2.2.2.1. Thủ tục nhập kho hàng hoá
Khi mua hàng công ty lập hợp đồng kinh tế với người bán, bên bán căn cứ theo hợp đồng ký kết giao hàng theo thời hạn quy định tại các kho ở trạm điều độ của công ty (tại ga, cảng, đầu mối đường bộ), thủ kho (điểu độ viên)
căn cứ hoá đơn GTGT (liên 2) của bên bán tiến hành kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu lại quyển
Liên 2: Cán bộ cung ứng nhập hàng giữ
Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi bảng kê giao nhận xi măng Trình tự luân chuyển chứng từ như sau:
Bản kê nhập ngày, tháng BNK Thẻ kho Bản kê giao nhận Nhật ký chung Sổ cái SCT Báo cáo tổng hợp Hoá đơn GTGT (liên 2) của nhà
2.2.2.2. Thủ tục xuất kho hàng hoá
Công ty bán hàng theo ba hình thức, bán theo hợp đồng kinh tế, bán lẻ trực tiếp tại cửa hàng và bán đại lý hưởng hoa hồng. Sơ đồ 2.4 như sau:
Sơ đồ 2.4
Công ty xi măng Hoàng Thạch Công ty
xi măng Bỉm Sơn Công ty xi măng Bút Sơn
Công ty
xi măng Hoàng Mai Công ty
xi măng Tam Điệp Công ty xi măng Hải Phòng
Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Người tiêu dùng
cuối cùng Cửa hàng đại lý Cửa hàng bán lẻ
Khi xuất kho bán trực tiếp sử dụng hoá đơn GTGT, khi xuất kho đại lý sử dụng phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý,khi xuất kho cho mọi thành phần khác sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (khi các đối tượng này xuất bán cũng sử dụng hoá đơn GTGT).
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ lập thành 4 liên: Liên 1: Lưu lại quyển
Liên 2: Dùng để vận chuyển hàng (kèm bảng kê chi tiết cước vận chuyển)
Liên 3: Dùng thanh toán nội bộ (kèm bảng kê nhập của đơn vị nhận hàng)
Liên 4: Thanh toán nội bộ (kèm bảng kê giao nhận của điều độ viên) - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu lại quyển Liên 2: Giao đại lý Liên 3: Dùng thanh toán
- Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu lại quyển
Liên 2: Giao khách hàng Liên 3: Dùng thanh toán
Trình tự luân chuyển chứng từ như sau:
Bản kê nhập ngày, tháng BNK Thẻ kho Bản kê giao nhận Nhật ký chung Sổ cái SCT Báo cáo tổng hợp Hoá đơn GTGT do kế toán lập
2.2.2.3. Kế tán chi tiết hàng hoá
* Tài khoản, chứng từ kế toán sử dụng - Tài khoản sử dụng:
+ TK 156: phản ánh hàng hoá nhập - xuất - tồn trong kỳ + TK 1561: Phản ánh giá mua hhh
TK 15611: Hàng hoá nhập kho công ty, chi nhánh TK 15612: Các phụ gia
+ TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá + TK 151: Hàng hoá đang đi đường
+ TK 632: phản ánh giá vốn hàng xuất kho (chi tiết cho hàng hoá, dịch vụ, hàng hoá khác).
- Chứng từ sử dụng:
+Hoá đơn GTGT của người bán + Phiếu nhập kho
+ Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (chi nhánh)
+ Phiếu xuất kho kiêm vận hàng hoá, kiểm kê hàng hoá - Sổ kế toán áp dụng:
+ Sổ số dư chi tiết tài khoản + Các loại báo cáo tháng + Sổ cái các tài khoản
* Kế toán chi tiết hàng hoá tại kho, cửa hàng, chi nhánh và đại lý
Việc hạch toán chi tiết hàng hoá ở công ty Vật tư kỹ thuật xi măng Hà Nội sử dụng giá thực tế và theo phương pháp ghi thẻ song song, quy trình như sau:
- Ở kho công ty tại các trạm điều độ (ga, cảng, đầu mối đường bộ). Hàng ngày, khi nhận hoá đơn GTGT (liên 2) của nhà máy, điều độ viên tiến hành kiểm tra và lập phiếu nhập kho, căn cứ lệnh điều động lập phiếu
xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoạc phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (chi nhánh) và xuất hàng. Sau đó ghi vào thẻ kho theo số lượng thực nhập, thực xuất cho từng loại xi măng của từng tuyến vận chuyển thuộc từng nguồn mua. Cuối ngày sau khi đối chiếu số lượng xi măng, fax báo về công ty và căn cứ chứng từ nhập xuất tính ra số tồn kho cuối ngày ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Thẻ kho do kế toán lập giao cho điều độ viên ghi chép và quản lý. Định kỳ 10 ngày một lần và cuối tháng chuyển nộp toàn bộ hoá đơn chứng từ liên quan cho phòng độ - quản lý kho, phòng này theo dõi tổng hợp đồng thời chuyển hoá đơn, chứng từ cho phòng kế toán.
- Ở kho cửa hàng, chi nhánh, đại lý
Đối với cửa hàng, chi nhánh thủ kho căn cứ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (liên 2), đối với đại lý thủ kho căn cứ phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (liên 2) làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho theo số thực nhập, ghi bảng nhập ngày. Sau đó ghi thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng mở cho từng loại xi măng của từng tuyến vận chuyển, thẻ này cũng do kế toán lập và giao cho thủ kho ghi chép vào bảo quản làm căn cứ đối chiếu số liệu. Cuối ngày nộp (Hà Nội) hoặc fax báo về công ty (các chi nhánh) toàn bộ chứng từ: Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, bảng kê nhập - xuất, chứng từ vận chuyển… cho phòng điều độ - quản lý kho, phòng này chuyển cho phòng kế toán đồng thời theo dõi tổng hợp.
Phòng điều độ - quản lý theo dõi tổng hợp bằng cách: hàng ngày khi nhận được fax báo nhập - xuất ở trạm ghi vào bảng kê nhập mở cho cả tháng cho từng loại xi măng theo từng nguồn vận chuyển với chỉ tiêu số lượng: ghi vào bảng kê xuất mở cho cả tháng của từng loại xi măng chi tiết xuất cho từng nơi (trung tâm, chi nhánh…) hàng ngày các cửa hàng bán buôn bán lẻ tại các trung tâm và chi nhánh xuất bán nộp trực tiếp hoá đơn chứng từ hoặc fax về sẽ ghi toàn bộ nghiệp vụ phát sinh trên sổ theo dõi hàng ngày chi tiết cho từng trung tâm và gửi toàn bộ chứng từ cho phòng kế toán. Định kỳ 7 - 10 ngày/lần lập báo cáo nhập - xuất - tồn chi tiết cho từng kho, từng chi nhánh
với từng loại xi măng. Cuối tháng lập báo cáo nhập - xuất - tồn và gửi toàn bộ cho phòng kế toán.
Ví dụ minh hoạ
Quy trình theo dõi ở các kho trực thuộc phòng điều độ - quản lý kho như sau: