II. MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI NHÀ MÁY THIẾT BỊ
3.2. Công tác quản lý và hạch toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
Trên cơ sở xác định lại đối tượng hạch toán chi phí sản xuất thì các khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp được hạch toán theo từng phân xưởng, loại sản phẩm, đơn đặt hàng. Chi phí sản xuất chung được tập hợp theo nguyên vật liệu chính điều này là phù hợp do nguyên vật liệu trực tiếp chiếm khoảng 80% tổng chi phí. Việc hạch toán cũng như công tác quản lý cụ thể như sau:
a. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp .
Việc tập hợp chi phí trực tiếp cũng dễ dàng áp dụng tại Nhà máy vì Nhà máy đã có hệ thống định mức về vật tư, định mức về nhân công được xây dựng cho từng
loại sản phẩm, chi tiết sản phẩm. Việc hạch toán nên được hệ thống hoá theo các kí hiệu mà Nhà máy xây dựng nhằm tạo sự thuận lợi cho việc tập hợp chi phí của từng phân xưởng và từng nhóm sản phẩm. Chẳng hạn tại phân xưởng số 8, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp dùng sản xuất loa các loại kế toán lấy ký hiệu là 621 812 (ký hiệu thứ 4 số “ 8’’ là cho phân xưởng 8, ký hiệu thư 5, 6 cho nhóm sản phẩm ). Những ký hiệu này có thể thay thế và bổ sung khi quy mô của Nhà máy thay đổi và các mặt hàng sản xuất thay đổi.
Ví dụ : Vào tháng 12/ 2000 chi phí nguyên vật liệu tại phân xưởng số 8 là 456. 000 đồng số liệu này được ghi vào sổ chi tiết, bảng kê số 4, NKCT số 7 và sổ Cái các TK có liên quan theo định khoản sau:
<1> Nợ TK 621 812 : 456.000 Có TK 152 : 456.000
<2> Cuối kỳ, kế toán kết chuyển sang TK 154 cũng chi tiết theo từng phân xưởng theo định khoản:
Nợ TK 154 812: 456.000 Có TK 621 812 : 456.000
b. Chi phí nhân công trực tiếp.
Đối với khoản mục chi phí nhân công trực tiếp cũng được xác định như đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Nhà máy xây dựng hệ thống định mức nhân công, đơn giá tiền lương sản phẩm, chi tiết theo từng sản phẩm. Căn cứ vào bảng kê nghiệm thu sản phẩm, hưởng lương của từng loại sản phẩm để lập bảng thanh toán lương. Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp cũng theo phân xưởng, chi tiết từng nhóm sản phẩm hoặc đơn đặt hàng.
Đối với BHXH, BHYT, KPCĐ căn cứ vào Bảng thanh toán lương, xác định cho từng phân xưởng, rồi phân bổ cho từng nhóm sản phẩm, chỉ có các khoản trích theo tiền lương nhân công trực tiếp mới được hạch toán vào TK 622 của từng phân xưởng và xác định đúng tỉ lệ quy định của Nhà nước vì thực tế hiện nay Nhà máy đã hạch toán tất cả các khoản trích theo lương cả về nhân viên quản lý phân xưởng vào TK 622.
Căn cứ vào công dụng cụ thể của từng loại chi phí và mối quan hệ với công nghệ sản xuất sản phẩm, khoản mục chi phí chung được phân loại thành hai nhóm: Nhóm 1: Bao gồm các chi phí liên quan trực tiếp đến công nghệ sản xuất mỗi phân xưởng như chi phí bảo dưỡng máy móc, chi phí thuê máy, chi phí vật liệu phu phát sinh trong phạm vi từng phân xưởng. Kế toán căn cứ chi phí phát sinh thực tế để tổng hợp theo phân xưởng, sau đó căn cứ vào số lượng sản phẩm sản xuất để phân bổ chi phí chung nhóm 1 cho các sản phẩm và các đơn đặt hàng.
Nhóm 2: Bao gồm các chi phí như khấu hao TSCĐ, chi phí điện nước... Căn cứ vào tiêu thức vật liệu trực tiếp để phân bổ chi phí sản xuất chung. Việc xác định như vậy sẽ giúp cho Nhà máy xác định được chi phí của từng phân xưởng, bộ phận và dễ dàng phân tích tìm ra các nhân tố ảnh hưởng làm tăng, giảm chi phí sản xuất chung.
Hơn nữa một số khoản mục chi phí trong chi phí sản xuất chung của Nhà máy nên có sự thay đổi.
- Nhà máy nên hạch toán các chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý phân xưởng (quản đốc, nhân viên thống kê phân xưởng...) vào chi phí sản xuất chung mà thực tế hiện nay kế toán đã đưa toàn bộ chi phí về tiền lương của nhân viên quản lý vào khối quản lý vào TK 642 và các khoản trích theo lương vào TK 622. Do đó cần phải có sự điều chỉnh trả lại cho các khoản chi phí này về đúng mục đích và công dụng của nó và nó cũng phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.
- Đối với công cụ, dụng cụ có giá trị lớn như các loại xe đẩy, dây cáp sơn... Nhà máy cần phân bổ cho các kỳ để đảm bảo tính ổn định của giá thành. Đối với loại phân bổ nhiều lần này việc hạch toán được tiến hành như sau:
Giá trị công cụ, dụng cụ xuất dùng với giá trị lớn kế toán tiên hành ghi : Nợ TK 142
Có TK 153
Hàng kỳ, tiến hành phân bổ chi phí vào chi phí sản xuất kinh doanh cho đối tượng chịu chi phí:
Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 1422
- Về hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài: Việc theo dõi các chi phí dịch vụ mua ngoài như hiên nay không cho phép Nhà máy tính được chính xác chi phí sản xuất của từng phân xưởng cũng như giá thành của các loại sản phẩm. Để đắp ứng cho yêu cầu xác định giá thành cho từng loại sản phẩm cũng như tập hợp chi phí theo phân xưởng, Nhà máy nên xác định lại các phương pháp phân bổ chi phí này vì hiện nay tất các chi phí dịch vụ mua ngoài ở các bổ phân không thuộc sản xuất cũng được tập hợp tất cả vào TK 627. Do đó, Nhà máy cần xác định chi phí riêng cho khối quản lý và bán hàng vào các TK 641, TK 642.
- Về hạch toán tài sản cố định: Nhà máy hiện nay chưa theo dõi chi tiết TSCĐ theo từng nơi sử dụng mà theo dõi tổng hợp toàn Nhà máy. Chi phí khấu hao TSCĐ được phân bổ theo tỷ lệ ước tính cho từng bộ phận. Việc phân bổ chi phí theo tỷ lệ ước tính như vậy làm cho các chi phí có liên quan không được phản ánh một cách chính xác và hợp lý. Đồng thời, không đáp ứng được yêu cầu theo dõi chi tiết tài sản theo mục đích sử dụng, theo nơi sử dụng… để có thể phát hiện kịp thời những hư hỏng, mất mát của tài sản để có biên pháp xử lý kịp thời và bảo vệ chặt chẽ tài sản của Nhà máy.
Do đó, để bảo vệ chặt chẽ hơn tài sản của Nhà máy và đảm bảo tính chính xác chi phí khấu hao trong kỳ, kế toán nên phân loại tài sản cố định theo đối tượng sử dụng cụ thể theo từng bộ phận như bộ phân văn phòng, bộ phân bán hàng, bộ phân sản xuất. Đối với các tài sản cố định dùng trong sản xuất cũng cần phải theo dõi theo từng phân xưởng. Thông qua việc theo dõi chi tiết tài sản cố định theo mục đích sử dụng và nơi sử dụng kế toán có thể xác định được chi phí khấu hao chính xác cho từng đối tựng chịu chi phí cụ thể là TK 627, TK 641, TK 642. Bên cạnh đó, kế toán cần phải lập Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ.
d. Hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 154
Đối với bán thành phẩm đem gia công, mua ngoài sử dụng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm kế toán nên đưa vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho phù hợp với nguyên tắc hạch toán kế toán và đảm bảo tính hợp lý và khoa học vì TK 154 chỉ tập hợp chi phí sản xuất của các TK 621, 622, 627.
Cụ thể quý 4 năm 2000, bán thành phẩm mua ngoài xuất thẳng cho phân xưởng sản xuất kế toán ghi như sau:
Nợ TK 621 (chi tiết theo phân xưởng và nhóm sản phẩm ) : 290.355.635 Có TK 111: 279.283.635.
Có TK 141 : 126.000. Có TK 331 : 10.946.000.
e. Tổ chức công tác tính giá thành sản phẩm.
Đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ theo phương pháp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp như hiện nay của Nhà máy là hoàn toàn hợp lý vì thực tế chi phí này chiếm tỷ lệ lớn trong giá thành sản phẩm khoảng 80%. Hiện nay Nhà máy thực hiện tính giá thành theo một hệ số điều chỉnh của tổng giá thành toàn Nhà máy thực tế với tổng giá thành kế hoạch theo sản lượng thực tế sau đó xác định giá thực tế của từng loại sản phẩm theo giá thành kế hoạch của sản phẩm đó với tỷ lệ giá thành như ở Nhà máy là không chính xác. Do đó, việc tính giá thành sản phẩm nên dựa trên cơ sở tập hợp chi phí sản xuất theo từng phân xưởng, từng nhóm sản phẩm cùng loại, đồng thời kế toán phải xác định từng giai đoạn công nghệ (trải qua phân xưởng nào ) của từng nhóm sản phẩm để tính giá thành sản phẩm.theo phương pháp phù hợp. Chẳng hạn sản xuất ống nhựa cứng tại phân xưởng PVC cứng và ống dây dẫn tại phân xưởng PVC mềm thì tính giá thành theo phương pháp cộng chi phí . Với các sản phẩm là điện thoại tì tính giá thành theo phương pháp phân bước không tính giá thành bán thành phẩm là phù hợp.
Ví dụ: Tính giá thành sản phẩm loại điện thoại ấn phím 2020. Loại điện thoại này trải qua hai bước công nghệ:
- Phân xưởng 6 sản xuất các chi tiết nhựa như vỏ máy, phím, hộp lô giắc, tai nghe. - Phân xưởng số 7 thực hiện lắp ráp điện thoại.
Quý VI năm 2000 Nhà máy sản xuất được 2000 máy điện thoại. Chi phí được tập hợp ở từng phân xưởng như sau:
@ Phân xưởng 6:
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : 91.322.580 (đồng ) + Chi phí nhân công trực tiếp : 5.645.161 (đồng ) + Chi phí sản xuất chung: 16.935.483 (đồng ) Tổng hợp chi phí : 112.903.224. (đồng ) @ Phân xưởng 7:
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : 469.677.420 (đồng). + Chi phí nhân công trực tiếp : 35.225.808 (đồng). + Chi phí sản xuất chung : 82.193.548 (đồng) Tổng chi phí : 587.096.776 (đồng). THẺ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM Sản phẩm : Điện thoại ấn phím 2020 Quý IV năm 2000 Sản lượng : 2000 chiếc Đơn vị : Đồng Khoản mục
Chi phí sản xuất trong từng phân xưởng
Phân xưởng 6 Phân xưởng 7
Tổng giá thành Giá thành đơn vị 1. Chi phí NVLTT 2. Chi phí NCTT 3. Chi phí SXC 90.322.580 5.645.161 16.935.483 469.677.420 35.225.808 82.193.548 560.000.000 40.870.969 99.129.031 280.000 20.435 49.564 Cộng 112.903.224 587.096.776 700.000.000 350.000 3.3. Hoàn thiện hệ thống sổ sách.
Xuất phát từ những thay đổi trên về đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí cũng như tính giá thành sản phẩm đòi hỏi Nhà máy cần có sự bổ sung một số loại sổ sách chứng từ cũng như có sự hoàn thiện trong công tác ghi chép sổ sách.
a. Hạch toán ban đầu: Đây là việc ghi chép phản ánh và giám sát toàn bộ nghiệp vụ kế toán phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp làm cơ sở cho việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Nó là giai đoạn khởi đầu của công tác hạch toán, hoàn thiện nó có sẽ tạo điều kiện cho các khâu tiếp theo thuận lợi hơn trong việc hạch toán. Hạch toán ban đầu cung cấp các thông tin cụ thể, chi tiết của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng phương pháp “sao, chụp “ được chuyển tới các bộ phận có liên quan để xử lý đến bộ phận kế toán để ghi chép sổ sách có liên quan.
Trong khâu hạch toán ban đầu chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm chủ yếu sử dụng các chứng từ nội bộ. Các chứng từ nàu bao gồm các chứng từ xuất, nhập nguyên vật liệu, vật tư… Do vậy, việc lập chứng từ chẳng hạn như chứng từ về xuất dùng nguyên vật liệu phải đòi hỏi ghi đầy đủ, rõ ràng các chỉ tiêu: xuất dùng cho bộ phận nào, loại sản phẩm nào, đơn đặt hàng nào… ghi đầy đủ mã số kinh tế quy định để đảm bảo thuận tiện khi vào sổ chi tiết, bảng kê, NKCT liên quan được hợp lý.
Để có thể quản lý vật tư hiệu quả hơn và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Nhà máy nên sử dụng chứng từ “ phiếu xuất theo hạn mức ’’ theo mẫu số 04- VT. Hạn mức được duyệt trong kỳ là số lượng vật tư được duyệt trên cơ sở khối lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ theo kế hoạch và định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho đơn vị sản phẩm.
Hạn mức vật tư được duyết trong kỳ = Số lượng sản phẩm sản xuất theo kế hoạch trong kỳ x Định mức vật tư cho một đơn vị sản phẩm. Biểu 13:
Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện Địa chỉ : 61- trần Phú.
Số: ... PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC Nợ ...
Có ... Ngày ... Tháng .... Năm....
Bộ phận sử dụng:... Lý do xuất kho : ... Xuất tại kho:...
ST T T Tên, nhẵn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính HM được duyệt trong tháng Số lượng
Ngày Ngày Ngày Cộng
Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 Cộng x x x X x Người ký nhận Ngày ... Tháng .... Năm... Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên ) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên ) Thủ kho (Ký, họ tên )
Việc vận dụng mẫu chứng từ trên tạo thuận tiện cho công việc theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu của từng phân xưởng. Điều này giúp cho Nhà máy thấy được bộ phận nào sử dụng hiệu quả nguyên vật liệu. Cuối kỳ tập hợp theo từng phân xưởng, bộ phận, sau đó tập hợp chung toàn Nhà máy.
b. Hệ thống TK và sổ sách:
Để phục vụ tốt cho công tác quản lý và hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm thì Nhà máy nên tiên hành lập Bảng phân bổ Lương và Bảo hiểm xã hội theo mẫu Biểu 15, Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ theo Biểu 16, Bảng kê số 4 “ Tập hợp chi phí theo phân xưởng ‘’ theo Biểu 17, và NKCT số 7 về hạch toán chi phí
sản xuất kinh doanh. Thêm nữa, hình thức sổ Cái TK 154 của Nhà máy đang dùng không phù hợp với hình thức NKCT chính vì thế Nhà máy nên có sự thay đổi theo đúng hình thức NKCT theo mẫu Biểu 14. Để có sự thống nhất trên cùng một hình thức sổ kế toán và các loại sổ sách này cũng tạo điều kiện cho công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
BIỂU 14:
Số dư đầu năm
Nợ Có SỔ CÁI TÀI KHOẢN 154 Đơn vị tính:... Ghi Có các TK, Đối ứng Nợ TK này Tháng 1 ... Tháng 12 NKCT số 7 (TK 621) NKCT số 7 (TK 622) NKCT số 7 (TK 627) Cộng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có Số dư Cuối tháng Nợ Có BIỂU 15:
BẢNG PHÂN BỔ LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI Tháng ... năm...
S T T
Ghi Có tài khoản Đối tượng sử dụng (Ghi Nợ các tài khoản )
TK 334 “ Phải trả công nhân viên “ Lương chính Lương phụ Các khoản khác Cộng Có TK 334 TK 338 (3382, 3383) 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5
TK 662 “ Chi phí nhân công trực tiếp “
- Phân xưởng 1 - Phân xưởng 2 -...
TK 627 “Chi phí sản xuất chung “ - Phân xưởng 1 - Phân xưởng 2 - .... TK 154 TK 641 TK 642 ... Cộng x X x x X KẾT LUẬN
Phát huy một cách hiệu quả các công cụ quản lý nói chung trong đó có công cụ hạch toán kế toán và đặc biệt là kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là hết sức quan trọng. Để đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt, mội một doanh nghiệp cần phải có sự quản lý chặt chẽ
và sử dụng hợp lý các yếu tố đầu vào lẫn các yếu tố đầu ra, yêu cầu đặt ra cho các nhà quản trị không chỉ là chi phí sản xuất có được tính đúng, tính đủ hay không mà còn phải biết chi phí đó được hình thành như thế nào? Ở đâu ? Chi phí đó cáo liên quan đến các quyết định như thế nào, liệu việc sử dụng chi phí ở đó có lãng phí hay