IV. Tổ chức kế toán NVL trong các doanh nghiệp 1 Tổ chức chứng từ và hạch toán ban đầu:
2. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:
Doanh nghiệp NVL có nhiều chủng loại khác biệt nhau, nếu thiếu loại nào đó có thể gây ngừng sản xuất. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp. Một yêu cầu cấp bách đặt ra đối với hạch toán là phải theo dõi sự biến động của từng loại NVL. Như vậy hạch toán chi tiết NVL đảm bảo ghi chép kịp thời, chính xác tình hình nhập - xuất - tồn về mặt giá trị và mặt số lượng ở từng kho của doanh nghiệp, là cơ sở để so sánh đối chiếu với hạch toán tổng hợp. Hạch toán chi tiết NVL được tiến hành ở cả hai nơi kho và phòng kế toán.
Hiện nay ở nước ta nói chung và ở các doanh nghiệp công nghiệp nói riêng đang áp dụng 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVL. Đối chiếu thẻ song song, đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư.
a. Phương pháp thẻ song song:
Phương pháp này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu. Tuy nhiên việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lập về mặt số lượng, ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.
- Nguyên tắc:
Kế toán phải theo dõi về mặt số lượng và giá trị của từng thứ NVL nên trên sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết.
Ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để phán ánh tình hình biến động tăng, giảm NVL về số lượng, mỗi thẻ kho được mở cho một loại danh điểm vật liệu, mỗi chứng từ nhập xuất được ghi một dòng vào thẻ kho. Cuối tháng thẻ kho phải tính ra số dư theo tưùng doanh điểm NVL.
Ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho đã mở ở kho, thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị hàng ngày, hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán phải kiểm tra đối chiếu ghi đơn giá hoặch toán vào và tính ra số tiền. Sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập xuất vào các thẻ kế toán các chi tiết nguyên vật liệu có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho.
Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng cân đối nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại nguyên vật liệu. Số liệu của bản này được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp. Ngoài ra để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toàn vật liệu còn mở sổ đăng ký thẻ kho. Khi giao thẻ kho thì kế toàn phải ghi vào sổ.
Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Thẻ kho Phiếu xuất
Sổ(thẻ)kế toán chi tiết vật liệu Phiếu nhập
Bảng tổng hợp N-X-T vật liệu Kế toán tổng hợp
Ghi chú:
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra số liệu
- Ưu nhược điểm phạm vi áp dụng:
- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu
- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trung lặp về chỉ tiêu số lượng . Ngoài việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.
- Phạm vi áp dụng: thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.
- Nguyên tắc: kế toán theo dõi về mặt số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu trên sổ theo dõi đối chiếu luân chuyển.
- Nội dung:
Ở kho: Việc ghi chép ở kho của chủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống nhu phương pháp ghi thẻ song song.
- Ở phòng kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu ở từng kho dùng cho cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bản kê xuất trên cơ sở nhập xuất định kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.
- Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp số đối chiếu luân chuyển có thể khái quát như sau:
Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo P. pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
Thẻ kho Chứng từ nhập
Chứng từ xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất
Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán tổng hợp
Ghi chú:
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra số liệu - ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng:
- Ưu điểm: Phương pháp này đã giảm bớt khối lượng ghi chép của kế toán do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.
- Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn bị trùng lặp giữ kho và phòng kế toán về chỉ tiêu vật liệu, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán cũng chỉ tiến hành vào cuối tháng mà hạn chế tác dụng kiểm tra.
- Phạm vi áp dụng: Thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có ít nghiệp vụ nhập - xuất không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu. Do vậy khong có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày.
c. Phương pháp sổ số dư:
- Nguyên tắc: Kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm vật liệu.
- Nội dung:
- ở kho: giống hai phương pháp trên định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tổng hợp toàn bộ chứng từ nhập - xuất khi phát sinh theo từng vật liệu quy định. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ nhập - xuất vật liệu. NGoài ra thủ kho còn phải ghi sổ NVL tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi song thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.
- Ở phòng kế toán: nhân viên kế toán phải xuống kho theo định kỳ để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ ( giá hạch toán ) tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ đồng thời gho số tiền vừa tính được của từng nhóm NVL ( nhập riêng, xuất riêng vào bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho NVL ). Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ được ghi trên cơ sở phiếu giao nhận chứng từ nhập - xuất NVL. Tiếp đó cộng số tiền nhập - xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm NVL, số dư này được dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư ( trên sổ số dư tính bằng cách lấy số lượng tồn kho X giá hạch toán ).
Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư: Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ số dư Bảng kê xuất
Sơ đồ kế toán chi tiết Bảng kê
nhập
Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê
xuất
Ghi chú: Ghi hàng ngày và định kỳ Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra số liệu
- Ưu điểm: Phương pháp này tránh được những trung lập giữa kho và phòng kế toán, giảm bới khối lượng ghi chép, công việc tiến hàng đều trong tháng.
- Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số liệu có và tình hình tăng, giảm phải xem số liệu thẻ kho. Hơn nữa việc kiểm tra phát hiện sai sót, nhầm lẫn giữa kho và kế toán rất khó khăn.
- Phạm vi áp dụng:
- Thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ xấut nhập nhiểu, thường xuyên, nhiều chủng loại NVL đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày, yêu cầu trình độ quản lý, chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng.