2.3.3.1. Đặc điểm và đối tượng hạch toán:
Trong hoạt động xây lắp thì máy thi công là một phương tiện không thể thiếu. Việc sử dụng MTC một cách hiệu quả sẽ giúp tăng năng suất lao động, đẩy nhanh tiến độ thi công, hạ giá thành sản phẩm. Tỷ lệ khoản mục chi phí này thường chiếm khoảng 18% - 20% trong tổng chi phí sản xuất.
Hiện tại, Công ty CP ĐT XD & TM Phước An sử dụng MTC dưới hai hình thức: sử dụng MTC của công ty và MTC thuê ngoài, nhưng công ty sử dụng chủ yếu MTC thuê ngoài.
- MTC Công ty giao cho đội:
Để tạo quyền chủ động cho các đội xây dựng, Công ty giao tài sản là các MTC cho các đội xây dựng, nhưng với số lượng rất ít và chủ yếu là do thuê ngoài. Trong quá trình hoạt động phát sinh các chi phí như: Chi phí tiền lương của công nhân điều khiển MTC, chi phí nhiên liệu, chi phí khấu hao MTC, chi phí bằng tiền khác.
+ Đối với tiền lương công nhân điều khiển MTC: thu nhập hàng tháng là lương cơ bản và lương trả theo ca máy. Trong đó lương trả theo ca máy được tính dựa trên nhật trình máy do đội lập định kỳ hàng tháng.
+ Đối với chi phí nhiên liệu: phát sinh ở công trình nào thì tập hợp trực tiếp vào chi phí của công trình đó.
+ Đối với chi phí khấu hao MTC: cuối tháng kế toán lập Bảng tính và phân bổ chi phí khấu hao MTC. Trường hợp MTC không sử dụng một thời gian thì vẫn phải tính khấu hao, kế toán tập hợp và phân bổ cho công trình đó.
+ Đối với chi phí bằng tiền khác: đội hoàn ứng chứng từ về phòng Tài chính kế toán tại Công ty để hạch toán.
Thông thường Công ty thuê cả máy và người điều khiển máy. Cuối tháng căn cứ vào Hợp đồng thuê máy và Phiếu theo dõi hoạt động MTC, kế toán đội lập Bảng tổng hợp chi phí thuê máy và gửi về phòng Tài chính kế toán của công ty.
2.3.3.2. Chứng từ sử dụng:
- Hợp đồng thuê máy.
- Bảng theo dõi hoạt động MTC. - Bảng tổng hợp chi phí thuê máy. - Biên bản thanh lý hợp đồng thuê máy.
2.3.3.3. Tài khoản sử dụng:
Công ty sử dụng TK623 - Chi phí MTC để theo dõi và hạch toán chi phí sử dụng cho MTC. TK này được mở chi tiết cho từng công trình cụ thể.
2.3.3.4. Đặc điểm quá trình hạch toán:
Khi có nhu cầu sử dụng MTC, các đội sẽ tự đứng ra thuê làm lập Hợp đồng thuê máy hoặc gửi phiếu yêu cầu về Công ty để Công ty lên kế hoạch điều máy đến công trường. Thông thường đội sẽ thuê trọn gói cả MTC, người điều khiển máy và các chi phí khác sử dụng cho máy thi công như xăng, dầu…
Trong Hợp đồng thuê máy ghi rõ cả số lượng ca máy sử dụng, đơn giá một ca máy sử dụng cho công trình nào thì tính vào chi phí của công trình đó.
Mỗi MTC sẽ được lập riêng một Phiếu theo dõi hoạt động. Căn cứ vào đó kế toán đội sẽ tính được chi phí phải trả cho mỗi MTC.
Chi phí phải trả MTC = Số giờ hoạt động thực tế x Đơn giá một giờ hoạt động
Vì thuê trọn gói nên các đội không hạch toán theo dõi các chi phí phát sinh liên quan đến tiền lương của công nhân điều khiển MTC, nhiên liệu sử
dụng MTC, chi phí khấu hao MTC… Tất cả các khoản chi phí này được tính vào đơn giá trong Hợp đồng thuê máy.
Khi kết thúc Hợp đồng thuê máy, đội sẽ làm Biên bản thanh lý Hợp đồng thuê máy.
Nếu sử dụng máy của Công ty thì công trình phải tự hạch toán trả lương cho lái máy, trả tiền mua xăng, dầu…. còn khấu hao máy sẽ do phòng kế toán tự trích khấu hao rồi căn cứ vào số tháng sử dụng tại công trường để phân bổ khấu hao cho từng công trình.
Cuối tháng, kế toán đội lập Bảng tổng hợp chi phí máy cho từng công trình cụ thể.
Biểu 2.7: Trích số liệu chi phí máy thi công
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ MÁY
Công trình: Cầu tràn Đại Kim - Hương Sơn - Hà Tĩnh Ngày 30 tháng 06 năm 2009
Đơn vị : VNĐ
Stt Loại máy Số tháng sử dụng Chi phí 1 tháng Thành tiền
1 Máy đào 5 (tháng) 3.498.690 17.493.450 2 Máy trộn 6 (tháng) 1.105.000 6.630.000 3 Lương T3 1 (tháng) 4.600.000 4.600.000 4 Dầu 2.536.300 2.536.300 … Tổng 31.259.750
Hà Nội, ngày 30 tháng 06 năm 2009
Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên)
2.3.3.5. Hạch toán chi tiết:
Cuối tháng khi nhận được chứng từ và Bảng tổng hợp chi phí thuê máy do kế toán đội gửi lên kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra so sánh đối chiếu định khoản.
Nợ TK 623 - ĐK
Có TK 1413 - ĐK
2.3.3.6. Quy trình ghi sổ:
Khi nhận được chứng từ do kế toán đội gửi lên, kế toán tổng hợp tiến hành lập Chứng từ ghi sổ và ghi Sổ chi tiết TK 623.
Biểu 2.8: Trích số liệu chi phí máy thi công
Công ty CP ĐTXD & TM Phước An CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày 30 tháng 06 năm 2009
Đơn vị : VNĐ
Trích yếu Số hiệu tài khoản
Nợ Có Số tiền
Chi phí sử dụng MTC cho CT Cầu
tràn Đại Kim 623 1413 31.259.750
Cộng 31.259.750
Hà Nội, ngày 30 tháng 06 năm 2009
Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên)
Chứng từ gốc là căn cứ để vào Sổ chi tiết
Biểu 2.9: Trích số liệu sổ chi tiết TK 623
Sổ chi tiết TK 623
Chi phí sử dụng máy thi công Đến 30 tháng 6 năm 2009
Công trình: Cầu tràn Đại Kim - Hương Sơn - Hà Tĩnh
Đơn vị: VNĐ Chứng từ SH NT Trích yếu TK ĐƯ Số tiền Nợ Có … … … … 30/06/09 Cp SDMTC cho CT Cầu tràn Đại Kim. 1413 31.259.750 30/06/09 Cp khấu hao SDMTC 214 12.300.000 30/06/09 K/c CpSDMTC cho CT Cầu tràn Đại Kim. 154 66.622.000 Cộng phát sinh 66.622.000 66.622.000
Hà Nội, ngày 30 tháng 06 năm 2009
Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên)
Chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi Sổ Cái
Biểu 2.10: Trích số liệu sổ cái TK 623
Sổ cái
Đến 30 tháng 6 năm 2009
Tên TK: Chi phí sử dụng máy thi công Số hiệu: 623 ĐVT: VNĐ CTGS SH NT Trích yếu TK ĐƯ Số tiền Nợ Có … … … … 20 30/06 CPSDMTC cho CT Cầu tràn Đại Kim 1413 31.259.750 21 30/06 Cp khấu hao SDMTC 214 12.300.000 30 30/06 K/c CPSDMTC cho CT
Cầu tràn Đại Kim 154 66.622.000
31 30/06 K/c CPSDMTC cho CT
Cầu tràn Hương Vĩnh 154 58.930.000
… … … …
Cộng chi phí 166.840.000 166.840.000
Hà Nội, ngày 30 tháng 06 năm 2009
Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên)