- Đối chiếu lô hàng nhập cuối cùng vơi tài khoản phải trả thương mại và số hàng tồn kho.
2.3.Thực hiện kiểm toán.
THƯ XÁC NHẬN SỐ DƯ
Để chứng minh các khoản nợ của công ty là có thật và chính xác KTV phải tiến hành gửi thư xác nhận đối với các nhà cung cấp. Điều này để kiểm tra tính đúng đắn của số dư tài khoản phải trả người bán, thông qua đó giúp phát hiện những khoản phải trả chưa được ghi sổ hay ghi nhận không đúng thực tế. Để thực hiện gửi thư xác nhận KTV và Ban giám đốc khách hàng phải thống nhất về phạm vi và quy mô mẫu chọn.Tại AVA, KTV tiến hành chọn 5 nhà cung cấp có số phát sinh lớn và có số biến động bất thường trong năm để tiến hành gửi thư xác nhận (theo giấy làm việc).
Việc gửi thư xác nhận được tiến hành càng sớm càng tốt (thường vào ngày đầu tiên đến khách hàng) vì nếu để rời khách hàng mà vẫn không nhận được phúc đáp từ phía nhà cung cấp của khách hàng (kể cả sau khi đã gửi lần thứ hai), KTV không thể quay trở lại khách hàng để thực hiện các thủ tục thay thế nhằm có được bằng chứng hợp lý đảm bảo cho ý kiến của mình về khoản phải trả nhà cung cấp.Thư xác nhận cũng như thư phúc đáp đều được gửi và nhận trực tiếp giữa KTV và nhà cung cấp để tránh sự can thiệp của khách hàng.Vì sự xác nhận này là một bằng chứng có giá trị và làm giảm thiểu rất nhiều công việc kiểm tra chi tiết.
Bảng 18: MẪU THƯ XÁC NHẬN
Hà Nội ngày 14 tháng 02 năm 2008
Kính gửi: công ty cổ phần thương mại vận tải Hà Lào. Địa chỉ: 370 đường Khánh Yên – P.Phố Mới – TP Lào Cai.
Tel: 020.835754 Fax: 020.252896
Để phục vụ cho yêu cầu kiểm toán hàng năm, xin quý vị vui lòng xác nhận các thông tin dưới đây tại thời điểm 31/12/07 (nếu có sự chênh lệch xin điền số liệu mà quý vị đang theo dõi vào bên cạnh). Sau đó quý vị ký đóng dấu (nếu có) và gửi trực tiếp cho KTV của chúng tôi theo địa chỉ dưới đây trước ngày 20/02/2008.
Kiểm toán viên : Phạm Thị Hường
Công ty Tư vấn kế toán và kiểm toán Việt Nam (AVA) Số 160 Phương Liệt – Thanh Xuân – Hà Nội
ĐT : 84-4-8689566 - Fax : 84.4-8686248
Xin lưu ý rằng việc xác nhận này để phục vụ cho việc đối chiếu số liệu của kiểm toán chứ không phải yêu cầu thanh toán.Cũng xin lưu ý rằng các khoản thanh toán phát sinh sau ngày 31/12/2007 không bao gồm trong số liệu này.
Xin trân trọng cảm ơn! Công ty A
(Ký tên, đóng dấu) T/L Giám đốc
Trưởng phòng tài chính kế toán Lê Hải Sơn
Chúng tôi xác nhận rằng khoản công nợ của chúng tôi với công ty cổ phần A tại thời điểm 31 tháng 12 năm 2007 như sau:
Chúng tôi phải thu công ty A Số tiền là : 723.237.200
(Bảy trăm hai mươi ba triệu hai trăm ma mươi bảy ngàn hai trăm đồng)
Ký tên, đóng dấu Giám đốc Ngô Văn Kỷ
Bảng 19: TRÍCH GIẤY TỜ LÀM VIỆC CỦA KTV
Professional services
Đơn vị : VNĐ