+ Quản lý Công Văn tại phòng tổng hợp văn phòng Bộ.
+ Quản lý Công Văn tại văn th của các Vụ trực thuộc Bộ Tài Chính.
Các công tác quản lý Công Văn tại các phòng ban trên đều có liên quan và phụ thuộc lẫn nhau. Sau đây là phần khảo sát công tác quản lý công văn tại các bộ phận trên .
I. Khảo sát bài toán quản lý công văn tại phòng hành chính văn phòng Bộ
phòng Bộ
Phòng hành chính của Bộ Tài Chính quản lý 2 loại công văn là công văn đến và công văn đi.
Các công văn nội bộ chỉ đợc lu nhờ tại bàn của phòng hành chính chứ thực tế phòng hành chính không quản lý các công văn luân chuyển nội bộ.
Các công văn đến đợc gửi từ các đơn vị bên ngoài Bộ Tài Chính đến Bộ và các Vụ ở trong Bộ và có khoảng 200 công văn đến/ngày.
Các công văn đi đợc gửi từ các đơn vị bên trong Bộ Tài Chính và có khoảng 50 - 60 công văn đi/ngày.
Công tác quản lý công văn tại phòng hành chính đợc tiến hành nh sau:
a. Công văn đến:
Các công văn từ các đơn vị bên ngoài gửi tới Bộ Tài Chính đều bắt buộc phải gửi qua phòng hành chính.
Các công văn đến đợc chuyển tới phòng hành chính sẽ đợc đa qua bộ phận phân loại và đánh số cho công văn theo các tiêu chí về nơi gửi công văn và công văn có trình lãnh đạo bộ hay công văn chuyển thẳng cho các Vụ.
Sau khi các công văn đến đã đợc phân loại sẽ đợc chuyển tới cho bộ phận nhập công văn. Bộ phận này sẽ nhập công văn tức là sẽ nhập các dữ liệu công văn này vào máy để quản lý gọi là sổ đăng kí công văn đến.
Công văn trình Bộ là các công văn có địa chỉ nhận ghi đích danh Lãnh đạo Bộ hoặc ghi chung là Bộ Tài chính. Căn cứ vào địa chỉ nhận và đánh giá sơ bộ nội dung công văn, phòng Hành chính có 2 cách xử lý công văn trình Bộ nh sau:
Trình Lãnh đạo Bộ: đối với công văn này phòng Hành chính làm
phiếu trình lấy ý kiến của các Lãnh đạo Bộ. Lãnh đạo Bộ xem xét, cho ý kiến, phân công các Vụ xử lý chính & phối hợp (nếu cần).
Gửi Chánh văn phòng: đối với công văn này, phòng Hành chính
làm phiếu gửi chuyển chánh văn phòng. Các công văn này đợc Chánh Văn phòng xem xét, cho ý kiến chuyển tới các Vụ/Cục nào. Cả 2 loại công văn này trớc khi đợc chuyển tới Lãnh đạo Bộ hoặc Chánh văn phòng (kèm theo các phiếu trình và phiếu gửi chuyển), đều đợc phòng Tổng hợp xem xét lại và chỉnh lại cho chính xác. Và sau khi có ý kiến chỉ đạo xử lý của Lãnh đạo Bộ và Chánh văn phòng, thì đợc phòng Tổng hợp chuyển lại cho phòng Hành chính để giao cho các vụ thực hiện (phòng Tổng hợp và Hành chính đều có trách nhiệm theo dõi quá trình này).
Công văn chuyển thẳng cho các đơn vị trong Bộ: Các công văn này thờng có địa chỉ nhận là tên các đơn vị trong Bộ và đợc phòng Hành chính chuyển thẳng cho văn th của các Vụ/Cục/Tổng cục.
Hàng ngày, vào đầu giờ sáng phòng hành chính sẽ in ra danh sách các công văn đến chuyển cho từng Vụ để văn th các vụ lên nhận công văn về và các văn th sẽ phải ký nhận với phòng hành chính trên sổ giao nhận công văn đến. Đây cũng chính là nét đặc trng trong công tác quản lý công văn của bộ tài chính so với các cơ quan bên ngoài khác.
Công văn đến còn chia theo các tiêu chí nh: * Độ khẩn: Tối khẩn, khẩn, thờng.
* Độ mật: Tối mật, mật, thờng.
Vậy việc quản lý các công văn này có điểm gì khác biệt nhau?
Nhìn chung thì việc xử lý các công văn đến đều phải thông qua các bớc tiến hành nh đợc phân tích ở trên. Tuy nhiên, đối với công văn với các mức độ khẩn khác nhau thì sẽ tơng ứng với các mức độ xử lý theo thời gian khác nhau. Cụ thể nh với công văn tối khẩn và khẩn thì sẽ đợc chuyển ngay trong ngày còn các công văn thờng thì có thể đợc chuyển tới nơi xử lý chậm hơn các loại công văn kia.
Các công văn đợc gửi theo đờng bu điện nằm trong bao bì th kín:
Theo nguyên tắc chung của việc xử lý công văn tại bộ phận văn th thì các công văn gửi trong bao bì thông qua đờng bu điện gửi tới Bộ tài chính thì phòng hành chính có quyền cắt bao bì th để đọc nội dung của công văn . Tuy nhiên trong một số trờng hợp do khối lợng công việc tại phòng hành chính quá lớn nên phòng hành chính có thể chuyển các bao bì có chứa công văn đến thẳng cho các vụ để xử lý.
Đối với công văn mật thì phòng hành chính còn có một sổ mật để theo dõi các công văn này. Sau khi lu lại thông tin của các công văn này thì mới đợc chuyển tới nơi xử lý.
Các công văn đến đợc phân thành các loại nh sau:
- Thông t. - Quyết định. - Nghị định - Nghị quyết - Chỉ thị Cách tổ chức các sổ công văn: - Sổ công văn thờng có mã là: 01 - Sổ phiếu chuyển có mã là: 02 - Sổ phiếu trình lãnh đạo Bộ có mã là: 03
Các số nhảy bao giờ cũng đợc bắt đầu từ : 1
b> Công văn đi:
Công văn từ Bộ gửi ra các đơn vị bên ngoài đều phải đến phòng hành chính để
