Bảng 4: Tình hình xuất nhập khẩu 6 tháng đầu năm 2007 của Việt Nam

Luận văn tt nghiệp ^{Trang 26 GVHD: Th.S Trần Thị Thanh Hằng}

phận này còn theo dõi cho khách hàng mượn container về kho để rút hàng (rút

ruột)

2.3.2.9. Bộ phận hàng xuất tại cảng:

Bộ phận hàng xuất tại cảng có nhiệm vụ giao container rỗng cho khách hàng khi khách hàng có nhu cầu mượn container rỗng về kho để đóng hàng.

Theo dõi tình trạng của container như container hạ bãi chờ xuất, container đã

thanh lý hải quan, container khách hàng mượn về kho để đóng hàng, container

đóng hàng tại cảng, confainer để xếp lên tàu làm báo cáo gửi cho các bộ phận

như EQC, Sales, DỌC.

2.3.2.10. Bộ phận quản lý container rỗng tại căng:

Bộ phận quản lý container rỗng tại cảng có nhiệm vụ theo dõi, cập nhật hàng ngày các tình trạng container của hãng khi có hàng và không có hàng, bộ phận

này sẽ kết hợp cùng bộ phận EQC để cung cấp các số liệu thực tế về container

theo từng thời điểm.

Bộ phận này còn có trách nhiệm theo dõi container đang ở trên tàu, vị trí xếp của từng container để thông báo cho bộ phận xuất, nhập hay cho người đại diện của chủ tàu khi họ yêu cầu.

2.3.2.11. Bộ phận lập sơ đồ xếp hàng xuống tàu (Ship side)

Căn cứ vào số lượng container, trọng lượng và kích cỡ của từng loại container,

trọng tải và sức chứa của tàu, bộ phận này sẽ lên sơ đồ xếp hàng xuống tàu sao cho đảm bảo an toàn đúng kỹ thuật, giữ được thăng bằng cho tàu khỏi bị nghiêng khi di chuyển. Đồng thời bộ phận này sẽ nắm thời gian tàu đến, tàu đi cụ thể để bố trí việc xếp đỡ container xuống tàn hay lên bờ một cách liên tục, bảo đảm thời gian ngắn nhất trong thời gian tàu neo đậu tại Cảng.

2.3.3. Quy trình hoạt động kinh doanh của công ty

2.3.3.1. Quy trình hàng nhập (Import)

Hiện nay lượng hàng nhập khẩu tại hãng tàu T.S Lines có tiềm lực rất lớn. Chính vì thế chất lượng phục vụ cũng như chu trình nhập khẩu hàng hóa có tốt, nhanh, gọn, khép kín hay không đóng vai trò rất quan trọng, quyết định đến doanh thu và uy tín của công ty.

Luận văn tt nghiệp ^{Trang 27 GVHD: Th.S Trần Thị Thanh Hằng}

* Quá trình chuẩn bị trước khi tàu cập Cảng làm hàng nhập

Nhận những thông tin, số liệu chi tiết các loại hàng nhập về do đại lý T.S Lines

ở nước ngoài gửi trên mạng Internet thông qua hệ thống máy vi tính. Những bán thông báo này thông báo cho T.S Lines những chỉ tiết chính liên quan đến lô hàng nhập về như: con tàu (Vessel), người gửi hàng (Shipper), người nhận hàng (Consignee), tên hàng (Goods), ngày tàu đi dự kiến (ETD: Expected Time of Deparfure), ngày tàu đến dự kiến (ETA: Expected Time of Arrival), số House Bill oƒ Lading (HBL), Master BiI oƒ Lading (MBL).

Nhận đữ liệu từ các bộ phận liên quan qua hệ thống mạng

Kiếm tra phận liên quan

số liệu

- In Manifest

- _ In Giây báo nhận hàng

- InD/O

- _ In đanh sách chủ hàng lấy container hàng nhập

-_ Gửi sô liệu tới các bộ phận liên quan

Hình 2.2: Lưu đồ quá trình cập nhật thông tin

— Nhận xác báo container hàng nhập về trên tàu từ các cảng xếp hàng.

— Nhận xác báo container hàng nhập về trên tàu từ các đại lý chủ tàu đối với

các tàu không phải do container làm đại lý.

— Từ các nguồn số liệu này phòng chứng từ có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác của số liệu như loại hàng, tên người giao hàng, người nhận hàng, tên tàu, chuyến tàu... tất cả phải khớp với nhau vì nếu có sai xót thì người nhập

khẩu sẽ gặp khó khăn, thậm chí không thể nhận hàng nhập khâu khi đến hải

Luận văn tốt nghiệp Trang 28 GVHD: Th.S Trần Thị Thanh Hằng

quan thanh lý. Khi phát hiện có sự khác biệt, nhân viên phòng chứng từ liên hệ ngay đến bộ phận liên quan tại cảng xếp hàng bên phía nước ngoài hay đại lý chủ tàu để có được thông tin chính xác.

—_ In ra bộ Manifest, công tác in Manifest khá phức tạp. Tùy theo yêu cầu của khách hàng bên phía nước ngoài là nhận hàng tại Cảng nào mà bộ phận hàng nhập sẽ phải sắp xếp bộ Manifest theo các Cảng đó. Chẳng hạn như Cảng Vict, Cảng Cát Lái hay Tân Cảng. Ở mỗi Cảng này bộ Manifest được lập thành 3 bộ có gắn kèm theo Attached List của khách hàng, một bộ đưa hải quan, một bộ giao cho điều độ và một bộ lưu lại phòng chứng từ để đề phòng có trường hợp

thất lạc sẽ có số liệu để kiểm tra, đối chiếu.

—_ In giấy báo nhận hàng (Arrival notice — A/N)

—_ In lệnh giao hàng (Delivery order — D/O), tùy theo từng Cảng khách hàng nhận hàng mà trên lệnh giao hàng sẽ có thời gian gia hạn khác nhau, đối với hàng về Cát Lái, Tân Cảng hay về Vict đều có thời gian không tính phí lưu kho bãi là 7 ngày, tuy nhiên hàng về Vict sẽ có ngày tàu về chậm hơn một ngày so với Tân Cảng và Cát Lái, vì tàu phải ghé qua Cát Lái ngày hôm trước rồi mới dùng xà lan đưa hàng về Vict được, do Cảng Vict mớn nước không đủ cho tàu

viễn dương đi vào.

— Cung cấp số liệu cho giao nhận hàng nhập các bãi, để nhân viên của hãng tàu đưới bãi thực nhận và nắm bắt được thông tin những khách hàng nào lấy

hàng, đó là loại container nào, container lạnh hay container khô, số hiệu

container, số lượng container...

4 Quá trình giao nhận hàng nhập cho chủ hàng sau khi tàu cập Cảng

—_ Gửi giấy báo hàng đến cho khách hàng (A/N - Arrival Nofice) : Bộ phận

chứng từ hàng nhập của công ty có trách nhiệm gửi giấy báo nhận hàng đến cho chủ hàng theo đường thư bảo đảm của bưu điện. Ngoài ra một số chủ hàng đặc biệt, đã được thỏa thuận trước với bộ phận giao nhận, giấy báo nhận hàng

có thể được gửi thông qua Fax. Công tác gửi giấy báo hàng đến cho khách hàng

rất quan trọng, bởi đôi khi do sơ xuất hãng tàu không gửi giấy báo kịp thời cho khách hàng hay giấy báo bị thất lạc, không đến được tay khách hàng dù hãng

tàu đã gửi bảo đảm, điều này rất dễ gây ra một số chỉ phí phát sinh chẳng hạn

Luận văn tốt nghiệp ^{Trang 29 GVHD: Th.S Trần Thị Thanh Hằng}

như chí phí lưu kho, lưu vỏ, lưu bãi, thậm chí sự chậm trễ còn có thể gây thiệt

hại về hàng hóa của khách hàng, như hàng bị hư hỏng...

— Cung cấp lệnh giao hàng (D/O - Delivery Order) cho khách hàng : Ngay sau khi nhận được A/N từ hãng tàu, chủ hàng nhập khâu hay các forwarder do họ ủy thác sẽ lên văn phòng T.§ Lines để lấy lệnh giao hàng. Tại đây, hãng tàu T.S Lines phải chuẩn bị chứng từ và các thủ tục cần thiết cho chủ hàng nhận hàng. Khi giao D/O cho chủ hàng, bộ phận hàng nhập sẽ phải kiểm tra:

— Nếu là Bill Surrender thì chủ hàng phải xuất trình giấy giới thiệu của cơ

quan.

—_ Các trường hợp khác thì chủ hàng phải xuất trình Bill gốc.

Tuy nhiên, hiện nay để tạo điều kiện thuận lợi và đơn giản hóa thủ tục nhận hàng, giữa chủ hàng và hãng tàu thường hay dùng hình thức vận đơn xuất trình (Surrender B/L). Trong trường hợp này, người nhận hàng không cần xuất trình MBL cho hãng tàu T.S Lines mà MBL gốc đã được người giao nhận ở nước ngoài xuất trình với hãng tàu tại đó. Hãng tàu bên nước ngoài sẽ phải gửi “Telex Release” về cho đại lý mình chính là hãng tàu T.S Lines tại Việt Nam, đây là một chỉ thị phát lệnh giao hàng cho consignee trên MBL mà không cần

MBL gốc. Khi đó MBL thường có câu:

ORIGINAL B/L SURRENDERED IN...

RELEASE CARGO WIHOUT PRESENTATION... ”

Lợi thế của việc sử đụng Surrender B/L là sẽ không còn rủi ro thất lạc chứng từ

hay chứng từ đến chậm.

+ Nếu trên MBL, cước phí là “Freight Prepaid” thì người nhận hàng sẽ phải nộp cho hãng tàu một khoản tiền:

— Phí D/O hay còn gọi là phí chứng từ, phí này không thống nhất tùy thuộc

từng hãng tàu. Đối với T.S Lines hiện nay là 200.000đ/bộ.

— Tiền THC (Terminal Handing Charge) tức là phí xếp dỡ tại Cảng đến, loại

phí này bắt đầu được áp dụng tại Việt Nam từ ngày 1/6/2007 với mức giá giống

40 feet (40GP, 40HQ)

Luận văn tỗt nghiệp ^{Trang 30 GVHD: Th.S Trần Thị Thanh Hàng}

— Phí vệ sinh container tùy thuộc vào loại hàng của khách hàng là hàng khô thường hay hàng máy móc, hóa chất mà sẽ có các mức cược khác nhau.

+ Nếu trên MBL, cước phí là “Freight Collect” thì người nhận hàng sẽ

phải thanh toán cho hãng tàu T.S Lines số tiền cước vận chuyển cùng với

những loại phí trên, hoàn tất thủ tục đó họ mới lấy được D/O.

Ngoài ra hãng tàu còn phải kiểm tra lại tất cả các khoản phí phải thu như: phí lưu container, lưu bãi, phí chạy điện (đối với container lạnh)... đựa trên ngày tàu cập cảng trên lệnh giao hàng, kiểm tra giấy miễn giảm (nếu có). Thu tiền cược container và đóng dấu lên lệnh:

o_ Nếu khách hàng mượn container về kho riêng:

s Yêu cầu khách hàng làm giấy mượn container, thu tiền cược và ghi rõ số

tiền cược lên đó. Giấy mượn container được lập thành 02 bản và giao cho

khách hàng bản chính. Đây là căn cứ trả lại tiền cược sau khi khách hàng trả Confainer.

"_ Đóng dấu lên D/O “HÀNG GIAO THẮNG”, ghi ngày rút hàng và ký tên.

Nếu khách hàng nhận container không đúng ngày ghi trên D/O nhân viên điều độ cảng sẽ không giao hàng mà yêu cầu khách hàng quay lại bộ phận giao hàng

nhập tại hãng tàu để chỉnh ngày rút hàng. Nếu khách hàng gia hạn lệnh thì

đóng dấu “GIA HẠN ĐÉN NGÀY ...”, ký tên.

»_ Viết biên bản giao nhận container (Equipment Interchange Receip — E.I.R)

(thay cho giấy hạ container rỗng) trên đó ghỉ số container, nơi hạ rỗng, tình

trạng container E.I.R gồm có 02 liên: liên trắng để lưu (bản chính), liên đỏ giao

cho khách hàng để làm phiếu hạ container khi trả rỗng. Trên đó ghi rõ tình trạng container. Khi khách hàng nhận container thông thường trên E.I.R sẽ ghi là “container nguyên tốt” (container khô) hoặc “container nguyên tốt, đây đủ

linh, phụ kiện kèm theo (số lượng và chủng loại phụ kiện đối với container

lạnh, chuyên dụng — Open Top). Khách hàng sẽ kiểm tra tình trạng thực tế của container và ký nhận E.I.R với cảng khi lấy container từ bãi cảng.

s Lưu hề sơ: 01 bộ lệnh giao hàng (lệnh của hãng tàu, lệnh của Forwarder (nếu có), E.I.R bản chính, giấy mượn container, giấy miễn giảm Demmurage charge, Detention, Storage charge, vệ sinh (nếu có).

Luận văn tốt nghiệp Trang 31 GVHD: Th.S Trần Thị Thanh Hằng

o_ Nếu khách hàng rút hàng tại bãi:

"_ Đóng dấu lên D/O “RÚT HÀNG TẠI BÃI” ghỉ rõ ngày rút hàng trên lệnh.

Cảng chỉ được giao hàng cho khách hàng theo ngày ghi trên lệnh.

"Lưu hồ sơ: 01 bộ lệnh giao hàng (lệnh của hãng tàu, lệnh của Forwarder

(nếu có), giấy miễn giảm D/M, D/T, S/T, vệ sinh (nếu có).

2.3.3.2. Quy trình hàng xuất (Export)

s* Quá trình nhận Booking Note từ khách hàng (Hợp đồng thuê tàu từ khách hàng)

— Để nhận booking note từ khách hàng thì bộ phận Sales của phòng marketing sẽ phải chủ động liên hệ với khách hàng để chào giá. Nhân viên Sales sẽ tiếp xúc trực tiếp hoặc gián tiếp với khách hàng để có thể cung cấp thông tin về tuyến tàu và giá cước cho họ. Hoặc một trường hợp khác là khi có nhu cầu cần xuất hàng sang nước ngoài, các chủ hàng sẽ liên lạc với phòng Sales và Marketing của công ty để thỏa thuận về một số điều khoản như: thời gian làm

hàng, hạ bãi, loại container, số lượng container, giá cước, điều kiện thanh toán..

— Khi đã thỏa thuận xong và khách hàng đồng ý sử dụng dịch vụ của hãng tàu

thì lúc này khách hàng sẽ liên hệ với bộ phận Outbound Customers Service

(OCS - Dịch vụ khách hàng hàng xuất) để nhận Booking Note. Khách hàng sẽ cung cấp thông tin cho bộ phận này chủng loại container, số lượng container, cảng đến, đóng hàng tại kho hay tại bãi nào, hạ bãi nào..

— Căn cứ trên thông tin khách hàng cung cấp bộ phận OCS sẽ fax cho khách

hàng tờ giấy Booking Note, tờ giấy này có tác dụng như một lệnh cấp container

rỗng. Khách hàng hay người đại điện của khách hàng sẽ cằm tờ lệnh này xuống

dưới Cảng để nhận container rỗng với số lượng và chủng loại thể hiện trên

Booking Note. Tại đây khách hàng sẽ có hai phương án lựa chọn là đóng hàng tại bãi hoặc kho riêng:

+ Đóng hàng tại bãi: Khách hàng dùng xe tải chở hàng xuống Cảng, xuất

trình lệnh cấp cấp container rỗng. Phòng khai thác sẽ cấp container rỗng sạch

cho họ. Sau khi đóng hàng xong, khách hàng phải hoàn thành thủ tục hải quan để cho container hàng có đủ điêu kiện xuât khâu.

Luận văn tốt nghiệp ^{Trang 32 GVHD: Th.S Trần Thị Thanh Hằng}

+ Trường hợp đóng hàng tại kho riêng thì ngoài việc lấy container rỗng sạch do phòng khai thác cung cấp, khách hàng còn phải làm thủ tục mượn container về kho riêng đóng hàng. Khi hoàn tất việc đóng hàng và hoàn thành thủ tục hải quan kiểm hóa, khách hàng chở container đã đóng hàng ra cảng hạ bãi và thanh lý hải quan chờ xuất.

% Quá trình chuẩn bị thủ tục và chứng từ cho khách hàng

- Nhiệm vụ của phòng khai thác là lập đanh sách những container của khách hàng cần xếp lên tàu bao gồm thông tin về số container, số seal, chủng loại container rồi gửi cho điều độ cảng, hải quan để các bên tiến hành theo dõi việc xếp hàng lên tàu.

- Có một số trường hợp khách hàng đã lấy container rỗng nhưng đo trục trặc một vấn đề gì đó mà hàng của họ đã bị rớt lại. Do đó phòng khai thác còn phải lập một danh sách container nữa, danh sách này gọi là Loading Confirm xác nhận những container đã thực sự được xếp lên tàu để xuất sang nước ngoài. - _ Phòng khai thác cũng sẽ gửi loading confirm và sơ đồ hàng hóa đã xếp lên tàu cho trụ sở chính của hãng tàu và các cảng kế tiếp mà tàu sẽ ghé, đặc biệt là

các cảng chuyên tải.

- _ Nhiệm vụ của phòng chứng từ hàng xuất là nhận chỉ tiết làm bïll của khách hàng. Trên bản chi tiết bill này khách hàng sẽ phải cung cấp đầy đủ mọi chỉ tiết để phòng chứng từ căn cứ vào đó phát hành vận đơn, in Bản lược khai hàng hóa. Sau đó gửi thông tin dữ liệu về toàn bộ con tàu thông qua hệ thống mạng internet nội bộ cho cảng chuyền tải và cảng đích.

- _ Giai đoạn kế tiếp là khi khách hàng thanh toán tiền cước vận tải đầy đủ (nếu cước trả trước) thì phòng chứng từ sẽ cung cấp cho khách hàng vận đơn gốc và

bản lược khai hàng hóa hoặc làm điện giao hàng đối với Bill Serrender.

- - Quá trình theo dõi container và các vấn đề phát sinh vẫn tiếp diễn cho đến

khi hàng đã đến cảng đích và được nhận an toàn bởi người nhận hàng. Nếu có

vấn đề gì bất chắc thì các bộ phận liên quan cùng tham gia giải quyết để đảm

bảo chu trình giao hàng được hoàn thành tốt đẹp.

Luận văn tốt nghiệp ^{Trang 33 GVHD: Th.S Trần Thị Thanh Hằng}

2.4. KHẢ NĂNG CẠNH TRANH CỦA T.S LINES TRÊN THỊ TRƯỜNG

VẬN CHUYÊN ĐƯỜNG BIỂN.

Hiện nay trong quá trình hội nhập cùng với sự kiện Việt Nam chính thức trở

thành thành viên thứ 150 của tổ chức thương mại Thế giới (WTO), các hãng

tàu, công ty Logistics xuất hiện ngày càng nhiều hơn. Chính điều này đã làm

cho thị trường ngành tàu biển ngày cảng phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam.

Điều này đã tạo nên một áp lực cạnh tranh rất lớn đối với ngành tàu biến nói