Ta chọn hệ quản trị CSDL Access chứ không phải một hệ quản trị CSDL nào khác bởi lí do Access đã khá quen thuộc với chúng ta. Mặc dù đã được sử dụng rất lâu, và ngày nay đã có một số hệ quản trị CSDL hiện đại hơn ra đời (như: DB2, Oracle..) nhưng Access vẫn là một công cụ dễ sử dụng.
Sử dụng Access chúng ta có thể thiết kế, tạo lập và bảo trì CSDL với hiệu quả và hiệu suất cao.
Hệ quản trị CSDL Microsof Access phiên bản 2003 vẫn được đánh giá là chiếm phần chia thị trường phần mềm quản trị CSDL lớn nhất hiện nay. Bởi vì MS Access mang lại hiệu quả lớn đối với những CSDL không quá phức tạp và là lựa chọn hàng đầu cho những ứng dụng vừa và nhỏ.
Ngoài ra, quan trọng hơn cả là bằng việc sử dụng Access, chúng ta có thể viết những lệnh truy vấn dữ liệu phức tạp kết hợp với Visual Basic để kết xuất các báo cáo.
Dùng Access làm nền cho các ứng dụng cá nhân: Có thể dùng Access để phát triển những hệ thống quản lý dữ liệu đơn giản của cá nhân. Nhiều người đã tự động hoá hầu hết các công việc quản lý dữ liệu cá nhân cho bản thân mình, từ quản lý tài chính, tài liệu, số điện thoại và địa chỉ đến quản lý băng đĩa, gia phả ... Với những ứng dụng không mấy cầu kỳ, Access đặc biệt dễ dùng.
Ứng dụng Access cho các doanh nghiệp nhỏ: Access là một công cụ tuyệt vời để phát triển những ứng dụng phục vụ cho công tác quản lý và điều hành một doanh nghiệp nhỏ. Những Wizard của Access cho phép dễ dàng và nhanh chóng xây dựng nền móng cho một ứng dụng. Khả năng đưa vào ứng dụng Access những đơn vị (module) chương trình viết bằng Visual Basic giúp cán bộ lập trình tạo ra các thư viện bao gồm các thủ tục (sub) và những hàm (function) có thể sử dụng lại. Khả năng bổ sung chương trình vào “phía sau” những mẫu và báo cáo cho phép họ thiết kế được những giao diện hoạt động trôi chảy và ứng xử linh hoạt trước những sự kiện do người dùng gây ra. Tuy nhiên, quá trình sử dụng Access đã phát triển một ứng dụng chuyên biệt cho một doanh nghiệp nhỏ cũng đòi hỏi đáng kể về thời gian, tài chính, trình độ chuyên nghiệp.
Ứng dụng Access ở cấp phòng ban: Access cũng rất tiện dùng để phát triển những ứng dụng cho các phòng ban thuộc những công ty lớn. Hầu hết các phòng ban thuộc những công ty lớn đều có đủ ngân sách để tạo ra những ứng dụng được thiết kế một cách hoàn hảo. Hơn nữa, nhiều phòng ban còn có những nhân viên rất hăng say thiết kế mẫu và báo cáo. Họ sẵn sàng phối hợp với các chuyên gia phần mềm để tạo nên những ứng dụng đáp ứng một cách tối ưu những nhu cầu thông tin của phòng ban.
Ứng dụng Access cho toàn doanh nghiệp: Access dùng để tạo ra những ứng dụng xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin trên toàn bộ phạm vi của một cơ quan với quy mô vừa phải.
Dùng Access như phần mềm ở tuyến trước cho các ứng dụng khách/chủ trên phạm vi toàn doanh nghiệp. Hoạt động ở tuyến trước, Access đảm đương việc hiện thông tin tìm được từ máy chủ dưới dạng những mẫu, báo cáo hay trang dữ liệu.
Dùng Access cho những ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan hay mạng quốc tế: Nhờ những trang tiếp cận dữ liệu mà người dùng Intranet và Internet có thể cập nhật dữ liệu qua một trình duyệt web như Internet Explorer. Các trang tiếp cận dữ liệu là những tài liệu HTML bị ràng buộc trực tiếp vào một CSDL Access. Ngoài các trang tiếp cận dữ liệu, Access còn cho phép xuất bản các đối tượng của CSDL thành những trang HTML hay XML. Những trang động được xuất bản qua một máy chủ Web và cung cấp cho người dùng dữ liệu mới nhất lấy từ CSDL.
Microsoft Access là một thành phần của gói sản phẩm Microsoft Office Professional, vì thế mà những đối tượng thuộc giao diện như thực đơn, dải công cụ(Tools bar) và hộp thoại đều rất tương tự như các ứng dụng khác của Office mà phần lớn cán bộ văn phòng đã quen dùng. Việc trao đổi (nhập/xuất) dữ liệu giữa Access và các ứng dụng khác trong môi trường Windows như Excel, Word, Visual FoxPro, SQL Server, Oracle, HTML,XML…. cũng rất thuận tiện. Access là một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMS- Relational Database Management System), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ. Những điểm đó là nền tảng để MS Access mang lại hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng.
Hơn nữa, Access còn cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi kèm (Development Tools). Công cụ này sẽ giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ.
Một trong những đặc điểm quan trọng mà chúng ta có thể thêm vào ứng dụng là khả năng in ra dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của ứng dụng Chúng ta có thể tạo dễ dàng tạo các báo cáo từ nhưng ứng dụng đang dùng.
2.6.4.Giới thiệu Crystal Report
Crytal Report là một ứng dụng mạnh cho phép bạn tạo các báo cáo, các danh sách và các nhãn có sẵn từ dữ liệu trong một ứng dụng CSDL. Khi Crytal Report liên kết với một CSDL, nó đọc các dữ liệu từ field mà chúng ta chọn và đặt chúng vào
Crytal Report. Các field có thể đứng một mình và một phần của công thức dùng phát sinh những giá trị phức tạp hơn.
Chúng ta có thể dùng rất nhiều các công cụ có sẵn để điều khiển phù hợp với yêu cầu của Report. Các công cụ đó cho phép:
- Tạo các phép tính từ đơn giản đến phức tạp - Tính toán tổng lớn và nhỏ
- Tính toán cộng các mẩu tin trong một hoặc nhiều câu truy vấn
- Tính trung bình
- kiểm tra sự hiện diện của các giá trị xác định
- Lọc các mẩu tin của CSDL
Dữ liệu có thể được đặt và định dạng một cách chính xác ở những nơi mà chúng ta cần khi thiết kế báo cáo. Bằng cách sử dụng Crytal Report, các báo cáo của chúng ta trở lên dễ dàng hơn theo những yêu cầu của chương trình. Sau khi thiết kế xong báo cáo cho ứng dụng, chúng ta có thể sử dụng nó trong những ứng dụng hoặc làm mẫu để tạo các báo cáo tương tự khác.
Mặc dừ hầu hết CSDL đều chứa phần cho phép sinh ra các báo cáo, nhưng chúng thường quá khó đối với những người lập trình không chuyên nghiệp sử dụng, và thường yêu cầu chúng ta phải hiểu biết về cách làm của chương trình.
Crytal Report là công cụ cho cả hai đối tượng, người dùng cuối và nhà phát triển chương trình.
Cùng với khái niệm thiết kế của Visual Basic, Crytal Report có thể kết nối với bất kỳ CSDL nào. Người thiết kế có thể sử dụng điều này bằng một trong những phương thức sau:
- OLE DB (ADO) - ADO.NET
- ODBC (RDO hoặc RDS)
Chương 3 - PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN TRỊ QUAN HỆ KHÁCH HÀNG