Kế toán trưởng K toán
2.2.3 Sổ kế toán
Kế toán công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ trên phần mềm máy vi tính : phần mềm kế toán máy FAST.
Để quản lý tài khoản, khách hàng giao dịch, các kho hàng, các loại vật tư hàng hoá, tiền tệ sử dụng và các loại chứng từ , FAST cung cấp một hệ thống các danh mục gồm có : danh mục hàng hoá, danh mục khách hàng, danh mục kho, danh mục vật tư hàng hoá, danh mục tiền tệ, danh mục chứng từ.
Trong phần mềm kế toán máy FAST có các phân hệ :
- Phân hệ kế toán vốn bằng tiền : dùng để theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi số dư tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại các ngân hàng, theo dõi thu chi, hoá đơn bán hàng cho từng khách hàng, theo dõi bằng VNĐ hoặc ngoại tệ.
- Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả : để theo dõi việc nhập mua hàng hoá vật tư theo mặt hàng, người bán, hợp đồng, kho nhập hàng. Theo dõi chi phí khi mua hàng, mua hàng hoá vật tư theo hình thức mua trả chậm và trả ngay; thanh toán của từng phiếu nhập mua; công nợ đối với người bán bằng VNĐ, ngoại tệ
- Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu : theo dõi việc bán hàng ra theo mặt hàng, khách hàng, hợp đồng; hàng bán bị trả lại; doanh thu bán hàng theo bộ phận,theo cửa hàng; việc bán hàng theo hình thức trả chậm và trả ngay; dịch
vụ bán hàng kèm theo cũng như chi phí vận chuyển bốc dỡ (nếu có); hàng gửi bán tại các đại lý; hạn thanh toán của từng hoá đơn đặt hàng; công nợ của người mua bằng VNĐ, ngoại tệ.
- Phân hệ kế toán hàng tồn kho : để theo dõi hàng tồn kho cuối kỳ; tính giá tồn kho theo giá đích danh hoặc giá trung bình; xuất điều chỉnh vật tư; mức tồn kho tối thiểu hoặc tối đa.
- Phân hệ kế toán tổng hợp : để tổng hợp số liệu từ các phân hệ khác rồi lên các báo cáo sổ sách kế toán, thực hiện bước khoá sổ và chuyển số dư.
* Đối với nghiệp vụ kế toán bán hàng, tất cả các nghiệp vụ phát sinh ở công ty được nhân viên kế toán làm nhiệm vụ cập nhật chứng từ vào máy vi tính – cập nhật hoá đơn bán hàng theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế. Trong phần mềm kế toán máy FAST, ở phân hệ “kế toán bán hàng và công nợ phải thu”, nhân viên kế toán vào menu (thực đơn) “bán hàng” chọn “hoá đơn bán hàng” chọn “mới” xuất hiện các thông tin cần cập nhật bao gồm :
- Ngày chứng từ : là ngày cập nhật chứng từ
+ Số chứng từ : có thể do người sử dụng đưa vào hoặc do FAST quy định (sẽ tự động tăng 1 đơn vị khi thêm 1 chứng từ mới)
+ Ông bà : tên người cụ thể trực tiếp giao dịch - Mã khách : là mã của khách hàng
- Diễn giải : thông tin diễn giải thêm cho nghiệp vụ hoặc cho chứng từ
- Mã vụ việc : được lấy từ danh mục vụ việc, có tác dụng khi lên báo cáo hoặc đặt lọc dữ liệu.
- Bộ phận : để theo dõi bộ phận bán hàng, có tác dụng lên báo cáo.
- Mã kho, mã vật tư : để xác định vật tư hàng hoá bán lấy từ kho nào (sau khi nhập vật tư hàng hoá về kho, thông tin về “tồn kho” sẽ xuất hiện).
- Số lượng : xác định số lượng hàng bán ra.
- Giá : xác định giá vốn của hàng bán. Người sử dụng không cần phải nhập vào giá vốn. Giá vốn này sẽ được tính khi cuối tháng do máy tự động làm theo phương pháp tính giá trung bình tháng và tự động cập nhật. (Thông tin này
được xác định trong danh mục vật tư hàng hoá, tại thông tin tính giá tồn kho phải để là : TB – trung bình).
- Giá bán : do người sử dụng tự đưa vào. Sau khi nhập xong giá bán, thành tiền tự động tính = số lượng x giá bán.
- TK Nợ, TK Có : theo lý thuyết nhưng FAST đã cập nhật một phần cho các tài khoản.
TK Nợ Doanh thu Giá vốn Kho Định khoản Máy tự động
Sau khi cập nhật xong chọn “lưu”.
* Khi khách hàng thanh toán tiền mua hàng với công ty, nhân viên kế toán vào số liệu bằng cách : vào menu “tiền mặt ngân hàng” chọn loại chứng từ cần cập nhật. Khi đó xuất hiện các thông tin cần cập nhật:
- Mã chứng từ : được lấy từ danh mục chứng từ để xác định nghiệp vụ được cập nhật thuộc loại chứng từ nào.
PT1 – Phiếu thu tiền mặt VNĐ PC1 – Phiếu chi tiền mặt VNĐ
BC1 – Giấy báo có ngân hàng VNĐ “ngân hàng VNĐ” BN1 – Giấy báo nợ ngân hàng VNĐ
BCA – Giấy báo có ngân hàng ngoại tệ “ngân hàng ngoại tệ” BNA – Giấy báo nợ ngân hàng ngoại tệ
- Các thông tin cần cập nhật khác tương tự như cập nhật “hoá đơn bán hàng” chỉ không có các mục : bộ phận, mã kho mã vật tư, số lượng, giá bán.
* Cập nhật phiếu nhập hàng bán bị trả lại
Vào menu “bán hàng” chọn “phiếu nhập hàng bán bị trả lại”. Các thông tin cần cập nhập tương tự như cập nhật “hoá đơn bán hàng” chỉ ngược về TK Nợ, TK Có.
* Phân hệ “kế toán bán hàng và công nợ phải thu” liên kết chặt chẽ với phân hệ hàng tồn kho để quản lý, theo dõi 3 chức năng: nhập, xuất, tồn kho và liên kết chặt chẽ với phân hệ vốn bằng tiền để theo dõi công nợ đối với người mua.
Sơ đồ hạch toán
Cuối tháng, kế toán tổng hợp sử dụng phân hệ “kế toán tổng hợp” tổng hợp dữ liệu đầu vào là các bút toán kết chuyển phân bổ, là các chứng từ được cập nhật ở phân hệ kế toán vốn bằng tiền, phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu, phân hệ kế toán hàng tồn kho thông qua phân hệ này sẽ đưa lên báo cáo ở các thông tin đầu ra :
+ Sổ chi tiết công nợ + Sổ chi tiết tài khoản Chứng từ phải thu