Ví dụ: Ngày 28/02, kế toán nhận được đề nghị thanh toán tiền xăng xe, vé cầu đường của bộ phận lái xe gửi lên. Sau khi đối chiếu kiểm tra kế toán viết phiếu chi thanh toán.
Biểu 29
Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Quyển số:…. Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông Số: 88
PHIẾU CHI
Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Nợ TK 334:
Có TK 111: Họ tên người nhận tiền: Phạm khánh Hùng
Địa chỉ: Bộ phận lái xa
Lý do chi: Thanh toán tiền xăng xe, phí cầu đường Số tiền: 667.000 đ
( Số tiền bằng chữ: Sáu trăm sáu mươi bảy nghìn đồng )
Đã nhận đủ số tiền: 667.000 đ
Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nhận Thủ Quỹ
điện nước của cửa hàng kinh doanh tổng hợp Hà Đông. Kế toán lập phiếu chi thanh toán trả cho nhà cung cấp.
Biểu 30
Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Quyển số:…. Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông Số: 89
PHIẾU CHI
Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Nợ TK 331:
Có TK 111: Họ tên người nhận tiền: Công ty điện lực Hà Đông
Địa chỉ: Lê Lợi - Hà Đông
Lý do chi: Thanh toán tiền điện cửa hàng tổng hợp Hà Đông Số tiền: 1.262.000 đ
( Số tiền bằng chữ: Một triệu hai trăm sáu mươi hai nghìn đồng )
Kèm theo : 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền: 1.262.000 đ
Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nhận Thủ Quỹ
Cuối tháng kế toán tập hợp các khoản chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng bao gồm “ Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội ” và các phiếu chi khác để tổng hợp lên các sổ kế toán phản ánh chi phí bán hàng.
Biểu 31
Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH
Tháng 02/2009
ĐVT: đồng
TT
Ghi Có TK
Ghi Nợ TK
TK 334 –Phải trả CNV TK 338 – Phải trả, phải nộp khác Lương Các khoản khác Cộng KPCĐ (3382) (2%) BHXH (3383) (15%) BHYT (3384) (2%) Tổng cộng A B 1 2 3 4 5 6 7 1 2 TK 641: Chi phí bán hàng 4.800.000 0 4.800.000 96.000 720.000 96.000 5.712.000 3 4 Cộng 4.800.000 4.800.000 96.000 720.000 96.000 5.712.000 Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán (Kí, họ tên) (Kí, họ tên)
Ngày 20/02/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Quý I/ Năm 2009 Trang số : ĐVT: đồng NT ghi sổ Chứng từ SH NT Diễn Giải Đã ghi sổ cái Số TT dòng TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có
Số trang trước chuyển sang
28/2 PC88 28/2 Thanh toán tiền xăng xe x 22
23 641111 667.000 667.000
28/2 PC89 28/2 Thanh toán tiền điện thoại cửa hàng TH Hà Đông
x 24
25 111641 308.500 308.500
28/2 PC90 28/2 Thanh toán tiền điện cửa hàng chợ Hà Đông
x 26
27 641111 1.262.000 1.262.000
28/02 PBTL 28/02 Tiền lương nhân viên bán hàng x 28
29 641334 4.800.000 4.800.000
Cộng 7.037.500 7.037.500
Người ghi sổ Kế toán
Biểu 33
Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 641 Tháng 02 năm 2009 ĐVT: đồng STT Chứng từ Số Ngày Diễn giải Tk Đối Ứng Số Tiền Nợ Có
1 06 28/02 Thanh toán tiền xăng xe 111 667.000
2 07 28/02 Thanh toán tiền điện thoại cửa hàng TH Hà Đông 111 308.500
3 08 28/02 Thanh toán tiền điện cửa hàng chợ Hà Đông 131 1.262.000
4 09 28/02 Tiền lương nhân viên bán hàng 334 4.800.000
Cộng 7.037.500
Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán (Kí, họ tên) (Kí, họ tên)
Tổng hợp các sổ chi tiết chi phí bán hàng kế toán vào sổ cái tổng hợp chi phí bán hàng trong tháng.
Biểu 34
Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây
Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông SỔ CÁI TÀI KHOẢN 641
(Trích)Tháng 02 Năm 2009 ĐVT: đồng NT ghi sổ Chứng từ SH NT Diễn giải NK chung Trang STT TK Đối ứng Số tiền Nợ Có Số dư đầu kỳ
28/02 06 28/02 Thanh toán tiền xăng xe 06 10 111 667.350
28/02 07 28/02 Thanh toán tiền điện thoại cửa hàng chợ Hà
Đông 06 11 111 308.450
28/02 08 28/02 Thanh toán tiền quảng cáo 06 12 131 1.262.000
28/02 09 28/02 Tiền lương nhân viên bán hàng 06 13 334 4.800.000
Cộng số phát sinh 7.037.500
Kết chuyển DT 911 7.037.500
Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán
CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HÀ TÂY
3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Hà Tây.
3.1.1. Ưu điểm của công tác kế toán tại Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Hà Tây. vụ Hà Tây.
Qua thực tế cho thấy công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng đã đáp ứng được yêu cầu quản lý kinh tế của công ty trong giai đoạn hiện nay.
Với đội ngũ cán bộ kế toán có năng lực và chuyên môn cao nên hiệu quả làm việc, thong tin kế toán tài chính được sử lý kịp thời, đầy đủ chính xác giúp cho ban lãnh đạo công ty đưa ra những quyết định đúng đắn để hoạt đọng kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao.
Công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung, hình thức tổ chức kế toán này đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất tập trung cao đối với công tác kế toán, việc tổng hợp số liệu một cách nhanh chóng, kịp thời thuận tiện cho việc áp dụng các phương pháp tính toán hiên đại vào trong công tác kế toán, đồng thời làm cho bộ máy kế toán gọn nhẹ tiết kiệm được chi phí hạch toán.
Hình thức kế toán công ty đang áp dụng là hình thức kế toán nhật ký chung, hình thức này phù hợp với quy mô kinh doanh của công ty và chức năng của nó đảm nhiệm là hạch toán riêng từng cửa hàng trực thuộc để từ đó hạch toán tổng hợp toàn công ty. Hình thức này kết hợp chặt chẽ giữa công tác ghi chép thứ tự
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên nợ, bên có tài khoản kế toán từ đó tránh được việc ghi chép trùng lặp.
Kế toán bán hàng ở công ty đã ghi chép đầy đủ chính xác tình hình tiêu thụ hàng hóa cũng như tiền hàng thanh toán của khách hàng, cung cấp kịp thời đầy đủ số liệu giúp cho công tac quản lý giá vốn và công tác kinh doanh đạt kết quả nhất định. Sự phối hợp kịp thời giữa các bộ phận kế toán ở cửa hàng cũng như ở phòng kế toán công ty hợp lý ăn khớp giúp cho việc tiêu thụ hàng hóa được thuận tiện nhịp nhàng.
Công tác tổ chức chứng từ và luân chuyển chứng từ kế toán nghiệp vụ bán hàng được thực hiện tốt về việc kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp, việc bảo quản chứng từ đúng yêu cầu quy định của Bộ tài chính.
3.1.2. Nhược điểm của công tác kế toán tại Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Hà Tây. dịch vụ Hà Tây.
Bên cạnh những ưu điểm trên công ty còn tồn tại những hạn chế đòi hỏi phải đưa ra những giải pháp cụ thể, có tính khả thi cao, có tính khắc phục và hoàn thiện hơn để kế toán ngày càng thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ vốn có của mình, nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý trong điều kiện hiện nay.
Do số lượng kế toán của Công ty còn hạn chế nên khối lượng công việc của mỗi cán bộ kế toán rất nhiều, hơn nữa kế toán trưởng của Công ty phải kiêm nhiệm cả kế toán tổng hợp. Do đó làm giảm tính hiệu quả chung của Công ty.
Công tác kế toán còn mang tính thủ công, nhiều sổ sách kế toán còn sử dụng kẻ bằng tay, khối lượng ghi chép nhiều, chi phí cho bảo quản lưu trữ lớn. Hiện nay, Công ty chưa sử dụng thành thạo kế toán máy trong khi sự thành công trong kinh doanh phụ thuộc ngày càng nhiều vào công nghệ thông tin, vào khả năng ứng dụng của các thành tựu tin học vào hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp, vào sự vận dụng triển khai một cách nhanh chóng những khả năng mới mà tin học mang lại.
Công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác tập trung nên kế toán không bám sát được đối với các đơn vị phụ thuộc về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý tài sản. Do vậy, không kịp thời phục vụ thông tin cho lãnh đạo đơn vị phụ thuộc.
Công ty áp dụng phương pháp bán buôn chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng nhưng kế toán đơn vị vẫn hạch toán nhập kho và xuất kho theo phương thức bán buôn qua kho sử dụng tài khoản 156. Việc hạch toán này là không đúng vì tài khoản chỉ phản ánh khi mua hàng đã được nhập vào kho.
Công ty chưa thực hiện việc bán hàng có tính đến chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán mà đây là một trong những phương pháp đẩy mạnh việc bán hàng, nâng cao kết quả hoạt động kinh doanh.
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện
Trong điều kiện cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng trở nên gay gắt. Sự thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào công tác kế toán. Thông qua việc kiểm tra tính toán, ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bằng hệ thống phương pháp khoa học của kế toán như: Chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối có thể biết được thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và toàn diện về tình hình tài sản và sự vận động của tài sản. Ngoài ra các báo cáo tài chính còn cung cấp những thông tin cho các đối tượng quan tâm về tình hình tài chính, triển vọng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp để có những quyết đầu tư đúng đắn trong từng thời kỳ. Vì vậy phải hoàn thiện và đổi mới không ngừng công tác kế toán cho thích hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường hiện nay.
khâu cuối cùng và quan trọng nhất trong việc luân chuyển vốn kinh doanh của doanh nghiệp từ hình thái hàng hóa sang hình thái tiền tệ. Hoàn thiện hạch toán quá trình này là một vấn đề rất cần thiết trong các doanh nghiệp thương mại.
Sau quá trình thực tập, nghiên cứu công tác kế toán bán hàng tại Công ty cần hoàn thiện theo những phương hướng sau:
Thứ nhất, hoàn thiện công tác hạch toán kế toán phù hợp với các quy định của pháp luật. Công tác kế toán phải dựa trên nền tảng các quy định pháp luật có liên quan đến công tác kế toán nhà nước bao gồm: các quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi, đối tượng kế toán,... được quy định trong Luật kế toán, Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Thứ hai, hoàn thiện công tác hạch toán kế toán theo hướng chi tiết từng loại hình, từng hoạt động. Đồng thời, xây dựng văn bản hướng dẫn cụ thể cho kế toán tại các cửa hàng.
Thứ ba, hoàn thiện công tác hạch toán kế toán theo lộ trình phù hợp với sự phát triển của hạch toán kế toán Nhà nước, phù hợp với sự phát triển của công ty; đảm bảo sự phù hợp về trình độ của kế toán Công ty với trình độ công nghiệp hóa, hiện đại hóa ngày nay.
Khi quá trình này được hoàn thiện sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra giám sát công tác kế toán toàn công ty. Đối với cơ quan quản lý cấp trên, việc hoàn thiện còn tạo cho họ có những thông tin số liệu chính xác, phản ánh đúng tình hình tiêu thụ cũng như kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại dịch vụ Hà Tây.
3.2.1. Hoàn thiện việc vận dụng hệ thống tài khoản trong việc hạch toán tổng hợp: hợp:
* Chiết khấu thương mại:
Để tăng lượng hàng bán, giảm chi phí bảo quản, khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh, Công ty cần áp dụng hình thức chiết khấu thương mại:
+ Trường hợp người mua hàng nhiều lần mới đạt được lượng hàng mua hưởng chiết khấu thì khoản chiết khấu thương mại này được ghi giảm trừ vào giá bán trên “hoá đơn GTGT” hoặc “hoá đơn bán hàng” lần cuối cùng.
+ Trường hợp khách hàng không tiếp tục mua hàng, hoặc khi số chiết khấu thương mại trong trường hợp này được hạch toán vào TK 521.
* Giảm giá hàng bán:
Cũng như chiết khấu thương mại, trường hợp giảm giá hàng bán là hình thức không thể thiếu khi muốn tiêu thụ được nhiều hàng. Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 532: giảm giá hàng bán
Nợ TK 333.1: thuế GTGT của hàng giảm giá
Có TK 111, 112: Giá thanh toán của hàng giảm giá * Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Trong thực tế để giảm bớt những thiệt hại và chủ động hơn về tài chính trong các trường hợp xảy ra do tác nhân khách quan như sự sụt giảm giá hàng hoá trên thị trường, Nhà nước cho phép các doanh nghiệp lập dự phòng để phần nào giảm bớt những rủi ro. Do đó, thực chất việc lập dự phòng là quyền lợi về mặt tài chính của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có nguồn vốn tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch.
Ở công ty, kế toán không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Nếu như có sự giảm giá trên thị trường thì lại trực tiếp giảm giá cho lượng hàng tồn kho. Điều này dẫn đến việc phản ánh không chính xác giá trị thực tế của hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán. Do vậy, Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn
độ nên doanh nghiệp tích luỹ được một số vốn mà đáng lẽ ra đã được phân chia. Số vốn này dùng để bù đắp các khoảng giảm giá thực sự phát sinh và tài trợ các khoản chi phí hay lỗ đã được dự phòng trước khi các chi phí này phát sinh ở niên độ sau này. Về phương diện thuế, dự phòng giảm giá được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm lợi tức phát sinh để tinh toán ra số lợi tức thực tế, do đó mà khoản thuế thu nhập doanh nghiệp sẽ giảm.
Phương pháp hạch toán như sau:
Cuối niên độ kế toán tính ra số dự phòng cần phải lập cho kỳ sau.Nếu số dự phòng cần lập bằng số dự phòng đã lập thì không cần bổ sung nữa. Nếu số dự phòng cần lập mà lớn hơn số dự phòng đã lập thì kế toán lập dự phòng cho kỳ sau theo số chênh lệch.
Nợ TK 632: phần chênh lệch
Có TK 159: phần chênh lệch
Nếu mức dự phòng cần lập nhỏ hơn mức dự phòng đã lập thì kế toán hoàn nhập mức chênh lệch.
Nợ TK 159: ghi theo số chênh lệch
Có TK 632: ghi theo số chênh lệch
Đây là một quy định mới so với trước đây. Điều này làm cho việc hạch toán kế toán đơn giản hơn, đảm bảo cho Công ty phản ánh giá trị vật tư hàng hoá không cao hơn giá cả thị trường tại thời điểm lập báo cáo, làm cho việc xác định kết quả tiêu thụ được chính xác hơn.
3.2.2. Hoàn thiện hạch toán ban đầu
Việc hoàn thiện các chứng từ gốc ban đầu sử dụng trong kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định chi phí kết quả tiêu thụ là rất cần thiết và quan trọng để được coi là chi phí hợp lệ, hợp pháp khi xác định thu nhập chịu thuế. Trong các
chứng từ liên quan đến chi phí thu mua hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp còn tồn tại một số chứng từ gốc không hợp lệ, hợp pháp theo quy định như nhiều khoản mục đồ dùng, dụng cụ, bao bì có giá trị trên 100 000 VND nhưng không có hoá đơn GTGT mà chỉ là hoá đơn bán lẻ, một số hoá đơn GTGT thiếu chữ ký, địa chỉ mà dẫn đến có thể bị loại ra khỏi chi phí hợp lý, hợp pháp khi quyết toán thuế.