I. Khái quát chung về Côngty tạp phẩmvà bảo hộ lao động
2.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Côngty
2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
2.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Côngty
2.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy
Công ty Tạp phẩmvà Bảo hộ lao động là một Công ty thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ của nhà nước. Tương tự nhiều doanh nghiệp vừa và
nhỏ khác, Công ty đã xây dựng một cơ cấu tổ chức bộ máy theo loại hình cơ cấu trực tuyến- chức năng. Bao gồm: Ban giám đốc, hai phòng chức năng: phòng tổ chức hành chính và phòng kế toán kế hoạch, và 7 đơn vị trực thuộc bao gồm:
- Phòng nghiệp vụ thị trường
- Phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động 1 - Phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động 2. - Cửa hàng bảo hộ lao động vầ bách hoá - Cửa hàng bách hoá số 1
- Cửa hàng bách hoá số 2 - Trạm bách hoá Hà Nội
Ban giám đốc và các phòng ban, cửa hàng, trạm được bố trí theo sơ đồ sau:
Hiện nay, tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty là 131 người, trong đó có 42 người là trình độ đại học, số người có trình cao đẳng và trung cấp là 37 người, trình độ sơ cấp là 17 người. Tỷ lệ nữ trong Công ty chiếm khoảng 60,76%( 88 người).
2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban, cửa hàng, trạm 2.2.2.1 Ban giám đốc
- Đứng đầu Công ty là giám đốc Công ty do Bộ trưởng thương mại bổ nhiệm. Giám đốc có nhiệm vụ lãnh đạo chung, điều khiển vĩ mô. Tổ chức, quản lý, điều hành và phối hợp hoạt động của toàn Công ty. Ra quyết đinh và phân công nhiệm vụ cho các phòng ban, các cửa hàng, trạm thực hiện.
- Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc:
Do đặc điểm lịch sử của Công ty là việc sát nhập giữa Công ty Tạp phẩm và Công ty Bảo hộ lao động. Do vậy, một phó giám đốc giúp giám đốc phụ trách khối tạp phẩm và phó giám đốc còn lại phụ trách khối baỏ hộ lao động.
Phó giám đốc giúp giám đốc lập kế hoạch và tổ chức bảo vệ tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh năm, quý, tháng. Tổ chức chỉ đạo sản xuất và điều chỉnh kế hoạch phù hợp với thời điểm thị trường, khả năng thu mua nguyên vật liệu của Công ty.
Các phó giám đốc do giám đốc lựa chọn và đề nghị Bộ trưởng Thương mại bổ nhiệm và miễn nhiệm. Các phó giám đốc được giám đốc phân công lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước giám đốc về lĩnh vực đã được phân công.
2.2.2.2 Phòng tổ chức hành chính
Phòng tổ chức hành chính có chức năng như sau:
- Tổ chức bộ máy, chức năng nhân sự nhằm quản lý việc tuyển dụng bố trí lao động, di chuyển đề bạt cán bộ, thù lao lao động, khen thưởng kỷ luật…
- Thực hiện chức năng hành chính pháp chế
- Tổ chức đời sống tập thể và hoạt động xã hội văn hoá, thể thao…
- Thực hiện toàn bộ công tác tổ chức quản lý nhân sự, sắp xếp điều phối lao động.
- Giải quyết các chế độ chính sách, các công việc nội bộ.
- Bảo vệ an toàn cho Công ty như chống trộm cắp, phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt…
- Tham mưu cho ban giám đốc về vấn đề nhân sự.
Đứng đầu phòng tổ chức hành chính là trưởng phòng phụ trách chung các chức năng của phòng và phụ trách khâu cán bộ, giải quyết các công việc nội bộ.
Giúp việc cho trưởng phòng có các phó phòng phụ trách các công việc hành chính, văn thư...
Một chuyên viên tổ chức phụ trách việc xây dựng quy chế soạn thảo văn bản, phân tích chiến lược về cán bộ, nhân sự, xây dựng các kế hoạch nhằm tuyển dụng, đào tạo, bố trí sử dụng và cho thôi việc đối với cán bộ công nhân viên.
Một nhân viên phụ trách công việc giấy tờ, công văn, quản lý con dấu. Các nhân viên bảo vệ và thường trực có nhiệm bảo vệ tài sản của Công ty.
2.2.2.3 Phòng kế toán kế hoạch
Hiện nay Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động đang áp dụng hình thức tổ chức kế toán vừa phân tán, vừa tập trung. Tức là, toàn bộ chứng từ gốc được các đơn vị cơ sở hạch toánvà lập bảng kê cuối tháng rồi đưa lên phòng kế toán kiểm tra sau đó lập bảng kê đưa vào sổ kế toán tổng hợp cuối mỗi quý mới báo cáo.
* Phòng kế toán kế hoạch có các chức năng sau:
- Hạch toán việc kinh doanh của Công ty (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Quản lý vốn, tài sản của Công ty bao gồm công tác huy động và tạo nguồn vốn.
- Xây dựng các kế hoạch tài chính cho Công ty
- Giám sát quá trình kinh doanh của Công ty * Nhiệm vụ của phòng kế toán kế hoạch:
- Giúp giám đốc thực hiện công tác kế toán, thống kê theo quy định của Nhà nước
- Cung cấp thông tin để xử lý các vấn đề tài chính.
- Thanh toán luân chuyển chứng từ cho nhà cung cấp khách hàng, ngân hàng, cơ quan thuế.
- Tính toán chi phí, thu nhập, lỗ lãi hàng ngày của Công ty thông qua hệ thống tài khoản chứng từ sổ và từ đó lập báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm.
- Tham gia giám sát tình hình hoạt động của Công ty thông qua các tài khoản liên quan.
Đứng đầu phòng kế toán kế hoạch là kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo công việc của phòng theo đúng điều lệ tổ chức kế toán mà Nhà nước đã ban hành, lập kế hoạch tài chính. Phân tích các hoạt động kinh tế, ký duyệt các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Các kế toán viên trong phòng kế toán kế hoạch bao gồm: Kế toán vốn – tiền, kế toán công nợ, kế toán hàng tồn kho, kế toán các cửa hàng, kế toán tổng hợp kiêm kế toán tài sản cố định. Các kế toán này có nhiệm vụ theo dõi ghi chép những nghiệp vụ mình được phân công công tác.
Bộ phận thống kê thực hiện quá trình thông tin bao gồm việc thu thập và xử lý thông tin về tình hình kinh doanh của Công ty.
Bộ phận kế toán căn cứ những thông tin, phân tích và lập các phương án kế hoạch tài chính cho Công ty.
2.2.2.4 Phòng nghiệp vụ thị trường
* Chức năng:
- Phòng nghiệp vụ thị trường có chức năng phân tích và lập kế hoạch về thị trường tiêu thụ sản phẩm. Tổ chức nguồn hàng cùng với ban giám đốc tiến hành các nhiệm vụ kinh doanh.
- Thực hiện chức năng marketing bao gồm việc xác định và thực hiện các chiến lược sản phẩm, chiến lược giá cả, thiết lập các kênh phân phối, tiêu thụ sản phẩm, chiến lược quảng cáo sản phẩm, chiến lược quảng cáo khuyến mại...
- Tham mưu cho ban giám đốc trong việc mở rộng phát triển kinh doanh trong và ngoài nước về ngành hàng tạp phẩm, dụng cụ trong gia đình.
- Xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu, các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và các biện pháp chính để tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được các cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước tổ chức sản xuất tạo ra hàng tiêu dùng trong nước và xuất khẩu.
- Chủ động nắm nhu cầu của thị trường để cải tiến các phương thức kinh doanh đa dạng hoá mặt hàng thích ứng được vơí cơ chế thị trường.
Phòng nghiệp vụ thị trường bao gồm trưởng phòng chỉ đạo trực tiếp các công việc của phòng theo đúng quy định của quy chế tổ chức và hoạt động của Công ty. Hai phó phòng nghiệp vụ thị trường: 1 phó phòng phụ trách thị trường trong nước và 1 phó phòng phụ trách nghiệp vụ xuất khẩu. Các cán bộ nghiệp vụ thị trường có nhiệm vụ nghiên cứu, phân tích sự biến động của thị trường, quan hệ với các nhà cung cấp, khách hàng nhằm thực hiện việc tổ chức nguồn hàng và hệ thống tiêu thụ.
2.2.2.5 Phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động 1 và phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động 2:
Hai phòng này cũng có chức năng, nhiệm vụ tương tự phòng nghiệp vụ thị trường tuy nhiên phòng nghiệp vụ thị trường phụ trách các loại hàng tạp phẩm và dụng cụ gia đình còn hai phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động phụ trách các nghiệp vụ thị trường đối với hàng bảo hộ lao động như hàng vải, quần áo, các thiết bị bảo hộ lao động.
Đứng đầu phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động là trưởng phòng phụ trách công việc chung của phòng. Giúp việc cho trưởng phòng là các phó phòng phụ trách từng lĩnh vực được phân công.
Các cán bộ nghiệp vụ, nhân viên có nhiệm vụ bám sát các cơ sở của nhà cung ứng và khách hàng, tạo nguồn hàng, tiêu thụ hàng và đánh giá chất lượng mẫu mã của sản phẩm.
2.2.2.6.Các đơn vị trực tiếp kinh doanh:
Các đơn vị trực tiếp kinh doanh bao gồm: Cửa hàng bảo hộ lao động và bách hoá tại 30 Đoàn Thị Điểm, Cửa hàng bách hoá số 1 và số 2 Cát Linh, và Trạm bách hoá Hà nội tại Km6-Đường Giải Phóng. Các đợn vị này có chức năng trực tiếp kinh doanh.
Nhiệm vụ của các cửa hàng này là:
-Tổ chức kinh doanh, bán buôn bán lẻ hàng tạp phẩm và bảo hộ lao động, hàng công nghiệp tiêu dùng, hàng điện tử điện lạnh, văn phòng phẩm, vật liệu xây dựng, vật tư, nguyên liệu phục vụ cho sản xuất.
-Thực hiện các dịch vụ cung ứng hàng xuất khẩu, tổ chức tiêu thụ hàng nhập khẩu cho các đơn vị trong và ngoài nước. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Đại lý cho các hãng sản xuất, kinh doanh về những mặt hàng thuộc diện kinh doanh của Công ty theo đúng quy định của Nhà nước.
Đứng đầu các cửa hàng, trạm là các cửa hàng trưởng và trạm trưởng quản lý việc mua bán xuất nhập kho của cửa hàng, trạm. Bán buôn và bán lẻ được thực hiện bởi các nhân viên bán hàng của công ty.
2.2.3.Nhận xét chung về cơ cấu bộ máy hiện tại của công ty:
Nhìn chung Công ty được tổ chức theo mô hìnhtrực tuyến chức năng. Do đó, tránh được tình trạng tập trung toàn bộ vấn đề quản lý cho Giám đốc dẫn đến tình trạng quá tải nhưng vẫn đảm bảo được chế độ một thủ trưởng.
Theo mô hình quản lý này, các vấn đề phát sinh trong từng bộ phận chức năng sẽ do cán bộ phụ trách chức năng giải quyết. Đối với những vấn đề chung, các bộ phận chức năng sẽ đề xuất ý kiến. Giám đốc là người đưa ra phương hướng cuối cùng và hoàn toàn chịu trách nhiệm về cách giải quyết của mình.
Với bộ máy tinh gọn, trách nhiệm phân chia rõ ràng cho từng phòng ban, cửa hàng, trạm làm cho hoạt động của Công ty ngày càng nề nếp, đồng bộ. Các phòng ban, cửa hàng, trạm và các cá nhân có điều kiện phát huy hét khả năng của mình.
Bộ máy của Công ty thống nhất từ trên xuống dưới, tuy nhiên lao động gián tiếp ở Công ty còn nhiều, còn có lao động dư thừa, cán bộ có trình độ đại học, cao đẳng và trung cấp còn ít. Công ty cần tăng cường đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao, tạo điều kiện cho việc mở rộng quy mô, cơ cấu lao động nhằm đạt hiệu quả cao hơn trong kinh doanh.
Nhìn chung, những năm gần đây về cơ bản Công ty đã quản lý được đáng kể nhân viên dư thừa làm cho bộ máy của công ty gọn nhẹ, tinh thông, một người làm được nhiều việc. Công ty giải quyết hợp lý các chính sách,
chế độ tiền lương, tiền thưởng, chế độ hưu trí, chế độ đào tạo bồi dưỡng cán bộ.