Một phơng pháp đợc định nghĩa nh là một tập các bớc và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống thông tin chặt chẽ nhng dễ quản lý. Phơng pháp đợc dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phơng pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin, ba nguyên tắc đó là:
- Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình.
- Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng.
- Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgic khi phân tích và chuyển từ mô hình lôgic sang mô hình vật lý khi thiết kế.
Nguyên tắc đi từ chung đến riêng là nguyên tắc của sự đơn giản hoá. Thực tế ngời ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trớc hết phải hiểu rõ các mặt chung trớc khi xem xét chi tiết. Việc áp dụng nguyên tắc này là vấn đề rất cần thiết. Tuy nhiên những công cụ đầu tiên đợc sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn, nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn. Nhiệm
vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc 3, có nghĩa là đi từ vật lý sang lôgic khi phân tích và đi từ lôgic sang vật lý khi thiết kế. Ta xem xét một số nguyên tắc sau:
2.4.1 Phơng pháp tổng hợp
Phơng pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận nhng phải đảm bảo logic toán học trong hệ thống để sau này có thể sử dụng đợc các mảng cơ bản trên từng nhiệm vụ đó.
Ưu điểm: Phơng pháp này cho phép đa dần hệ thống vào làm việc theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu đợc kết quả.
Nhợc điểm: Các thông tin dễ bị trùng lặp dẫn đến các thao tác không cần thiết.
2.4.2 Phơng pháp phân tích
Phơng pháp này có nhiệm vụ đầu tiên là phải đảm bảo logic toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng đợc các mảng cơ bản trên từng nhiệm vụ đó.
Ưu điểm: phơng pháp này cho phép tránh đợc việc thiết lập các mảng làm việc một cách thủ công.
Nhợc điểm: hệ thống chỉ đa vào đồng thời toàn bộ các mảng này vào sử dụng.
2.4.3 Phơng pháp tổng hợp và phân tích
Đây là phơng pháp kết hợp đồng thời cả hai phơng pháp tổng hợp và phân tích. Tiến hành đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và các thao tác cũng nh các nhiệm vụ cần thiết. Phơng pháp này yêu cầu phải tổ chức chặt chẽ đảm bảo tính nhất quán của thông tin trong hệ thống.
2.5. Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý
2.5.1 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin
Những vấn đề về quản lý: Vấn đề đầu tiên cần quan tâm khi phát triển một hệ thống thông tin mới là điều gì khiến một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin mới. Sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin cũ, những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống. Ngoài ra còn một số nguyên nhân khác nh yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi sách lợc chính trị.
Những yêu cầu mới của nhà quản lý: những yêu cầu mới của nhà quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới. Những luật mới của chính phủ mới ban hành nh luật thuế chẳng han, việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới. Các hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ khiến doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng.
Sự thay đổi của công nghệ: việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này.
Sự thay đổi sách lợc chính trị: vai trò của những thách thức chính trị cũng không lên bỏ qua, nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin. Chẳng hạn, không phải là không có những hệ thống thông tin đợc phát triển chỉ vì ngời quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình và khi ông ta biết rằng thông tin là một phơng tiện thực hiện điều đó.
2.5.2 Các công đoạn của phát triển hệ thống thông tin
Phát triển một hệ thống thông tin đợc thực hiện qua 7 giai đoạn: đánh giá yêu cầu, phân tích chi tiết, thiết kế lôgíc, đề xuất các phơng án của giải pháp, thiết kế vật lý ngoài, triển khai kỹ thuật hệ thống, cài đặt và khai thác hệ thống. Phát triển một hệ thống là một quá trình lặp, tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trớc để tìm cách khắc phục những sai sót. Một số nhiệm vụ đợc thực hiện trong suốt quá trình đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát trỉen hệ thống. Giai đoạn này đợc thực hiện tơng đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. - Làm rõ yêu cầu.
- Đánh giá khả năng thực thi.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiểt đợc tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định những mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt đ- ợc. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm cac công đoạn sau:
- Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại. - Nghiên cứu hệ thống thực tại.
- Đa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. - Đánh giá lại tính khả thi.
- Thay dổi đề xuất của dự án.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.
Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc
Giai đoạn này nhằm mục đích xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợc những mục tiêu đã đợc thiết lập ở giai đoạn trớc. Mô hình lôgíc của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ đợc nhập vào (các Inputs). Mô hình lôgíc sẽ phải đợc những ngời sử dụng xem sét và chuẩn y. Thiết kế lôgíc bao gồm những công đoạn sau:
- Thiết kế cơ sở dữ liệu. - Thiết kế xử lý.
- Thiết kế các luồng dữ liệu vào. - Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgíc. - Hợp thức hoá mô hình lôgíc.
Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp
Mô hình lôgíc của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô hình này đợc xác định và chuẩn y vởi ngời sử dụng thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiên cứu về các phơng tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phơng án khác nhau để cụ thể hoá mô hình lôgíc. Mỗi một phơng án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhng cha phải là một mô tả chi tiết. Tất nhiên ngời sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài đợc xây dựng chi tiết nhng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn.
Để giúp những ngời sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn những mục tiêu đã định ra trớc đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) của mỗi phơng án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ đợc trình lên những ngời sử dụng và một buổi trình bày sẽ đợc thực hiện. Những ngời sử dụng sẽ chọn lấy một phơng án tỏ ra đáp ứng tốt nhất cac yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Giai đoạn đề xuất cá phơng án của giải pháp bao gồm những công đoạn sau:
- Xây dựng các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức. - Xây dựng các phơng án của giải pháp.
- Đánh giá các phơng án của giải pháp.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng án của giải pháp.
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn này đợc tiến hành sau khi một phơng án giải pháp đợc lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trớc hết là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho ngời sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:
- Lập kế hoạch thiết kê vật lý ngoài. - Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra).
- Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá. - Thiết kê các thủ tục thủ công.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài.
Ghi chép phỏng vấn, kết quả khảo sát, quan sát các mẫu
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những ngời chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu nh các bản hớng dẫn sử dụng và thao tác cũng nh các tài liệu mô tả về hệ thống. Việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống bao gồm những hoạt động nh sau:
- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật. - Thiết kế vật lý trong.
- Lập trình.
- Thử nghiệm hệ thống. - Chuẩn bị tài liệu.
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới đợc thực hiện. Để viêc chuyển đổi này đợc thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn cài đặt và khai thác hệ thống bao gồm những công đoạn sau:
- Lập kê hoạch cài đặt. - Chuyển đổi.
- Khai thác và bảo trì. - Đánh giá.
Cần phải lu ý rằng kết quả của quá trình phân tích và thiết kế bao gồm hai phần lớn, đó là: hệ thống thông tin và tài liệu về hệ thống.
2.6. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin