phòng Bộ
.Các công văn đợc quản lý tại Phòng tổng hợp văn phòng Bộ gồm 3 loại công văn là công văn từ các đơn vị bên ngoài đến, công văn đi của Bộ và công văn luân chuyển nội bộ.
Các công văn đến cần trình lãnh đạo bộ sẽ qua phòng tổng hợp văn phòng Bộ để lãnh đạo bộ cho ý kiến về việc giải quyết công văn này nh công văn đó sẽ đợc gửi cho Vụ nào xử lý và có thời hạn trả lời Bộ hay không,…
Các tờ trình Bộ của các Vụ (ví dụ nh các công văn đi mà các Vụ trởng không có đủ mức thẩm quyền ký) thì cũng đợc gửi tới lãnh đạo bộ và có thể đợc xem xét nh công văn luân chuyển nội bộ.
Công tác quản lý công văn đợc tiến hành nh sau:
a> Công văn đến:
Các công văn đến cần trình lãnh đạo Bộ sẽ đợc chuyển từ phòng hành chính tới phòng tổng hợp văn phòng Bộ. Phòng tổng hợp văn phòng bộ có nhiệm vụ nhận và phân loại các công văn này xem cần trình những lãnh đạo bộ nào. Sau đó văn th phòng tổng hợp sẽ chuyển các công văn này cho bộ phận th ký của một số lãnh đạo bộ nào đó để trình lãnh đạo Bộ xem xét và cho ý kiến về xử lý công văn đó.
Sau khi các công văn này đã đợc lãnh đạo bộ cho ý kiến xử lý và đợc bộ phận th ký của lãnh đạo bộ chuyển trả trở lại cho phòng tổng hợp văn phòng bộ thì các công văn này sẽ đợc chuyển tới cho bộ phận nhập công văn. Bộ phận này sẽ nhập thêm các thông tin cho công văn tức là sẽ vào phần ý kiến lãnh đạo bộ, giao cho vụ nào xử lý, có thời hạn trả lời Bộ hay không và khi nào phải trả lời,
để quản lý . …
Tại phòng tổng hợp văn phòng bộ có 2 loại sổ quản lý là sổ công văn đến trình bộ và sổ phiếu gửi Bộ.
Sổ phiếu trình là sổ 03 và sổ phiếu gửi là sổ 02 và đợc đánh số theo số nhảy của sổ công văn trên phòng tổng hợp, khác với số nhảy trên phòng hành chính. Các công văn mật cũng sẽ đợc lu lại trên một sổ khác riêng tại phòng tổng hợp. Các công văn khẩn vẫn có quy trình xử lý nh trên chỉ khác là các công văn khẩn sẽ đợc xử lý nhanh ngay trong ngày.
Các công văn đến sau tiến trình xử lý trên sẽ đợc đa trở lại cho phòng hành chính để phòng hành chính chuyển cho các vụ có liên quan.
b> Công văn đi
Công văn đi do Bộ phát ra tới các đơn vị bên ngoài có quá trình xử lý nh sau: Các công văn này sẽ đợc bộ phận th ký của lãnh đạo Bộ soạn thảo thành các công văn theo nh sự chỉ đạo của lãnh đạo bộ.
Sau đó các công văn này sẽ đợc chuyển qua phòng tổng hợp để phòng tổng hợp chuyển cho phòng hành chính đóng dấu và lấy số rồi gửi đi các đơn vị bên ngoài.
c> Công văn luân chuyển nội bộ:
Các công văn của bộ chuyển cho các vụ trong bộ sẽ đợc bộ phận th ký lãnh đạo bộ soạn thảo theo chỉ đạo của lãnh đạo bộ. Sau đó các công văn này sẽ đợc chuyển cho phòng tổng hợp văn phòng bộ để phòng tổng hợp chuyển cho các vụ hay thông qua phòng hành chính để chuyển cho các vụ.
Các công văn trình Bộ của các vụ sẽ đợc chuyển tới phòng tổng hợp của văn phòng Bộ. Sau đó các công văn này cũng sẽ đợc phân loại và chuyển cho bộ phận th ký của lãnh đạo bộ để bộ phận này chuyển cho lãnh đạo bộ xử lý. Thông thờng thì các tờ trình của Vụ gửi tới lãnh đạo bộ chỉ để xin dấu và chữ ký của lãnh đạo bộ. Sau đó các công văn này sẽ đợc chuyển về cho các vụ để xử lý tiếp.
Các công văn luân chuyển nội bộ hay các công văn đi nh các thông báo, chính sách mà do Bộ ban hành thì cũng đợc chuyển xuống dới phòng hành chính để lấy dấu và lấy số sau đó sẽ đợc gửi tới các vụ hoặc các đơn vị khác.
Cuối ngày phòng hành chính sẽ chuyển một tập các bản sao công văn đi trong ngày lên trên phòng tổng hợp văn phòng bộ để lu lại cho lãnh đạo bộ xem và theo dõi các công văn đi của bộ trong ngày đó.
B. Phân tích & thiết kế bài toán quản lý công văn tại bộ tài chính bộ tài chính
