Aùp dụng trong các cơng ty đã cĩ quá trình theo dõi doanh thu, chi phí, và các yếu tố khác trong quá trình sản xuất kinh doanh đầy đủ, cĩ hệ thống. Nếu cơng ty chưa cĩ hệ thống thống kê doanh thu, chi phí… theo yếu tố chi phí và theo địa điểm phát sinh chi phí một cách đầy đủ thì khơng cĩ đủ cơ sở để tiến hành kiểm sốt chi phí thơng qua hình thức khốn được. Các điều kiện áp dụng cĩ thể kể ra như sau:
3.2.1. Yêu cầu hạch tốn chi phí đúng, đủ, kịp thời. Điều này gĩp phần tính tốn xây dựng hàm chi phí phù hợp cũng như xác định việc hồn thành kế hoạch chi phí của từng bộ phận được chính xác. Do đĩ, khơng chỉ bộ phận kế tốn chú ý hạch tốn chi phí đúng, đủ, chính xác mà các bộ phận cĩ sử dụng chi phí cũng phải chấp hành nghiêm túc yêu cầu này. Các chi phí hạch tốn khơng kịp thời thường rơi vào các dạng: cơng tác phí, tiền điện thoại, tiền điện, tiếp khách, tiền thuê đất, thuê nhà… Cần cĩ qui định về mức phạt nếu các cán bộ cơng nhân viên khơng quyết tốn chi phí kịp thời.
3.2.2. Thống nhất phương pháp khấu hao tài sản cố định, phương pháp tính giá xuất kho, cách xác định sản phẩm dở dang cũng như thời gian phân bổ của những chi phí lớn, định kỳ của Cơng ty. Đây là điều kiện cần thiết, cần phải thống nhất với các bộ phận để làm cơ sở xác định mức khốn chi phí.
+ Với các tài sản cố định cũ thì Cơng ty sẽ thơng báo mức trích khấu hao đều hàng tháng (khấu hao đường thẳng). Với các tài sản cố định dự kiến sẽ trang bị cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì mức trích là mức trung bình theo Phụ lục I – Quyết định 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về ban hành Chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.
+ Giá xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cuối tháng – đây là cách tính giá xuất kho mà Cơng ty đã lựa chọn và đã đăng ký với cơ quan Thuế.
+ Sản phẩm dở dang được đánh giá theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, giá thành sản phẩm được tính theo phương pháp hệ số. Các hệ số này do Phịng Kỹ thuật xác định vào đầu năm dựa trên các tham số là giá trị của nguyên vật liệu, định mức giờ cơng và chi phí quản lý phân xưởng ước tính trên mỗi đơn vị sản phẩm.
+ Các chi phí lớn chưa được phân bổ hết trước khi khốn chi phí cần được liệt kê và thơng báo với các bộ phận cĩ liên quan (Ví dụ như chi phí đồng phục).
Sau này khi gặp chi phí lớn cần phân bổ nhiều kỳ thì Phịng Kế tốn lập phiếu trình Ban Giám đốc, trong đĩ cĩ chữ ký xác nhận của các trưởng bộ phận.
3.2.3. Cần xác định khối lượng cơng việc cần phải thực hiện trong tháng của từng bộ phận thơng qua biên bản giao nhiệm vụ cụ thể và hướng dẫn cơng việc một cách tỉ mỉ. Nếu chưa triển khai khốn chi phí thì điều này chưa thật sự cấp bách. Nhưng, một khi việc khốn chi phí thực hiện trước khâu xác định khối lượng cơng việc từng bộ phận – thì cĩ thể nảy sinh tình trạng đùn đẩy cơng việc lẫn nhau giữa các bộ phận, đặc biệt là giữa các bộ phận cần cĩ sự phối hợp để giải quyết cơng việc:
+ Cơng tác tính lương, việc thực hiện quyết tốn bảo hiểm xã hội, trang bị đồng phục hàng năm là cơng việc cần phối hợp giữa Phịng Kế tốn và Phịng hành chính – Nhân sự.
+ Cơng tác mua hĩa đơn bán hàng, phát hành hĩa đơn, cập nhật hĩa đơn vào chương trình Accnet, lập bảng kê hố đơn, chứng từ hàng hĩa dịch vụ bán ra là cơng việc chung của Phịng Kế tốn và Phịng Kế hoạch – Kinh doanh.
+ Cơng tác thống kê sản xuất là cơng việc cần phối hợp thơng tin giữa thư ký sản xuất các phân xưởng và thư ký của Phịng Sản xuất.
Trên cơ sở xác định khối lượng cần thực hiện trong tháng, các Trưởng bộ phận cĩ thể định biên nhân sự phù hợp và Ban Lãnh đạo cũng cĩ cơ sở cân đối khi đề nghị mức khốn.
3.2.4. Cần xác định chi phí kiểm sốt được và khơng kiểm sốt được ở các bộ phận. Nên chuyển hướng chi phí từ khơng kiểm sốt được sang kiểm sốt được
thơng qua việc thảo luận, bàn bạc và đi đến thống nhất giữa lãnh đạo cơng ty và các bộ phận.
+ Chi phí khấu hao nhà xưởng, máy mĩc thiết bị: Ban Lãnh đạo thơng báo mức trích khấu hao trước đây và đề nghị các bộ phận nhận mức này. Cịn việc trang bị các tài sản cố định sau này sẽ cho bộ phận tham gia ý kiến từ khâu chọn chủng loại đến chọn nhà cung cấp.
+ Chi phí lương cơng nhân viên: Cơng ty đã cĩ xây dựng qui chế lương rất cụ thể áp dụng cho hầu hết cán bộ cơng nhân viên. Tuy nhiên, một số nhân sự cĩ tay nghề cao sẽ được Cơng ty trả lương cao hơn mức bình thường để thu hút chất xám. Ban Lãnh đạo sẽ trao đổi vấn đề này với Trưởng bộ phận để bộ phận thấu hiểu và ủng hộ cách làm của Lãnh đạo đơn vị.
3.2.5. Cần cĩ biện pháp và cơng cụ để theo dõi những chi phí phát sinh trực tiếp tại từng bộ phận để hạch tốn được chính xác.
+ Điều cần thiết trước tiên là gắn đồng hồ điện tại cầu dao tổng của Phân Xưởng1, Phân Xưởng 2, Phân Xưởng Cơ điện và Phịng Thí nghiệm vì những bộ phận này sử dụng rất nhiều thiết bị điện cĩ cơng suất cao. Nếu chúng ta khơng gắn đồng hồ điện thì khĩ mà xác định chính xác chi phí điện ở các bộ phận.
+ Cài đặt chương trình quản lý cuộc gọi tại Tổng đài Cơng ty để thống kê các cuộc gọi điện thoại từ các máy nhánh hầu tính tốn chính xác cước điện thoại tại từng bộ phận.
Tuy nhiên đối với những chi phí khác cĩ giá trị nhỏ thì cần bàn bạc thống nhất để phân chia chi phí cho các bộ phận:
+ Chi phí điện cho các bộ phận cịn lại: Phịng Kỹ thuật dựa vào cơng suất các thiết bị sử dụng điện trong từng bộ phận cịn lại, tần suất sử dụng các thiết bị này trong quá khứ để xác định tiêu thức phân bổ chi phí điện cho các bộ phận cịn lại.
+ Chi phí văn phịng phẩm, giấy in màu, mực in: Phịng Hành chính – Nhân sự sẽ ráp đơn giá mua vào số lượng đặt hàng từ các bộ phận để tiến hành xác định chi phí ngay hoặc chi phí chờ phân bổ ở các bộ phận.
+ Chi phí nước: Phịng Hành chính – Nhân sự đề xuất phương án phân bổ chi phí nước theo số lượng nhân viên từng bộ phận. Chi phí này khơng lớn nên dễ dàng nhận được sự đồng ý của các trưởng bộ phận.
3.2.6. Cần thực hiện khốn thí điểm chi phí một vài bộ phận trọng tâm trước khi triển khai tồn Cơng ty.Cĩ các lý do để cơng tác khốn chi phí phải thí điểm ở một vài bộ phận trọng tâm:
+ Số lượng nhân sự hiểu biết rõ về Cơng ty, cĩ khả năng tham mưu, triển khai khốn phí là quá ít.
+Vấn đề khốn phí quá mới mẻ đối với Cơng ty nên cần cĩ những bước điều nghiên kỹ lưỡng, thử nghiệm chắc chắn.
+ Chọn một số bộ phận trọng tâm, chủ lực để cĩ thể đáp ứng sự quan tâm của Ban Lãnh đạo và cũng cĩ thể dự báo thành quả của cơng tác khốn khi triển khai đại trà.
+ Do chỉ chọn thí điểm một vài bộ phận nên Ban Lãnh đạo cố gắng dồn sức để các bộ phận đĩ cĩ khả năng hồn thành mục tiêu đề ra, gĩp phần tăng thu nhập nhân viên, từ đĩ tạo tiếng vang tốt để xĩa bỏ tâm lý thụ động của nhân viên, khiến họ hăm hở đăng ký tham gia khốn phí.