3. Biểu đồ
2.5. Phân tích thực trạng công tác tuyển mộ, tuyển chọn tại VPIC1
2.5.1. Quá trình tuyển mộ
2.5.1.1. Xác định nhu cầu tuyển lao động
Dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty và của từng bộ phận, người quản lý trực tiếp sẽ xác định nhu cầu cần tuyển thêm của bộ phận mình rồi nộp lên phòng nhân sự cho trưởng phòng nhân sự xét duyệt và giám đốc người Đài Loan ký. Việc xác định nhu cầu tuyển dụng được thực hiện không có kế hoạch từ trước, cán bộ các bộ phận thấy bộ phận mình còn thiếu là báo lên phòng nhân sự xin tuyển thêm người. Điều đó gây khó khăn cho cán bộ làm công tác tuyển dụng trong vịêc lên kế hoạch tuyển thêm người.
2.5.1.2. Nguồn và phương pháp tuyển mộ
a. Nguồn nội bộ
Đây chính là cán bộ công nhân viên trong Công ty, khi có bộ phận nào cần tuyển người Công ty cho phép nhân viên có thể xin chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác hay việc thăng tiến cho người lao động.
Đối với nguồn nội bộ Công ty thường sử dụng các phương pháp sau: - Phương pháp thu hút thông qua bản thông báo tuyển mộ
Cán bộ làm công tác tuyển mộ sẽ gửi thông báo xuống tất cả các bộ phận cho toàn thể công nhân viên trong Công ty biết để những ai có nhu cầu thay đổi công việc có thể tham gia dự tuyển, điều này có thể làm giảm sự nhàm chán do phải làm suốt một công việc.
- Thông qua sự giới thiệu của cán bộ công nhân viên trong Công ty
Thường khi đề bạt hay thăng tiến cho người lao động thì cán bộ lãnh đạo hay tham khảo ý kiến của mọi người hay qua sự giới thiệu của người có uy tín việc này có thể tìm được người thích hợp mà lại giảm được thời gian và chi phí.
- Thông qua các thông tin lưu giữ trong phòng nhân sự
Phương pháp này cũng thường dùng cho việc thăng tiến đề bạt cho người lao động. Tuy nhiên phương pháp này cũng ít được sử dụng, thường dùng để tuyển vị trí lãnh đạo trong Công ty.
b. Nguồn bên ngoài
Bao gồm lao động phổ thông, những sinh viên vừa tốt nghiệp ra trường, những người đang làm việc ở công ty khác…Công ty chủ yếu thu hút lao động từ nguồn bên ngoài đặc biệt là lao động phổ thông.
Các phương pháp sử dụng:
- Thông qua sự giới thiệu của cán bộ công nhân viên trong Công ty
Công ty có chính sách ưu tiên những ứng cử viên mà được giới thiệu từ những người đang làm việc trong Công ty hay từ phía khách hàng
- Thông qua quảng cáo.
Phạm vi quảng cáo thường hẹp, khi có thông báo tuyển người thì Công ty thường dán thông báo ở cổng của Công ty
Sinh viên đến thực tập tại Công ty nếu làm tốt có thể được giữ lại để làm việc chính thức cho Công ty. Công ty rất nhiệt tình ủng hộ và giúp đỡ tạo điều kiện cho những sinh viên này được làm việc như nhân viên chính thức.
Kết quả tuyển mộ như sau:
Bảng 2.4. Kết quả tuyển mộ
Năm Chỉ tiêu
2005 2006 2007
SL % SL % SL %
I. Tổng số đơn xin việc 365 100 578 100 1137 100
1. Nguồn bên ngoài 2. Nguồn bên trong
306 59 83.8 16.2 488 90 84.4 15.6 932 205 82 18 II. Tổng số đơn được
chấp nhận 315 100 496 100 1012 100
1. Nguồn bên ngoài 2. Nguồn bên trong
263 52 83.5 16.5 408 88 82.3 17.7 846 166 83.6 16.4 Nguồn: phòng nhân sự
Từ bảng trên ta tính được tỷ lệ số đơn được chấp nhận như sau:
Bảng 2.5. Tỷ lệ tuyển mộ
Năm
Chỉ tiêu 2005 2006 2007
Tỷ lệ số đơn được chấp
nhận 86.3% 85.8% 89%
- Nguồn bên ngoài 83.3% 83.6% 90.8%
- Nguồn bên trong 88.1% 97.8% 80.9%
Nguồn: sinh viên tự tổng hợp
Trong đó:
Tỷ lệ được chấp nhận = (Tổng số đơn được chấp nhận/ Tổng số đơn xin việc)*100%
Qua bảng số liệu trên ta thấy số lượng tuyển mộ tăng liên tục qua các năm, cụ thể năm 2006 số lượng người đến xin việc tăng so với năm 2005 là
213 người tương ứng với tốc độ tăng là 58.36%, năm 2007 tăng thêm 559 người so với năm 2006 và ứng với tốc độ tăng là 96.7%. Qua đây cho thấy tốc độ tăng của tổng số đơn xin việc là khá nhanh do Công ty tiến hành mở rộng quy mô sản xuất, xây dựng thêm các nhà xưởng nên nhu cầu lao động tăng lên.
Nguồn tuyển mộ chủ yếu là nguồn bên ngoài luôn chiếm trên 80% tổng số đơn xin việc. Cụ thể, năm 2005 nguồn bên ngoài là 306 người chiếm tỷ trọng 83.85, năm 2006 là 488 người chiếm 84.25 và năm 2007 là 932 người chiếm 82%. Vì du nhu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh nên cần thêm lao động mới, còn nguồn bên trong chủ yếu là thuyên chuyển từ công việc này sang công việc khác hay đề bạt thăng tiến cho người lao động. Tỷ lệ tổng số đơn xin việc của nguồn bên trong tăng lên, năm 2005 là 16.2% đến năm 2007 tỷ lệ này là 18% chứng tỏ công tác thu hút ứng viên từ nguồn nội bộ đã được thực hiện tốt hơn. Thông tin tuyển mộ được gửi một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác đến từng bộ phận phòng ban giúp cho họ thấy được cơ hội thăng tiến trong công việc.
Nhìn vào bảng tỷ lệ tuyển mộ ta thấy tỷ lệ số đơn được chấp nhận cũng khá cao luôn chiếm trên 85% tức là cứ 100 người đến xin việc thì có 85 số đơn được chấp nhân, cụ thể năm 2005 là 86.3%, năm 2006 là 85.8% và năm 2007 là 89% chứng tỏ hiệu quả công tác tuyển mộ đã tăng lên, thông tin tuyển mộ thu hút được nhiều ứng viên đáp ứng yêu cầu hơn.
Tỷ lệ được chấp nhận của nguồn nội bộ có sự biến động năm 2005 là 88.1%, năm 2006 tăng lên 97.8% đến năm 2007 giảm xuống còn 80.9%. Nguyên nhân do năm 2006 nhu cầu tuyển thêm ít 459 người nên Công ty ưu tiên nguồn nội bộ vì nguồn này có thể đáp ứng yêu cầu công việc ngay. Đến năm 2007 do mở rộng quy mô sản xuất, số lượng cần tuyển thêm lớn 823
người nên tỷ lệ được chấp nhận của nguồn bên ngoài tăng lên tới 90.8% và nguồn nội bộ thì giảm đi
Như vậy, trong 3 năm gần đây công tác tuyển mộ của Công ty đã thu hút được số lượng ứng viên tham gia khá lớn và liên tục tăng qua các năm thể hiện sự tăng lên của chất lượng công tác tuyển mộ.
- Theo kết quả điều tra từ phiếu điều tra từ những người đã tham gia dự tuyển và những người đang làm việc tại Công ty về việc họ biết được thông tin tuyển mộ từ đâu ta thu được kết quả như sau:
Biểu đồ 2.1: Thể hiện nguồn thông tin tuyển mộ nhận được
28.50% 37.90% 12.40% 7.80% 14.40% Quảng cáo
Giới thiệu từ NV trong Công ty
Trực tiếp tại Công ty Qua thực tập Tại trường học
Nguồn: sinh viên tự tổng hợp
Theo kết quả điều tra, ta thấy nguồn thông tin mà ứng cử viên nhận được chủ yếu thông qua quảng cáo trên các phương tiện truyền thông chiếm 28.5% và nhiều nhất qua sự giới thiệu của bạn bè, người thân đang làm việc tại Công ty với tỷ lệ là 37.9%. Qua đó, cho ta thấy rằng thông tin tuyển mộ qua quảng cáo cũng chưa được tốt, phạm vi truyền tin chưa rộng và cách thức truyền tin chưa đa dạng do đó nhiều người chưa biết đến. Nguyên nhân cũng là do chính sách tuyển dụng của Công ty là ưu tiên lao động trong tỉnh và những người được giới thiệu sẽ có lợi thế hơn những người mà không được giới thiệu.
Trong tương lai Công ty cần đầu tư hơn nữa cho các quảng cáo tuyển mộ để có thể thu hút được nhiều ứng viên hơn đặc biệt là những ứng cử viên giỏi.
- Nội dung của thông báo tuyên mộ cũng rất quan trọng trong việc cung cấp các thông tin tuyển mộ cho các ứng cử viên biết và thu hút sự chú ý của người xin việc.Thông báo tuyển mộ phải cho ứng viên biết được vị trí công việc công việc cần tuyển, số lượng, nhiệm vụ, quyền hạn và các yêu cầu đối với người xin việc. Theo phiếu khảo sát về sự đánh giá thông tin tuyển mộ từ người lao động trong Công ty ta thu được kết quả như sau:
Biểu đồ 2.2: Thông tin tuyển mộ thu nhận được theo đánh giá của nhân viên
20.70%
56.20% 23.10%
Đầy đủ
Tương đối đầy đủ Không đầy đủ
Nguồn: sinh viên tự tổng hợp
Qua số liệu điều tra được từ phiếu điều tra, ta thấy tỷ lệ người lao động cho rằng thông tin tuyển mộ là đầy đủ và tương đối đầy đủ chiếm 76.9% cũng chưa phải là cao, vẫn còn 23.1% cho rằng thông tin không được đầy đủ. Nguyên nhân của việc biết được thông tin không đầy đủ là do những người này biết được thông tin đó qua bạn bè, người thân- các nhân viên đang làm việc trong Công ty. Những nhân viên này họ chỉ chú ý đến công việc cần tuyển, một số yêu cầu và thời hạn nộp hồ sơ mà không quan tâm tới chức năng nhiệm vụ của từng công việc để cung cấp cho bạn bè, người thân của họ.
Vì vậy, thông tin ứng viên đó nhận được không đầy đủ và đôi khi còn thiếu chính xác.
2.5.1.3. Các giải pháp thay thế.
Trước khi tiến hành tuyển mộ thì Công ty tìm các giải pháp tạm thời như làm làm thêm giờ, thuê lao động thời vụ nhưng do nhu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh nên Công ty chủ yếu phải tuyển lao động mới.
Bảng 2.6: Tỷ lệ làm thêm giờ qua 5 tháng cuối năm 2007
Tháng Chỉ tiêu 08 09 10 11 12 Tổng số giờ làm việc (8h/ngày) 329.440 323.544 345.984 365.116 360.180 Tổng số giờ tăng ca (giờ) 45.648 37.782 94.243 70.711 64.542 % tăng ca 13% 11% 21% 15% 14% (Nguồn phòng nhân sự)
Tỷ lệ số giờ tăng ca trong Công ty khá lớn luôn chiếm trên 10% trong tổng số giờ làm việc thực tế, nguyên nhân là do Công ty vẫn còn thiếu lao động, mấy năm vừa qua số lao động tuyển thêm được vẫn chưa đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực. Đối với những lao động làm thêm ca Công ty trả thù lao đúng theo quy định của luật lao động, bên cạnh đó Công ty còn phụ cấp thêm tiền ăn giữa ca, do đó mà người lao động cũng rất tích cực làm việc. Giải pháp này có thể tiếp kiệm được chi phí tuyển thêm người nhưng chỉ áp dụng trong thời gian ngắn hay trong thời kỳ mà khối lượng công việc lớn.
2.5.2. Quá trình tuyển chọn
Nguyên tắc tuyển chọn của Công ty là đảm bảo sự công bằng cho tất cả ứng cử viên đến xin việc, không thu bất cứ một chi phí tuyển dụng nào từ phía người xin việc và tuyển chọn trực tiếp không qua bất cứ một trung gian nào.
Sơ đồ 2.3: Quy trình tuyển chọn tại Công ty VPIC1
Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp
- Bước 1: Thành lập hội đồng tuyển chọn
Chủ yếu gồm hai thành viên là giám đốc quản lý (Ông Neo) và cán bộ phụ trách tuyển dụng chị Nguyễn Thị Hoa. Chị Hoa sẽ chịu trách nhiệm lên kế hoạch tuyển dụng, sắp xếp thời gian, địa điểm báo cho giám đốc đến phỏng vấn và đưa người xuống các bộ phận nhận tuyển
- Bước 2: Phỏng vấn sơ bộ
Ứng cử viên đến tham gia dự tuyển phải đứng ở ngoài Công ty và đợi Thành lập HĐ tuyển chọn Phỏng vấn sơ bộ Nhận hồ sơ và phỏng vấn sâu Thi tuyển Hợp đồng thử việc Đạt Không đạt Ký hợp đồng Chấm dứt hợp đồng
nhân viên tuyển dụng cho mời vào. Tất cả mọi ứng viên hôm đó đến tham dự sẽ được đưa vào hội trường và được nghe hướng dẫn về quy trình tuyển chọn của Công ty. Mỗi ứng cử viên sẽ được phát một tờ thông báo tuyển dụng (phụ
lục 1) và phiếu thẩm định phỏng vấn (phụ lục 2)mang về nhà và điền đầy đủ các thông tin cá nhân vào đó để nộp vào đợt phỏng vấn lần sau.
Tại vòng sơ tuyển lần thứ nhất, ứng cử viên nếu có đầy đủ các yêu cầu theo thông báo tuyển dụng và có nguyện vọng làm việc tại Công ty chưa cần phải nộp hồ sơ xin việc. Khi đến sơ tuyển ứng cử viên chỉ cần mang theo giấy Chứng minh thư nhân dân pho to của mình để nộp lại cho bộ phận nhân sự kiểm tra đối chiếu. Trong lần sơ tuyển này ứng cử viên sẽ được nghe giới thiệu qua về Công ty và các thông tin có liên quan đến vấn đến vấn đề tuyển dụng.
Trong lần phỏng vấn này, Công ty có thể loại ngay được những ứng viên không đáp ứng được yêu cầu như: Về giới tính, có những công việc nặng nhọc và độc hại Công ty không tuyển nữ, nếu ứng viên nữ nào đăng ký vào công việc này thì sẽ không được chấp nhận. Về độ tuổi, Công ty chỉ nhận hồ sơ của những ứng cử viên sinh năm 1983 trở lại đây (tức là dưới 25 tuổi), việc hạn chế độ tuổi này cho thấy Công ty có đội ngũ lao động trẻ tuy nhiên có thể Công ty sẽ bỏ qua mất cơ hội để lựa chọn được những người có kinh nghiệm, có tay nghề cao nhưng độ tuổi không thích hợp. Sau đợt phỏng vấn lần một những ứng viên vào đáp ứng yêu cầu tối thiểu đó và có nguyện vọng vào làm việc tại Công ty sẽ được vào phỏng vấn lần 2
- Bước 3: Nộp hồ sơ và phỏng vấn sâu
Tại vòng phỏng vấn lần hai có hội đồng tuyển chọn gồm hai người, một nhân viên tuyển dụng làm công việc nhận hồ sơ và kiểm tra hồ sơ của ứng viên, xem xét hồ sơ của ứng viên có đầy đủ hay không để ghi vào phiếu thẩm định phỏng vấn để đánh giá điểm cho ứng cử viên
Ở vòng sơ tuyển lần 2 ứng cử viên sẽ phải nộp hồ sơ xin việc với đầy đủ các giấy tờ theo quy định. Hồ sơ xin việc bao gồm:
Bản gốc: Sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, giấy khám sức khoẻ, giấy xác nhận nhân sự, bản sao giấy khai sinh.
Bản sao có công chứng: bằng tốt nghiệp, bằng nghề, CMTND, hộ khẩu và 8 ảnh 4x6.
Tại vòng này giám đốc tài vụ sẽ trực tiếp tham gia phỏng vấn, các câu hỏi phỏng vấn dựa vào hồ sơ xin việc, kiểm tra các yêu cầu liên quan đến điều kiện tuyển dụng. Các câu hỏi giám đốc đưa ra chỉ xoay quanh câu hỏi về chuyên môn, trình độ đào tạo, học vấn của ứng cử viên mà chưa có câu hỏi ngoài về sở thích cũng như mong muốn của ứng viên. Tạo cho họ cảm giác buổi phỏng vấn có vẻ căng thẳng ứng cử viên chỉ là người trả lời mà không được bộc lộ quan điểm của mình. Bên cạnh đó việc tiếp tục chấp nhận những ứng viên có giấy giới thiệu của người trong Công ty vào vòng tiếp theo sẽ tạo ra sự mất cân bằng trong thi tuyển, giấy giới thiệu phải có tên người giới thiệu và có chữ ký cùng con dấu của chủ quản người đài loan (phụ lục 3). Việc làm này cũng có thể xảy ra hiện tượng tiêu cực, có những nhân viên trong Công ty hay những nhân viên từ phía khách hàng đã nhận tiền của người xin việc để họ được giới thiệu vào Công ty.
Theo kết quả điều tra về đánh giá của nhân viên trong buổi phỏng vấn ta thu được kết quả sau:
Biểu đồ 2.3: Đánh giá của người lao động về buổi phỏng vấn. 12.40% 25.10% 30.20% 23.60% 8.70% Rất thoải mái Thoải mái Bình thường Căng thẳng Rất căng thẳng
Nguồn: sinh viên tự tổng hợp
Bất cứ một ứng viên nào khi bước vào phòng thi cũng cảm thấy hồi hộp và có chút lo lắng. Do vậy, phải tạo ra một cuộc phỏng vấn thoải mái là hết sức cần thiết để tạo nên sự thành công của buổi phỏng vấn. Theo số liệu điều tra thì có 12.4% nhân viên cho rằng buổi phỏng vấn rất thoải mái, 25,1% cho rằng không khí phỏng vấn thoải mái, 30.25 cho rằng là bình thường. Vẫn còn