Tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý có vai trò hết sức quan trọng trong công tác quản lý các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tổ chức công tác kế toán phải xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, từ yêu cầu quản lý, từ trình độ của cán bộ kế toán, từ quy trình công nghệ sản xuất của Công ty.
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung dựa trên mối quan hệ trực tuyến.
Phương thức kế toán tập trung thể hiện: toàn bộ công tác ghi sổ và xử lý thông tin đều được thực hiện ở phòng kế toán. Các đơn vị trực thuộc tập hợp chứng từ phát sinh sau đó chuyển về Phòng kế toán tài chính của Công ty để xử lý tổng hợp. Phòng Kế toán xử lý tất cả các giai đoạn hạch toán tại các phần hành kế toán. Các phần hành kế toán được chia rõ ràng cho các kế toán viên trong phòng. Chính vì vậy công tác kế toán dần được chuyên môn hóa, phù hợp với khối lượng trong công việc và yêu cầu quản lý.
Mối quan hệ trực tuyến trong tổ chức bộ máy kế toán thể hiện ở việc kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành. Các nhân viên kế toán trực tiếp nhận lệnh của kế toán trưởng và thực hiện nhiệm vụ được giao. Phương thức này phù hợp với tình hình hiện nay của Công ty cổ phần Cồn rượu Hà Nội. Bộ máy kế toán được thực hiện trên nguyên tắc cơ bản là đảm bảo tính độc lập về mặt nghiệp vụ cho kế toán. Điều đó cho phép phản ánh, kiểm tra, giám đốc một cách trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh đồng thời đảm bảo sự nhịp nhàng thống nhất trong hoạt động.
Công ty có các phần hành kế toán sau:
- Kế toán nguyên vật liệu
- Kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương và thanh toán với người lao động
- Kế toán vốn bằng tiền - Kế toán tài sản cố định - Kế toán thanh toán
- Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành - Kế toán tiêu thụ
Sơ đồ 1.6. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp)
Phó phòng kế toán (kiêm kế toán tiền lương) Kế toán nguyên vật liệu
Kế toán thanh toán Kế toán chi phí và tính giá thành
Kế toán TSCĐ Thủ quỹ
Các nhân viên thống kê của các xí nghiệp thành viên Kế toán tiêu thụ
Nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận kế toán:
- Kế toán trưởng: là người chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc, được giám đốc phân công tổ chức quản lý thực hiện công tác kế toán tài chính theo quy định của Nhà nước, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực được giao. Đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra của kế toán trưởng Tổng công ty về chuyên môn nghiệp vụ. Kế toán trưởng có các nhiệm vụ sau:
• Chỉ đạo công tác thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
• Chỉ đạo công tác kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý sử dụng tài sản và nguồn hình
• Chỉ đạo công tác phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính của công ty. • Chỉ đạo công tác cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp
luật.
• Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán tài chính trong Công ty. Tham gia công tác kiểm tra xem xét các dự án về đầu tư, sửa chữa lớn và xây dựng cơ bản, các hợp đồng kinh tế về mặt tài chính và pháp luật cũng như hiệu quả của các dự án, phương án đó.
• Trực tiếp tổ chức điều hành bộ máy kế toán của Công ty theo quy định của Luật kế toán.
• Lập báo cáo tài chính theo chế độ.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc.
- Kế toán tổng hợp: căn cứ vào số liệu trên sổ sách kế toán để thực hiện việc kiểm tra tính cân đối, chính xác trên các bảng kê, sổ chi tiết, sổ tổng hợp và nhật ký chứng từ kế toán; hướng dẫn và kiểm tra các phần hành kế toán thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép, hạch toán đúng nguyên tắc, chuẩn mực và phương pháp kế toán hiện hành; cung cấp thông tin tổng hợp và thông tin chi tiết cần thiết thuộc lĩnh vực kế toán phục vụ cho việc phân tích, đánh giá và điều hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả; cùng các phần hành kế toán hoàn thiện số liệu để lập báo cáo theo yêu cầu của ngành và cấp trên; tham gia vào công tác phân tích đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Phó phòng kế toán: là người giúp kế toán trưởng về một số việc và chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về công việc được giao; thực hiện 1 phần hành kế toán được giao; thay mặt kế toán trưởng giải quyết các công việc của phòng và các công việc theo yêu cầu của Giám đốc, của lãnh đạo ngành khi kế toán trưởng đi vắng, làm các công việc được kế toán trưởng ủy quyền, phân công khi cần thiết; thực hiện các công việc khác khi được phân công.
- Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp một cách đầy đủ, trung thực tình hình hiện có và sự biến động về mắt số lượng, chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động; có nhiệm vụ theo dõi và phân bổ tiền lương và BHXH, BHYT, KPCĐ cho cán bộ công nhân viên trong Công ty; lập các báo cáo về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. - Kế toán tiêu thụ: làm nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ xuất kho bán hàng, kiểm tra
chứng từ, lập định khoản kế toán và ghi vào sổ tổng hợp, theo dõi việc nhập, xuất, tồn kho thành phẩm, kê khai, tính thuế thu nhập hàng tháng, thuế tiêu thụ đặc biệt
phải nộp; kiểm soát chặt chẽ, thường xuyên các khoản công nợ về tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa; kiểm tra giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về quá trình bán hàng.
- Kế toán giá thành: tính toán và phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình phát sinh chi phí sản xuất ở các bộ phận sản xuất cũng như trong phạm vi toàn Công ty, gắn liền các loại chi phí sản xuất khác nhau theo từng loại sản phẩm được sản xuất; tính toán kịp thời chính xác giá thành của từng loại sản phẩm được sản xuất; kiểm tra chặt chẽ tình hình thực hiện các định mức tiêu thụ và các dự toán chi phí nhằm phát hiện kịp thời các hiện tượng lãng phí, sử dụng chi phí không đúng kế hoạch, sai mục đích; lập các báo cáo về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, tham gia phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành đề xuất biện pháp để tiết kiệm chi phí và hạ thấp giá thành sản phẩm
- Kế toán thanh toán: hàng tháng căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, các chứng từ mua chi tiết thanh toán theo từng hóa đơn tương ứng với từng đối tượng khách hàng hay người bán. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết để ghi vào các nhật ký chứng từ và bảng kê liên quan.
- Kế toán nguyên vật liệu: phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình cung cấp vật liệu trên các mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp; tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời giá trị vật liệu xuất dùng cho các đối tượng khác nhau; kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trường hợp sử dụng vật liệu sai mục đích gây lãng phí; thương xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp thời các loại vật liệu ứ đọng kém phẩm chất chưa cần dùng và có biện pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng hạn chế các thiệt hại cho Công ty; thực hiện kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý; lập các báo cáo về vật liệu; tham gia phân tích các kế hoạch về thu mua, dự trữ, sử dụng vật liệu.
- Kế toán TSCĐ: ghi chép, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình tăng giảm TSCĐ của toàn Công ty cũng như ở từng bộ phận trên các mặt số lượng, chất lượng, cơ cấu, giá trị, đồng thời kiểm soát chặt chẽ việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng TSCĐ ở các bộ phận khác nhau nhằm nâng cao hiệu suất sử dụng tài sản; phản ánh và kiểm tra chặt chẽ các khoản chi phí sửa chữa lớn TSCĐ; hàng tháng căn cứ vào nguyên giá TSCĐ hiện có và tỷ lệ khấu hao do Nhà nước quy định để tiến hành tính toán khấu hao cho các đối tượng; kiểm soát thường xuyên chặt chẽ các khoản thanh toán công nợ về đầu tư TSCĐ và sửa chữa TSCĐ.
- Thủ quỹ: thực hiện thu chi tiền mặt theo chứng từ thu – chi khi đã đủ điều kiện theo nguyên tắc; hàng ngày kiểm kê tồn quỹ tiền mặt thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt; tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của các khoản thu chi và tồn quỹ; thực hiện kiểm kê tiền mặt theo yêu cầu quản lý, lập báo cáo về thu chi tiền mặt; thực hiện các công việc khác khi được phân công. - Các nhân viên thống kê ở các xí nghiệp thành viên: làm nhiệm vụ theo dõi các khoản
thu chi về tài chính, sản xuất cũng như bán hàng.