- TK 112: TGNH TK 141: Tạm ứng
5.3.Kế toán tổng hợp xuất vật liệu
Cũng nh trờng hợp nhập kho vật t, kế toán xuất kho, vật t, hàng hóa thực hiện trong Menu “Giao dịch”. Trong tháng kế toán có thể mở rộng một số chứng từ ghi sổ xuất kho nhất định và thao tác thực hiện việc xuất kho vật t đợc thực hiện trên máy nh sau:
Nhập mã, ngày tháng, ghi chú về xuất vật liệu
Để thực hiện vào máy xuất vật liệu kế toán thêm mục mới, sau đó nhập các thông tin cần thiết: tài khoản Nợ/có, mã vật t, số phiếu sản xuất, ngày tháng xuất kho, lý do xuất, mã số, số lợng, đơn giá, mã phòng ban sử dụng, mã thống kê
chứng từ.
Trong khi xuất có thể có nhiều vật t đợc xuất trên cùng một chứng từ, khi đó kế toán thực hiện việc cắt dán thêm dòng và thay đổi mã vật t, số lợng.
Do Công ty áp dụng việc tính giá xuất vật t theo phơng pháp bình quân gia quyền nên phần giá xuất đã đợc máy tính sẵn. Khi kế toán muốn tính giá xuất thì vào phần “tự động cập nhập giá xuất” tại menu giao dịch. Lúc đó hệ thống sẽ tự động tính giá xuất dùng (đơn giá xuất dùng) theo phơng pháp bình quân gia quyền cho các vật t khi lý do xuất kho ở cột “Lý do” là “xuất sử dụng”. Do vậy ở cột “Đơn giá” trong phần xuất kho không cần phải vào khi xuất kho.
Vật liệu xuất dùng chủ yếu là phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, quá trình đó ở Công ty có các nghiệp vụ phát sinh sau:
Nợ TK 6214, 627, 642 Có TK 152
Biểu 5:
Công ty in Âu Trờng Thành Quan Nhân - Hà Nội
Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào (Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng)
Tháng 1/2005 MS: 0100687474-1
TT Chứng từ
Xêri Số Ngày Tên ngời bán Mã số thuế
Mặt hàng Danh số bán (cha có thuế) Thuế GTGT Ghi chú
1 19657 3/1/2002 Viện công nghệ giấy và xenluylô 0100764376-1 77.237.800 7.723.780 2 19960 3/1/2002 Viện công nghệ giấy và xenluylô 0100394823-1 34.816.640 3.481.664
3 19781 3/1/2002 HTXCN tiến bộ 0100764376-1 63.898.950 6.389.895
4 19795 5/1/2002 HTXCN tiến bộ 0100509792-1 14.076.750 1.407.676
5 562 5/1/2002 Công ty Thơng mại Đại Sơn 0100509792-1 282.758.800 28.275.880 6 531 11/1/2002 Công ty Thơng mại Đại Sơn 0100371865-1 226.078.200 226.078.210 7 79943 14/1/2002 Công ty Giấy Tân Mai 0100371865-1 791.401.860 79.140.186
8 537 14/1/2002 Công ty TNHH Duy Hoà 0100482072-1 32.635.520 3.283.562
9 541 18/1/2002 Công ty Thơng mại Đại Sơn 0100371865-1 432.590.000 43.259.000 10 28860 19/1/2002 Tổng Công ty Phát hành sách 0100109829-1 26.740.920 2.674.092
11 52021 22/1/2002 Công ty in và VHP 0100110574-1 290.451.700 29.045.170
VD: Theo phiếu xuất kho giấy Couche 210 khổ 79*109 số X1513 ngày 10/1*2003 cho phân xởng hoàn chỉnh sản phẩm. Tổng giá trị ghi trên phiếu xuất kho là 327.400
Nợ TK 621 327.400
Có TK 327.400
Từ các chứng từ nhập xuất vật t đã nhập vào máy kế toán muốn kiểm tra sổ chi tiết vật t, hàng hóa. Bớc đầu tiên là kế toán vào phần in báo cáo rồi vao tệp “Báo cáo kho” để mở menu “sổ chi tiết vật t, hàng hóa”, từ các số liệu ở phiếu nhập, phiếu xuất, máy sẽ tự động khởi tạo mẫu số chi tiết vật t, hàng hóa, ngày tháng cần xem xét máy sẽ hiển thị trên màn hình mẫu “sổ chi tiết vật t, hàng hóa” muốn in ra chỉ cần ấn lệnh in và máy sẽ thực hiện việc in ấn ra mẫu sổ.
VD: Sau khi nhập kho vật t, hàng hóa là giấy Bãi Bằng tháng 1/2002. Từ các phiếu nhập kho, xuất kho đã khai báo, máy sẽ tự động tạo lập vào sổ chi tiết vật t hàng hóa. Vào cuối tháng để đối chiếu kiểm tra các số liệu, kế toán vào menu “Sổ chi tiết vật t, hàng hóa” của tệp “Báo cáo kho” “Sổ chi tiết vật t hàng hóa” sẽ hiển thị lên màn hình, kế toán chọn ngày tháng cần xem và thực hiện in để in mẫu sổ ra. Ta có mẫu sổ sau:
Biểu 6:
Công ty in Âu Trờng Thành Quan Nhân - Hà Nội
Báo cáo tổng hợp công nợ Tháng 1/2005
Mã Tên KH/NCC Đầu kỳ Phát sinh Cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
FPT Công ty phát triển đầu t FPT 38.671.800 38.671.800
MTB HTXCN Tiến bộ 42.289.104 6.500.000 85.773.281 121.562.385
CTGVT Công ty Giấy Việt Trì 242.189.104 242.189.104
TMDS Công ty Thơng mại Đại Sơn 534.738.700 1.035.569.700 500.831.000
VCNG&L Viện CN giấy và xenlulo 2.358.400 123.259.884 125.618.284
CTNP Công ty TNHH Nam Phơng 5.500.000 5.500.000
CTTM Công ty Giấy Tân Mai 450.680.000 870.542.046 419.862.046
CTVHà Công ty Việt Hà 5.078.200 5.078.200 CTHT Công ty Hồng Tuân 86.745.800 86.445.800 CTPHS Công ty Phát Hành Sách 15.400.000 29.415.012 14.015.012 … 20.900.000 1.412.586.408 3.485.823.485 7.573.368.614 5.500.000 5.484.731.537 Biểu 6: Công ty in Âu Trờng Thành Quan Nhân - Hà Nội
Sổ chi tiết vật t hàng hóa Tháng 1/2005
ĐVT: 1000đ Kho: Kho vật t chính
Tên vật t hàng hóa; Giấy Việt Trì
Chứng từ N SCT Diễn giải ĐG Nhập Xuất SL (kg) TT SL TT SL tồn GT tồn Tồn đầu kỳ 852 8.119.560 1/2005 5/1C Nhập giấy Việt Trì 58g/m khổ 61 9.530 4.750 45.267.500 1/2005 5/1C Nhập giấy Việt Trì 58g/m khổ 61 9.530 4.800 45.744.000
5/1/2005 5/1C Xuất giấy Việt Trì 58g/m khổ 61 3.500 31.937.500
Cộng 9.550 9.011.500 9.011.500 3.500 31.937.500 6.902 67.193.560
Ngời lập biểu Kế toán trởng
Từ các phiếu nhập kho, xuất kho, các sổ chi tiết vật t, hàng hóa. Các số liệu mà kế toán nhập vào máy, theo mã thống kê chứng từ các loại vật t hàng hóa sẽ đ- ợc tập hợp lại theo mã, thống kê chứng từ khai báo về vật t nhập xuất kho, phải trả cho nhà cung cấp Máy sẽ tổng hợp lại trên bảng “Tổng hợp các chứng từ theo… mã thống kê chứng từ” bao gồm tên nghiệp vụ nhập hoặc xuất vật liệu và gồm các cột sau: Số chứng từ, ngày tháng, diễn giải nhập, xuất, tài khoản ghi Nợ - Có, số tiền.
Để hiện thị mẫu in bảng “Tập hợp các chứng từ theo mã thông chứng từ “trên màn hình” kế toán vào mục cần xem bên trong tệp “Liệt kê chứng từ” đòi hỏi kế toán phải khai báo thời gian cần xem, nhập vật liệu, chính hay phụ, cũng nh xuất kho vật liệu, chính hoặc phụ, máy sẽ ngầm định tạo lập đợc bảng “Tập hợp các chứng từ theo mã thống kê chứng từ” hiện thị trên màn hình. Và muốn in ra, kế toán thực hiện lệnh in trên màn hình.
Trong tháng 1/2003 tại Công ty in Âu Trờng Thành đã thực hiện các nghiệp vụ nhập kho và xuất kho vật t hàng hóa và đã đợc tập hợp các loại vật t nhập, xuất theo mã, thống kê chứng từ nh sau:
Biểu 8b:
Công ty in Âu Trờng Thành Quan Nhân - Hà Nội
Tập hợp các chứng từ Theo mã thống kê chứng từ
Tên nghiệp vụ: Xuất kho vật liệu chính
Số CT Ngày Diễn giải Nợ Có Số tiền
1/1C 3/1 Xuất vật t 621 1521 9.337.863 2/1C 4/1 Xuất vật t 621 1521 14.876.540 3/1C 4/1 Xuất vật t 621 1521 982.950 4/1C 5/1 Xuất vật t 621 1521 10.056.860 5/1C 6/1 Xuất vật t 621 1521 22.458.600 6/1C 8/1 Xuất vật t 621 1521 216.028.300 7/1C 11/1 Xuất vật t 621 1521 91.481.660 8/1C 14/1 Xuất vật t 621 1521 163.403.230 9/1C 15/1 Xuất vật t 621 1521 38.340.230 10/1C 19/1 Xuất vật t 621 1521 864.862.381 11/1C 22/1 Xuất vật t 621 1521 644.871.429 12/1C 23/1 Xuất vật t 621 1521 460.000.000 13/1C 25/1 Xuất vật t 621 1521 70.678.211 14/1C 25/1 Xuất vật t 621 1521 64.930.816 Cộng 64.936.816
Ngời lập biểu Kế toán trởng
Biểu 8a:
Công ty in Âu Trờng Thành Quan Nhân - Hà Nội
Tập hợp các chứng từ Theo mã thống kê chứng từ
Tên nghiệp vụ: Nhập kho vật liệu chính
Số
CT Ngày Diễn giải Nợ Có Số tiền
1/1C 2/1 Nhập giấy viện CN giấy và xenlulo hđ 19675 1521 3311 77.237.800 2/1C 3/1 Nhập giấy viện CN giấy và xenlulo hđ 19960 1521 3311 34.816.640 3/1C 3/1 Nhập giấy HTXCN Tiến Bộ hđ 19781 1521 3311 63.816.640 4/1C 5/1 Nhập giấy HTXCN Tiến Bộ hđ 19795 1521 3311 140.760.760 5/1C 5/1 Công ty Thơng mại Đại Sơn hđ 562 1521 3311 282.758.800 6/1C 11/1 Công ty Thơng mại Đại Sơn hđ 531 1521 3311 226.078.200 7/1C 14/1 Công ty Giấy Tân Mai 1521 3311 719.401.860
8/1C 14/1 Công ty TNHH Duy Hoà 1521 3311 32.635.520
9/1C 18/1 Công ty Thơng mại Đại Sơn hđ 541 1521 3311 432.590.000 10/1C 19/1 Công ty Phát hành sách hđ 28860 1521 3311 26.740.920 11/1C 22/1 Công ty In và HVP hđ 52021 1521 3311 290.451.700 12/1C 24/1 Công ty Nam Phơng hđ 24641 1521 3311 89.193.700 13/1C 25/1 Công ty Giấy và bao bì hđ 24614 1521 3311 510.774.000 14/1C 27/1 Công ty Hồng Tuân hđ 1256 1521 3311 86.745.800 15/1C 30/1 Nhập giấy xanh bule 60 khổ 61 1521 3311 367.140.170
Ngời lập biểu Kế toán trởng
Cuối tháng, từ các bảng “Tập hợp các chứng từ theo mã thống kê chứng từ” mà máy đã tổng hợp từ các phiếu nhập kho, xuất kho. Để theo dõi tình hình nhập xuất vật t, hàng hóa trên máy kế toán thực hiện việc tổng hợp việc nhập xuất vật liệu trong tháng để làm số d cho tháng tiếp theo.
Thao tác này, kế toán thực hiện các lệnh ở menu “Báo cáo kho” trong tệp “In báo cáo”. Sau khi vào mục này, kế toán chọn vật t, chọn loại vật, mã vật t, chọn thời gian tổng hợp tồn kho để báo cáo tồn kho trong tháng. ở đây giá nhập là giá cha có thuế GTGT, còn giá xuất đợc máy tự động tính ở mục “Tự động cập nhật tính giá xuất” trong tệp “Giao dịch” theo phơng pháp bình quân gia quyền.
Sau khi chọn xong, trên màn hình hiển thị bảng “Báo cáo tồn kho” với các dự kiến: kho: Loại vật t hàng hóa, mã vật t hàng hóa, đầu kỳ, nhập kho, xuất kho, cuối kỳ với số lợng và giá tiền khác nhau. Để in ra báo cáo tồn kho, kế toán thực hiện lệnh in trên màn hình để in ra bảng mẫu.
Vì là doanh nghiệp sản xuất cần nhiều nguồn vật liệu khác nhau, và tình hình nhập xuất vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn do đó Công ty phải quan tâm đến tình hình nhập xuất kho vật liệu, phải theo dõi tình hình tồn kho vật liệu để tránh tình trạng thừa hay thiếu nguyên vật liệu, xác định đợc giá xuất của từng loại vật t đem lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cao. Cho nên Công ty cần có báo cáo về tồn kho vật t, cụ thể ở đây là Báo cáo tồn kho tháng 1/2005 tại Công ty về các kho vật t chính là kho vật t phụ, về lạo vật t chính và vật t ở các kho đó:
Biểu 9a:
Công ty in Âu Trờng Thành Quan Nhân - Hà Nội
Báo cáo tồn kho Tháng 1/2005 Kho: Kho vật t chính
Loại: Giấy
Vật t Hàng hóa Đầu kỳ Nhập kho Xuất kho Cuối kỳ
Mã Tên SL GT SL GT SL GT SL GT
O6k72 Giấy offset 60 khổ 72 7.789 72.190.284 11.983 78.119.238 8.354 78.119.238 11.418 106.770.588 O70k84 Giấy offset 70 khổ 84 3.385 31.190.184 8.463 36.284.740 3.938 36.284.740 7.910 72.881.254 O80k84 Giấy offset 80 khổ 84 90.766 101.658.184 252.463 247.044.600 220.576 274.044.600 129.522 145.065.195 T52k84 Giấy offset TM 52 khổ 84 16.934 177.808.026 30.789 168.502.074 16.048 168.502.074 31.676 332.593.272 V60k61 Giấy vàng 60 khổ 61 13.990 121.989.714 33.309 268.381.610 30.778 268.381.610 16.521 144.059.804 X60k61 Giấy xanh 60 khổ 61 27.982 246.576.300 46.091 141.356.422 14.041 141.356.422 61.032 537.809.878 Vt60k1 Giấy Việt Trì 60g/m khổ 61 1.768 13.460.836 43.131 43.954.841 4.272 43.954.841 1.810 13.776.683 . … …. …. …. …. …. …. Cộng các loại: 1.289.104.540 2.672.225.076 2.672.225.076 1.943.620.384 Cộng theo kho: 1.289.104.540 2.672.225.076 2.672.225.076 1.943.620.384
Ngời lập biểu Kế toán trởng
(Họ tên và chữ ký) (Họ tên và chữ ký)
Biểu 9b:
Công ty in Âu Trờng Thành Quan Nhân - Hà Nội
Báo cáo tồn kho Tháng 1/2005 Kho: Kho vật t phụ
Loại:
Vật t Hàng hóa Đầu kỳ Nhập kho Xuất kho Cuối kỳ
Mã Tên SL GT SL GT SL GT SL GT
Lntl Lõi nhựa Telex 5.320 868.765 10.300 1.685.492 15.620 1.685.492 T65*90 Tải 65*90 5.000 8.245.000 9000 144.841.000 14.000 23.086.000 Or Ore 641 37.917.164 344 19.296.848 985 57.214.012 T60*100 Túi Nilong 60*100 2.000 1.552.000 1000 776.000 3.000 2.328.000 T80*120 Túi Nilong 80*120 500 5.82.000 1000 1.164.000 1.500 1.746.000 Xp Xà phòng 30 407.400 30 392.850 60 800.250 … …. …. …. …. …. …. …. Cộng các loại: 208.660.728 307.079.811 512.383.885 3.356.654 Cộng theo kho: 208.660.728 307.079.811 512.383.885 3.356.654
Ngời lập biểu Kế toán trởng
Tại Công ty hiện nay đang áp dụng hình thức kế toán ghi sổ. Cuối tháng cùng với phiếu nhập, phiếu xuất, các báo cáo tồn kho, sổ chi tiết vật t, hàng hóa. Để xem xét và đối chiếu, kế toán có thể mở sổ, sau đó máy sẽ tự động chạy chơng trình và cho mẫu biểu thị lên màn hình. Muốn in ra kế toán thực hiện lệnh in trên màn hình.
Sau đây là “Chứng từ ghi sổ” trong tháng 1/2003 tại Công ty với tài khoản Nợ TK 1521, Có TK 3311
(Biểu 10)
Sau đây là “Chứng từ ghi sổ” trong tháng 1/2003 tại Công ty với tài khoản Nợ TK 1521, Có TK 3311
Biểu 10:
Công ty in Âu Trờng Thành Quan Nhân - Hà Nội
Chứng từ ghi sổ Số: 152 - 331 Tháng 1/2003
TK Nợ: 1521 Nguyên vật liệu TK Có: 3311 Phải trả ngời bán
H Ngày Diễn giải Nợ Có Số tiền
Tổng số phát sinh: 3.326.740.920
1/1C 2/1 Nhập giấy viện CN Giấy & Xenlulo hđ 19675
1521 3311 77.237.8002/1C 3/1 Nhập giấy viện CN Giấy & Xenlulo hđ