1. Hạch toỏn chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp
1.1. Đặc điểm chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp tại Xớ nghiệp
Chi phớ NVL trực tiếp của Xớ nghiệp trong sản xuất bao gồm: Chi phớ NVL chớnh (như: sắt, thộp, xi măng, cỏt, đỏ cỏc loại,… thường được xõy dựng định mức chi phớ và được quản lý theo định mức) và Chi phớ NVL phụ (như: coppha, gỗ, dõy thộp buộc, đinh…).
Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp thường chiếm tỉ trọng lớn trong giỏ thành sản phẩm xõy lắp (70-75%) nờn việc hạch toỏn chi phớ nguyờn vật liệu, quản lý nguyờn vật liệu là vụ cựng quan trọng, nú ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hiểu được rừ tầm quan trọng đú, Xớ nghiệp luụn chỳ trọng tới việc hạch toỏn, quản lý nguyờn vật liệu từ khõu thu mua, vận chuyển cho tới khi xuất dựng và cả trong quỏ trỡnh sản xuất thi cụng ở cụng trường
Xớ nghiệp phải mua ngoài hầu hết cỏc loại vật liệu theo giỏ thị trường đõy là điều tất yếu trong nền kinh tế thị trường song nú đó gõy khú khăn cho cụng tỏc hạch toỏn vật liệu vỡ cụng trỡnh xõy dựng thường cú thời gian thi cụng dài nờn chịu ảnh hưởng lớn từ sự biến động cung cầu trờn thị trường. Hiện nay, Xớ nghiệp sử dụng phương phỏp kờ khai thường xuyờn để hạch toỏn chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp.
1.2. Quy trỡnh hạch toỏn chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp tại Xớ nghiệp
* Tk sử dụng: TK 621 “Chi phớ NVL trực tiếp”. Chi phớ nguyờn vật liệu phỏt sinh cho đối tượng nào thỡ được hạch toỏn trực tiếp cho đối tượng đú theo giỏ thực tế đớch danh.
Khi cỏc đơn vị thi cụng cụng trỡnh cú nhu cầu mua vật tư sử dụng cho thi cụng thỡ phải gửi dự toỏn cụng trỡnh, kế hoạch cung cấp vật tư của quý hoặc thỏng về Xớ nghiệp. Phũng kinh doanh sẽ xem xột tớnh hợp lý, hợp lệ của bảng dự trự vật tư rồi chuyển lờn Giỏm đốc để thụng qua.
Đối với hầu hết cỏc loại NVL thỡ thường do đội tự mua, trừ thộp, xi măng do Xớ nghiệp ký hợp đồng trực tiếp đi mua cấp cho từng cụng trỡnh. NVL sẽ được chuyển thẳng đến chõn cụng trỡnh. Khi vật liệu về đến chõn cụng trỡnh, trờn cơ sở húa
đơn, giấy bỏo nhận hàng, kế toỏn thống kờ đội tiến hành kiểm tra khối lượng và chất lượng vật liệu ghi số lượng thực nhập và lập “Bảng kờ nhận hàng” cú xỏc nhận hai bờn. Định kỳ theo thỏa thuận giữa Phũng kinh doanh và đội (thường là 1 thỏng), hai bờn cựng lập “ Biờn bản đối chiếu khối lượng vật tư thực hiện”.
Cuối thỏng, Phũng kinh doanh căn cứ vào “Bảng kờ nhận hàng”và “ Biờn bản đối chiếu khối lượng vật tư thực hiện” đó cú chữ ký 2 bờn và căn cứ vào “Húa đơn GTGT”, bảng kờ húa đơn GTGT do kế toỏn đội chuyển về để làm thủ tục nhập, xuất vật tư “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho”. Phiếu nhập, xuất kho được lập thành 3 liờn, một liờn được chuyển cho phũng kế toỏn kốm bộ chứng từ đội chuyển về để hạch toỏn.
Cỏn bộ vật tư cú trỏch nhiệm đi thu mua vật liệu xõy lắp theo nhu cầu, yờu cầu của cụng trỡnh căn cứ theo bảng dự trự vật tư do nhõn viờn kỹ thuật lập đó được ban lónh đạo phờ duyệt. Sau đú về nhập kho của đội ở cỏc cụng trỡnh kốm theo cỏc hoỏ đơn GTGT hay biờn lai mua hàng và bàn giao trực tiếp cho cỏn bộ phụ trỏch thi cụng tại chõn cụng trỡnh.
Trường hơp vật tư do đội sản xuất mua về sử dụng trực tiếp cho cụng trỡnh khụng qua kho vật tư Xớ nghiệp, căn cứ vào húa đơn mua hàng, khối lượng thực tế nhập kho (Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho), kế toỏn đội lập bảng kờ Húa đơn chứng từ hàng thỏng Chi phớ nguyờn vật liệu xuất dựng cho cụng trỡnh gửi về Phũng kế toỏn làm chứng từ đề nghị thanh toỏn Hoỏ đơn GTGT Liờn 2: Giao khỏch hàng Ngày 2 thỏng 10 năm 2009 Mẫu số : 01 GTKT – 3LL AA/2009B Số0046946 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty CP đầu tư thương mại Khang Nam
Địa chỉ: Tổ 10 P. Cự Khối - Long Biờn - Hà Nội Số tài khoản: 43101410003
Điện thoại: 04.38813021 MS: 0102630755 Họ tờn người mua hàng: Nguyễn Văn Doanh
Địa chỉ: Văn điển –Thanh trỡ- HN Số tài khoản: Hỡnh thức thanh toỏn: TM / CK MS: 0100107123-009 ST T Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x 2 1 Thộp cuộn φ6+φ8 Kg 3562 7700 27.427.400 2 Thộp cõy D20 VP5 Kg 4500 7850 35.325.000 3 Thộp cõy D18 VP5 Kg 1400 7856 10.998.400 4 Thộp cõy D12 VP5 Kg 794.5 7865 6.249.200 Cộng tiền hàng: 80.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 8.000.000 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 88.000.000
Số tiền viết bằng chữ: Tỏm tỏm triệu đồng chẵn Người mua hàng (Ký, ghi rừ họ tờn) Người bỏn hàng (Ký, ghi rừ họ tờn) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rừ họ tờn)
Căn cứ vào hoỏ đơn mua hàng, kế toỏn đội viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liờn, 1 liờn thủ kho đội giữ để theo dừi và ghi thẻ kho, một liờn gửi lờn phũng kế toỏn kốm theo hoỏ đơn của người bỏn và phiếu đề nghị thanh toỏn của đội trưởng cụng trỡnh để xin thanh toỏn.
Đơn vị... Bộ phận... PHIẾU NHẬP KHO Số Ngày 02 thỏng 10 năm 2009 Mẫu số 01 –VT Theo QĐ : 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 thỏng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chớnh
Nợ… Số: ……. Cú…
Họ, tờn người giao hàng: Cụng ty CP đầu tư thương mại Khang Nam
Theo HĐ số 325/ HĐKT – ĐXD số 1 ngày 15 thỏng 9 năm 2009 của Xớ nghiệp Khảo sỏt và ĐTXD và Cty CP đầu tư thương mại Khang Nam
Nhập tại kho Đội XD số 1. Địa điểm BCH CT nhà 5 tầng VPCP
TT Tờn nhón hiệu quy cỏch hàng hoỏ Mó số Đơn vị tớnh Số lượng Theo CT Thực nhập Đơn giỏ Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Thộp cuộn φ6+φ8 kg 3562 7700 27.427.400 … …. 4 Thộp cõyD12VP5 kg 794.5 7865 6.249.200 Cộng 80.000.000
Cộng thành tiền (bằng chữ): Tỏm mươi triệu đồng chẵn
Nhập ngày 02 thỏng 10 năm 2009
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng hoặc bộ phận cú nhu cầu nhập
Khi cụng trỡnh cú nhu cầu sử dụng vật liệu ở trong kho, thủ kho tiến hành viết phiếu xuất kho và xuất vật liệu:
Đơn vị... Bộ phận...
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 02 thỏng 10 năm 2009
Mẫu số 02 –VT
Theo QĐ : 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 thỏng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chớnh
Nợ……. Số: ……. Cú……..
Họ tờn người nhận hàng : Nguyễn Văn Doanh Địa chỉ: Đội XD số 1
Lý do xuất: Xuất thi cụng cho CT nhà 5 tầng VPCP Xuất tại kho Đội XD số 1
T. T Tờn nhón hiệu, quy cỏch vật tư, hàng hoỏ Mó số Đơn vị tớnh Số lượng Yờu cầu Thực xuất Đơn giỏ Thành tiền 1 Thộp cuộn φ6+φ8 Kg 3562 3562 7700 27.427.400 2 Thộp cõyD20VP5 Kg 4500 4500 7850 35.325.000 3 Thộp cõyD18VP5 Kg 1400 1400 7856 10.998.400 4 Thộp cõyD12VP5 Kg 794.5 794.5 7865 6.249.200 Tổng 80.000.000
Xuất, ngày 02 thỏng 10 năm 2009
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng hoặc bộ phận cú nhu cầu xuất
Giỏm đốc
Tập hợp cỏc hoỏ đơn GTGT hay biờn lai mua hàng kế toỏn đội gửi về phũng kế toỏn Bảng tổng hợp chi phớ giao khoỏn đề nghị thanh toỏn
Xớ nghiệp Khảo sỏt và ĐTXD Khu Quốc Bảo - Thanh Trỡ - Hà Nội
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ GIAO KHOÁN ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Ho tờn người thanh toỏn: Nguyễn Văn Doanh
Đơn vị: Đội XD số 1 Cụng trỡnh: Cải tạo Nhà 5 tầng VPCP Hợp đồng giao khoỏn số 264/GKNB ngày 24/9/2009
Số tiền đề nghị thanh toỏn: 456.669.733 đồng
Bằng chữ: Bốn trăm năm sỏu triệu sỏu trăm sỏu chớn nghỡn bảy trăm ba ba đồng.
STT DIỄN GIẢI CHỨNG TỪ Số CT ngày TỔNG TIỀN TRONG Để Tiền hàng thuế Vat
1 Chi phớ NVL 281.298.982 255.837.714 25.461.268 - Bảng kờ NVL 01 26/10 281.298.982 255.837.714 25.461.268 2 Chi phớ Nhõn cụng 147,030,000 147.030.000 - - Bảng kờ NC số 01 26/10 147,030,000 147.030.000 3 Chi phớ Mỏy 29.370.000 26.700.00 0 2.670.000 - Bảng kờ CPM số 01 26/10 29.370.000 26.700.00 0 2.670.000 4 Chi phớ Chung 19.195.770 19.138.710 57.060 - Bảng kờ CPC số 01 26/10 19.195.770 19.138.710 57.060 CỘNG 476.894.752 448.706.424 28.188.328
Xí nghiệp khảo sát và đầu t xây dựng
Công trình nhà làm việc 5 tầng VPCP
Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào
Chi phí NVL bảng kê số: 01
Ngày Số HĐ Tên đơn vị bán Mã số thuế Tên hàng hoá Tổng số tiền TT Tiền hàng
5% 10% Cộng
28/9/2009 0032090 dịch vụ tổng hợp Hà NộiCông ty CP xây dựng và 0500595450 Xi măng Bỉm sơn PC30 12.918.890 12.303.705 615.185 615.185 26/11/2009 0093464 Nguyễn Hữu Chiến 0500186539 Cây chống, xà gồ, coppha, gỗ ván, đinh, dây thép 6.000.000 6.000.000 - 02/12/2009 0046946 Cty CP đầu t TM Khang Nam 0102630755 Thép các loại 88.000.000 80.000.000 8.000.000 8.000.000 03/12/2009 0080401 Cty TNHH TM DV vận tải Cờng Đạt 0500553147 Xi măng Bỉm sơn PC30 17.052.000 16.240.000 812.000 812.000 03/12/2009 0080402 Cty TNHH TM DV vận tải Cờng Đạt 0500553147 Cớc v/c xi măng Bỉm Sơn 1.344.000 1.280.000 64.000 64.000 ... ... ... ... ... ...
Tổng cộng 281.298.982 255.837.714 6.468.122 18.993.146 25.461.268
Hà nội, ngày 26 tháng 10 năm 2009
Khi nhận chứng từ đề nghị thanh toỏn của cụng trỡnh bảng tổng hợp chi phớ nguyờn vật liệu cho từng cụng trỡnh Kế toỏn sẽ kiểm tra chi phớ hợp lý, hợp lệ đối chiếu với dự toỏn mà phũng kế hoạch đó gửi lờn sau đú sẽ tiến hành nhập liệu vào mỏy. Toàn bộ số liệu được nhập vào mỏy theo từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh hoặc khối lượng xõy lắp đó được mó húa trờn phần mềm.
Nhập cỏc số liệu vào mỏy
Nợ TK 621 255.837.714 Nợ TK 622 147.030.000 Nợ TK 623 26.700.000 Nợ TK 627 19.138.710 Nợ TK 1331 28.188.328 Cú TK 1412 476.894.752
Mỏy tớnh sẽ tự động chuyển số liệu vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cỏi và Sổ chi tiết. Để xem Sổ cỏi hoặc Sổ chi tiết, kế toỏn thực hiện cỏc thao tỏc sau:
Từ màn hỡnh nền của phần mềm, vào menu “In bỏo cỏo” sẽ xuất hiện màn hỡnh “In bỏo cỏo”. Ấn mục “Sổ cỏi” thực hiện khai bỏo ngày đầu kỳ, ngày cuối kỳ bỏo cỏo (từ 01/10/2009 đến 31/12/2009). Tại mục “ Tài khoản” nhập 621, mó đối tượng nhập ĐXD1, mó cụng trỡnh nhập BCHCT5tầng
Khi đú, màn hỡnh sẽ hiện ra Sổ cỏi hoặc Sổ chi tiết của tài khoản muốn xem. Nếu in ra, cỏc sổ này sẽ cú mẫu sau :
Bảng số 01
Sổ chi tiết TK 621 - Chi phớ NVL trực tiếp Từ ngày 01/10/2009 đến ngày 31/12/2009
Tờn cụng trỡnh: Xõy dựng NLV 5 tầng VPCP
Đội thi cụng: Đội xõy dựng số 1
Dư nợ đầu ngày 0
Phỏt sinh nợ 579.523.966
Phỏt sinh cú 579.523.966
Ngày Số CT Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Cú 26/10/09 KN17 TT CP VT CT xõy dựng NLV 5 tầng VPCP 1412 :0228 255.837.714 28/10/09 KN23 TT CP VT CT xõy dựng NLV 5 tầng VPCP 1412 :0228 308.571.966 26/11/09 KN24 TT CP VT CT xõy dựng NLV 5 tầng VPCP 1412 :0228 15.114.286 31/12/09 599 K/chuyển NVL trực tiếp 621 :0228→154 :0228 154 :0228 579.523.966
2. Hạch toỏn chi phớ nhõn cụng trực tiếp
2.1. Đặc điểm chi phớ nhõn cụng trực tiếp tại xớ nghiệp
Ở Xớ nghiệp chi phớ nhõn cụng trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn thứ hai sau chi phớ NVL trực tiếp. Chi phớ nhõn cụng trực tiếp là toàn bộ số tiền lương, cụng của cụng nhõn trực tiếp sản xuất ra sản phẩm. Việc hạch toỏn đỳng, đủ chi phớ nhõn cụng khụng chỉ cú tỏc dụng tớnh giỏ thành sản phẩm chớnh xỏc, mà cũn cú tỏc dụng trong việc phõn tớch tỡnh hỡnh sử dụng lao động, quản lý thời gian lao động và quỹ tiền lương của Xớ nghiệp.
* Tk sử dụng: Tk 622 “Chi phớ nhõn cụng trực tiếp”
* Khoản mục chi phớ nhõn cụng trực tiếp tại Xớ nghiệp bao gồm:
- Tiền lương, phụ cấp, cỏc khoản trớch theo lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN, Thuế TNDN của cụng nhõn trực tiếp sản xuất, thi cụng là cụng nhõn của đội thuộc biờn chế của Xớ nghiệp (cụng nhõn trong danh sỏchễpớ nghiệp). Theo quy định hiện hành, tỷ lệ trớch BHXH là 20% trong đú 5% do người lao động tự đúng gúp, Tỷ lệ trớch BHYT hiện hành là 3% trong đú 1% trừ vào thu nhập người lao động, tỷ lệ
trớch BHTN là 2% trong đú 1% tớnh vào chi phớ, 1% trừ vào thu nhập người lao động, KPCĐ tớnh vào chi phớ 2% trờn tiền lương thực tế.
- Tiền cụng của cụng nhõn thuờ ngoài theo hợp đồng thời vụ trực tiếp sản xuất, thi cụng (lao động thời vụ bờn ngoài theo giỏ nhõn cụng trờn thị trường và khụng trớch cỏc khoản BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ cho lực lượng này).
Đối với cụng nhõn trong danh sỏch Xớ nghiệp và lao động thuờ ngoài theo hợp đồng thời vụ: trả lương theo hỡnh thức khoỏn, cuối thỏng dựa vào bảng chấm cụng và hợp đồng làm khoỏn, kế toỏn đội tiến hành tớnh lương:
Lương khoỏn một cụng nhõn
= Số cụng của mỗi cụng
nhõn
x Đơn giỏ tiền cụng
Đơn giỏ tiền lương mà cụ thể là đơn giỏ cụng cú được là do thoả thuận giữa đội trưởng và người lao động. Đơn giỏ này phụ thuộc vào cấp bậc, tay nghề của người lao dộng. Tuy nhiờn, đơn giỏ này cũng phải dựa trờn dự toỏn nhõn cụng đó được xõy dựng.
Số cụng của mỗi cụng nhõn căn cứ vào bảng chấm cụng Xớ nghiệp Khảo sỏt và ĐTXD
Đội Xõy dựng số 1- Tổ thi cụng 1
BẢNG CHẤM CễNG Thỏng 10/2009 STT Họ tờn Ngày trong thỏng 1/10 2/10 … 29/10 30/10 Số cụng
1 Nguyễn Văn An (tổ trưởng) x x x x 24
2 Nguyễn Tiến Dũng x x 0 x 21
3 Nguyễn Văn Quõn x x x x 24
4 Phạm Văn Tài x x x 0 23
5 Ngụ Việt Tựng x x x x 24
……… ……
Vớ dụ: Tớnh tiền lương cho ụng Nguyễn Văn An ( tổ trưởng tổ thi cụng 1): ễng An nằm trong danh sỏch cụng nhõn của Xớ nghiệp. Đơn giỏ tiền cụng của ụng An là: 135 000 đồng/ngày cụng
Vậy thỏng 10/2009 tiền lương của ụng An : 135 000 x 24 = 3 240 000 đ BHXH,BHYT, BHTN phải nộp : 3 240 000 x 7% = 226 800 đ
Số tiền ụng An được hưởng : 3 013 200 đ
2.2 Quy trỡnh hạch toỏn chi phớ nhõn cụng trực tiếp tại Xớ nghiệp
Khi tiến hành nhận hợp đồng giao khoỏn nội bộ về khối lượng cụng trỡnh xõy dựng do Xớ nghiệp bàn giao, đội trưởng đội xõy dựng phõn cụng lao động và tiến hành thuờ lao động vỡ cụng nhõn trực tiếp sản xuất chủ yếu là lao động thuờ ngoài. Khi thuờ lao động thỡ đội trưởng cỏc đội ký hợp đồng lao động với cụng nhõn để làm căn cứ lập bảng thanh toỏn lương khoỏn đối với cụng nhõn trực tiếp sản xuất. Hợp đồng làm khoỏn cú thể được ký theo từng phần cụng việc hay tổ hợp cụng việc, giai đoạn cụng việc được dự toỏn theo hạng mục cụng trỡnh hay toàn bộ.
Trờn hợp đồng giao khoỏn phải ghi rừ tờn cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh, họ
tờn tổ trưởng, nội dung cụng việc giao khoỏn, đơn vị tớnh, khối lượng, đơn giỏ, thời gian giao và hoàn thành, chất lượng đạt, thành tiền... Khi cụng việc hoàn thành phải cú biờn bản nghiệm thu, bàn giao với sự tham gia của cỏc thành viờn giỏm sỏt kỹ thuật bờn A, giỏm sỏt kỹ thuật bờn B, chủ nhiệm cụng trỡnh và cỏc thành viờn khỏc. Riờng đơn vị hợp đồng làm khoỏn với bờn ngoài, khi cỏc đội ký hợp đồng phải thụng qua Xớ nghiệp, trờn hợp đồng phải cú chữ ký của Giỏm đốc. Khi kết thỳc cụng việc, phải cú biờn bản thanh lý hợp đồng giao thầu. Xớ nghiệp sẽ thanh toỏn cho bờn nhận khoỏn theo phương thức thoả thuận trước.