Quan hệ thanh toán giữa công ty với khách hàng phát sinh trong quá trình bán hàng hoá, kế toán phải thu của khách hàng nhằm theo dõi tình hình thanh toán giữa công ty và khách hàng từ đó xác định các khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và các khoản còn phải trả. Trong qúa trình bán hàng việc khách hàng mua chịu hàng hoá là vấn đề bình thường, nói như vậy nhưng không có nghĩa là mọi khách hàng đều có thể thực hiện việc mua chịu ở công ty vì nếu có qúa nhiều khách hàng mua chịu thì số tiền mua chịu quá lớn dẫn đến vốn lưu động của công ty bị chiếm dụng lớn, điều này sẽ ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của công ty. Do đó với các khoản phải thu cần được theo dõi chặt chẽ, phải thường xuyên đôn đốc khách hàng trả nợ nhằm đảm bảo thanh toán nợ đúng hạn.
Ngoài việc kế toán phản ánh các khoản phải thu trên máy vi tính, ở phần kế toán này Công ty TNHH Văn Minh còn ghi bằng phương pháp thủ công, được phản ánh trên bảng ghi công nợ. Bảng ghi công nợ được đóng thành quyển mỗi khách hàng một tờ riêng để tiện theo dõi. Hàng ngày căn cứ vào tổng số tiền trên hoá đơn GTGT phản ánh số tiền khách hàng nợ, căn cứ phiếu thu để phản ánh số
tiền khách hàng trả và làm cơ sở xác định số tiền khách hàng còn nợ. Căn cứ trên vào hoá đơn GTGT kế toán ghi vào sổ theo các yếu tố như trên mẫu, cuối tháng tổng hợp lại.
Ví dụ: Ngày14/03/05 công ty bán cho Lương Bằng - Cty VTTBKH và đo lường kiểm nghiệm theo hoá đơn GTGT số GB310379 (Biểu số 2.15).
Biểu số 2.15
HÓA ĐƠN (GTGT)
Liên 3 (Lưu nội bộ) Ngày 02 tháng 03 năm 2005
Mẫu số: 01 GTKT - 3LL GB/2005
310379 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Văn Minh.
Địa chỉ: 55 Phùng Hưng Số TK: 102010000031389 – Sở GD I NH Công Thương VN.
Điên thoại :04-9271027 MS: 0 1 0 0 2 8 4 9 5 8 1
Họ tên người mua hàng: Lương Bằng.
Đơn vị: Công ty vật tư TBKH và Đo lường kiểm nghiệm. Địa chỉ: 136A Tô Hiến Thành Q10 - TP HCM.
Hình thức thanh toán:TM MS: 0 1 0 0 3 6 7 8 5 1
ĐVT: đồng ST
T
Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 01 02 Pipet thẳng 25ml Pipet westegreen Chiếc Chiếc 20 20 25.455 6.363 509.100 127.260 Cộng tiền hàng: 636.360
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 31.818
Tổng cộng tiền thanh toán: 668.178
Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm sáu mươi tám ngàn một trăm bảy mươi tám đồng chẵn %.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
Căn cứ vào hoá đơn đó kế toán vào bảng ghi công nợ theo các mục tương ứng như (Biểu số 2.16).
Là mẫu sổ kế toán theo dõi công nợ thực tế bằng ghi chép thủ công theo đó khách hàng thực sự nợ doanh nghiệp, căn cứ trên Hóa đơn GTGT ghi theo các yếu tố như trên mẫu cuối tháng tổng hợp lại.
* Bảng ghi công nợ: (Biểu số 2.17)
Là mẫu công nợ do máy tính phân tích và in ra theo trình tự ghi sổ. Theo sổ này công nợ của khách hàng - chi tiết từng đối tượng là tập hợp từ TK 131 - chi tiết từng đối tượng nó bao gồm cả khoản người mua trả ngay và nhận nợ.
Tại Công ty TNHH Văn Minh công nợ được kế toán theo dõi trực tiếp trên cơ sở là các Hóa đơn GTGT. Bảng ghi công nợ được đóng quyển cho từng tháng, mỗi tờ sổ theo dõi một khách hàng. Căn cứ tổng số tiền trên Hóa đơn GTGT phản ánh số tiền khách hàng nợ, căn cứ vào phiếu thu để phản ánh số tiền khách hàng trả và làm cơ sở xác định số tiền khách hàng còn nợ. Cuối tháng tính tổng cộng để lên bảng cân đối công nợ.
* Sổ chi tiết công nợ (Biểu số 2.18):
Được lập trên cơ sở số công nợ của khách hàng mua hàng còn tồn tại trong kỳ. Sổ được mở chi tiết cho từng mã khách hàng đã được mã hoá. Sổ được lập dùng để kiểm tra số công nợ mà khách hàng còn nợ công ty.
* Bảng cân đối công nợ (Biểu số 2.19):
Được lập trên cơ sở là các bảng ghi công nợ sau khi tổng hợp số phát sinh bên Nợ và phát sinh bên Có của từng tháng. Bảng cân đối công nợ tập hợp cho tất cả các khách hàng thanh toán chậm trả tiền hàng của công ty.
Sổ Cái TK 131 - “Phải thu của khách hàng” (Biểu số 2.20): Sổ này tổng hợp theo TK 131, trong đó phản ánh tổng số tiền thanh toán trên các hóa đơn bán hàng vào bên Nợ và số tiền khách hàng trả vào bên Có.