Chúng ta sẽ thống kê, xử lý các chỉ tiêu quá khứ phù hợp để phục vụ chủ trương chuyển các trung tâm chi phí thành trung tâm lợi nhuận.
Đối với Xưởng Sản xuất hay Phịng Kế hoạch - Kinh doanh là các bộ phận cĩ chi phí biến động theo mức độ hoạt động. Căn cứ số liệu 6 tháng đầu năm 2004 để xác định phương trình chi phí của bộ phận.
- Phịng Kế hoạch – Kinh doanh: cần tách thành 2 trung tâm riêng biệt cho bộ phận Kế hoạch và bộ phận Kinh doanh.
+ Bộ phận Kế hoạch: chi phí lớn nhất là chi phí nhận hàng nhập khẩu thì gần như “hịa tan” vào giá trị nguyên vật liệu. Do đĩ, cần xem bộ phận Kế hoạch như là một đơn vị nhận dịch vụ “ủy thác” nhận hàng. Mức độ hoạt động được căn cứ trên lượng hàng nhập khẩu trong kỳ. Mức độ hoạt động chuẩn là hàng nhập xá, cịn hàng container cĩ hệ số 10 và hàng rời là15.
+ Bộ phận Kinh doanh: được xem như là đơn vị đại lý bán hàng: bán đúng giá, hưởng hoa hồng. Mức độ hoạt động căn cứ vào doanh thu và tiền thu bán hàng trong kỳ. Chi phí ở đây khơng tính giá vốn hàng bán 632.
- Xưởng Sản xuất: do đơn giá nguyên vật liệu thay đổi bất thường, khơng là chi phí kiểm sốt được đối với Xưởng Sản xuất nên khi chuyển Xưởng Sản xuất thành Trung tâm lợi nhuận thì xem như Xưởng Sản xuất là đơn vị gia cơng cho Cơng ty. Chi phí 622, 627 được tính cho Xưởng. Mức độ hoạt động chuẩn của Xưởng 1 là gia cơng 1 tấn dầu cơng nghiệp. Các loại dầu động cơ, dầu chuyên dụng cĩ hệ số lần lượt là 1,05 và 1,1. Mức độ hoạt động chuẩn của Xưởng 2 là gia cơng 1 tấn dầu thắng. Mỡ bị cĩ hệ số là 3,5. Riêng chênh lệch tiêu hao nguyên vật liệu so với định mức được cộng/trừ vào chi phí của Xưởng theo một tỉ lệ nhất định. Tuy nhiên, định mức tiêu hao dầu gốc, phụ gia xây dựng từ đầu năm đã lạc hậu, cĩ thể điều chỉnh giảm từ 0,62% xuống cịn 0,5%.
- Các bộ phận khác: cĩ thể xem như là đơn vị dịch vụ hưởng phí dịch vụ cố định trong kỳ nếu các yêu cầu dịch vụ được đảm bảo đầy đủ, chất lượng.
Căn cứ chi phí kế hoạch, chi phí thực tế 6 tháng, mức độ hoạt động và loại bỏ một số chi phí phát sinh khơng hiệu quả, chúng ta ước tính chi phí sắp tới cho trung tâm trách nhiệm đĩ, sao cho tổng chi phí ước tính sắp tới bằng số thấp nhất của chi phí kế hoạch và chi phí thực tế.
Bảng 19: THỐNG KÊ CHI PHÍ CÁC TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM
STT Trung tâm trách nhiệm Mức độ hoạt động Chi phí Kế hoạch (ngđ/tháng) Chi phí Thực hiện (ngđ/tháng) Ước tính chi phí sắp tới (ngđ/tháng)
1 Kế hoạch Khối lượng nhập khẩu (2.240 tấn) 71.872 73.539 22,31 x + 21.895
2 Kinh doanh (DThu + tiền thu BH)/2 (13.527.200 ng đồng) 253.752 261.230 0,01635 x + 32.581
3 Xưởng 1 Khối lượng sản xuất (2.015 tấn) 325.886 324.750 116,11 x + 90.795
4 Xưởng 2 Khối lượng sản xuất (198 tấn) 59.575 58.845 132,74 x + 32.562
5 Phịng Hành chính – Nhân sự 21.754 20.750 20.750 6 Kế tốn 11.558 12.126 11.558 7 Kỹ thuật 18.897 19.186 18.897