Thông thường khi ký kết các hợp đồng xây lắp, luôn có điều khoản liên quan đến bảo hành sản phẩm. Nội dung của việc bảo hành công trình bao gồm khắc phục, sửa chữa, thay thế thiết bị hư hỏng, khiếm khuyết hoặc khi công trình vận hành, sử dụng có lỗi của nhà thầu gây ra. Thời gian bảo hành được xác định cụ thể theo từng công trình ghi trong hợp đồng. Vì vậy, đối với CTCPCKLM Sông Đà , Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc luôn xác định việc bảo hành công trình sau
bàn giao là một nhiệm vụ rất quan trọng của công ty. Nếu làm tốtc công tác này, nó sẽ xây dựng được uy tắn cho công ty cũng như đảm bảo chất lượng của những công trình tham gia thi công.
Công ty dự kiến mức tổn thất, hư hỏng các công trình mà công ty đang thi công để tiến hành lập dự phòng bản hành các công trình xây lắp, chi tiết cho từng công trình và hạng mục công trình đang thi công hay đã hoàn thành. Mức trắch lập dự phòng theo quy định trong hợp đồng kinh tế đã ký kết nhưng không được vượt quá 5% giá trị công trình, hạng mục công trình. Phòng Kế toán tổ chức lập dự phòng căn cứ vào số liệu các chi nhánh gửi về vào cuối kỳ. Đây là cơ sở để lập các bảng kê chi tiết, từ đó làm căn cứ hạch toán chi phắ bán hàng.
Đầu năm 2007, căn cứ vào doanh thu của công ty năm 2006 và kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2007, phòng Kế toán tiến hành trắch trước dự phòn bảo hành công trình xây lắp:
Nợ TK 627: 7.500.000.000 Có TK 352: 7.500.000.000
( tương đương 5% doanh thu kcnawm 2007 của toàn công ty)
Nếu trong quá trình thi công trong năm 2007, phát sinh chi phắ sửa chữa và bảo hành công trình, sẽ tiến hành tập hợp chi phắ chi tiết cho từng công trình và hạng mục công trình đó:
Nợ TK 621: chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp Nợ TK 622: chi phắ nhân công trực tiếp Nợ TK 623: chi phắ sử dụng máy thi công Nợ TK 627: chi phắ sản xuất chung Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 152,Ầ: các tài khoản liên quan
Khi thực hiện sửa chữa,bảo hành xong công trình, các chi nhánh có công trình phải sửa chữa, bảo hành tập hợp chi phắ liên quan:
Nợ TK 154: chi phắ sản xuất kinh doanh dở dang (chi phắ bảo hành xây lắp) Có TK 621: chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp
Có TK 627: chi phắ sản xuất chung
Sau đó chuyển số liệu về công ty, tiến hành trắch dự phòng, chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình:
Nợ TK 352: dự phòng phải trả
Có TK 154(1544): chi phắ sản xuất kinh doanh dở dang
Trong năm 2007, các công trình công ty đã thi công không xảy ra sự cố hay sự cố xảy ra không do lỗi của thi công, lắp đặt của công ty. Vì vậy, cuối năm 2007, công ty sẽ hoàn nhập khoản dự phòng này vào khoản thu nhập khác:
Nợ TK 352: 7.500.000.000 Có TK 711: 7.500.000.000
Như vậy, dù trong khi thi công năm 2007 và cả năm 2006, công ty không xảy ra những vấn đề sửa chữa lớn, gây tổn hại với uy tắn cũng như tình hình chi phắ, giá thành nhưng quá trình trắch lập dự phòng là nhiệm vụ hết sức quan trọng. Thứ
nhất, vì công ty là một doanh nghiệp chuyên về lắp máy cơ khắ. Các công trình
công ty nhận thầu có khối lượng thi công rất lớn, độ phức tạp cao, thời gian thi công dài, vị trắ xây lắp có nhiều khó khăn nên không thể lường hết được những rủi ro có thể xảy ra. Thứ hai, các công trình xây lắp nếu xảy ra sự cố thì chi phắ bảo hành và khắc phục sự cố thường là rất lớn. Vì vậy, nếu xảy ra mà công ty không có khoản dự phòng đủ lớn, sẽ không có khả năng tài chắnh ngay để khắc phục.