đóng dấu cho công văn đi đó và lu lại một bản công văn đi này.
Sau đó, công văn đi này sẽ đợc nhập vào máy, lu trong sổ đăng kí công văn đi. Đến cuối mỗi năm, các công văn đi này sẽ đợc chuyển tới kho lu trữ và phòng hành chính sẽ in ra danh sách công văn đi chuyển cho kho lu trữ và vào sổ giao nhận công văn đi.
II. Khảo sát bài toán quản lý công văn tại phòng tổng hợp của các vụ vụ
Phòng tổng hợp của các Vụ trong Bộ Tài Chính quản lý 3 loại công văn là công văn từ các đơn vị bên ngoài đến, công văn đi của Vụ và công văn luân chuyển nội bộ giữa các vụ.
Các công văn đến đợc gửi từ các đơn vị bên ngoài Bộ Tài Chính đến Vụ và có dới 10 công văn đến/ngày.
Các công văn đi đợc gửi từ Vụ và có khoảng 1 - 5 công văn đi/ngày.
Công văn luân chuyển nội bộ là các công văn của chính vụ mình gửi đi cho các vụ khác trong bộ hoặc các công văn mà vụ nhận đợc từ các vụ khác ở trong bộ.
Công tác quản lý công văn đợc tiến hành nh sau:
a> Công văn đến:
Công văn từ các đơn vị bên ngoài Bộ:
- Công văn chuyển thẳng từ phòng hành chính đến Vụ.
- Công văn đến đợc trình qua lãnh đạo bộ và lãnh đạo Bộ giao cho vụ xử lý. - Công văn do các đơn vị ngoài Bộ gửi thẳng đến Vụ không qua phòng Hành chính.
- Công văn luân chuyển nội bộ: Công văn do các đơn vị khác thuộc Bộ gửi đến (gửi trực tiếp đơn vị hoặc để nhờ bàn giao nhận phòng hành chính).
Sau khi đánh số thứ tự, vào sổ công văn của Vụ, văn th chuyển công văn đến trình Lãnh đạo Vụ cho ý kiến xử lý và sau đó chuyển cho các phòng ban xử lý. Cuối tuần, vào đầu giờ sáng văn th Vụ sẽ in ra danh sách các công văn đến chuyển cho từng phòng trong Vụ để ký nhận với phòng tổng hợp trên sổ giao nhận công văn đến của vụ.
Với công văn khẩn thì sẽ đợc giao ngay trong ngày.
b> Công văn đi:
Các công văn đi thuộc mức thẩm quyền của các Vụ trởng ký ra các đơn vị bên ngoài phải đến phòng hành chính để xin dấu và xin số cho công văn đi.
Sau đó công văn đi này sẽ đợc lu lại một bản và chuyển tới các đơn vị khác. Sau đó, công văn đi này sẽ đợc nhập vào máy, lu trong sổ đăng kí công văn đi.
c> Công văn luân chuyển nội bộ:
Công văn nội bộ bao gồm các loại: Công văn do các đơn vị khác thuộc Bộ gửi đến (gửi trực tiếp đơn vị hoặc để nhờ bàn giao nhận phòng hành chính) sẽ đợc văn th vụ nhập thông tin vào máy và chuyển cho lãnh đạo xem duyệt.
Sau đó các công văn này sẽ đợc chuyển giao cho các phòng ban xử lý.
Công văn nội bộ giữa các đơn vị trong Bộ Tài Chính thì có thể cần hoặc không cần thông qua phòng hành chính. Với các công văn có cần dấu thì mới cần thông qua phòng hành chính.
Các công văn đi này cũng sẽ đợc nhập vào máy để lu trữ xử lý trong sổ công văn.
Văn th Vụ còn phải có nhiệm vụ tổng kết và thống kê, báo cáo cũng nh theo dõi tình hình xử lý công văn của vụ mình. Ví dụ nh cần có các thông báo đối với các công văn đến hạn trả lời …