Quy trình thực hiện gồm 3 giai đoạn:
• Giai đoạn chuẩn bị.
• Giai đoạn thực hiện.
• Giai đoạn nâng cao cải thiện phương pháp.
1. Giai đoạn chuẩn bị.
Trong giai đoạn này doanh nghiệp cần phải xác định được nguồn lực hiện có (con người, công nghệ, các phương án hoạt động v..v.) xem xét hoạt động của doanh nghiệp, từ đó tổ chức và phân bổ nguồn lực cần thiết để đạt mục tiêu cũng như cung cấp cơ chế quản lý phù hợp của doanh nghiệp. Cũng trong giai đoạn này cần thành lập một đội thực hiện ABC. Đội này có thể thực hiện nhiệm vụ của mình theo nhiều cách, phụ thuộc vào sự sẵn có của nguồn lực, thời gian và yêu cầu bảo đảm hoạt động hàng ngày. Để đảm bảo thực hiện ABC hiệu quả cơ cấu thích hợp nhất là đội gồm những người nắm giữ các vị trí chủ chốt tại các bộ phận, có trình độ cao trong lĩnh vực chuyên môn và có sự cam kết đến kết quả cuối cùng của công việc. Trong trường hợp thiếu kinh nghiệm về ABC, đội cần được tư vấn bởi những chuyên gia trong quá trình thực hiện. Đội sẽ xem các yếu tố thành công cơ bản và xác định nhân tố nào doanh nghiệp cần quan tâm quản lý. Thông thường các nhân tố thành công bao gồm: các kế hoạch chiến lược, các nguồn lực, các cách thức quản lý, hỗ trợ chức năng từ dưới lên. Sau đó thu thập các thông tin trong hệ thống cũng như môi trường xung quanh tác động đến doanh nghiệp. Một việc cần thiết nữa là xây dựng các vấn đề kinh doanh chủ yếu (giới thiệu sản phẩm mới tốc độ xử lý các đơn đặt hàng…). Điều này sẽ quyết định đến việc xem xét quá trình nào cần ưu tiên để cải tiến hay loại bỏ.
2. Giai đoạn thực hiện.
Trong giai đoạn này cần xem xét các đặc điểm cơ bản của doanh nghiệp và thu thập tài liệu chi tiết về cách thức doanh nghiệp vận hành, tức là phân tích quá trình hoạt động. Sau đây chúng tôi đưa ra 4 bước cơ bản quá trình vận dụng mô hình ABC vào doanh nghiệp.
• Phân tích quá trình sản xuất thành các hoạt động.
• Xác định các trung tâm hoạt động.
• Xác định chi phí cho các trung tâm hoạt động và các hoạt động.
• Phân bổ chi phí cho từng đối tượng tính phí.
B1. Phân tích quá trình sản xuất thành các hoạt động:
Quá trình thực hiện mô hình ABC bắt đầu bằng việc phân tích quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Qua đó, ta xác định được các hoạt động và quá trình chủ yếu trong một tổ chức cũng như các đặc tính của chúng như thời gian, chất lượng, tiến độ thực hiện và các đầu ra, các nguồn lực đầu vào cần thiết cho mỗi hoạt động hoặc quá trình. Qua đó ta cũng nhận diện được hoạt động nào làm gia tăng giá trị, hoạt động nào không tạo thêm giá trị.Việc phân tích quá trình sản xuất thành các hoạt động là rất quan trọng, nó là bước cơ sở để KTQT xác định trung tâm hoạt động ở các bước tiếp theo.
B2. Xác định các trung tâm hoạt động:
Sau khi đã nhận diện được các hoạt động tiêu dùng nguồn lực, KTQT phải xác định các trung tâm hoạt động. Về lý thuyết, mỗi hoạt động đều có thể được coi là một trung tâm. Tuy nhiên, do quá trình sản xuất được phân tích thành rất nhiều hoạt động khác nhau, nên để giảm bớt khối lượng công việc kế toán, một trung tâm hoạt động sẽ có thể bao gồm một số hoạt động có cùng bản chất xét ở khía cạnh gây ra sự phát sinh chi phí. Chẳng hạn, trung tâm “hoạt động kiểm tra sản phẩm” có thể bao gồm các hoạt động cụ thể như: kiểm tra các thông số kỹ thuật, chạy thử, kiểm tra công tác đóng gói, bảo quản sản phẩm...
B3. Xác định chi phí cho các trung tâm hoạt động và các hoạt động.
Dựa vào các tài khoản kế toán tài chính ta xác định được tổng chi phí của các nguồn lực như: khấu hao tài sản, chi phí vận chuyển, nhiên liệu....tiếp đó chi phí sẽ được quy nạp cho các trung tâm hoạt động đã được xác định ở trên, chi phí từ trung tâm hoạt động lại được phân bổ đến từng hoạt động theo các tiêu thức phân bổ thích hợp.
B4. Phân bổ chi phí cho từng đối tượng tính phí (sản phẩm, khách hàng...):
Để lựa chọn một khía cạnh, nhân tố nào đó của hoạt động làm nguồn phát sinh chi phí cho từng hoạt động, làm cơ sở để tiến hành phân phối chi phí cho từng loại sản phẩm phải đồng thời cân nhắc hai nhân tố sau đây:
- Kế toán quản trị phải có dữ liệu phong phú về nguồn phát sinh chi phí định lựa chọn, chẳng hạn muốn chọn số lượng sản phẩm được kiểm tra là nguồn phát sinh chi phí của “hoạt động kiểm tra chất lượng sản phẩm” thì KTQT phải có dữ liệu về số lượng sản phẩm, cơ cấu sản phẩm đã thực hiện kiểm tra trong kỳ.
- Nguồn phát sinh chi phí phải phản ánh được mức độ tiêu dùng các hoạt động của từng loại sản phẩm. Chẳng hạn, nếu sự vận động của chi phí phù hợp với số lượng sản phẩm được kiểm tra thì nguồn phát sinh chi phí có thể được xác định là số lượng sản phẩm.
Sau khi đã xác định được nguồn phát sinh chi phí, kết hợp với dữ liệu về mức độ tiêu dùng các hoạt động (thực chất là tiêu dùng nguồn phát sinh chi phí) của từng loại sản phẩm ta sẽ xác định được tỉ lệ phân bổ tương ứng cho từng loại sản phẩm. CP đã được tập hợp ở các hoạt động sẽ được phân phối cho từng loại sản phẩm, dịch vụ theo tỉ lệ đã được xác định đó.
3. Giai đoạn nâng cao cải tiến phương pháp.
Các hoạt động của doanh nghiệp luôn thay đổi theo từng hoàn cảnh khác nhau, với nhiều yếu tố tác động liên tục, do đó không thể áp dụng một mô hình cố định trong thời gian dài. Mô hình ABC đòi hỏi phải được thiết kế linh hoạt để có thể điều
chỉnh thuận tiện theo từng yếu tố môi trường tác động. Sau khi xây dựng được mô hình ABC, các cấp lãnh đạo doanh nghiệp phải thường xuyên thẩm định lại chiến lược, cập nhập các nhân tố thành công cơ bản và các vấn đề kinh doanh chủ yếu theo các thay đổi của các đối tượng liên quan và môi trường kinh doanh. Trong giai đoạn này cần thực hiện các bước:
• Xem xét giữa các số liệu thực tế và kế hoạch để tìm ra các vấn đề còn bất hợp lý, từ đó tìm cơ hội cải thiện. Đây là việc các nhà quản trị cần xem xét những hoạt động nào tạo nên lợi nhuận hay mang lại các kết quả mong muốn cho doanh nghiệp, từ đó ra quyết định gia tăng hay giảm bớt loại bỏ các hoạt động đó.
• Sau khi tìm được các cơ hội cải thiện doanh nghiệp phải thiết lập danh sách các phương án cải thiện. Công việc này sẽ được thực hiện thông qua quan sát, tư duy, phân tích các mô hình hoạt động và dữ liệu hiện tại. Trong bước này, doanh nghiệp có thể sử dụng các chuyên gia nếu năng lực doanh nghiệp khó thực hiện. Doanh nghiệp cần phân tích các phương án và lập thứ tự ưu tiên các phương án theo mối quan hệ giữa lợi ích – chi phí.
• Thực hiện phương án cải thiện hiệu quả: Bước này đòi hỏi phải có đội ngũ nhân viên có thể đáp ứng yêu cầu mới. Những nhân viên này phải được đào tạo về vận hành, quản lý và bảo trì quá trình mới một cách kịp thời để các nhân viên nhận thức được trách nhiệm của mình. Cần thực hiện một cách kịp thời bởi nếu đào tạo thay đổi quá sớm sẽ gây ra sự lo lắng bối rối cho các nhân viên chưa quen với hệ thống và quá trình mới. Và nếu quá muộn sẽ làm bỏ phí nhiều cơ hội cải tiến và cơ hội kinh doanh trên thị trường.
• Liên tục cập nhật các phần mềm ứng dụng ABC mới phù hợp với điều kiện doanh nghiệp. Mô hình ABC sẽ không thể hiện những ưu điểm của nó nếu không có những phần mềm ứng dụng phù hợp.
Ngoài việc xây dựng mô hình ABC phù hợp cần phải xây dựng phần mềm ứng dụng ABC. Bởi những thông tin của ABC không chỉ là những thông tin tài chính thông thường mà còn là những thông tin phi tài chính: thông tin chất lượng, thông tin số lượng, thông tin hoạt động… ABC đòi hỏi phải có lượng thông tin khổng lồ. Có như vậy mới thực hiện phương pháp ABC một cách hiệu quả. Vì vậy ABC sẽ không phát huy được tính ưu việt của nó nếu không có một phần mềm hiệu quả. Yêu cầu đối với phần mềm này là phải có khả năng phân tích sâu không chỉ dừng lại ở việc phân bổ chi phí, tức là thiết kế phần mềm phải tiếp cận với mạng lưới các đối tượng để tiến hành phân bổ chi phí nhiều chiều (sản phẩm, khách hàng, thị trường…). Bên cạnh đó phần mềm phải bao gồm hệ thống các báo cáo đầu ra tiêu chuẩn bao quát các thông tin cơ sở cùng các kết quả về đối tượng chi phí và các hoạt động. Những mẫu báo cáo này còn có thể sử dụng một cách linh hoạt tuỳ từng người sử dụng. Ngoài ra phần mền còn có các hoạt động hỗ trợ khác. Trong trường hợp doanh nghiệp không có khả năng thiết kế được các phần mềm này thì có thể mua chúng, song phải hiểu rõ sự ứng dụng của ABC vào doanh nghiệp. Nên thiết kế mô hình ABC và phân tích hoạt động trước khi lựa chọn một phần mềm thích hợp. Hiện nay có một số phần mềm kế toán có thể áp dụng phương pháp ABC như Esoft Financials. Trong tương lai, nhiều phần mềm dựa vào phương pháp này sẽ được phát triển và phần mềm này sẽ được hỗ trợ trong việc phân bổ chi phí gián tiếp vào sản phẩm một cách chính xác với chi phí thấp và trong thời gian ngắn.