Sau khi nghiên cứu báo cáo về giai đoạn đánh giá yêu cầu và tham dự buổi thuyết trình về giai đoạn đánh giá yêu cầu do phân tích viên trình bày, một quyết định sẽ đợc đa ra là có tiếp tục hay huỷ bỏ dự án. Trong trờng hợp đợc chấp thuận thì giai đoạn phân tích chi tiết sẽ đợc tiến hành.
SV: Cao Thị Toản 32 Lớp Tin học kinh tế 46B
2.0 Cấu trúc hoá các yêu cầu 1.0 Xác định các yêu cầu hệ thống
Hồ sơ dự án
Kế hoạch xây dựng HTTT, lịch phân tích HT, yêu cầu dịch vụ củ HT…
Chiến lợc đề xuất cho HT mới
Mô tả về HT mới Mô tả về HT hiện tại và HT mới
Các yêu cầu HT
Các bớc của giai đoạn phân tích hệ thống
James Mckeen đã làm sáng tỏ tính sống còn của giai đoạn này bằng nhận xét: những ngời thành công nhất, nghĩa là những ngời tôn trọng nhất các ràng buộc về tài chính, về thời gian và đợc ngời sử dụng hài lòng nhất, cũng là những ngời đã dành nhiều thời gian nhất cho những hoạt động phân tích và thiết kế lôgíc.
Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đa ra đợc chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là xác định những vấn đề chính cũng nh các nguyên nhân chính của chúng, xác định mục tiêu cần đạt đợc của hệ thống mới và đề xuất ra đợc các yếu tố giải pháp cho phép đạt đợc mục tiêu đó.
3.0 Tìm và lựa chọn
các giải pháp
2.6.2 Các phơng pháp thu thập thông tin 2.6.1.1 Phơng pháp phỏng vấn
Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin. Phỏng vấn cho phép thu đợc những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp đ- ợc những ngời chịu trách nhiệm trên thực tế, số ngời này có thể không đợc ghi trên văn bản tổ chức, thu đợc những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt đợc khi tài liệu quá nhiều. Đặc biệt là mục tiêu của tổ chức.
Phỏng vấn thờng đợc thực hiện theo các bớc sau: Chuẩn bị phỏng vấn
- Lập danh sách những ngời sẽ đợc phỏng vấn và lịch phỏng vấn. Lựa chọn số lợng và loại cán bộ để phỏng vấn theo cách thức từ trên xuống (TOP-DOWN).
- Cần biết một số thông tin về ngời đợc phỏng vấn (trách nhiệm, thái độ, tuổi đời…).
- Lập đề cơng nội dung chi tiết cho phỏng vấn theo mẫu (bảng dới).
- Xác định cách thức phỏng vấn (phi cấu trúc hay có cấu trúc).
- Gửi trớc những vấn đề yêu cầu (thông tin vào/ra, lu trữ, mẫu biểu, xử lý…).
- Đặt lịch làm việc (tốt nhất là buổi sáng, thời gian từ 90 phút đến 2 giờ).
- Phơng tiện ghi chép là các ký pháp trên giấy khổ lớn.
Đề cơng và câu hỏi phỏng vấn Ngời phỏng vấn: Mã số ngời đợc phỏng vấn: Họ tên ngời đợc phỏng vấn: Chức vụ, chức danh: Nơi phỏng vấn: Thời gian: Ngày tháng:………. Giờ: Mục tiêu:
Dữ liệu cần thu thập: kiến thức cơ bản, kinh nghiệm và quan điểm của ngời đợc phỏng vấn. Lịch trình: Thời gian: Giới thiệu 1 phút Sơ lợc về phỏng vấn 2 phút Các vấn đề cần bao quát 2 phút Câu hỏi vấn đề 1 5 phút Câu hỏi vấn đề 2 6 phút ……….. Câu hỏi n 7 phút Tổng hợp các ý kiến chính 3 phút Câu hỏi từ ngời đợc phỏng vấn 5 phút
ý kiến bổ sung 3 phút
Kết thúc 2 phút
Tiến hành phỏng vấn
- Nhóm phỏng vấn gồm 2 ngời: ngời phỏng vấn chính, dẫn dắt phỏng vấn, lợc ghi trên giấy mẫu. Cán bộ phỏng vấn phụ thu thập mẫu vật mang tin, bổ sung hoặc làm rõ ý.
- Đến đúng giờ, thái độ lịch sự, tinh thần khách quan, không đợc tạo ra cảm giác “thanh tra”.
- Nhẫn nại, chăm chú nghe, mềm dẻo và cởi mở. Có thể dùng máy ghi âm nhng phải đợc sự cho phép của ngời đợc phỏng vấn.
- Tổng hợp kết quả phỏng vấn: đây là khâu rất quan trọng của phỏng vấn. Nó thờng đợc thực hiện ngay sau buổi phỏng vấn, trong 48 tiếng:
Lập bảng tổng hợp tài liệu gồm 3 cột: số hiệu tài liệu, mô tả về nhiệm vụ xử lý, vị trí công tác thực hiện xử lý, tần suất và khối l- ợng xử lý, tài liệu sử dụng cho xử lý, tài liệu ra của xử lý.
Tổng hợp các thông tin thu đợc, kết hợp với thông tin từ các cuộc phỏng vấn khác để phát hiện những điều bất hợp lý cần đợc làm rõ…
2.6.1.2 Nghiên cứu tài liệu
Phơng pháp nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu một cách tỉ mỉ và chính xác về nhiều khía cạnh của tổ chức nh: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và t- ơng lai của tổ chức.
Cần nghiên cứu kỹ các văn bản sau:
- Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc một nhóm công tác.
- Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức.
- Các loại báo cáo, bảng biểu do hệ thống thông tin hiện có sinh ra.
2.6.1.3 Sử dụng phiếu điều tra
Khi cần phải lấy thông tin từ một số lợng lớn các đối tợng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra. Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu điều tra phải rõ ràng, cùng hiểu nh nhau. Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp.
Có thể chọn đối tợng gửi phiếu điều tra theo một số cách thức cơ bản sau:
- Chọn những đối tợng có thiện chí, tích cực trả lời. - Chọn nhóm ngẫu nhiên trên danh sách.
- Chọn mẫu có mục đích. Chẳng hạn chỉ chọn những đối tợng thoả mãn một điều kiện nào đó, nh đối tợng phải có từ 1 năm kinh nghiệm trở lên...
- Phân thành các nhóm (lãnh đạo, quản lý, ngời sử dụng, phục vụ...) rồi chọn ngẫu nhiên từ các nhóm đó.
Phiếu điều tra thờng đợc thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể dùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang Web động ... Phiếu điều tra cần phải đợc phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình thức câu hỏi. Trên phiếu điều tra nên chứa chủ yếu là câu hỏi đóng (Closed Ended) và có một số câu hỏi mở (Opened Ended). Để đảm bảo tỷ lệ phiếu thu về cao và có chất lợng, ngời gửi phiếu phải là cấp trên của các đối tợng nhận phiếu.
2.6.1.4 Quan sát
Khi phân tích muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn nh tài liệu để đâu, đa cho ai, có sắp xêp hoặc không sắp xếp, lu trữ có khoá hoặc không có khoá ...
Đôi khi phơng pháp này gặp khó khăn vì ngời bị quan sát không thể hiện thái độ bình thờng giống nh mọi ngày thờng, mà có thái độ đề phòng.
2.6.3 Các công cụ mô hình hoá hệ thống thông tin
Một trong những vấn đề quan trọng không thể thiếu khi phân tích một hệ thống thông tin đó là việc mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống đó, khi đó cần phải sử dụng một số công cụ tơng đối chuẩn đêr mô hình hoá nh sơ đồ luồng thông tin (IFD-Information Flow Diagram), sơ đồ luồng dữ liệu (DFD- Data Flow Diagram) và từ điển hệ thống (SD-System Dictionary).
Sơ đồ luồng thông tin đợc dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin nh sau:
- Xử lý
Thủ công Giao tác ngời-máy Tin học hoá hoàn toàn - Kho lu trữ dữ liệu
Thủ công Tin học hóa
- Dòng thông tin
- Điều khiển
Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tợng đợc biểu diễn trên sơ đồ. Rất nhiều các thông tin không thể hiện đợc trên sơ đồ nh hình dạng (Format) của các thông tin vào/ra, thủ tục xử lý, phơng tiện thực hiện xử lý ... sẽ đợc ghi trên các phích vật lý này. Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý.
Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin có mẫu nh sau:
SV: Cao Thị Toản 38 Lớp Tin học kinh tế 46B
Tài liệu
Tên tài liệu: Mô tả:
Tên IFD có liên quan: Vật mang:
Hình dạng: Nguồn: Đích:
Loại thứ hai: Phích kho chứa dữ liệu có mẫu nh sau:
Tên kho dữ liệu: Mô tả:
Tên IFD có liên quan: Vật mang:
Chơng trình hoặc ngời truy nhập:
Loại thứ ba: Phích xử lý có mẫu nh sau: Tên xử lý: Mô tả:
Tên IFD có liên quan: Phân ra thành các IFD con: Phơng tiện thực hiện: Sự kiện khởi sinh: Chu kỳ:
Cấu trúc của thực đơn: Phơng pháp xử lý:
Sơ đồ luồng thông tin IFD
Luồng Phích Phích Phích Phích IFD Kho dữ liệu Xử lý Điều khiển
Mối liên hệ giữa IFD và các phích vật lý của từ điển hệ thống đợc thể hiện nh sau:
• Sơ đồ luồng dữ liệu(DFD- Data Flow Diagram)
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin nh sơ đồ luồng thông tin nhng trên góc độ trừu tợng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhng không hề quan tâm tới nới, thời điểm và đối tợng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.
Tên dòng dữ liệu
Tệp dữ liệu
Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD):
Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu:
Nguồn hoặc đích
Dòng dữ liệu
Tiến trình xử lý
Kho dữ liệu
Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD Các mức của DFD
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): sơ đồ này thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thẻ bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật.
Phân rã sơ đồ: để mô tả hệ thống chi tiết hơn ngời ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, ngời ta phân rã ra thành các sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1...
Các phích lôgíc
Giống nh phích vật lý, phích lôgíc hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phích lôgíc, chúng đợc dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin:
Tên ngời/ bộ phận phát/nhận thông tin
Tên tiến trình xử lý
- Mẫu phích xử lý lôgíc. - Mẫu phích luồng dữ liệu. - Mẫu phích phần tử thông tin. - Mẫu phích kho dữ liệu. - Mẫu phích tệp dữ liệu.
Phích xử lý logic:
Phích luồng dữ liệu:
Tên luồng: Mô tả:
Tên DFD liên quan: Nguồn:
Đích:
Các phần tử thông tin: Phích phần tử thông tin:
Tên phần tử thông tin:
SV: Cao Thị Toản 42 Lớp Tin học kinh tế 46B
Tên xử lý: Mô tả:
Tên DFD liên quan: Các luồng dữ liệu vào: Các luồng dữ liệu ra:
Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng: Mô tả lôgíc của xử lý:
Loại: Độ dài:
Tên DFD có liên quan: Các giá trị cho phép:
Phích kho dữ liệu:
Tên kho: Mô tả:
Tên DFD có liên quan: Các xử lý có liên quan:
Tên sơ đồ cấu trúc dữ liệu có liên quan:
Phích tệp dữ liệu:
Tên tệp: Mô tả:
Tên DFD có liên quan: Các phần tử thông tin: Khối lợng (Bản ghi, ký tự):
Ngôn ngữ cấu trúc dùng để mô tả xử lý lôgic trên phích xử lý
Ngôn ngữ này chứa các động từ nh: đọc, ghi, sắp xếp, chuyển sang, trộn, cộng trừ, nhân, chia, hãy thực hiện ... Các phép toán số học và lôgic th- ờng dùng. Ngôn ngữ này cũng dùng các danh từ đợc dùng để mô tả dữ liệu
trong từ điển hệ thống. Ngôn ngữ cấu trúc không dùng các trạng từ và tính từ. Ngôn ngữ cấu trúc chỉ dùng các cấu trúc sau đây để viết các câu:
- Tiếp theo (Sequence) - Nếu ... thì ...
- Nếu ... thì ... Nếu không thì ... - Trong khi mà ...
- Cho đến khi
- Câu phức hợp: Bắt đầu ... Kết thúc. - Theo các trờng hợp
- Ngôn ngữ cấu trúc tiếng anh cũng có thể dùng khi thiết kế. Ngôn ngữ này chứa các động từ nh: Read, Write, Sort, Move, Merge, Add, Substract, Multiply, Division, Do …Các phép toán số học và lôgic th- ờng dùng. Ngôn ngữ cũng dùng các danh từ đợc dùng để mô tả dữ liệu trong từ điển hệ thống, ngôn ngữ cấu trúc tiếng anh không dùng trạng từ và tính từ.
Một số quy ớc và quy tắc liên quan tới DFD
- Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên từ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu. - Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhng luôn đi cùng nhau thì
có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất. - Xử lý luôn phải đợc đánh mã số.
- Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau. - Tên cho xử lý phải là một động từ.
- Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý.
- Thông thờng một xử lý mà lôgic xử lý của nó đợc trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp. - Cố gắng chỉ để 7 xử lý tối đa trên một trang DFD.
- Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã.
- Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối (Balancing) của DFD.
- Xử lý không phân rã tiếp thêm thì đợc gọi là xử lý nguyên thuỷ. Mỗi xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý lôgic trong từ điển hệ thống.
Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thờng dùng nhất để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống. Những công cụ này thờng đ- ợc các phân tích viên sử dụng với mức độ khác nhau, bất luận quy mô dự án lớn hay nhỏ cũng nh kích cỡ của tổ chức to hay nhỏ.
2.7 Bài toán quản lý tài sản cố định