- Hỡnh thức sổ kế toỏn:
PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ HÀNG TỒN KHO TẠI CễNG TY THễNG TIN VIỄN THễNG ĐIỆN LỰC
TỒN KHO TẠI CễNG TY THễNG TIN VIỄN THễNG ĐIỆN LỰC 3.1Đỏnh giỏ thực trạng kế toỏn nghiệp vụ hàng tồn kho tại Cụng ty thụng
tin viễn thụng điện lực :
3.1.1Ưu điểm của kế toỏn nghiệp vụ hàng tồn kho tại Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực:
3.1.1.1Về cụng tỏc quản lý hàng tồn kho tại Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực:
Một là, Cụng tỏc quản lý hàng tồn kho được Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực thực hiện khỏ chặt chẽ và khoa học từ khõu thu mua đến khõu bảo quản, sử dụng.
Hai là, Cụng ty hiện đang theo dừi, quản lý hàng tồn kho với sự hỗ trợ của chương trỡnh quản lý tài chớnh - kế toỏn FMISAPPLICATION theo hỡnh thức sổ nhật ký chung.
Chương trỡnh quản lý tài chớnh - kế toỏn FMISAPPLICATION giỳp giảm nhẹ được khối lượng lớn cụng việc cho kế toỏn, đặc biệt là cụng việc kế toỏn cuối kỳ.
Ba là, Cụng tỏc quản lý cỏc nghiệp vụ hàng tồn kho được theo dừi đồng thời ở cả phũng vật tư và phũng kế toỏn.
Việc theo dừi đồng thời tại 2 phũng trờn sẽ hạn chế được tối đa cỏc sai sút phỏt sinh trong quỏ trỡnh nhập, xuất kho và làm tăng tớnh giỏm sỏt nội bộ trong hoạt động của cụng ty.
Bốn là, Cụng tỏc kiểm kờ vật tư, hàng hoỏ (được thực hiện đột xuất và định kỳ) tại cụng ty được thực hiện khỏ đều đặn, tuõn thủ cỏc quy định của Nhà nước và của Tập đoàn điện lực Việt Nam. Việc kiểm kờ giỳp cụng ty phỏt hiện cỏc vật tư hư hỏng, mất mỏt, xỏc định và điều chỉnh chờnh lệch giữa sổ sỏch và thực tế (nếu cú), qua đú củng cố và đưa cụng tỏc quản lý hàng tồn kho đi vào nền nếp.
Năm là, Nhõn viờn trong bộ mỏy kế toỏn của cụng ty phần lớn đều cú trỡnh độ đại học, am hiểu về lĩnh vực viễn thụng nờn xử lý cỏc nghiệp vụ phỏt sinh của cụng ty rất linh hoạt và phự hợp khụng những với quy định chung của Bộ tài chớnh mà cũn phự hợp với cả quy định mang tớnh đặc thự của ngành điện.
Sỏu là, cụng ty cũn xõy dụng hệ thống danh điểm vật tư đối với từng loại vật tư, hàng hoỏ để thuận tiện cho quỏ trỡnh quản lý và cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn.
3.1.1.2 Về kế toỏn nghiệp vụ hàng tồn kho tại cụng ty:
Một là:Về tổ chức hạch toỏn ban đầu
Mọi nghiệp vụ nhập xuất đều được cụng ty lập chứng từ một cỏch đầy đủ. Vớ dụ: nghiệp vụ nhập kho được cụng ty lập cỏc chứng từ sau:
- Chứng từ mệnh lệnh: Giấy đề nghị nhập kho vật tư được giỏm đốc duyệt đớnh kốm biờn bản giao nhận hàng hoỏ.
- Chứng từ thực hiện: Phiếu nhập kho đớnh kốm bảng kờ chi tiết hàng nhập. Việc phõn loại và đỏnh số thứ tự chứng từ cũng được thực hiện theo quy tắc thống nhất trong Tập đoàn.
Quy trỡnh luõn chuyển cỏc bộ chứng từ được thực hiện rất chặt chẽ, thuận tiện cho cụng tỏc nhập, xuất kho nguyờn vật liệu, cụng cụ, dụng cụ, hàng hoỏ.
Hai là:Về sử dụng tài khoản
Với lĩnh vực kinh doanh đặc thự, Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực đó và đang ỏp dụng hệ thống tài khoản của ngành điện do Bộ tài chớnh phờ duyệt. Trong đú việc sử dụng hệ thống tài khoản riờng về hàng tồn kho giỳp cho cụng tỏc kế toỏn, kiểm tra, kiểm soỏt về nguyờn vật liệu, cụng cụ, dụng cụ, hàng hoỏ của cụng ty được cụ thể và chớnh xỏc hơn đỏp ứng được yờu cầu quản lý, theo dừi chỉ tiờu hàng tồn kho. Vớ dụ với tài khoản 154 -“Chi phớ sản xuất, kinh doanh dở dang” cụng ty mở thờm cỏc tài khoản cấp 2 để theo dừi chi tiết hơn: TK 1541 -Sản xuất kinh doanh điện; TK 1542 -Viễn thụng và cụng nghệ thụng tin; TK 1543 -Sản xuất khỏc; TK 1544 -Dịch vụ. Ngoài ra
cụng ty cũn mở thờm cả tài khoản cấp 3,4… để theo dừi theo yờu cầu quản lý về từng loại hàng tồn kho của cụng ty.
Ba là:Về trỡnh tự và phương phỏp hạch toỏn
Kế toỏn hàng tồn kho của cụng ty được ỏp dụng theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn, kế toỏn chi tiết hàng tồn kho sử dụng phương phỏp thẻ song song và phương phỏp tớnh giỏ hàng tồn kho tại cụng ty là Nhập trước xuất trước được ỏp dụng thống nhất trong cỏc kỳ hạch toỏn, giỳp phản ỏnh thường xuyờn tỡnh hỡnh nhập, xuất vật tư, hàng hoỏ. Đồng thời cung cấp thụng tin về hàng tồn kho một cỏch kịp thời tạo điều kiện cho việc kiểm soỏt được chi phớ, trỏnh ứ đọng vốn.
Bốn là: Về tổ chức hệ thống sổ sỏch kế toỏn:
Với sổ nhật ký chung đang sử dụng tại cụng ty (biểu mẫu 2.12-phần
2), so với biểu mẫu sổ Nhật ký chung (mó số S03a-DN) ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006, cỏc cột “Đó ghi sổ cỏi” và cột “Số thứ tự dũng ” đó được cụng ty lược bỏ, đồng thời cụng ty cũng khụng theo dừi nội dung “Sổ này cú … trang, đỏnh số từ trang số 01 đến trang…” bởi cỏc nội dung này chỉ cú ý nghĩa đối với cụng tỏc kế toỏn thủ cụng. Cũn đối với cụng tỏc kế toỏn được thực hiện trờn phần mềm kế toỏn thỡ việc cụng ty khụng theo dừi cỏc nội dung này là hoàn toàn phự hợp. Bờn cạnh đú, mẫu sổ nhật ký chung của cụng ty cú cột số thứ tự để theo dừi số lượng cỏc bỳt toỏn đơn được cập nhật vào chương trỡnh (đối với cỏc bỳt toỏn kộp được chương trỡnh tự động chuyển về dạng bỳt toỏn đơn rồi mới cập nhật).
Với Sổ chi tiết tài khoản đang sử dụng tại cụng ty (Biểu mẫu 2.15 – phần 2), nội dung sổ cú theo dừi cột “Họ và tờn” của người đứng tờn trờn chứng từ. Việc theo dừi này rất phự hợp với đặc điểm kinh doanh của cụng ty là cỏc nghiệp vụ kinh tế thường phỏt sinh với giỏ trị lớn nờn theo dừi chi tiết người trực tiếp tiến hành nghiệp vụ kinh
tế phỏt sinh sẽ giỳp nhà quản lý xỏc định trỏch nhiệm, nguyờn nhõn một cỏch nhanh chúng mỗi khi xảy ra bất thường của cỏc nghiệp vụ kinh tế đú.
Với mẫu Sổ cỏi cụng ty đang dựng so với mẫu quy định của Bộ tài
chớnh, cũng được lược bỏ đi một số cột giống sổ Nhật ký chung do cụng tỏc kế toỏn đó được hỗ trợ với tớnh năng tự động chuyển sổ của chương trỡnh phần mềm kế toỏn tại cụng ty.
3.1.2Những hạn chế trong kế toỏn nghiệp vụ hàng tồn kho tại Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực
Bờn cạnh những ưu điểm trong kế toỏn nghiệp vụ hàng tồn kho tại Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực cũn cú một số hạn chế như sau:
3.1.2.1 Về cụng tỏc quản lý hàng tồn kho:
Một là, Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực hiện đang sử dụng phần mềm kế toỏn với chương trỡnh kế toỏn và chương trỡnh vật tư để hỗ trợ cho cụng việc của kế toỏn cũng như cụng tỏc quản lý vật tư, hàng hoỏ. Tuy nhiờn 2 chương trỡnh này vẫn đang trong giai đoạn hoàn thiện; một số tớnh năng khụng sử dụng được như: theo dừi vật tư, hàng hoỏ cấp phỏt và tồn tại từng đơn vị phụ thuộc, chương trỡnh chưa hỗ trợ nhập cỏc phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bỏn đại lý…
Ngoài ra do đặc thự chương trỡnh quản lý tài chớnh - kế toỏn FMIS Application được xõy dựng cho tất cả cỏc đơn vị trong ngành điện với cơ sở là hoạt động kinh doanh điện năng và hoạt động kinh doanh khỏc, trong đú viễn thụng được coi là hoạt động kinh doanh khỏc. Do vậy chương trỡnh chưa bao quỏt được hết cỏc nghiệp vụ đặc thự của hoạt động kinh doanh viễn thụng. Cụ thể: chưa cú phõn hệ viễn thụng riờng trong chương trỡnh kế toỏn và chương trỡnh vật tư; cỏc bỏo cỏo hàng tồn kho của một số loại vật tư, hàng hoỏ chưa cú chỉ tiờu về thời hạn sử dụng (vớ dụ: cỏc loại Kớt và Thẻ nạp tiền).
Thờm vào đú, trường hợp hàng về nhưng hoỏ đơn chưa về, theo quy định kế toỏn phải hạch toỏn theo giỏ tạm tớnh sau đú khi hoỏ đơn về kế toỏn
điều chỉnh theo giỏ thực tế. Song do chương trỡnh vật tư chưa hỗ trợ tớnh năng điều chỉnh giỏ nhập, xuất nờn kế toỏn phải thực hiện cỏc bỳt toỏn này trờn chương trỡnh kế toỏn. Điều này sẽ gõy ra chờnh lệch về mặt giỏ trị giữa số liệu trờn chương trỡnh vật tư và chương trỡnh kế toỏn. Hiện nay cụng ty đó khắc phục tỡnh trạng này bằng cỏch bộ phận kế toỏn vật tư khụng thực hiện cỏc bỳt toỏn điều chỉnh trờn chương trỡnh kế toỏn mà điều chỉnh trờn chương trỡnh vật tư thụng qua việc nhập cỏc phiếu nhập ảo (nếu giỏ trị tạm tớnh nhỏ hơn giỏ trị thực tế) hoặc phiếu xuất ảo (nếu giỏ tạm tớnh lớn hơn giỏ thực tế).
Hai là, Cụng tỏc đối chiếu vật tư hiện chưa được kịp thời, một số loại vật tư nhỏ lẻ khụng được đối chiếu một cỏch thường xuyờn làm mất đi tớnh chất kịp thời và ý nghĩa của việc đối chiếu.
Ba là, đối với cụng tỏc kiểm kờ hàng tồn kho cuối kỳ:
Tại phũng vật tư, trước khi đối chiếu về số lượng hàng tồn kho với
kế toỏn, phũng vật tư của cụng ty tiến hành kiểm tra, đối chiếu với cỏc trung tõm, cỏc đại lý. Tuy nhiờn cụng tỏc đối chiếu này được tiến hành chưa được thường xuyờn, liờn tục với một số trung tõm và đại lý trong cỏc kỳ. Điều này dẫn đến số liệu của vật tư khi đem đối chiếu với kế toỏn đụi khi cũn sai sút.
Tại kho, đột xuất và định kỳ cuối năm cụng ty tiến hành kiểm kờ
lượng hàng tồn kho nhưng chỉ kiểm tra được về mặt số lượng chưa cú sự kiểm định về chất lượng của hàng cũn trong kho.
Bốn là, hiện tại, một số cỏn bộ vật tư của cụng ty cũn chưa thành thạo nghiệp vụ dẫn đến thụng tin về hàng tồn kho đụi khi cũn chưa thực chớnh xỏc, kịp thời làm cho sự phối hợp giữa bộ phận vật tư với cỏc bộ phận khỏc trong cụng tỏc quản lý, theo dừi vật tư gặp khú khăn.
Bờn cạnh đú, số lượng nhõn viờn kế toỏn phụ trỏch về vật tư cũn thiếu dẫn đến cụng tỏc kiểm tra, đối chiếu định kỳ về hàng tồn kho giữa phũng kế toỏn với cỏc đại lý, cỏc trung tõm… chưa thực đầy đủ và đều đặn.
Mặt khỏc, do kinh doanh trờn địa bàn trải rộng, việc bỏn hàng được thực hiện chủ yếu qua cỏc đại lý (cỏc đại lý điện lực và cỏc tổng đại lý ngoài ngành điện, đại lý phổ thụng), sự phối hợp giữa cỏc đại lý điện lực trong ngành chưa nhịp nhàng, thủ tục hành chớnh tại cỏc đại lý điện lực cũn khỏ rườm rà, việc liờn lạc chủ yếu qua điện thoại, cụng văn nờn cụng tỏc kiểm kờ, đối chiếu hàng hoỏ xuất, nhập, tồn kho tại cỏc đại lý gặp nhiều khú khăn và thường bị chậm hơn so với yờu cầu đề ra.
3.1.2.2 Về kế toỏn nghiệp vụ hàng tồn kho:
Một là:Về tổ chức hạch toỏn ban đầu
Cỏc phiếu nhập xuất thẳng (nhập, xuất khụng qua kho) tại cụng ty
chưa được lập kịp thời, thường bị muộn hơn với thực tế nhập xuất khoảng 2-3 ngày, cỏ biệt cú trường hợp chậm gần 2 tuần khiến cho thụng tin do cả kế toỏn và vật tư cung cấp đều thiếu tớnh chớnh xỏc và khụng kịp thời (ngày nhập, xuất bị muộn hơn so với ngày thực tế nghiệp vụ diễn ra).
Ở cụng ty cỏc chứng từ sau khi lập xong đều được luõn chuyển theo
một quy trỡnh thống nhất. Tuy nhiờn thời gian luõn chuyển chứng từ ở một số khõu cũn chưa thực phự hợp đú là:
Định kỳ 10 ngày một lần thủ kho đến đối chiếu số lượng hàng nhập,
xuất và lượng tồn kho với phũng vật tư, sau đú nhận lại 2 liờn phiếu nhập, xuất kho. Với thực tế này ở cụng ty sẽ dẫn đến việc khụng kịp thời điều chỉnh cỏc sai lệch giữa thủ kho và phũng vật tư.
Định kỳ 15 ngày một lần kế toỏn mới xuống kho để nhận cỏc chứng
từ từ thủ kho về để hạch toỏn. Điều này làm cho việc ghi chộp cỏc nghiệp vụ phỏt sinh vào cỏc sổ sỏch kế toỏn bị chậm chễ.
Hai là: Về sử dụng tài khoản và trỡnh tự hạch toỏn:
Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực là một đơn vị cú chỉ tiờu về
vậy cụng ty đó tổ chức theo dừi và quản lý hàng tồn kho theo cấp đối tượng từ cỏc chủng loại vật tư, hàng hoỏ đến cỏc kho. Tuy nhiờn với việc theo dừi chi tiết này, cụng ty phải theo dừi, quản lý một số lượng đối tượng lớn ngay từ cấp đầu tiờn.
Hiện nay, để theo dừi về hàng tồn kho tại Cụng ty thụng tin viễn
thụng điện lực vẫn chưa sử dụng một số tài khoản trong nhúm tài khoản hàng tồn kho theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 do Bộ tài chớnh ban hành. Cụ thể:
- Cụng ty khụng trớch lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho nờn cũng khụng sử dụng tài khoản 159.
Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực cũng là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực viễn thụng, giỏ trị hàng húa tồn kho của cụng ty rất lớn. Tuy nhiờn qua quan sỏt tỡnh hỡnh thực tế tại cụng ty, em nhận thấy cụng ty khụng trớch lập cỏc khoản dự phũng giảm giỏ cho hàng hoỏ tồn kho. Điều này một mặt khụng phự hợp với nguyờn tắc thận trọng của kế toỏn, mặt khỏc khụng phản ỏnh đỳng giỏ trị về hàng tồn kho trờn khoản mục hàng tồn kho tại bảng cõn đối kế toỏn (mẫu số B01-DN, mó số 140).
- Bờn cạnh đú, cụng ty cũng khụng sử dụng tài khoản 1562 – “Chi phớ thu mua hàng hoỏ”. Toàn bộ chi phớ thu mua hàng hoỏ được cộng vào giỏ mua và hạch toỏn trờn tài khoản 1561- “Giỏ mua hàng hoỏ”. Việc khụng tỏch bạch giữa giỏ mua với chi phớ thu mua hàng hoỏ và hạch toỏn chung trờn tài khoản 1561 một mặt khụng phự hợp với quy định của chế độ kế toỏn về sử dụng tài khoản, mặt khỏc dễ gõy nhầm lẫn giữa cỏc nội dung chi phớ và làm cho cụng ty gặp nhiều khú khăn trong nỗ lực nhằm giảm cỏc chi phớ của quỏ trỡnh thu mua.
Ba là: về tổ chức hạch toỏn linh phụ kiện phục vụ bảo hành.
Phũng vật tư và kế toỏn hoàn toàn khụng theo dừi thờm quỏ trỡnh xuất linh kiện phục vụ bảo hành cho khỏch hàng tại bộ phận bảo hành mà giao việc quản lý linh kiện phục vụ bảo hành cho tổ bảo hành.
Vớ dụ: ngày 20/3/2007, phũng vật tư xuất 20 anten mỏy điện thoại U100 cho bộ phận bảo hành.
Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toỏn ỏp giỏ theo phương phỏp Nhập trước xuất trước và định khoản:
Nợ TK 13881- “Phải thu khỏc - Tiền Việt Nam” chi tiết bộ phận bảo hành Cú TK 1561 – Chi tiết theo chủng loại anten và theo kho
Sau đú, định kỳ sau từ 3-5 ngày, bộ phận bảo hành lập bảng kờ đổi linh kiện cho khỏch hàng và gửi về phũng TCKT (hạch toỏn) và phũng vật tư để xin cấp mới. Căn cứ vào Bảng kờ đổi bảo hành đớnh kốm cỏc Phiếu yờu cầu đổi linh kiện bảo hành cú chữ ký khỏch hàng, kế toỏn hạch toỏn:
Nợ TK 6415 – “ chi phớ quản lý - chi phớ bảo hành” Cú TK 13881- chi tiết bộ phận bảo hành
Như vậy, trong điều kiện bộ phận bảo hành ớt được hướng dẫn, đào tạo về kế toỏn và thống kờ, cụ thể là về cỏch thức ghi chộp, theo dừi linh phụ kiện nhập, xuất, tồn thỡ việc xuất linh kiện thiết bị đầu cuối cho bộ phận bảo hành dễ dẫn tới nguy cơ thất thoỏt linh kiện do cụng tỏc theo dừi, ghi chộp và thống kờ linh kiện tại cỏc tổ bảo hành rất lỏng lẻo. Thờm vào đú, khi tới thời điểm