thành sản phẩm xây lắp ở Công ty Xây dựng số 4
Trải qua gần 30 năm xây dựng và trởng thành, Công ty xây dựng số 4 không ngừng lớn mạnh cả về quy mô cơ cấu lẫn chất lợng sản phẩm, cả chiều rộng lẫn chiều sâu. Cùng với sự nỗ lực phấn đấu của ban lãnh đạo và đội ngũ cán bộ công nhân viên, công ty đã đạt đợc nhiều thành tích đáng khích lệ. Với hoạt động chủ yếu là xây dựng dân dụng và công nghiệp, công ty đã khẳng định đ- ợc chỗ đứng vững chắc trên thị trờng, tạo đợc việc làm cho ngời lao động và đóng góp một phần không nhỏ vào ngân sách nhà nớc. Tuy nhiên, bên cạnh những u điểm nổi bật trong công tác quản lý và hạch toán chi phí tính giá thành sản phẩm, ở Công ty xây dựng số 4 vẫn còn một số những tồn tại nhất định gây ảnh hởng không nhỏ đến giá thành sản phẩm của doanh nghiệp nói riêng và công tác kiểm toán của cơ quan nhà nớc nói chung.
1. Về mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Ưu điểm :
Là một doanh nghiệp nhà nớc, Công ty xây dựng số 4 chịu sự chỉ đạo của nhà nớc và Tổng công ty đầu t & phát triển nhà Hà Nội, nhng công ty đã chủ động xây dựng một mô hình quản lý, hạch toán khoa học hợp lý, phù hợp với nền kinh tế thị trờng. Với bộ máy quản lý phù hợp, các phòng ban chức năng của công ty cũng nh các tổ đội đã phối hợp chặt chẽ với nhau phục vụ có hiệu quả cho lãnh đạo công ty trong việc giám sát quá trình thi công, quản lý kinh tế. Bộ máy kế toán đợc tổ chức tơng đối chặt chẽ, hoàn chỉnh tạo thành một sự thống nhất với đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, nỗ lực trong công việc, đợc bố trí phù hợp với khả năng của mỗi ngời. Nhờ vậy, mọi chi phí phát sinh đều đợc tính toán, phân tích, phục vụ cho công tác tính giá thành kịp thời và cung cấp thông tin cho quản lý.
Với cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán đơn giản, chỉ gồm 5 nhân viên kế toán văn phòng, mỗi kế toán viên kiêm nhiệm quá nhiều công việc, dẫn đến công việc cuối tháng cha giải quyết xong dễ bị tồn lại, mặt khác, việc một kế toán viên phụ trách nhiều công việc nh vậy sẽ dẫn đến sai sót số liệu, có thể có cả gian lận. Dới các xí nghiệp chỉ có một kế toán xí nghiệp làm việc, không có kế toán đi theo bám sát từng công trình, vì vậy, việc gian lận của các kế toán xí nghiệp rất dễ xảy ra, đồng thời việc bố trí nh vậy cũng ảnh hởng đến quá trình luân chuyển chứng từ của công ty.
Hiện nay, phòng kế toán của Công ty xây dựng số 4 đợc tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, nhng trên thực tế, công ty lại hạch toán sổ sách theo mô hình tập trung nửa phân tán, toàn bộ chứng từ ban đầu đều đợc các kế toán xí nghiệp tập trung phân loại, tổng hợp số liệu, định khoản các nghiệp vụ phát sinh, định kỳ kế toán xí nghiệp mới chuyển chứng từ và các bảng tổng hợp số liệu liên quan về phòng kế toán, phòng kế toán chỉ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ đó rồi tiến hành lên sổ Nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản. Nh vậy, việc hạch toán theo mô hình kế toán tập trung là không nhất quán và thống nhất.
2.Về hình thức sổ công ty áp dụng
Ưu điểm:
Hình thức sổ kế toán Công ty xây dựng số 4 sử dụng hiện nay tơng đối đầy đủ theo quy định của chế độ kế toán nhà nớc hiện hành. Việc lựa chọn hình thức sổ “ Nhật ký chung” trong tổ chức hạch toán kế toán là phù hợp với quy mô hoạt động và đặc thù ngành nghề kinh doanh của công ty. Mặt khác, việc sử dụng hình thức sổ kế toán này còn giúp cho đội ngũ nhân viên kế toán làm việc đơn giản, không mất nhiều thời gian, đồng thời khi có sai sót xảy ra, các kế toán viên dễ phát hiện, kiểm tra và lọc chứng từ đợc nhanh chóng.
Tồn tại:
Do các công trình thi công thờng ở xa, nên việc chuyển chứng từ thờng chậm và không chuyển hàng ngày đợc, mà phải chuyển chứng từ theo định kỳ. Do vậy, bản chất ghi sổ của Nhật ký chung, phòng kế toán của công ty đã tiến hành sai nguyên tắc. Định kỳ, Nhật ký chung mới đợc mở và vào sổ, dẫn đến việc cộng sổ bị dồn lại, khó kiểm tra đợc những sai sót xảy ra.
3.Về đối tợng và phơng pháp hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
Ưu điểm:
Một trong những u điểm nổi bật trong việc tính giá thành sản phẩm của công ty là việc xác định đối tợng hạch toán chi phí và đối tợng tính giá thành là từng đơn đặt hàng, từng công trình hay HMCT. Sự phù hợp giữa đối tợng hạch toán chi phí và đối tợng tính giá thành là cơ sở giúp cho việc tính giá thành đợc đơn giản mà vẫn bảo đảm tính chính xác cao.
Sử dụng phơng pháp này rất phù hợp với đặc điểm xây lắp của công ty. Nhìn chung việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm đã đáp ứng đợc yêu cầu quản lý mà công ty đặt ra, đảm bảo sự thống nhất về phạm vi, ph- ơng pháp tính toán và các bộ phận liên quan. Công ty đã áp dụng hình thức giao khoán xuống các đội xây lắp, đây là hình thức tổ chức phù hợp với đặc điểm và tình hình sản xuất của công ty.
Trong kinh doanh xây dựng cơ bản, hình thức trả lơng theo thời gian không còn phù hợp nữa. Do đó, công ty đã áp dụng hình thức khoán sản pbẩm. Đây là hình thức quản lý tạo điều kiện đẩy nhanh tiến độ thi công công trình, tăng năng suất lao động, tiết kiệm vật t tiền vốn, có tác động tích cực đến việc hạ giá thành sản phẩm và giảm chi phí sản xuất.
Tồn tại:
Hiện nay, ở Công ty xây dựng số 4, việc xác định chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm dựa trên chi phí phát sinh của các tài khoản 621, 622, 623, 627 nhng tài khoản 623- chi phí sử dụng máy thi công ở công ty là đi thuê, thuê trọn gói toàn bộ chi phí máy và chi phí công nhân điều khiển. Việc đi thuê máy thi công nh vậy sẽ rất tốn kém, vì mỗi một công trình thờng tiến hành thi công trong thời gian dài, có khi có công trình đến vài ba năm, do đó, công ty nên khắc phục tồn tại này nhằm tiết kiệm tối đa chi phí cho công ty.
4. Về việc sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách
Ưu điểm :
Nói chung, hệ thống chứng từ sổ sách của công ty tơng đối đầy đủ, phù hợp với chế độ, đa dạng, nhất là các chứng từ về vật t, do đặc điểm của ngành xây dựng liên quan đến quá trình mua bán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để…
phục vụ cho các công trình. Ngoài ra, công ty còn tự thiết kế mẫu chứng từ, sổ áp dụng cho công ty mình để phù hợp với cơ cấu ngành.
Tồn tại :
Công ty xây dựng số 4 không có bảng phân bổ vật t mà chỉ có Bảng kê tổng hợp vật t xuất dùng. Bảng kê này tuy rằng tổng hợp đợc số liệu cuối tháng nh- ng không thể hiện đợc nội dung kinh tế của bảng phân bổ. Vì ở bảng kê tổng hợp, những số liệu đó chỉ phản ánh quá trình tổng hợp chi phí về vật t phát sinh trong kỳ mà không phản ánh đợc quá trình phân bổ vật t cho các đối tợng tập hợp chi phí có liên quan trong trờng hợp vật t đó xuất dùng cho nhiều đối tợng và không thể tập hợp trực tiếp.
5.Về việc hạch toán lơng và các khoản trích theo lơng.
Ưu điểm :
Đối với công nhân trực tiếp sản xuất, công ty áp dụng hình thức trả lơng theo sản phẩm, ngời nào làm nhiều thì lơng cao tính tỷ lệ với sản phẩm đã làm ra, đối với lao động gián tiếp sản xuất, công ty trả lơng khoán cho công việc của từng ngời. Hình thức trả lơng này hoàn toàn phù hợp với cơ chế hiện nay, ngoài ra, ở công ty còn có chế độ lơng thởng, phụ cấp nhằm khuyến khích công nhân làm việc tăng năng suất lao động. Đối với việc trích BHXH, BHYT, KPCĐ, công ty đã tiến hành trích tỷ lệ % theo đúng quy định.
Tồn tại :
Theo chế độ tài chính hiện hành, quy định việc hạch toán các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính trên tiền lơng công nhân trực tiếp sản xuất xây lắp không đợc hạch toán vào tài khoản 622, mà phải hạch toán vào TK 627 đối với các doanh nghiệp xây lắp. Tuy nhiên ở Công ty xây dựng số 4, để công việc định khoản tiến hành đơn giản đồng thời việc trả lơng cho công nhân không phức tạp, dễ hiểu, tránh nhầm lẫn , công ty đã hạch toán các khoản trên khác với chế độ. Điều này, một mặt tạo điều kiện thuận lợi cho công ty ở nhiều khía cạnh, nhng mặt khác, nó cũng làm ảnh hởng đến quan hệ kinh tế của công ty, ví dụ với các cơ quan thuế, các cơ quan kiểm toán và các cơ quan chức năng khác…
6. Về việc phân bổ chi phí sản xuất chung theo tiêu thức chi phí nhân công trực tiếp
Ưu điểm :
Đối với những công trình thi công khối lợng nhỏ, cần ít nhân công trực tiếp thì công ty nên áp dụng việc phân bổ chi phí sản xuất chung theo tiêu thức này nhằm giảm bớt chi phí công trình, tuy nhiên đối với những công trình cần nhiều nhân công thì việc phân bổ theo tiêu thức chi phí nhân công trực tiếp sẽ gặp khó khăn trong việc giảm chi phí, mà phần lớn các công trình thi công của công ty thờng là các công trình lớn, số lợng nhân công nhiều mới đáp ứng đủ nhu cầu phục vụ công trình.
Tồn tại :
Phơng pháp tập hợp và phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp & chi phí nhân công trực tiếp tại Công ty xây dựng số 4 hiện nay là hợp lý. Tuy nhiên, việc phân bổ chi phí sản xuất chung còn có những điểm không đúng đắn. Chi phí sản xuất chung liên quan đến nhiều đối tợng tập hợp chi phí nên không thể tập hợp trực tiếp đợc mà phải phân bổ cho từng đối tợng theo một tiêu thức nhất định. Trong kế toán doanh nghiệp xây lắp thờng sử dụng tiêu thức phân bổ là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Việc xác định đúng tiêu thức phân bổ có vai trò vô cùng quan trọng trong việc tính đúng đắn và đầy đủ giá thành sản phẩm. Hiện nay, Công ty xây dựng số 4 tiến hành phân bổ chi phí sản xuất chung theo chi phí nhân công trực tiếp. Việc phân bổ theo tiêu thức này sẽ gây ra tình trạng chi phí chung phân bổ cho từng công trình không đợc phản ánh chính xác dẫn đến sự sai lệch trong giá thành sản phẩm. Vì có những công trình mặc dù khối lợng nhỏ nhng đòi hỏi tiến độ thi công nhanh nên công ty phải huy động lực lợng nhân công lớn. Do đó, việc phân bổ theo tiêu thức chi phí nhân công trực tiếp không đảm bảo đợc tính đúng đắn của chế độ, đồng thời ảnh hởng khá lớn đến việc tính giá thành sản phẩm.
7.Về bút toán kết chuyển giá vốn công trình hoàn thành bàn giao
Ưu điểm:
Khi kết chuyển giá vốn công trình hoàn thành bàn giao, kế toán ghi : Nợ TK 911 1.759.288.120
Bớc làm tắt này có u điểm là làm cho công việc của kế toán tiến hành nhanh gọn hơn, đồng thời xác định ngay đợc kết quả kinh doanh mà không cần kết chuyển từ tài khoản 632- giá vốn hàng bán.
Tồn tại :
Trong quá trình tổng hợp chi phí & tính giá thành sản phẩm, chi phí sản xuất của công ty đợc tổng hợp sang Nợ TK 154, sau đó từ tài khoản 154, toàn bộ chi phí đó đợc kết chuyển thẳng sang Nợ TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Đây là một bớc làm tắt nhng không hợp lý vì khi kết chuyển từ TK 154 sang ngay TK911 sẽ gây khó khăn cho kế toán chi phí giá thành trong việc kiểm soát giá vốn hàng bán, do đó việc hạch toán ngay vào TK 911 mà không qua TK 632 không những sai chế độ mà còn ảnh hởng đến kết quả kinh doanh, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.
8.Về vấn đề luân chuyển chứng từ kế toán
Chứng từ là căn cứ để kế toán lập và quản lý chi phí nên việc luân chuyển chứng từ kịp thời là rất cần thiết. Song do nhiều lý do khách quan và chủ quan mà ở Công ty xây dựng số 4, việc luân chuyển chứng từ không tập hợp kịp thời. Nguyên nhân chủ yếu là do công ty có nhiều công trình ở xa, bên cạnh đó có một số chủ công trình cha thực sự quan tâm đến sự cần thiết của vấn đề này. Hơn nữa, việc công ty tạm ứng trớc tiền mua nguyên vật liệu thờng dẫn đến việc tập hợp chứng từ lên phòng kế toán chậm. Điều này dẫn đến thiếu chứng từ để đáp ứng việc hạch toán kịp thời, chính xác, gây khó khăn cho các kế toán viên.