Để thực hiện các bước trên một công việc vô cùng quan trọng có ảnh hưởng quyết định tới việc áp dụng phương pháp ABC có đạt hiệu quả mong muốn, đó chính là công tác thu thập và xử lý thông tin một cách chính xác. Chỉ khi thông tin về tất cả các hoạt động, nguồn lực đã biết thì mới xây dựng, thiết kế ABC và mạng lưới xác định chi phí hiệu quả. Đây là công việc rất cần thiết để có thể đạt được sự chính xác của các chi phí sản phẩm cuối cùng. Một phần quan trọng của dữ liệu yêu cầu là
những tỷ lệ cần thiết trong mỗi giai đoạn của một hệ thống ABC. Mỗi hoạt động sử dụng một phần của từng nhóm chi phí. Tương tự như vậy mỗi sản phẩm sẽ sử dụng đến một phần của mỗi hoạt động, mỗi tỷ lệ thường thể hiện cho một phần của tổng thể chi phí hay hoạt động. Ví dụ hoạt động lập báo giá sử dụng 10% chi phí hành chính. Có rất nhiều cách để thu được những tỷ lệ này và từng phương pháp cụ thể sẽ tác động đến độ chính xác mong muốn. Sau đây chúng tôi đưa ra một số phương pháp thu thập thông tin để trang bị những thông tin chi phí chính xác một cách có hệ thống giúp các nhà quản lý có thể đề ra những chiến lược cho doanh nghiệp, xác định chi phí sản phẩm và cải thiện cấu trúc chi phí.
Có 3 phương pháp với mức độ chính xác về dữ liệu có thể được sử dụng trong việc ước lượng các tỷ lệ cần thu thập theo thứ tự là: ước đoán, đánh giá hệ thống và thu thập dữ liệu thực tế.
1. Ước đoán:
Trong trường hợp khi không thể có được những số liệu thực tế hoặc việc thu thập số liệu khá tốn kém thì có thể ước đoán để tính ra các tỷ lệ. Phương pháp này không gây tốn kém nhưng chỉ áp dụng với những khoản mục chi phí thấp, không ảnh hưởng lớn tới kết quả hoạt động của hoạt động. Ví dụ: chi phí xử lý đơn đặt hàng, chi phí gửi hóa đơn…Việc ước đoán có thể được hợp tác thực hiện bởi bộ phận quản lý, bộ phận tài chính và những nhân viên điều hành có liên hệ trực tiếp đến trung tâm tính chi phí. Nhóm này có thể đưa ra được những ước đoán về tỷ lệ chi phí phân bổ trong cả hai giai đoạn của phương pháp ABC. Mức độ chính xác dựa vào sự kết hợp của những người trong nhóm và những kiến thức của họ về trung tâm chi phí.
2. Đánh giá hệ thống:
Một phương pháp khoa học hơn để thu được những tỉ lệ này cho việc tính toán chi phí là việc sử dụng kỹ thuật hệ thống như áp dụng quá trình phân tích thứ bậc (AHP- Analytic Hierarchical Process) (Saaty, 1982; Golden,Wasil, và Harker, 1989). AHP là một công cụ thích hợp nhằm đưa những ý kiến cá nhân chủ quan thành những thông
tin thể hiện khách quan hơn về các tỉ lệ. Ví dụ, giả sử doanh nghiệp cần phân bổ chi phí xăng dầu giữa ba hoạt động chạy máy, giao hàng và bảo trì. Thông qua việc đặt câu hỏi cho những bộ phận tiêu thụ nguồn lực này và yêu cầu họ đánh giá về tỉ lệ phần trăm chi phí xăng dầu trong một thời đoạn nhất định, AHP có thể đưa ra được phần trăm của chi phí này và phân bổ chúng đến từng hoạt động thích hợp.
AHP cũng có thể được sử dụng trong giai đoạn hai đó là phân bổ chi phí từ các hoạt động đến từng sản phẩm. Trong bước này, điều quan trọng là phải xác định được một tiêu thức phân bổ chi phí thích hợp để đạt được mức độ chính xác mong muốn. Ví dụ, giả sử doanh nghiệp mong muốn ấn định chi phí bán hàng đến từng sản phẩm. Một phương pháp đó là ước lượng mức độ hoạt động bán hàng cần thiết đối với từng sản phẩm. Giả sử doanh nghiệp sản xuất năm sản phẩm. Sản phẩm A là sản phẩm đã có tiếng, những nỗ lực về hoạt động bán hàng là tương đối thấp, trong khi sản phẩm B, C, và D đang trong giai đoạn giữa của dòng đời sản phẩm và sản phẩm E, là một sản phẩm mới, tiêu tốn rất nhiều thời gian và nỗ lực hơn cho việc bán hàng. Thay vì phân bổ đồng đều chi phí bán hàng cho từng sản phẩm, AHP có thể đưa ra một ước lượng cho phép công ty tính chi phí đến từng sản phẩm một cách chính xác hơn. Trong ví dụ cụ thể này, khu vực bán hàng và thời gian sử dụng để thương thảo với khách hàng về từng sản phẩm có thể được xem là các tiêu thức liên hệ. Sau đó, chi phí bán hàng được xếp hạng giữa các sản phẩm theo khoảng cách cần thiết giao hàng. Việc xếp hạng tiếp theo giữa các sản phẩm được thiết lập theo tỉ lệ thời gian cho từng khách hàng. Cuối cùng, những cách xếp hạng chủ quan về hoạt động bán hàng được kết hợp lại để tính ra tỉ lệ phân bổ chi phí bán hàng giữa năm loại sản phẩm.
Có thể sử dụng các phương pháp sau để đánh giá một cách hiệu quả:
• Quan sát và phỏng vấn:
Với phương pháp này bộ phận phân tích sẽ thực hiện thông qua việc đặt câu hỏi đối với bộ phận thực hiện hoạt động cần phân tích, quan sát những hoạt động đó và đánh giá mức độ hoạt động để đưa ra các tỷ lệ chính xác. Lưu ý rằng việc quan sát
quá nhiều sẽ làm cho việc cho thu thập bị hạn chế ở các cách thức thu thập khác do bị tác động quá lớn về cách thức các công việc được thực hiện. Còn đối với những người được phỏng vấn cần tập trung vào những người nắm các chức vụ quản lý hay giám sát trong doanh nghiệp bởi bản thân những người này đã hiểu rõ những hoạt động của những người trực tiếp thực hiện hoạt động. Mục đích của phỏng vấn là xác định được đâu là hoạt động cơ bản và trọng yếu trong tổ chức. Thông thường, phạm vi xem xét là những hoạt động chiếm từ 5% trở lên trong tổng thời gian hoạt động của một cá nhân. Trong quá trình phỏng vấn chủ yếu nên sử dụng các câu hỏi:
- Cơ cấu tổ chức nhân sự gồm những ai. - Hoạt động chủ yếu của họ là gì?
- Khi điều kiện hoạt động thay đổi thời gian hoạt động của họ có thay đổi không? Nếu có, điều kiện đó là gì?
- Tỷ lệ mỗi hoạt động chiếm bao nhiêu trong tổng quỹ thời gian hoạt động của họ?...
• Mô hình hóa:
Mô hình hóa hoạt động là việc xây dựng một sự mô tả chính xác về các hoạt động được thực hiện trong doanh nghiệp. Nó không chỉ là một cách thức tổ chức, nắm bắt và thu thập thông tin về hệ thống mà còn cung cấp một hình ảnh về hệ thống và tạo điều kiện cho việc sửa chữa hệ thống thông qua việc trao đổi với những người sử dụng. Khi đó chúng ta có thể nhìn thấy mối quan hệ giữa các hoạt động tạo nên quá trình ở bất kỳ một mức độ chi tiết nào mong muốn. Theo đó có thể biểu diễn các hoạt động dưới dạng văn bản, hình ảnh… Ví dụ đưa ra mô hình kiểm tra chất lượng sản phẩm, hoạt động kiểm tra chất lượng sản phẩm sẽ được phân nhỏ thành các hoạt động chi tiết: kiểm tra bao bì, kiểm tra chất lượng bên trong sản phẩm (thông qua chọn mẫu), kiểm tra số lượng sản phẩm sản xuất… Mỗi hoạt động này lại được xem xét theo các tiêu thức: thời gian kiểm tra, số lượng nhân viên kiểm tra, các dụng cụ thiết bị nào được huy động tham gia hoạt động này. Sau khi đưa ra các nhân tố đó,
cần tính toán các tỷ lệ về thời gian mỗi hoạt động, chi phí đã bỏ ra đối với từng sản phẩm, loại sản phẩm. Việc đưa ra mô hình như vậy giúp doanh nghiệp xem xét các hoạt động nào là chủ yếu, có ảnh hưởng tới việc tính chi phí giá thành sản phẩm, từ đó đưa ra các quyết định phù hợp.
3. Thu thập dữ liệu thực tế:
Đây là phương pháp chính xác nhưng tốn nhiều chi phí nhất để có thể đưa ra các tỷ lệ cần thiết một cách chính xác. Phương pháp này đòi hỏi phải tổng hợp các chi phí từ các hoạt động có liên quan để phân bổ cho từng đối tượng tính phí. Ta có thể sử dụng công thức đơn giản sau để tính tổng chi phí tiêu dùng bởi một hoạt động:
Tổng chi phí tiêu dùng bởi một
hoạt động
=
Tỷ lệ thời gian thực hiện hoạt động của một đơn vị (bộ phận) trong doanh nghiệp
x
Tổng chi phí phát sinh của đơn
vị (bộ phận) đó
Qua đó, đưa ra danh sách các hoạt động cùng chi phí tương ứng với hoạt động đó. Dựa trên các tiêu thức đã được xác định tiến hành phân bổ chi phí hoạt động cho các đối tượng tính phí. Trong hầu hết các trường hợp người ta phải tổ chức một bộ máy thu thập, ghi nhận dữ liệu thực tế và có thể đòi hỏi các thiết bị hỗ trợ cho việc thu thập thông tin. Hơn nữa việc thu thập dữ liệu phải đúng thời điểm và điều tra viên phải có kinh nghiệm. Kết quả thường được phân tích bằng những công cụ thống kê. Ví dụ: lấy mẫu công việc có thể được sử dụng để ước lượng tỷ lệ thời gian dành cho việc giám sát sản xuất sản phẩm cụ thể. Trong trường hợp này, nhân viên giám sát sẽ được hỏi vào những thời điểm ngẫu nhiên để xác định sản phẩm đang được giám sát. Dựa trên những dữ liệu này ta có thể thu thập được những thông tin cần thiết.