PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU
3.2.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Trước khi xuất kho, phải tính được giá trị hàng xuất để ghi vào cột đơn giá của phiếu xuất kho, không ghi giá xuất kho là giá xuất xưởng, điều này phản ánh không đúng giá trị tồn kho của công ty.
Phiếu nhập kho phải ghi đầy đủ các nội dung, sau khi tập hợp được đầy đủ chứng từ phải tính ra giá trị hàng nhập kho, tính ra đơn giá bình quân của mặt hàng đó ghi vào phiếu nhập; ghi nội dung Nợ/Có.
Phải thống nhất đơn vị tính trên phiếu nhập, phiếu xuất; nên ghi đơn vị tính là đơn vị hàng nhỏ nhất gói hoặc chai ghi kèm khối lượng hoặc thể tích. VD: Afeno 25ml/chai.
Liên 2 phiếu nhập, phiếu xuất được giao cho thủ kho lưu vào thẻ kho, còn liên 1 lưu tại phòng kế toán lại không có chữ ký của người nhận hàng, nghĩa là không phân rõ trách nhiệm của nhân viên kinh doanh đói với số hàng trên, dễ gây ra gian lận khi chuyển giao số hàng. Mặt khác, với đặc điểm kho chứa hàng ở xa công ty , nên Công ty nên chuyển giao trách nhiệm viết phiếu xuất cho thủ kho, cột số lượng, kế toán ghi cột giá trị. Cuối mỗi ngày kế toán xuống kho kiểm tra số lượng hàng, nhận phiếu xuất, nhập về phòng kế toán để vào sổ.
Thứ hai về hóa đơn GTGT
Kế toán kho lập hóa đơn GTGT sau khi có biên bản chứng nhận hàng được kiểm tra đúng quy cách, chất lượng. Khi chuyển giao hàng, kế toán kho nên xé rời hóa đơn GTGT liên 2 giao nhân viên kinh doanh đưa đại lý. Liên này vừa là căn cứ pháp lý để nhân viên kinh doanh vận chuyển hàng trên đường. Trong trường hợp khách hàng xin thanh toán chậm thì nhân viên kinh doanh ghi phát sinh bên Nợ sổ đại lý trước khi giao hóa đơn cho đại lý; đồng thời kế toán kho ghi phát sinh bên Nợ trên sổ đại lý quyển màu xanh lưu tại phòng kế toán.