2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Công ty vật tư kỹ thuật xi măng là một doanh nghiệp thương mại, có các cửa hàng, đại lý ở khắp nơi trên địa bàn thành phố Hà Nội và các tỉnh phía bắc, do đó yêu cầu đặt ra là phải có bộ máy kế toán ổn định hoạt động hiệu quả phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh của công ty.
Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung. Mô hình này đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất trong công tác kế toán, kiểm tra, xử lý thông tin giúp lãnh đạo chỉ đạo các hoạt động tài chính của đơn vị, chuyên môn hoá lao động kế toán. Nhưng bên cạnh đó mô hình này lại tạo ra khoảng cách về không gian, thời gian khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đối với công ty vật tư kỹ thuật xi măng do địa bàn kinh doanh rộng lớn nên thông tin không tranh khỏi thiếu chính xác, kịp thời.
Phòng kế toán gồm 13 người trong đó có 01 kế toán trưởng, 01 phó phòng kế toán và các kế toán viên phụ trách các phần hành. Các cán bộ kế toán của công ty hầu hết có trình độ đại học chuyên ngành kế toán - tài chính, có kinh nghiệm công tác và gắn bó với công ty. Phòng kế toán của công ty phân chia nhiệm vụ rõ ràng:
- Kế toán trưởng: phụ trách chung và trực tiếp chỉ đạo công tác nhân sự, công tác tài chính và công tác tài chính và công tác hạch toán kế toán.
- Kế toán phó:Thực hiện nhiệm vụ do sự phân công của kế toán trưởng và trực tiếp phụ trách công tác xây dựng, sửa chữa lớn, thuê kho, thuê cửa hàng, công tác tiêu thụ xi măng và chịu trách nhiệm khi kế toán trưởng và kế toán tổng hợp đi vắng.
- Dưới các trưởng, phó phòng còn có tổ chức kế toán bộ phận, những người này được giao từng phần hành kế toán cụ thể. Bao gồm:
1 kế toán thanh toán 1 kế toán tổng hợp
1 kế toán vật liệu
1 kế toán mua hàng hoá
1 kế toán xác định công nợ, kết quả bán hàng
1 kế toán theo dõi nhập - xuất - tồn kiêm kế toán ngân sách 1 kế toán xây dựng cơ bản
3 thủ quỹ
Bộ máy kế toán của công ty được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2.: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Vật tư kỹ thuật xi măng KẾ TOÁN TRƯỞNG
Phó phòng kế toán
Kế toán đầu tư XDCB và SCL
Kế toán thanh toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Kế toán hàng hoá
Kế
toán vật liệu công cụ dụng cụ Kế
toán công nợ
Kế toán chi phí sản xuất kinh doanh Kế
toán tổng hợp Thủ quỹ
Hiện nay, công ty đã và đang thực hiện phương thức kế toán máy. Do đó nhiệm vụ của các kế toán không tách bạch mà có sự kiệm nhiệm trong công tác hạch toán kế toán
2.1.4.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán
Công ty vật tư kỹ thuật xi măng tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung, trong đó phóng kế toán công ty là trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán, kể từ khâu nhận, lập chứng từ kế toán cho tới khâu xử lý,kiểm tra và thực hiện hệ thống thông tin kế toán trên máy với chương trình SAS đã được cài đặt.
2.1.4.3. Hình thức sổ kế toán áp dụng
Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký chung. Hệ thống tài khoản sử dụng trong công ty là hệ thống tài khoản được ban hành theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng bộ tài chính và các thông tư bổ xung, các tài khoản được mở chi tiết theo yêu cầu quản lý của công ty.
Công ty hạch toán tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh.
Trình tự ghi sổ kế toán theo phần mềm SAS Chứng từ ban đầu
Nhập dữ liệu vào máy tính Xử lý tự động theo chương trình
Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp Các báo cáo kế toán
2.1.4.4. Đặc điểm phần mềm kế toán sử dụng
Tiến bộ hơn các doanh nghiệp áp dụng kế toán thủ công. Công ty vật tư kỹ thuật xi măng đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán SAS.
Với phần mềm kế toán SAS, người sử dụng chỉ cập nhật các chứng từ, tài liệu gốc ban đầu. ở các khâu công việc ghi chép tổng hợp tiếp theo, chương trình SAS sẽ tự động tính toán, tổng hợp số liệu và kết xuất tạo ra các sổ sách, báo cáo kế toán theo các mẫu biểu đã đựơc Nhà nước quy định, đồng thời kết xuất và cung cấp các thông tin và các báo cáo phân tích quản trị phục vụ cho công tác quản lý và ban giám đốc công ty.
Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tập hợp tự động của máy mà hai bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện đồng thời. Kế toán không phải ghi chép cộng dồn, chuyển sổ theo kiểu thủ công. Do đó, thông tin trên các sổ cái tài khoản được ghi chép thường xuyên trên cưo sở cộng dồn từ các nghiệp vụ đã được cập nhật một cách tự động. Kế toán không nhất thiết phải đến cuối kỳ mới có số liệu tổng hợp, khi cần có thể xem in cac sổ tổng hợp bất kỳ lúc nào.