Công ty TNHH Minh Ngọc thực hiện việc kinh doanh qua các quá trình sau:
1. Quá trình mua hàng:
Mục đích: nhằm thống nhất và kiểm soát quá trình mua vật tư, hàng hóa và dịch vụ để phục vụ cho công việc kinh doanh của công ty.
Lưu đồ YC Đặt hàng hóa Xét duyệt Đặt hàng Kiểm tra NCC Kiểm tra SP Không Duyệt Không Chọn Đạt Thực hiện HĐ Kí kết HĐ Nhập kho Lưu hồ sơ Kết thúc Không
Mục đích: quản lí sản phẩm từ lúc nhận vào kho cho đến khi xuất ra khỏi kho.
Lưu đồ:
3. Quá trình triển khai bán hàng:
YC Nhập Kho Kiểm tra Nhập kho SP Lưu hồ sơ Xuất kho Bảo quản KT trước Dán mã hiệu Đạt Không Đạt Không Kết thúc
3.1. Nhận yêu cầu triển khai bán hàng
Khi tiếp nhận yêu cầu lắp đặt, cán bộ phòng kĩ thuật thu thập đầy đủ chính xác thông tin về nhu cầu lắp đặt và cài đặt thiết bị, thông tin khách hàng, địa chỉ của khách hàng.
Căn cứ vào hợp đồng và nội dung yêu cầu của hợp đồng thì trưởng phòng kĩ thuật sẽ phân công cán bộ đi lắp đặt và thực hiện việc bảo hành đối với từng khách hàng.
3.2. Nhận lắp đặt và cài đặt thiết bị
Thông qua phiếu xuất kho, cán bộ kĩ thuật tiến hành nhận và kiểm tra thiết bị trước khi cho xuất.
Cán bộ kĩ thuật có trách nhiệm lấy phiếu bảo hành đầu vào đi theo từng thiết bị kho và kiểm tra tem bảo hành đầu vào, sau đó bàn giao cho cán bộ quản lí giấy tờ.
Cán bộ kĩ thuật tiến hành lắp đặt thiết bị theo như nội dung yêu cầu.
3.3. Xem xét và kiểm tra việc lắp đặt thiết bị
Trước khi bàn giao thiết bị cho khách hàng, trưởng phòng kĩ thuật sẽ xem xét và kiểm tra qui trình, kết quả lắp đặt. Nếu có sai sót cán bộ kiểm tra sẽ yêu cầu nhân viên kĩ thuật thực hiện lại.
Sau khi kiểm tra thiết bị đã đảm bảo yêu cầu, cán bộ kiểm tra có trách nhiệm kí vào chỗ người kiểm tra thiết bị.
3.4. Đóng gói dán tem bảo hành, làm phiếu bảo hành và biên bản bàn giao giao
Nhân viên kĩ thuật phải có trách nhiệm dán tem bảo hành đã được tích dấu thời gian giao hàng để làm mốc cho thời hạn bảo hành vào các linh kiện hay thiết bị đã được giao, sau đó dán tem dịch vụ lên trên vỏ máy, cuối cùng đóng gói láy số seri, lấy giấy bảo hành và làm biên bản bàn giao
Cán bộ thiết kế phải thống nhất với khách hàng về thời gian người liên hệ và địa điểm bàn giao sau đó đóng gói hàng hóa vận chuyển thiết bị tới cho khách hàng.
Tại nơi giao hàng, cán bộ kĩ thuật tiến hành bàn giao thiết bị cho khách hàng, thực hiện việc lắp đặt theo yêu cầu hoặc chỉ dẫn của khách hàng. Sau khi thiết bị chạy thử đảm bảo hoạt động bình thường, cán bộ kĩ thuật và khách hàng kí vào biên bản giao nhận.
Cán bộ kĩ thuật phải có trách nhiệm xin ý kiến đóng góp của khách hàng về qui trình triển khai bàn giao lắp đặt thiết bị.
Nếu có vướng mắt về sản phẩm hoặc khách hàng không chấp nhận, cán bộ kĩ thuật phải xin xác nhận của khách hàng và báo cáo ngay cho trưởng phòng cùng các phòng ban liên quan để kịp thời xử lí.
3.6. Báo cáo và lưu hồ sơ
Sau khi đã hoàn tất quá trình triển khai theo đúng nội dung theo như phiếu yêu cầu, cán bộ kĩ thuật nộp hồ sơ triển khai (biên bản bàn giao thiết bị, phiếu bảo hành, giấy tờ liên quan khác,…) cho cán bộ quản lí hồ sơ để lưu.
Cán bộ quản lí hồ sơ có trách nhiệm gi chép thông tin qui trình triển khai, chuyển biên bản bàn giao thiết bị cho cán bộ viết phiếu yêu cầu và phiếu bảo hành cho trung tâm bảo hành.
4. Quá trình bảo hành sản phẩm
Quá trình bảo hành đảm nhận việc bảo hành cho các sản phẩm của công ty sau khi đã bán cho khách hàng bị hỏng hóc đang trong thời gian được bảo hành và đạt tiêu chuẩn được bảo hành.
Quá trình bảo hành được tiến hành qua các bước sau đây:
Ghi nhận yêu cầu bảo hành của khách hàng qua điện thoại, fax, email hoặc từ bộ phận kinh doanh chuyển qua. Ngoài ra sản phẩm cần bảo hành của khách hàng khi đem đến công ty sẽ được nhân viên bảo hành tiếp nhận và dán tem nhận biết.
- Xem xét yêu cầu và phân công thực hiện.
Nhân viên bảo hành có trách nhiệm kiểm tra thông tin yêu cầu bảo hành của khách hàng đồng thời ghi phiếu yêu cầu sửa chữa và trưởng phòng có trách nhiệm phân công thực hiện.
- Thực hiện sửa chữa thiết bị.
Kiểm tra thiết, xác định bộ phận hỏng hóc. Những thiết bị không nằm trong phạm vi của công ty sẽ được bàn giao cho nhà cung cấp để tiến hành bảo hành. Cuối cùng trưởng phòng sẽ kiểm tra và nghiệm thu sau khi tiến hành sửa chữa.
- Bàn giao thiết bị và lưu hồ sơ.
Thiết bị sau khi kiểm tra đã đạt yêu cầu sẽ được bàn giao lại cho khách hàng. Nhân viên bảo hành làm báo cáo tổng kết và lưu hồ sơ bảo hành.