Để công tác tổ chức kế toán nói chung và tổ chức kế toán hàng hoá nói riêng tại doanh nghiệp được thực hiện một cách đồng bộ, khoa học, và chính xác đạt hiệu quả kinh tế cao thì việc ứng dụng công nghệ tin học vào công tác kế toán là rất cần thiết.
Ứng dụng công nghệ tin học trong công tác kế toán là việc thiết kế và sử dụng các chương trình theo đúng nội dung, trình tự của các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán. Việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán sẽ nâng cao hiệu quả công tác kế toán thông qua tính năng ưu việt của máy tính và kỹ thuật tin học.
Để góp phần nâng cao tính hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ tin học vào công tác kế toán hàng hoá, doanh nghiệp khi đưa phần mềm tin học kế toán vào sử dụng nhất thiết phải quán triệt và tuân thủ triệt để các nguyên tắc sau đây: TK 142 TK 156 TK 412 TK 411 (2) (1) (3a (3b
- Đảm bảo phù hợp với chế độ, thể lệ quản lý tài chính nói chung và các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hàng tồn kho, chế độ kế toán hàng tồn kho hiện hành nói riêng.
- Hoàn thiên tổ chức công tác kế toán hàng hoá trong điều kiện ứng dụng máy vi tính phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất của hàng hoá, mục đích, quy mô, phạm vi sử dụng hàng hoá để sản xuất và kinh doanh trong doanh nghiệp.
- Đảm bảo phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ kế toán của doanh nghiệp thương mại.
- Đảm bảo tính khoa học đồng bộ và tự động hoá cao trong đó phải tính đến độ tin cậy, an toàn, và bảo mật về dữ liệu trong công tác kế toán hàng hoá.
- Tổ chức trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất, song phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả.
- Hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau đang được sử dụng ở các doanh nghiệp thương mại, mỗi phần mềm kế toán đựơc thiết kế phù hợp với đặc điểm, yêu cầu của từng doanh nghiệp áp dụng. Tuy nhiên, dù mỗi doanh nghiệp sử dụng phần mềm nào thì phần mềm kế toán đó cũng phải đảm bảo kết hợp được nội dung và yêu cầu của công tác kế toán trong điều kiện thủ công với những đặc điểm riêng của việc ứng dụng công nghệ tin học hiện đại.