I. Khái quát chung về Công ty cổ phần Hương Nam
1.3. Tổ chức công tác kế toán
1.3.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán
Xuất phát từ cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty cổ phần Hương Nam, công tác kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình nửa tập trung, nửa phân tán. Các bộ phận phòng ban chỉ lập chứng từ gốc phát sinh và chuyển về phòng Tài vụ thanh toán. Quầy hàng là đơn vị trực thuộc công ty, có cán bộ kế toán tổ chức ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại quầy hàng, định kỳ hạch toán báo sổ ra phòng Kế hoạch tài vụ để hạch toán và tổng hợp chung. Hàng tháng quầy hàng gửi các chứng từ liên quan đến việc kinh doanh lên phòng kế hoạch tài vụ để lập tờ khai thuế GTGT; đồng thời quầy hàng gửi sổ chi tiết, sổ cái tài khoản, bảng kê, nhật ký chứng từ ra công ty. Phòng tài vụ chịu trách nhiệm kiểm tra, xác định tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ phát sinh, xác định tính đúng đắn của các số liệu báo cáo, hạch toán của quầy hàng để tổng hợp, lập báo cáo kế toán, thống kê chung của công ty.
1.3.2. Tổ chức bộ máy kế toán
Để đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ được giao, đáp ứng yêu cầu quản lý, bộ máy kế toán hiện tại của Công ty cổ phần Hương Nam gồm 3 người, trong đó trưởng phòng kế hoạch tài vụ kiêm kế toán trưởng có chức năng giúp giám đốc công ty chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính, kế toán, thống
kê, thông tin kinh tế trong toàn công ty; thực hiện trách nhiệm và quyền hạn của kế toán trưởng theo quy định của Nhà nước, có trách nhiệm chỉ đạo hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho các cán bộ kế toán toàn công ty; đôn đốc kiểm tra việc lập báo cáo tài chính, thống kê ở đơn vị trực thuộc là quầy hàng. Phân công công việc cụ thể cho từng thành viên trong phòng kế hoạch tài vụ và nhân viên kế toán tại quầy hàng. Tổ chức học tập, bồi dưỡng nghiệp vụ về quản lý tài chính, kế toán, thuế cho các cán bộ kế toán trong công ty. Chỉ đạo cán bộ kế hoạch thực hiện kế hoạch đề tài, thống kê kết quả thực hiện kế hoạch của từng bộ phận, phòng ban, cùng Giám đốc chịu trách nhiệm về hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý tài chính của công ty.
Bộ phận tài vụ được chia làm 4 nhóm, thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ bộ máy kế toán
Kế toán trưởng
Nhóm kế toán nguyên liệu, TP tiêu thụ và công nợ Nhóm kế toán TSCĐ, CCDC, thuế, ngân hàng và tổng hợp
Nhóm kế toán tiền mặt, thanh toán nội bộ
Nhóm kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm
* Nhóm kế toán TSCĐ, CCDC, thuế, ngân hàng và tổng hợp có nhiệm vụ:
- Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho từng loại CCDC, tình hình biến động tăng giảm của từng loại TSCĐ. Xác định số khấu hao TSCĐ, giá trị hao mòn CCDC trong kỳ để phân bổ cho từng đối tượng sử dụng. Xác định chi phí thu nhập về nhượng bán, thanh lý CCDC, TSCĐ. Lập báo cáo về tình hình trang bị, đầu tư sử dụng CCDC, TSCĐ trong toàn công ty để cung cấp thông tin về hiệu quả sử dụng CCDC, TSCĐ của các bộ phận.
- Theo dõi tình hình biến động về tiền gửi ngân hàng, các khoản vay nợ và trả nợ ngân hàng, theo dõi việc kê khai nộp thuế, quyết toán thuế với ngân sách.
Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các phần hành kế toán để tổng hợp lập báo cáo kế toán, thống kê chung của công ty.
* Nhóm kế toán nguyên vật liệu, TP tiêu thụ và công nợ có nhiệm vụ: - Theo dõi, phản ánh chính xác kịp thời về số lượng, chất lượng và giá trị của từng loại nguyên liệu, thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán về nguyên liệu.
- Theo dõi các khoản nợ phải thu, phải trả chi tiết cho từng đối tượng khách hàng, nhà cung cấp, từng khoản nợ. Phân loại nợ theo thời gian, kiểm tra, đối chiếu, đôn đốc việc thanh toán công nợ. Tổng hợp cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ để có biện pháp xử lý, trích lập dự phòng theo chế độ hiện hành.
* Nhóm kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành có nhiệm vụ:
- Phản ánh đầy đủ, chính xác các khoản chi phí phát sinh thực tế cho hoạt động kinh doanh trong kỳ. Xác định thành phẩm hoàn thành trong kỳ, tính giá thành của từng loại thành phẩm.
- Kiểm tra tình hình thực hiện định mức tiêu hao vật tư, lao động; cung cấp thông tin cần thiết cho việc định giá và đề ra các quyết định kinh doanh.
- Theo dõi các khoản thu chi tiền mặt, và tiền tạm ứng của công ty. Theo lượng tiền tồn quỹ hàng tháng, thường xuyên đối chiếu với thủ quỹ để phát hiện các trường hợp thừa, thiếu, kịp thời thông báo cho ban giám đốc.
- Theo dõi kịp thời, chính xác các khoản thanh toán lương, thưởng phụ cấp, tiền tạm ứng, các khoản bồi thường vật chất với cán bộ công nhân viên.
1.3.3. Hình thức kế toán áp dụng
Để phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý, công ty hiện đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ.
Sổ sách kế toán được sử dụng tại công ty bao gồm: - Nhật ký chứng từ số 1,2,7,8,10…
- Bảng kê số 1,2,4,8,10… - Sổ cái các tài khoản
- Sổ thẻ kế toán chi tiết như sổ TSCĐ, thẻ tính giá thành, sổ chi tiết tiêu thụ…
Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số loại chứng từ sổ sách được ghi chép lưu trữ trong công việc của từng cán bộ kế toán. Điều này đảm bảo giữa các bộ phận kế toán luôn có sự phân công phối hợp chặt chẽ để hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
Việc cập nhật và xử lý số liệu được thể hiện thông qua sơ đồ sau:
Sơ đồ trình tự ghi sổ
Chứng từ gốc Bảng phân bổ
Phiếu kế toán, bút toán phân bổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết
Nhật ký chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng kê Báo cáo tài chính
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
1.3.4. Các chính sách kế toán áp dụng tại công ty
* Phương pháp đánh giá hàng tồn kho
Là doanh nghiệp kinh doanh đồ ăn uống, sản phẩm sản xuất mang tính đặc thù là không tồn tại ở dạng dở dang nên công ty áp dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho theo phương pháp thực tế đích danh.
* Phương pháp hạch toán hàng tồn kho:
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để quản lý và hạch toán hàng tồn kho, đây là phương pháp theo dõi thường xuyên liên tục có hệ thống, theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm trên sổ kế toán tổng hợp. Nhờ vậy, kế toán có thể xác định chính xác số lượng thành phẩm tồn kho ở bất kỳ thời điểm nào mà không cần thiết phải tiến hành kiểm kê thực tế.
* Phương pháp tính thuế GTGT
Hiện nay công ty áp dụng tính và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ với mức thuế suất là 10%.