- Hỡnh thức sổ kế toỏn:
2.2Tỡnh hỡnh thực tế về kế toỏn nghiệp vụ hàng tồn kho tại Cụng ty viễn thụng điện lực
thụng điện lực
2.2.1Đặc điểm hàng tồn kho và cụng tỏc quản lý hàng tồn kho tại Cụng ty viễn thụng điện lực
Cụng ty viễn thụng điện lực là đơn vị khụng hoạt động trong lĩnh
vực sản xuất nờn hàng tồn kho khụng cú sản phẩm dở dang cuối kỳ và thành phẩm. Do đú cũng khụng cú cỏc nghiệp vụ đỏnh giỏ giỏ trị sản phẩm dở dang và nhập xuất hàng tồn kho đối với thành phẩm. Trong khoản mục hàng tồn kho của cụng ty, hàng hoỏ chiếm vị trớ chủ yếu cả về số lượng và giỏ trị.
Xuất phỏt từ những đặc điểm trờn, nghiệp vụ kế toỏn hàng tồn kho tại cụng ty chủ yếu gồm cỏc nghiệp vụ nhập, xuất kho, kiểm kờ và xử lý chờnh lệch hàng tồn kho đối với hàng hoỏ. Và hàng hoỏ bao gồm: cỏc chủng loại điện thoại cố định, di động (thiết bị đầu cuối), cỏc thiết bị thu phỏt khỏc... phục vụ kinh doanh mạng CDMA 450 MHz. Vớ dụ: Mỏy điện thoại U200, U105, WSH 1000U, ...
Tại Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực cụng tỏc quản lý hàng tồn kho được thực hiện khỏ chặt chẽ và khoa học. Ngay từ khõu thu mua cụng ty đó cú sự phõn cụng, quản lý một cỏch hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc sản xuất, vận hành một cỏch liờn tục mạng thụng tin cũng như đảm bảo cung ứng đầy đủ hàng hoỏ cung cấp cho khỏch hàng. Phũng kế hoạch phối hợp với phũng vật tư tiến hành xõy dựng kế hoạch mua sắm hàng hoỏ dựa trờn nhu cầu thực tế. Sau đú kế hoạch này sẽ chuyển cho ban quản lý dự ỏn. Ban quản lý phối hợp với phũng vật tư tỡm kiếm, lựa chọn cỏc nhà cung cấp phự hợp sao cho việc thu mua đạt hiệu quả cao nhất. Hàng hoỏ thu mua sau khi được kiểm nhận đầy đủ về số lượng và nghiệm thu mới được tiến hành nhập kho.
2.2.2Tớnh giỏ hàng tồn kho ở cụng ty Thụng tin viễn thụng điện lực:
2.2.2.1Tớnh giỏ nhập của hàng tồn kho:
Cỏc nghiệp vụ nhập hàng hoỏ tại Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực bao gồm: Nhập mới từ nhập khẩu và mua trong nước; Nhập thu hồi hàng húa đó xuất cho chương trỡnh thử nghiệm và nhập điều chuyển từ cỏc đại lý. Cỏc nghiệp vụ nhập này cú cỏch xỏc định giỏ như sau:
a.Tớnh giỏ gốc hàng nhập mới:
Giỏ thực tế hàng nhập
kho =
Giỏ mua (VNĐ) + (hoặc chi phớ thu mua)Chi phớ nhập khẩu + Phớ chuyển tiền (nếu cú) Tổng số lượng hàng hoỏ nhập kho
Trong đú:
- Giỏ mua: Tại Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực, hàng hoỏ nhập mới cú giỏ mua được tớnh bằng đụ la Mỹ do đú khi tớnh giỏ gốc của hàng nhập kho giỏ mua phải quy đổi ra Việt Nam đồng theo tỉ giỏ bỡnh quõn trờn thị trường ngoại tệ liờn ngõn hàng tại thời điểm nhập kho.
- Tổng số lượng hàng nhập kho: Bao gồm cả hàng mua theo đơn giỏ hợp đồng và hàng bảo hành miễn phớ khụng tớnh trong trị giỏ hợp đồng do được khuyến mại…
Vớ dụ: Ngày 30 thỏng 10 năm 2006 Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực nhập kho 63.070 sim trị giỏ 34.200 USD (trong đú: 60.000 sim cú đơn giỏ 0.57 USD/sim và 3.070 sim cho mục đớch bảo hành khụng tớnh trong trị giỏ hợp đồng) theo hợp đồng nhập khẩu số 189-2006 Gemalto-EVNTel ngày 18/10/2006, phớ nhập khẩu chưa VAT 2.936.600đ, phớ chuyển tiền chưa VAT 1.350.000đ, tỷ giỏ bỡnh quõn giữa đồng Việt Nam và Đụ la Mỹ trờn thị trường liờn ngõn hàng do ngõn hàng nhà nước cụng bố ỏp dụng cho ngày 30/10/06 là 16.039đ/USD.
Giỏ nhập
kho =
(34.200 x 16.039) + 2.936.600 + 1.350.000
63.070 = 8.765,187886(đ)
Tuy nhiờn để thuận tiện cho việc theo dừi và tớnh toỏn giỏ nhập kho, tại cụng ty lấy giỏ nhập kho theo phần số nguyờn. Tức là: Đơn giỏ nhập kho của lụ hàng nhập khẩu này: 8.765đ/thẻ sim.
Phần giỏ trị cũn lại (0,187886 x 63.070 = 11.850đ) được đưa ngay vào giỏ vốn trong kỳ của cụng ty (Tài khoản 632).
b. Tớnh giỏ hàng húa nhập thu hồi:
- Tại cụng ty hàng hoỏ được thu hồi từ cỏc nguồn sau: Chương trỡnh thử nghiệm thiết bị và mạng, mỏy trang bị cho cỏc phũng ban và đại lý. Những mỏy điện thoại (thiết bị đầu cuối) được dựng cho mục đớch này khi xuất ra sẽ khụng được ghi nhận doanh thu mà được hạch toỏn vào chi phớ kinh doanh và phõn bổ đều trong suốt thời gian thử nghiệm (hạch toỏn trờn TK 242- chi phớ trả trước dài hạn).
Giỏ trị phõn bổ
vào chi phớ =
Giỏ trị xuất kho
(theo FIFO) -
Giỏ trị giữ lại khụng phõn bổ
Khi nhập kho thiết bị đầu cuối thu hồi, căn cứ vào cỏc tài liệu: Phiếu xuất kho của thiết bị đầu cuối đó xuất trước đõy; Sổ chi tiết TK 242 để xỏc định giỏ trị cũn lại chưa phõn bổ của thiết bị; Biờn bản đỏnh giỏ tỡnh trạng thiết bị thu hồi, kế toỏn xỏc định giỏ trị nhập kho trờn cơ sở:
- Đối với những thiết bị đầu cuối thu hồi trong tỡnh trạng vẫn sử dụng được và kế toỏn chưa phõn bổ hết giỏ trị thiết bị đầu cuối đú vào chi phớ trong kỳ, giỏ trị nhập kho được tớnh bằng cụng thức:
Giỏ trị thu hồi
nhập kho của thiết bị =
Giỏ trị theo phiếu
xuất ban đầu -
Giỏ trị luỹ kế đó phõn bổ vào chi phớ của thiết bị - Đối với những thiết bị đầu cuối khi thu hồi được đỏnh giỏ là đó hỏng thỡ phần giỏ trị cũn lại chưa phõn bổ sẽ được kết chuyển hết vào chi phớ trong kỳ.
- Đối với những thiết bị đầu cuối (TBĐC) đó phõn bổ hết thỡ giỏ nhập kho thu hồi được xỏc định bằng với giỏ trị giữ lại khụng phõn bổ.
Vớ dụ: Ngày 20/01/07 xuất kho 3 mỏy AP-310 cho chương trỡnh thử nghiệm 3 thỏng với đơn giỏ 1.440.000 đồng/mỏy . Thời gian phõn bổ 12 thỏng. Giỏ trị giữ lại: 10.000 đồng. Kết thỳc thời gian thử nghiệm, phũng vật tư thu hồi số lượng mỏy núi trờn trong đú cỏc mỏy vẫn cũn sử dụng được và làm thủ tục nhập kho.
Giỏ trị phõn bổ = 1.440.000 – 10.000 = 1.430.000 đồng
Giỏ trị nhập kho = { 1440.000 - (1.430.000/12) x 3 } x 3 mỏy = 3.217.500 đồng
c. Nhập kho hàng điều chuyển nội bộ:
Đối với hàng điều chuyển nội bộ cụng ty, giỏ nhập được xỏc định trờn cơ sở giỏ xuất của đơn vị điều chuyển hàng cho cụng ty thể hiện trờn phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ. Chi phớ trong quỏ trỡnh vận chuyển được hạch toỏn vào chi phớ kinh doanh trong kỳ.
2.2.2.2Tớnh giỏ xuất của hàng tồn kho:
Cỏc nghiệp vụ xuất kho hàng hoỏ tại cụng ty bao gồm: Xuất gửi bỏn đại lý, xuất điều chuyển nội bộ, xuất cho thử nghiệm hoặc trang bị cho cỏc phũng
ban, xuất biếu tặng. Trị giỏ hàng hoỏ xuất kho tại cụng ty được tớnh theo phương phỏp nhập trước, xuất trước.
Vớ dụ: Tại thời điểm đầu ngày 01/03/2007 số liệu TBĐC AP310 tồn kho tại cụng ty như sau:
Tờn Vật tư TBĐC AP310 , Mó danh điểm: 52000310
Phiếu nhập
Số phiếu Ngày thỏng ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền 12065000020 15/12/2006 bộ 10.000 1.440.000 14.400.000.000 01075000056 28/01/2007 bộ 5.000 1.330.000 6.650.000.000 02075000012 05/02/2007 bộ 3.000 1.440.000 4.320.000.000 02075000015 05/02/2007 bộ 500 1.313.206 656.603.000 Ngày 2/3/2007 cụng ty xuất 10.000 bộ TBĐC AP310 cho Trung tõm viễn thụng di động điện lực thuộc cụng ty, theo phương phỏp nhập trước xuất trước kế toỏn vật tư ỏp giỏ xuất cho nghiệp vụ này là: Đơn giỏ xuất: 1440.000 đồng, thành tiền xuất: 14.400.000.000 đồng.
2.2.2.3Ghi nhận giỏ trị của hàng hoỏ tồn kho:
Hiện tại, giỏ trị hàng hoỏ tồn kho của cụng ty đang được ghi nhận theo giỏ gốc. Cụng ty khụng xỏc định giỏ trị thuần cú thể thực hiện được của hàng hoỏ tồn kho.
2.2.3Phương phỏp kế toỏn hàng tồn kho:
2.2.3.1Tổ chức hạch toỏn ban đầu:
Nghiệp vụ nhập kho hàng hoỏ:
Bước 1: Bộ phận giao hàng lập giấy đề nghị nhập kho vật tư. Khi giấy đề nghị này được ký duyệt sẽ được chuyển đến phũng vật tư.
Bước 2: Tại phũng vật tư, căn cứ vào giấy đề nghị được duyệt sẽ lập 4 liờn phiếu nhập kho (liờn 1: Lưu tài chớnh kế toỏn; Liờn 2: Lưu vật tư; Liờn 3: Lưu đơn vị giao vật tư; Liờn 4: Lưu sổ phiếu nhập) rồi trỡnh lờn giỏm đốc ký duyệt. Sau đú vật tư giao 1 liờn phiếu nhập
cho người giao hàng. Người giao hàng sẽ mang phiếu này đến kho để làm thủ tục nhập.
Bước 3: Tại kho, khi thủ kho nhận được phiếu nhập kho sẽ tiến hành nhập kho hàng hoỏ. Thủ kho kiểm tra số lượng thực nhập và ký nhận vào cột thực nhập của phiếu nhập kho, đồng thời phản ỏnh luụn vào thẻ kho. Hoặc khi cú nhiều nghiệp vụ nhập xuất xảy ra cựng một lỳc thủ kho cú thể lưu lại hồ sơ và cuối ngày mới tiến hành tổng hợp và ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho. (Mỗi thẻ kho được dựng để theo dừi một loại hàng hoỏ.)
Bước 4: Định kỳ, 10 ngày một lần thủ kho sẽ đến phũng vật tư để đối chiếu số lượng nhập giữa số thực tế và số đề nghị trờn cỏc liờn cũn lại của phiếu nhập kho và thẻ kho. Sau đú thủ kho ký nhận vào cỏc liờn cũn lại rồi giữ lại 2 liờn.
Bước 5: Định kỳ, 15 ngày một lần kế toỏn xuống kho để nhận 1 liờn phiếu nhập kho, đối chiếu rồi ký nhận vào thẻ kho.
Bước 6: Tại phũng kế toỏn, căn cứ vào cỏc hồ sơ mua hàng và phiếu nhập kho, kế toỏn vật tư sẽ tiến hành ỏp giỏ và hạch toỏn.
Nghiệp vụ xuất kho hàng hoỏ:
Chu trỡnh luõn chuyển chứng từ được trỡnh bày thụng qua vớ dụ về nghiệp vụ xuất kho điều chuyển nội bộ cho Trung tõm Viễn thụng di động điện lực dưới đõy:
Bước 1: Trung tõm viễn thụng di động điện lực lập một giấy đề nghị xuất kho vật tư. Khi giấy đề nghị này được ký duyệt sẽ được chuyển đến phũng vật tư.
Bước 2: Tại phũng vật tư căn cứ vào giấy đề nghị được duyệt sẽ lập 4 liờn phiếu xuất kho (liờn 1: Lưu tài chớnh kế toỏn; Liờn 2: Lưu vật tư; Liờn 3: Lưu đơn vị lĩnh vật tư; Liờn 4: Lưu sổ phiếu xuất) rồi trỡnh lờn giỏm đốc ký duyệt. Đồng thời cỏn bộ vật tư lập phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ gồm 3 liờn: Liờn 1- Lưu vật tư, Liờn 2- Lưu
đơn vị nhận hàng, Liờn 3- Lưu nội bộ. Sau đú cỏn bộ vật tư giao 1 liờn phiếu xuất kho và 1 liờn phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ cho người nhận hàng. Người nhận hàng sẽ mang 2 phiếu này đến kho để làm thủ tục xuất.
Bước 3: Tại kho, khi thủ kho nhận được phiếu xuất kho và phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ sẽ tiến hành kiểm tra số lượng hàng hoỏ cũn lại trong kho rồi xuất hàng và xỏc nhận số lượng vào cột thực xuất của phiếu xuất kho, đồng thời phản ỏnh luụn vào thẻ kho (Thẻ kho TBĐC AP310). Hoặc khi cú nhiều nghiệp vụ nhập xuất xảy ra cựng một lỳc thủ kho cú thể lưu lại hồ sơ và cuối ngày mới tiến hành tổng hợp và ghi số lượng thực xuất vào thẻ kho.
Bước 4: Định kỳ, 10 ngày một lần thủ kho sẽ đến phũng vật tư để đối chiếu về số lượng thực tế đó xuất và số đề nghị trờn cỏc liờn cũn lại của phiếu xuất kho và thẻ kho. Sau đú thủ kho ký nhận vào cỏc liờn phiếu cũn lại. Thủ kho nhận lại 2 liờn phiếu xuất kho, 1 liờn phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ.
Bước 5: Định kỳ, 15 ngày một lần kế toỏn xuống kho để nhận 1 liờn phiếu xuất kho, 1 liờn phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ; kiểm tra; đối chiếu rồi ký nhận vào thẻ kho.
Bước 6: Tại phũng kế toỏn, căn cứ vào cỏc chứng từ (giấy đề nghị xuất vật tư, phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ, tờ trỡnh…) và phiếu xuất kho kế toỏn vật tư sẽ tiến hành ỏp giỏ và hạch toỏn.
2.2.3.2Kế toỏn chi tiết hàng tồn kho ở cụng ty viễn thụng điện lực: a. Hạch toỏn tại kho:
Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, xuất thủ kho ghi vào thẻ kho về số lượng nhập, xuất. Cuối ngày, thủ kho xỏc định số tồn kho sau đú ghi vào cột tồn trờn thẻ kho. Mỗi chủng loại hàng hoỏ được ghi nhận trờn một tờ thẻ kho, cuối kỳ cỏc tờ thẻ kho được tập hợp thành một bộ thẻ kho để theo dừi chung.
Khi nhận được phiếu nhập, xuất từ thủ kho, kế toỏn kiểm tra tớnh hợp lệ của chứng từ. Căn cứ vào cỏc chứng từ cú liờn quan, kế toỏn tiến hành ỏp giỏ và định khoản
- Cỏc phiếu nhập được nhập vào chương trỡnh phần mềm trước, và theo thứ tự ngày thỏng liờn tục.
- Phiếu xuất được nhập sau theo phương phỏp FIFO (nhập trước xuất trước)
2.2.3.3Kế toỏn tổng hợp hàng tồn kho ở cụng ty viễn thụng điện lực:
2.2.3.3.1Tài khoản sử dụng:
Để hạch toỏn tổng hợp hàng tồn kho cụng ty sử dụng cỏc tài khoản sau:
Tài khoản 156- Hàng hoỏ
- Tài khoản 1561- Giỏ mua hàng hoỏ
Để theo dừi chi tiết theo từng chủng loại hàng hoỏ và theo kho cụng ty mở tiếp 2 cấp đối tượng đối với tài khoản 1561. Cụ thể: TK 1561- Chủng loại hàng hoỏ – Kho
Vớ dụ: TK 1561 - KCTBĐCWLL – PBKHOB2: “Hàng hoỏ – Giỏ mua hàng húa - Thiết bị đầu cuối WLL – Kho B2”
Tài khoản 157- Hàng gửi bỏn đại lý
Để theo dừi chi tiết theo từng chủng loại hàng hoỏ và theo kho cụng ty mở tiếp 2 cấp đối tượng đối với tài khoản 157. Cụ thể: TK 157- Chủng loại hàng hoỏ - Đại lý
Vớ dụ: TK 157- KCTBĐCWLL – KHĐLHN: “Hàng gửi bỏn - Thiết bị đầu cuối WLL – Cụng ty điện lực Hà Nội”.
2.2.3.3.2Phương phỏp kế toỏn:
a. Phương phỏp kế toỏn hàng hoỏ (156)
Kế toỏn tăng hàng hoỏ tồn kho:
- Với hàng hoỏ mua trong nước, ghi:
Nợ TK 1561 - chi tiết theo chủng loại hàng hoỏ và theo kho (giỏ mua chưa cú thuế GTGT)
Nợ TK 1331 - Thuế giỏ trị gia tăng được khấu trừ (Thuế GTGT đầu vào) Cú cỏc TK 111, 112, 141, 331,… (Tổng giỏ thanh toỏn)
- Với hàng mua từ nhập khẩu, ghi:
Nợ TK 1561 - chi tiết theo chủng loại hàng hoỏ và theo kho (Giỏ mua + Chi phớ nhập khẩu)
Cú TK 111, 112, 331,…
Cú TK 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu)
Đồng thời phản ỏnh thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp Ngõn sỏch Nhà nước, ghi:
Nợ TK 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ
Cú TK 33312 - Thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu
- Nếu phỏt hiện nhập thừa hàng hoỏ so với hợp đồng kinh tế đó ký, kế toỏn căn cứ vào nguyờn nhõn đó được xỏc định để xử lý và hạch toỏn:
• Nếu do nhầm lẫn, quờn ghi sổ, … thỡ điều chỉnh lại sổ kế toỏn bằng
cỏch ghi thờm bỳt toỏn sau:
Nợ TK 1561 - Hàng hoỏ (Phần giỏ trị hàng thừa)
Nợ TK 1331 - Thuế giỏ trị gia tăng được khấu trừ (Nếu cú) Cú TK 111, 112, 331
• Nếu hàng hoỏ thừa là thuộc quyền sở hữu của đơn vị khỏc thỡ hàng
hoỏ thừa ghi Nợ TK 002 - vật tư, hàng hoỏ nhận giữ hộ, nhận gia cụng. Sau đú khi trả lại hàng hoỏ cho đơn vị khỏc ghi Cú TK 002.
• Nếu hàng hoỏ thừa do người bỏn gửi thừa, đang chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 1561 - Hàng hoỏ
Cú TK 338 - Phải trả, phải nộp khỏc (3381)
• Khi cú quyết định xử lý hàng hoỏ thừa của cấp cú thẩm quyền: cụng
Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khỏc (3381)
Nợ TK 1331 - Thuế giỏ trị gia tăng được khấu trừ (Nếu cú) Cú TK 331 - Phải trả cho người bỏn
Tăng do nhập thu hồi hàng hoỏ: