho khách hàng) Ngày 28 tháng 12 năm 2003
Mẫu số: 016 TKT 322–
HL/ 2003 B0011396 0011396
Đơn bị bán hàng: Công ty TNHH Thơng Mại Đăng Đạo Địa chỉ: 43 đờng Láng - Đống Đa – Hà Nội
Số điện thoại: MST 010102651
Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Ngọc Thắng Đơn vị: Công ty xây lắp và phát triển nhà số 1
Số thức thanh toán: TM/CK HST: 0101043264
Stt Tên hàng hoá dịch vụ
Đơn vị
tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1+2
1 Thép φ 16 kg 48.600 6319 307.103.400
Cộng tiền hàng 307.103.400
Thuế suất GTGT : 5% Tiền Thuế GTGT 15.355.170
Tổng cộng tiền thanh toán 322.458.570
Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm hai mơi hai triệu, bốn trăm năm mơi tám năm bảy mơi nghìn đồng.
Ngời mua hàng
(ký, họ tên) Ngời bán hàng
(ký, họ tên) Thủ kho đơn vị
Biểu số 5:
Tổng Công ty ĐTPTnhà và đô thị
Công ty xây lắp và PT nhà số 1 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---****---
biên bản kiểm nghiệm vật t
Số : 6/BBVT
Căn cứ vào hợp đồng số 20/HĐKT ngày 5 tháng 12 năm 2003 giữa Công ty xây lắp và phát triển nhà số 1 với CTTNHH TM Đăng Đạo.
Căn cứ vào các chứng từ khác có liên quan.
Hôm nay ngày 28 tháng 12 năm 2003, vào hồi 8h 45’ bao kiểm nghiệm gồm có:
ông: Nguyễn Văn Dân – Trởng ban
ông Trịnh Văn Hà - kỹ thuật, uỷ viên Bà Nguyễn Quỳnh Nh – Kế toán vật liệu, uỷ viên ông Nguyễn Văn Doan – Thủ kho, uỷ viên
Phơng thức kiểm nghiệm
Stt Tên vật t ĐVT Số lợng
Theo HĐ Thực hiện Chất lợng
Ghi chú 01 Thép φ 16 kg 48.60 48.60 theo đúng quy cách, chủng loại
Kết luận của ban kiểm nghiệm: toàn bộ thép $ 16 nhập của Công ty TNHH TM Đăng Đạo đều đảm bảo chất lợng, số lợng, chủng loại nh hợp đồng đã đăng ký.
Đại diện kỹ thuật
(ký, họ tên)
Thủ kho
(ký, họ tên)
Trởng ban
Căn cứ vào HĐ số 0011396, biên bản kiểm nghiệm vật t số 6/BBVT, Kế toán vật liệu viết phiếu nhập kho số 119
Biểu số 6: Phiếu nhập kho Ngày 28 /12/2003 Mẫu số: 01 - VT theo QĐ 1141 TC/QĐ/CĐKT” – Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Số 119 Nợ TK 1521 Có TK 331 Họ tên ngời giao hàng: Nguyễn Thành Chung
Theo số 0011396 và số 6/BBVT ngày 28/12/2003 của Công ty TNHH TM Đăng Đạo.
Nhập tại kho: Công trình Biệt thự BT 3 – Mỹ Đình – Hà Nội
Stt Tên, nh nã hiệu, quy cách phẩm chất Mã số ĐVT Số lợng Theo CT Thực nhập Đơn giá TT A B C D 1 2 3 4 01 Thép φ 16 S16 tấn 48.600 48.600 6319 307.103.400 Cộng 307.103.400
Cộng thành tiên (viết bằng chữ) Ba trăm linh bảy triệu, một trăm linh ba nghìn, bốn trăm đồng.
Nhập, ngày 28 tháng 12 năm 2003 Thủ trởng đơn vị
(ký tên) KTT
(ký tên) Phụ trách cung tiêu
(ký tên) Ngời giao
(ký tên) Thủ kho
* Thủ tục xuất kho.
Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất đợc giao, căn cứ vào định mức tiêu hao NVL cho từng loại công trình, hạng mục công trình. Các đội viết giấy yêu cầu cấp vật t kế toán vật t tiến hành lập phiếu xuất kho thành 3 liên.
1 liên lu tại phòng kế toán 1 liên giao cho đơn vị lĩnh vật t, 1 liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho.
Sau khi ngời phụ trách ký vào phiếu xuất khio và giao cho ngời lĩnh vật t xuống kho để lĩnh. Thủ kho thực hiện xuất kho và ghi số lợng thực xuất vào thẻ kho, còn cột đơn giá và cột thành tiền do kế toán vật t viết. Sau khi kiểm nghiệm số lợng, chất lợng số thực lĩnh, ngời nhận và thủ kho ký vào 3 liên đó.
Trong hoạt động giao nhận khoán nội bộ, các đội xây dựng không đợc phân cấp hạch toán riêng để theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng giao nhận khoán nội bộ,
Ví dụ: Ngày 8 tháng 12 năm 2003, đội xây dựng 104 có nhu cầu xuất kho NVL cho công trình biệt thự BT3 Mỹ Đình, Biểu số 7
Trên đây là ví dụ của một loại NVL, các loại vật liệu còn lại đợc kế toán tơng tự.
Biểu số 7: Đơn vị: Địa chỉ Mẫu số: 02 VT– Theo QD: 11141 TC/QĐ – CĐKT ngày 1/11/19995 của Bộ Tài chính
Phiếu xuất kho
Ngày 22 tháng 12 năm 2003
Số 65 Nợ TK 621
Có TK 1521
Họ tên ngời nhận hàng: Anh Thắng
Địa chỉ: Đội xây dựng 104 – công trình biệt thự BT 3 Mỹ Đình Lý do xuất kho: Thi công phần móng
Xuất tại kho: Công trình đội xây dựng số 104
Stt Tê, nh nã hiệu, quy cách phẩm chất, vật t (SPHH) Mã
số ĐVT Số lợng Đơn giá T. tiền
yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 01 Xi măng bút Sơn PCH 30 XM tấn 50 50 672.730 33.636.500 02 Thép φ 16 S16 kg 10.000 10.000 6.319 63.190.000 Cộng 96.826.500
Cộng thành tiền (viết bằng chữ ) chín mơi sáu triệu, tám trăm hai mơi sáu nghìn, năm trăm đồng.
xuất, ngày 22 tháng 12 năm 2003 Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Ngời giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên)
2.2.3.2. Hạch toán chi tiết NVL tại Công ty cổ phần đầu t và xây dựng HUD1
Hạch toán chi tiết NVL là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế tióan với nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số lợng giá trị vật liệu làm cơ sở để ghi sổ kế toán, để giám sát sự biến động của vật liệu.
Để tiến hành hạch toán chi tiết NVL, Công ty sử dụng phơng pháp thẻ song song nhằm tận dụng u điểm đó là ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, phát hiện nhanh sai sót trong việc ghi sổ, quản lý chặt chẽ tình hình biến động NVL. Quy trình hạch toán chi tiết NVL tại Công ty nh sau:
Ghi chú Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu
Thủ kho thực hiện ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày NVL về mặt số lợng vào thẻ kho sau khi đã tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ cua chứng từ, xác định số lợng NVL thực tế nhập xuất trên chứng từ. Thẻ kho đợc lập chi tiết cho từng loại NVL. Cuối tháng tính ra số NVL tồn kho định kỳ, khi đã ghi đầy đủ vào thẻ kho, thủ kho gửi chứng từ nhập, xuất kho NVL.
Chẳng hạn: Ngày 18/12/2003 nhập 48.6000 kg thép $16, kế toán đã viết