2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức Phịng Kế tốn Bảng 13: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC PHỊNG KẾ TỐN KẾ TỐN TRƯỞNG Kế tốn Tổng hợp Kế tốn Chi phí Kế tốn Thanh tốn Kế tốn Cơng nợ Thủ quỹ - Kế tốn trưởng:
+ Tổ chức quản lý nghiệp vụ tài chính – kế tốn của Cơng ty.
+ Thiết lập hệ thống kiểm sốt đối với các hoạt động sản xuất – kinh doanh của Cơng ty.
+ Tham mưu cho Ban Giám đốc về các vấn đề liên quan đến hiệu quả hoạt động sản xuất – kinh doanh.
- Kế tốn tổng hợp:
+ Chịu trách nhiệm quản lý Phịng Kế tốn khi Kế tốn trưởng vắng mặt. + Cập nhật những qui định mới về kế tốn và tổ chức triển khai thực hiện. + Theo dõi các khoản thuế phát sinh và tình hình nộp thuế cho Nhà nước. + Lập báo cáo thuế hàng tháng.
+ Kiểm tra các định khoản kế tốn và hạch tốn các bút tốn tổng hợp cuối kỳ.
+ Lập các báo cáo tài chính theo qui định.
- Kế tốn chi phí:
+ Theo dõi các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
+ Xác định giá thành thành phẩm sản xuất trong kỳ.
+ Theo dõi tình hình tăng giảm, hiện cĩ của nguyên vật liệu, bao bì, thành phẩm, hàng hĩa.
- Kế tốn thanh tốn:
+ Kiểm sốt việc thanh tốn theo đúng qui định của Cơng ty.
+ Theo dõi các khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản tạm ứng, phải nộp ngân sách, phải thu phải trả khác.
+ Theo dõi chi phí tiền lương và các khoản mục trích theo lương.
- Kế tốn cơng nợ:
+ Theo dõi các khoản cơng nợ nhà cung cấp.
+ Quản lý các khoản cơng nợ khách hàng, trong đĩ cĩ theo dõi cả cơng nợ quá hạn, cơng nợ vượt định mức.
+ Đề xuất phương thức thanh tốn đối với các khách hàng mua chịu. + Đơn đốc thu hồi cơng nợ đến hạn và quá hạn.
- Thủ quỹï:
+ Vào sổ quỹ hàng ngày.
+ Chấp hành việc kiểm tra quỹ đột xuất theo qui định.
2.1.3.2. Hình thức kế tốn
Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn nhật ký chung. Phần mềm kế tốn được áp dụng là Accnet 7.1 cài đặt trên nền windows. Phần mềm này cĩ hỗ trợ về việc tập hợp chi phí theo từng bộ phận sử dụng.
2.2. Giới thiệu về phân loại chi phí tại Cơng ty 2.2.1. Phân loại chi phí theo chức năng 2.2.1. Phân loại chi phí theo chức năng
Cơng ty chia chi phí thành 2 nhĩm chính: chi phí sản xuất và chi phí ngồi sản xuất.
2.2.1.1 Chi phí sản xuất gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng
trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: gồm
+ Chi phí dầu gốc: 50N, 80SN, 150SN, 100BS, 150BS, 250SN, 500SN, 700SN…
+ Chi phí phụ gia: Hitec 521, Hitec 623, Keltan 740, Keltan 7006, Dầu cọ FAD…
+ Chi phí nhiên liệu: dầu DO đốt lị.
+ Chi phí bao bì: phuy nhưạ, phuy sắt, can 25 lít. can 18 lít, xơ nhựa, nhãn decal, thùng carton, seal, ron…
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 được thống kê riêng cho từng Xưởng: Xưởng 1 là 6211, Xưởng 2 là 6212. Tuy nhiên, chi phí này khơng tính riêng được cho từng lệnh sản xuất một.
- Chi phí nhân cơng trực tiếp: gồm
+ Tiền lương chính của cơng nhân trực tiếp sản xuất.
+ Tiền lương ngồi giờ của cơng nhân trực tiếp sản xuất.
+ Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn của cơng nhân trực tiếp sản xuất.
+ Tiền ăn của cơng nhân trực tiếp sản xuất. + Tiền lương của cơng nhân cơng nhật.
Chi phí nhân cơng trực tiếp 622 được thống kê riêng cho từng Xưởng: Xưởng 1 là 6221, Xưởng 2 là 6222. Tuy nhiên, chi phí này khơng tính riêng được cho từng lệnh sản xuất một.
- Chi phí sản xuất chung: được theo dõi riêng Xưởng 1 và Xưởng 2, gồm:
+ Chi phí nhân viên phân xưởng (6271 1 và 6271 2): gồm tiền lương chính, tiền lương ngồi giờ, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn, tiền ăn ca… của nhân viên phân xưởng. Nhân viên phân xưởng bao gồm: Trưởng phĩ Quản đốc, Thư ký sản xuất, Thống kê phân xưởng, nhân viên tạp vụ.
+ Chi phí vật liệu (6272 1 và 6272 2): gồm Xăng 90, 92, dầu DO, FO, KO, dung mơi, hĩa chất…
+ Chi phí dụng cụ sản xuất (6273 1 và 6273 2): chi phí cơng cụ, phịng cháy chữa cháy tại Xưởng, trang bị bảo hộ lao động, đồng phục, văn phịng phẩm của nhân viên quản lý phân xưởng…
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định (6274 1 và 6274 2): bao gồm khấu hao Nhà xưởng, khấu hao thiết bị và khấu hao phương tiện vận tải. Phương tiện vận tải ở Xưởng là các xe nâng hàng, giúp vận chuyển nguyên vật liệu từ Kho đến Xưởng và vận chuyển thành phẩm từ Xưởng đến xe tải.
+ Chi phí dịch vụ mua ngồi (6277 1 và 6277 2): chi phí điện thoại, điện, nước, thuê đất, phí kiểm định, hiệu chuẩn thiết bị, phí thử nghiệm mẫu, sửa chữa tài sản cố định…
+ Chi phí bằng tiền khác (6278 1 và 6278 2): chi phí cơng tác, tiếp khách.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung được tập hợp theo từng phân xưởng.
Cơng ty đánh giá sản phẩm dở dang theo chi phí nguyên vật liệu chủ yếu trực tiếp. Cuối mỗi tháng, nhân viên thống kê phân xưởng kiểm kê số lượng dầu gốc cịn tồn trong các bồn pha chế và trên các băng chuyền. Kế tốn chi phí nhận số liệu trên và ráp đơn giá theo đơn giá bình quân dầu gốc xuất ra trong kỳ để tính được giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ. Cịn chi phí nhân cơng trực tiếp và chi phí sản xuất chung được tính hết cho thành phẩm nhập kho trong kỳ. Dựa vào giá thành kế hoạch xây dựng từ đầu năm, kế tốn sẽ tính được giá thành đơn vị thành phẩm nhập kho.
2.2.1.2. Chi phí ngồi sản xuất gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp.
- Chi phí bán hàng: đa phần chi phí này phát sinh từ bộ phận bán hàng trong cơng ty.
+ Chi phí nhân viên (641 1): gồm tiền lương chính, tiền lương ngồi giờ, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn, tiền ăn ca, trợ cấp thơi việc… của nhân viên bộ phận bán hàng và phục vụ bán hàng thuộc Phịng Kế hoạch – Kinh doanh: Trưởng Phịng Kế hoạch – Kinh doanh, Phĩ phịng phụ trách bán hàng, nhân viên bán hàng, nhân viên tiếp thị, nhân viên viết hĩa đơn, thủ kho và phụ kho thành phẩm…
+ Chi phí vật liệu, bao bì (641 2): gồm Xăng 90, 92, dầu DO, FO, KO, dung mơi, hĩa chất, thùng carton … phục vụ bán hàng.
+ Chi phí dụng cụ, đồ dùng (641 3): chi phí cơng cụ, trang bị đồng phục, văn phịng phẩm, ấn phẩm của nhân viên bộ phận bán hàng và phục vụ bán hàng, chi phí trang bị bảng hiệu đại lý …
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định (641 4): Chi phí khấu hao xe tải, xe mơ tơ cơng xa.
+ Chi phí dịch vụ mua ngồi (641 7): chi phí điện thoại, điện, nước, bảo hiểm hàng hĩa, bảo hiểm xe tải, xe mơ tơ cơng xa, phí kiểm định phương tiện vận tải, phí mua vé cầu đường cho xe tải và cơng xa, phí bưu điện, chi phí thuê ngồi vận chuyển hàng bán., chi phí quảng cáo pano, quảng cáo báo chí, sửa xe ...
+ Chi phí bằng tiền khác (641 8): cơng tác phí của bộ phận bán hàng và phục vụ bán hàng, chi phí khuyến mãi, tiếp khách, hội nghị khách hàng, tham dự hội chợ…
Riêng chi phí bảo hành sản phẩm (641 5): ở cơng ty khơng sử dụng vì thực tế số phát sinh khơng đáng kể.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: là các chi phí phát sinh từ các bộ phận cịn lại trong cơng ty: nhân sự, hành chính, bảo vệ, kế tốn, QA …
+ Chi phí nhân viên (642 1): gồm tiền lương chính, tiền lương ngồi giờ, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn, tiền ăn ca… của nhân viên các bộ phận cịn lại: Ban Giám đốc, nhân viên bộ phận nhân sự, hành chính, bảo vệ, kế tốn, QA …
+ Chi phí vật liệu, bao bì (642 2): gồm Xăng 90, 92, dầu DO, FO, KO, dung mơi, hĩa chất, thùng carton …
+ Chi phí dụng cụ, đồ dùng (642 3): chi phí cơng cụ, trang bị đồng phục, văn phịng phẩm, ấn phẩm của nhân viên văn phịng…
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định (642 4): Chi phí khấu hao nhà văn phịng, thiết bị thí nghiệm, khấu hao xe du lịch Mercedes 15 chỗ, máy LCD, …
+ Thuế, phí và lệ phí (642 5): Thuế mơn bài, phí cầu đường, lệ phí hải quan, lệ phí cảng…
+ Chi phí dịch vụ mua ngồi (642 7): chi phí điện thoại, điện, nước, bảo hiểm tài sản, bảo hiểm tai nạn cho nhân viên, phí đánh giá chất lượng, phí dịch vụ ngân hàng, phí tham gia hiệp hội, phí kiểm định xe du lịch, phí mua vé cầu đường cho xe du lịch, phí bưu điện, đặt báo, chi phí gửi nhân viên đào tạo bên ngồi...
+ Chi phí bằng tiền khác (642 8): cơng tác phí của bộ phận văn phịng, chi phí tiếp khách, chi phí tuyển dụng, hội nghị tổng kết…
Riêng chi phí dự phịng (642 6): ở cơng ty khơng sử dụng.
2.2.2. Phân loại chi phí theo ứng xử
Bảng 14: MỐI LIÊN HỆ GIỮA BIẾN PHÍ, ĐỊNH PHÍ, CHI PHÍ HỖN HỢP VÀ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CƠNG TY MEKONG Tài khoản
cấp 1 Tài khoản cấp 2 Định phí Biến phí
Chi phí hỗn hợp 621 X 622 X X 627 6271, 6272 x x 6273, 6274, 6277, 6278 x 641 6411, 6412, 6417, 6418 x x 6412, 6413, 6414 x 642 X 2.2.2.1. Định phí - TK 621: khơng cĩ khoản mục định phí.
- TK 622: tiền lương cơ bản, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn, tiền ăn giữa ca.
- TK 627:
+ TK 627 1: tiền lương chính, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn, tiền ăn giữa ca.
+ TK 627 2, 627 3, 627 4, 627 7, 627 8.
- TK 641:
+ TK 641 1: tiền lương cơ bản, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn, tiền ăn giữa ca.
+ TK 641 4.
+ TK 641 7: điện, nước, bảo hiểm xe tải, xe mơ tơ cơng xa, phí kiểm định phương tiện vận tải, chi phí quảng cáo pano, quảng cáo báo chí.
- TK 642:
+ TK 642 1, 642 2, 642 3, 642 4, 642 5, 642 7, 642 8.
2.2.2.2. Biến phí
- TK 621.
- TK 622: tiền lương năng suất, tiền lương ngồi giờ của cơng nhân trực tiếp sản xuất và tiền cơng của nhân viên thời vụ.
- TK 627:
+ TK 627 1: tiền lương ngồi giờ của nhân viên phục vụ sản xuất, 627 2.
- TK 641:
+ TK 641 1: tiền lương doanh thu, tiền lương ngồi giờ của nhân viên bán hàng và phục vụ bán hàng, 641 2.
+ KT 641 7: chi phí điện thoại, bảo hiểm hàng hĩa, phí mua vé cầu đường cho xe tải và cơng xa, phí bưu điện, chi phí thuê ngồi vận chuyển hàng bán.
+ TK 641 8.
- TK 642: khơng cĩ khoản mục biến phí.
2.2.2.3. Chi phí hỗn hợp
Tại Cơng ty khơng cĩ phân loại chi phí hỗn hợp nhưng chi phí này là cĩ tồn tại. Vì cơ cấu định phí trong chi phí hỗn hợp tại Cơng ty quá nhỏ hoặc quá lớn nên người ta xếp chúng vào loại thuần định phí hoặc thuần biến phí.
Chi phí điện thoại tại bộ phận bán hàng là một dẫn chứng (641 7). Khơng phải tất cả các cuộc điện thoại từ bộ phận bán hàng đều gọi đến khách hàng chào hàng, giới thiệu hàng, mà cịn cĩ cả những cuộc gọi cho các bộ phận khác hay để duy trì mối quan hệ kinh doanh bình thường. Xét thấy chi phí điện thoại tại bộ phận kinh doanh nghiêng về biến phí nhiều nên người ta phân loại chúng vào biến phí.
Ta cũng xem xét đến chi phí giẻ lau tại phân xưởng (627 3). Rõ ràng đây là chi phí hỗn hợp: cĩ những khi ngưng sản xuất thì chi phí này vẫn tồn tại, đồng thời khi sản xuất tăng ca, sản lượng sản xuất tăng lên thì chi phí này cĩ gia tăng. Tuy nhiên, xét thấy giá trị chi phí giẻ lau quá nhỏ so với chi phí sản xuất và phần biến phí trong chi phí hỗn hợp khơng đáng kể nên người ta xếp chúng vào định phí.
2.2.3. Các cách phân loại chi phí khác nhằm mục đích ra quyết định
- Chi phí trực tiếp:
Xét trên phạm vi tồn doanh nghiệp, tất cả các chi phí nguyên vật liệu sản xuất 621, chi phí nhân cơng trực tiếp 622, chi phí sản xuất chung 627, chi phí bán hàng 641, chi phí quản lý doanh nghiệp 642 đều là chi phí trực tiếp.
Xét trên phạm vi phân xưởng, chi phí 621, 622, 627 của Phân xưởng 1, Phân xưởng 2 và Xưởng Cơ điện đều là chi phí trực tiếp.
Xét trên phạm vi từng sản phẩm, tồn bộ chi phí 621, 622, một phần 627 3, 6274, 641 7… là chi phí trực tiếp.
Thực tế tại doanh nghiệp, các chi phí 627 3, 627 4, 641 7 chưa thống kê trực tiếp cho từng sản phẩm, thậm chí TK 621, 622 cũng vậy. Giá thành thực tế từng đơn vị sản phẩm dựa trên tiêu thức phân bổ là chủ yếu.
- Chi phí gián tiếp:
Xét trên phạm vi phân xưởng, chi phí 641, 642 đều là chi phí gián tiếp.
Xét trên phạm vi từng sản phẩm, một phần chi phí 627, 641, tồn bộ chi phí 642… là chi phí gián tiếp.
2.2.3.2. Chi phí kiểm sốt được và chi phí khơng kiểm sốt được
- Chi phí kiểm sốt được:
Đối với cấp Hội đồng Quản trị, Ban Tổng Giám đốc: tất cả các chi phí phát sinh đều kiểm sốt được.
Đối với cấp Ban Giám đốc các Phịng Ban, Ban Quản đốc Xưởng: tất cả các chi phí phát sinh nếu do cấp Ban Giám đốc, Ban Quản đốc của bộ phận đĩ được quyền quyết định theo Quyết định phân cấp duyệt chi do Tổng Giám đốc ký duyệt - thì được gọi là chi phí kiểm sốt được.
Trong quyết định phân cấp duyệt chi cĩ ghi rõ cấp Ban Giám đốc, Ban Quản đốc của mỗi bộ phận được duyệt chi phần hành nào, lĩnh vực nào, số tiền duyệt chi tối đa trong mỗi lần duyệt, số tiền duyệt chi tối đa trong 1 tháng trong từng lĩnh vực một… Ví dụ Quyết định phân cấp duyệt chi cho phép Ban Giám đốc bộ phận kế hoạch kinh doanh được tiếp khách đến cơng ty làm việc tối đa 500.000đ/lần và 3.000.000đ/tháng.
- Chi phí khơng kiểm sốt được:
Đối với cấp Ban Giám đốc các Phịng Ban, Ban Quản đốc Xưởng: tất cả các chi phí phát sinh nếu khơng do cấp Ban Giám đốc, Ban Quản đốc của bộ phận đĩ quyền quyết định - thì được gọi là chi phí khơng kiểm sốt được.
Các chi phí khơng kiểm sốt được ở từng bộ phận rất đa dạng, cĩ thể liệt kê như sau:
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại phân xưởng: chi phí này cấu thành từ 2 nhân tố sản lượng tiêu thụ và đơn giá nguyên vật liệu. Đơn giá nguyên vật liệu khơng do Xưởng quản lý và đàm phán giá mua – mà chúng được giao cho Phịng Kế hoạch chủ động thương lượng với đối tác với sự quyết định cuối cùng của Phĩ Tổng Giám đốc Tài chính – Hành chính.
+ Chi phí tiền lương của cán bộ quản lý là chi phí khơng kiểm sốt được, vì chúng đều do Ban Tổng Giám đốc Cơng ty quyết định.
+ Chi phí khấu hao nhà xưởng từng bộ phận.
+ Chi phí điện, nước, điện thoại, văn phịng phẩm … từng bộ phận: thực ra các chi phí này cĩ thể tính đúng, đủ cho từng bộ phận nhưng do Cơng ty khơng quan