hàng bán.
Nhận xét: Công tác kế toán tại Công ty TNHH Văn Minh được thực hiện trên máy vi tính. Trên chương trình này, đối với kế toán bán hàng, khi hàng hoá được xác định là tiêu thụ, căn cứ trên hóa đơn GTGT, khi hàng hoá được xác định doanh thu hàng bán. Kế toán nhập các dữ liệu theo từng hóa đơn với các tài khoản đối ứng, vào số liệu trên phiếu xuất kho trên máy (không phải là chứng từ gốc ban đầu). Phiếu này được coi như là một lệnh khởi đầu của chương trình kế toán bán hàng, máy sẽ tự động thực hiện bút toán xác định doanh thu và giá vốn hàng bán. Giá vốn của hàng bán được tính theo phương pháp bình quân gia quyền theo mỗi lần xuất kho. Nó được máy tự động lập trình sẵn.
Để tránh nhập chứng từ làm nhiều công đoạn dẫn đến bị ghi trùng nghiệp vụ nên tất cả các khoản doanh thu dù thu được tiền ngay hay chưa thu được tiền, kế toán đều hạch toán thông qua tài khoản 131- Phải thu của khách hàng. Sau đó, khi thu được tiền thì kế toán tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng sẽ nhập số liệu sau:
Ví dụ 1: Ngày 10/03/2005 xuất kho máy đo pH cầm tay to bán cho khách hàng là Lương Bằng - Công ty VTTBKH và đo lường kiểm nghiệm theo Hóa đơn (GTGT) số GB 310299 (Biểu số 2.2):
+ Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số GB310299 kế toán ghi bút toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131 - C36: 7.875.000 đ. Có TK 511: 7.500.000 đ. Có TK 333.1: 375.000 đ.
Trước hết, kế toán vào màn hình giao diện rồi vào màn hình phiếu xuất kho như (Biểu số 2.6)
Sau đó kế toán lần lượt nhập số liệu vào theo các lệnh sau: + Chọn nhập mới.
Trong đó:
- Ô ngày chứng từ, Số chứng từ đánh như trên hoá đơn. - Ô Tháng hạch toán đánh theo tháng nhập.
- Ô TK ghi Nợ chọn TK131.
- Ô khách hàng mua thì chọn theo mã mà công ty đã đặt trước. - Hai ô người nhận và vụ việc để trống.
- Ô diễn giải thì đánh tên người mua hàng.
- Nếu thanh toán bằng ngoại tệ thì ta tích vào ô ngoại tệ và chọn loại tiền và tỷ giá ngày giao dịch.
- Chọn vật tư chi tiết. Ta chỉ cần đánh STT, mã kho, mã hàng, ĐVT, số lượng, giá bán như giá hoá đơn, là máy sẽ tự động tính ra số tiền hàng và giá vốn của hàng bán.
- Chọn GTGT kế toán đánh mức thuế suất như hoá đơn vào cột thuế suất máy sẽ tự động tính ra số thuế mà doanh nghiệp được khấu trừ.
- Chọn bút toán, chọn lập là máy tính sẽ tự động lập và chuyển vào các sổ cần thiết như sổ cái TK131, sổ cái TK632, sổ cái TK511.1, Bảng kê hoá đơn GTGT hàng hoá bán ra, Báo cáo bán hàng, Sổ chi tiết bán hàng, Báo cáo nhập xuất tồn, Bảng ghi công nợ, Bảng đối cân đối công nợ, Sổ chi tiết công nợ.
+ Bút toán ghi tăng số tiền nhập quỹ và ghi giảm khoản phải thu của khách hàng căn cứ vào phiếu thu số 140 ngày 11/03/05 vào phiếu thu nhập như sau:
Nợ TK 111: 7.875.000 đ.
Có TK 131 - C36: 7.875.000 đ.
* Kế toán bán buôn theo phương thức bán hàng giao tay ba:
Trường hợp này phát sinh khi công ty ký được một hợp đồng mua bán hoặc có một đơn đặt hàng của khách hàng đúng lúc hàng nhập khẩu về hoặc
trong kho chưa có hàng phải mua về. Khi mua về hàng không qua kho của đơn vị mà được giao cho người mua một lượng hàng theo thỏa thuận tại cảng đến khi nhập khẩu. Đơn vị lập Hóa đơn (GTGT) cho lượng hàng được xác định là tiêu thụ. Căn cứ vào Hóa đơn này kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131(chi tiết từng khách hàng): Tổng giá thanh toán. Có TK 511.1: Doanh thu bán hàng chưa thuế.
Có TK 333.1: Thuế GTGT phải nộp.
Đồng thời căn cứ vào tờ khai hàng nhập khẩu và các chứng từ liên quan khác kế toán ghi nhận tổng giá thanh toán của hàng mua chuyển thẳng bằng bút toán:
Nợ TK 632: Trị giá mua thực tế của hàng bán. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán. * Kế toán hàng gửi bán:
Trường hợp này kế toán phản ánh hoàn toàn giống như khi bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp, tức là khi khách hàng chấp nhận mua hàng, căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán lập bút toán phản ánh doanh thu, giá vốn không sử dụng TK 157 - Hàng gửi bán.
* Hạch toán hàng bán bị trả lại:
Khi bán hàng do không đúng hợp đồng bên mua trả lại hàng, kế toán phản ánh như sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Căn cứ vào biên bản kiểm nhận hàng hoá hoặc hóa đơn GTGT bên mua trả lại kế toán ghi giảm doanh thu hàng bán bị trả lại:
Nợ TK 531: Doanh thu hàng bán bị trả lại. Nợ TK 333.1: Thuế GTGT phải nộp.
- Căn cứ phiếu nhập kho hàng trả lại phản ánh trị giá vốn thực tế của hàng bị trả lại:
Nợ TK 156.1: Trị giá vốn bán hàng bị trả lại nhập kho. Có TK 632: Giảm giá vốn hàng bán bị trả lại.
VD2: Ngày 20/03/2005 Công ty Trường Hiếu trả lại 5 kg Acid Axetic do không đúng hợp đồng, căn cứ vào Hóa đơn GTGT số GB310210 (Biểu số 2.7) bán ngày 02/03/2005 bên mua trả lại tóm tắt nội dung như sau:
Biểu số 2.7
HÓA ĐƠN (GTGT)
Liên 3 (Lưu nội bộ) Ngày 02 tháng 03 năm 2005
Mẫu số: 01 GTKT - 3LL GB/2005
310210
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Văn Minh.
Địa chỉ: 55 Phùng Hưng Số TK: 102010000031389 – Sở GD I NH Công Thương VN.
Điên thoại :04-9271027 MS: 0 1 0 0 2 8 4 9 5 8 1
Họ tên người mua hàng: Lương Bằng.
Đơn vị: Công ty vật tư TBKH và Đo lường kiểm nghiệm. Địa chỉ: 136A Tô Hiến Thành Q10 - TP HCM.
Hình thức thanh toán:TM MS: 0 1 0 0 3 6 7 8 5 1
ĐVT: đồng ST
T
Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 01 Acid acetic kg 05 51.985 259.925 Cộng tiền hàng: 259.925
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 25.993
Tổng cộng tiền thanh toán: 285.918
Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm tám mươi lăm nghàn chín trăm mười tám đồng chẵn %.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
+ Kế toán ghi: Nợ TK 531: 259.925 đồng. Nợ TK 333.1: 25.993 đồng. Có TK 131: 285.918 đồng.
+ Căn cứ phiếu nhập kho hàng trả lại số 01 (Biểu số 2.8) ngày 20/03/2005 tóm tắt như sau:
- Số lượng: 5 kg.
- Đơn giá: 51.985 đồng/kg. - Thành tiền: 259.925 đồng.
Kế toán ghi bút toán phản ánh giá mua thực tế của hàng bị trả lại: Nợ TK 156.1: 190.000 đồng.
Có TK 632: 190.000 đồng. * Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Do tính đặc thù của mặt hàng kinh doanh nên khách hàng mua lẻ của doanh nghiệp không có mục đích tiêu dùng như những loại hàng thông thường khác. Đối tượng phục vụ là những khách hàng mua cho đơn vị tập thể như bệnh viện, trường học hoặc một số đơn vị sản xuất …để tiêu dùng nội bộ nên hoạt động bán lẻ được diễn ra phản ánh tương tự nghiệp vụ bán buôn. Vì khách hàng mua cho tập thể nên vẫn cần Hóa đơn GTGT để phán ánh trị giá hàng hoá mua vào của họ nên khi bán hàng kế toán vẫn viết Hóa đơn và hạch toán như bán buôn.
Trường hợp khách hàng mua lẻ một số hóa chất hoặc thiết bị đồ dùng có giá trị nhỏ nhân viên bán hàng tổng hợp doanh thu theo từng ngày trên sổ theo dõi hàng bán lẻ. Sau đó cuối ngày chuyển cho kế toán, kế toán phân loại theo nhóm các mặt hàng chịu thuế suất khác nhau, lập Hóa đơn cho số hàng đó để xác định doanh thu và thuế GTGT phải nôp, đồng thời lập một phiếu thu cho toàn bộ hàng bán lẻ trong ngày. Số hàng này kế toán theo dõi trên TK 131 - KVL 01.
- Căn cứ hóa đơn GTGT kế toán ghi:
Nợ TK 131 (chi tiết từng khách hàng): Tổng giá thanh toán. Có TK 511.1: Doanh thu bán hàng chưa thuế.
Có TK 333.1: Thuế GTGT phải nộp. - Bút toán xác định giá vốn:
Nợ TK 632: Tập hợp trị giá vốn của hàng đã bán lẻ. Có TK 156: Trị giá vốn hàng xuất kho.
Các loại sổ thể hiện kế toán doanh thu, giá vốn hàng bán được máy tính tự động tính toán và cho vào các sổ cần thiết. Khi nào muốn xem các sổ hay báo cáo này thì ta chỉ việc vào màn hình giao diện rồi chọn mục Báo cáo, rồi chọn Sổ Cái TK VNĐ, báo cáo bán hàng, báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo bán hàng, hay các sổ chi tiết các TK, Bảng kê GTGT.. Khi đó kế toán chỉ việc lập và in ra sổ nếu cần thiết. Mẫu các sổ như sau:
* Sổ chi tiết bán hàng (Biểu số 2.9):
Sổ này được lập trên cơ sở là Hóa đơn GTGT dùng để theo dõi doanh thu bán hàng của từng mặt hàng ở từng kho trong từng tháng, quý hoặc năm. Mỗi quý được in và đóng quyển theo từng kho. Mỗi một mặt hàng được phản ánh trên một hoặc vài tờ sổ.
Sau khi nhập số liệu từ Hóa đơn GTGT theo từng loại hàng có ký hiệu mã hóa, máy sẽ tự động vào cho các sổ của các mặt hàng đó theo mã hàng của từng kho. Mỗi dòng phản ánh doanh thu của một hóa đơn cuối mỗi tháng máy tính tính tổng cộng, do vậy có thể xem sổ theo từng tháng, từng quý hoặc xem từ tháng nọ tới tháng kia.
* Báo cáo bán hàng (Biểu số 2.10):
Sau khi sổ chi tiết bán hàng được lập, cuối tháng tổng hợp lại trên báo cáo bán hàng. Theo đó doanh thu mỗi mặt hàng của từng tháng sẽ được phản ánh vào một dòng của báo cáo bán hàng, kết thúc từng tháng có tổng cộng làm cơ sở lập sổ Cái và quyết toán. Tuy nhiên vẫn có thể lấy thông tin theo các tháng khác nhau hoặc theo các mặt hàng khác nhau…
Sổ Cái TK 511.1 - “Doanh thu bán hàng ”(Biểu số 2.11): Tập hợp doanh thu của từng Hóa đơn GTGT, cuối tháng kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả.
Sổ Cái TK 632 - “Giá vốn hàng bán”(Biểu số 2.12): Sau khi tự động lập bút toán xác định giá vốn hàng bán của mỗi hóa đơn theo giá bình quân, số liệu sẽ đươc nhập vào sổ Cái TK 632. Trên sổ này phản ánh giá vốn của từng Hóa đơn GTGT.
* Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn (Biểu số 2.13): Sau khi xuất kho thủ kho giữ lại một liên phiếu xuất kho để vào thẻ kho. Từ thẻ kho máy tính sẽ lên các thẻ chi tiết: Nhập, Xuất, Tồn làm căn cứ lập báo cáo Nhập - Xuất - Tồn. Căn cứ vào đây
giúp ta có thể biết được mặt hàng nào còn hay hết để doanh nghiệp có kế hoạch nhập mới.
Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn được lập theo từng tháng để theo dõi lượng hàng trong kho sau mỗi lần bán.
Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn được lập theo từng kho trên phần mềm kế toán máy, do đó có thể tổng hợp lại tất cả các kho, các loại mặt hàng của công ty trên cùng một báo cá. Các cột Nhập - Xuất - Tồn đều gồm cột số lượng và thành tiền trong đó: Thành tiền = số lượng x đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập.
* Sổ theo dõi hàng bị trả lại (Biểu số 2.14): Dùng để theo dõi hàng bị trả lại trong kỳ kế toán.