Cỏc nhõn tố lượng hoỏ là cỏc nhõn tố mà khi chỳng thay đổi sẽ làm thay đổi cỏc chỉ tiờu phản ỏnh hiệu quả sử dụng vốn lưu động về mặt số lượng. Cú thể dễ thấy đú là cỏc chỉ tiờu như: Doanh thu thuần, lợi nhuận trước thuế (hoặc sau thuế thu nhập doanh nghiệp), vốn lưu động bỡnh qũn trong kỳ, cỏc bộ phận vốn lưu động…
Ta biết, vốn lưu động là biểu hiện bằng tiền của tài sản lưu động nờn đặc điểm vận động của vốn lưu động luụn chịu sự chi phối bởi những đặc điểm của tài sản lưu động. Để sử dụng vốn lưu động cú hiệu quả, doanh nghiệp cần cú cỏc biện phỏp quản lý tài sản lưu động một cỏch khoa học. Quản lý tài sản
lưu động được chia thành 3 nội dung quản lý chớnh: Quản lý dự trữ, tồn kho; quản lý tiền mặt và cỏc chứng khoỏn thanh khoản cao; quản lý cỏc khoản phải thu.
(1) Quản lý dự trữ, tồn kho
Dự trữ, tồn kho là một bộ phận quan trọng của vốn lưu động, là những bước đệm cần thiết cho quỏ trỡnh hoạt động bỡnh thường của doanh nghiệp. Hàng tồn kho gồm 3 loại: Nguyờn vật liệu thụ phục vụ cho quỏ trỡnh sản xuất, kinh doanh; sản phẩm dở dang và thành phẩm.
Trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh, cỏc doanh nghiệp khụng thể tiến hành sản xuất đến đõu mua hàng đến đú mà cần phải cú nguyờn vật liệu dự trữ. Nguyờn vật liệu dự trữ khụng trực tiếp tạo ra lợi nhuận nhưng nú cú vai trũ rất lớn để cho quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh tiến hành được bỡnh thường. Quản lý vật liệu dự trữ hiệu quả sẽ gúp phần nõng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Do vậy, doanh nghiệp tớnh toỏn dự trữ một lượng hợp lý vật liệu, nếu dự trữ quỏ lớn sẽ tốn kộm chi phớ, ứ đọng vốn, cũn nếu dự trữ quỏ ớt sẽ làm cho quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh bị giỏn đoạn gay ra hàng loạt cỏc hậu quả tiếp theo như mất thị trường, giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.
Tồn kho trong quỏ trỡnh sản xuất là cỏc nguyờn vật liệu nằm ở cỏc cụng đoạn của dõy chuyển sản xuất. Nếu dõy chuyền sản xuất càng dài và càng cú nhiều cụng đoạn sản xuất thỡ tồn kho trong quỏ trỡnh sản xuất sẽ càng lớn. Đõy là những bước đệm nhỏ để quỏ trỡnh sản xuất được liờn tục.
Khi tiến hành sản xuất xong, do cú độ trễ nhất định giữa sản xuất và tiờu thụ, do những chớnh sỏch thị trường của doanh nghiờp…đĩ hỡnh thành nờn bộ phận thành phẩm tồn kho.
Hàng hoỏ dự trữ đối với cỏc doanh nghiệp gồm 3 bộ phận như trờn, nhưng thụng thường trong quản lý chỳng ta tập chung vào bộ phận thứ nhất, tức là nguyờn vật liệu dự trữ cho sản xuất kinh doanh.
Cú nhiều phương phỏp được đưa ra nhằm xỏc định mức dự trữ tối ưu.
• Quản lý dự trữ theo phương phỏp cổ điển hay mụ hỡnh đặt hàng hiệu quả nhất – EOQ (Economic Odering Quantity)
Mụ hỡnh này được dựa trờn giả định là những lần cung cấp hàng hoỏ là bằng nhau. Theo mụ hỡnh này, mức dự trữ tối ưu là:
1 2 2 * C C D 2 Q = ì ì Trong đú: Q* : Mức dự trữ tối ưu. D : Tồn bộ lượng hàng hoỏ cần sử dụng.
C2 : Chi phớ mỗi lần đặt hàng (Chi phớ quản lý giao dịch và vận chuyển hàng hoỏ).
C1 : Chi phớ lưu kho đơn vị hàng hoỏ (Chi phớ bốc xếp, bảo hiểm, bảo quản…).
Về mặt lý thuyết ta giả định khi nào lượng hàng kỳ trước hết mới nhập kho lượng hàng mới nhưng trờn thực tế hầu như khụng bao giờ như vậy. Nhưng nếu đặt hàng quỏ sớm sẽ làm tăng lượng nguyờn liệu tồn kho. Do vậy, cỏc doanh nghiệp cần phải xỏc định thời điểm đặt hàng mới.
- Lượng dự trữ an tồn
Nguyờn vật liệu sử dụng mỗi ngày khụng phải là số cố định mà chỳng biến động khụng ngừng. Do đú, để đảm bảo cho sự ổn định của sản xuất, doanh nghiệp cần phải duy trỡ một lượng hàng tồn kho dự trữ an tồn. Lượng dự trữ an tồn tuỳ thuộc vào tỡnh hỡnh cụ thể của doanh nghiệp. Lượng dự trữ an tồn là lượng hàng hoỏ dự trữ thờm vào lượng dự trữ tại thời điểm đặt hàng.
Ngồi phương phỏp quản lý dự trữ theo mụ hỡnh đặt hàng hiệu quả nhất (EOQ), nhiều doanh nghiệp cũn sử dụng phương phỏp sau đõy:
• Phương phỏp cung cấp đỳng lỳc hay dự trữ bằng 0.
Theo phương phỏp này, cỏc doanh nghiệp trong một số ngành nghề cú liờn quan chặt chẽ với nhau hỡnh thành nờn những mối quan hệ, khi cú một đơn đặt hàng nào đú họ sẽ tiến hành huy động những loại hàng hoỏ và sản phẩm dở dang của cỏc đơn vị khỏc mà họ khụng cần phải dự trữ. Sử dụng phương phỏp này sẽ giảm tới mức thấp nhất chi phớ cho dự trữ. Tuy nhiờn,
Thời điểm đặt h ng mà ới = Số lượng nguyờn liệu sử dụng mỗi ng yà ì Độ d i thà ời gian giao h ngà
phương phỏp này tạo ra sự rằng buộc cỏc doanh nghiệp với nhau, khiến cỏc doanh nghiệp đụi khi mất sự chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
(2) Quản lý tiền mặt và cỏc chứng khoỏn thanh khoản cao
Tiền mặt được hiểu là tiền tồn quỹ, tiền trờn tài khoản thanh toỏn của doanh nghiệp ở ngõn hàng. Tiền mặt bản thõn nú là tài sản khụng sinh lĩi, tuy nhiờn việc giữ tiền mặt trong kinh doanh rất quan trọng, xuất phỏt từ những lý do sau: Đảm bảo giao dịch hàng ngày; bự đắp cho ngõn hàng về việc ngõn hàng cung cấp cỏc dịch vụ cho doanh nghiệp; đỏp ứng nhu cầu dự phũng trong trường hợp biến động khụng lường trước được của cỏc luồng tiền vào và ra; hưởng lợi thế trong thương lượng mua hàng.
Quản lý tiền mặt đề cập đến việc quản lý tiền giấy và tiền gửi ngõn hàng. Sự quản lý này liờn quan chặt chẽ đến việc quản lý cỏc loại tài sản gắn liền với tiền mặt như cỏc loại chứng khoỏn cú khả năng thanh khoản cao. Ta cú thể thấy điều này qua sơ đồ lũn chuyển sau:
Cỏc chứng khoỏn thanh
Đầu tư tạm thời bằng cỏch mua chứng khoỏn cú
tớnh thanh khoản cao
Bỏn những chứng khoỏn thanh khoản cao để bổ
sung cho tiền mặt
Dũng thu
tiền mặt Tiền mặt
Dũng chi tiền mặt
Nhỡn một cỏch tổng quỏt tiền mặt cũng là một tài sản nhưng đõy là một tài sản đặc biệt – một tài sản cú tớnh lỏng nhất. William Baumol là người đầu tiờn phỏt hiện mụ hỡnh quản lý hàng tồn kho EOQ cú thể vận dụng cho mụ hỡnh quản lý tiền mặt. Trong kinh doanh, doanh nghiệp phải lưu giữ tiền mặt cần thiết cho cỏc hoỏ đơn thanh toỏn, khi tiền mặt xuống thấp doanh nghiệp sẽ phải bổ sung tiền mặt bằng cỏch bỏn cỏc chứng khoỏn thanh khoản cao. Chi phớ cho việc lưu giữ tiền mặt ở đõy chớnh là chi phớ cơ hội, là lĩi suất mà doanh nghiệp bị mất đi. Chi phớ đặt hàng chớnh là chi phớ cho việc bỏn cỏc chứng khoỏn. Khi đú ỏp dụng mụ hỡnh EOQ ta cú lượng dự trữ tiền mặt tối ưu (M*) là: i C M M* = 2ì nì b Trong đú:
M*: Tổng mức tiền mặt giải ngõn hàng năm.
Cb : Chi phớ một lần bỏn chứng khoỏn thanh khoản.
i : Lĩi suất.
Mụ hỡnh Baumol cho thấy nếu lĩi suất cao, doanh nghiệp càng dữ ớt tiền mặt và ngược lại, nếu chi phớ cho việc bỏn chứng khoỏn thanh khoản càng cao thỡ họ lại càng giữ nhiều tiền mặt. Mụ hỡnh Baumol số dư tiền mặt khụng thực tiễn ở chỗ giả định rằng doanh nghiệp chi trả tiền mặt một cỏch ổn định. Nhưng điều này lại khụng luụn luụn đỳng trong thực tế.
Đõy là mụ hỡnh kết hợp chặt chẽ giữa mụ hỡnh đơn giản và thực tế. Theo mụ hỡnh này, doanh nghiệp sẽ xỏc định mức giới trờn và giới hạn dưới của tiền mặt, đú là cỏc điểm mà doanh nghiệp bắt đầu tiến hành nghiệp vụ mua hoặc bỏn chứng khoỏn cú tớnh thanh khoản cao để cõn đối mức tiền mặt dự kiến.
Mụ hỡnh này được biểu diễn theo đồ thị sau đõy:
Mức tiền mặt theo thiết kế được xỏc định như sau:
0 Thời gian S ố d ư ti ề n m ặ t B A Giới hạn trờn Mức tiền mặt theo thiết kế Giới hạn dưới Mức tiền mặt theo thiết kế = Mức tiền mặt giới hạn dưới + 3 maởt tiền ủoọng dao Khoaỷng
Khoảng dao động tiền mặt dự kiến phụ thuộc vào 3 yếu tố sau: Mức
dao động của thu chi ngõn quỹ hàng ngày lớn hay nhỏ; Chi phớ cố định của việc mua bỏn chứng khoỏn; Lĩi suất càng cao cỏc doanh nghiệp sẽ giữ lại ớt tiền và do vậy khoản dao động tiền mặt sẽ giảm xuống. Khoảng dao động tiền mặt được xỏc định bằng cụng thức sau: 3 b b i V C 4 3 3 d= ì ì ì Trong đú:
d : Khoảng dao động tiền mặt (khoản cỏc giữa giới hạn trờn và giới hạn dưới của lượng tiền mặt dự trữ).
Cb : Chi phớ của mỗi lần giao dịch mua bỏn chứng khoỏn thanh khoản.
Vb : Phương sai của thu chi ngõn quỹ.
i : Lĩi suất.
Trong cỏc doanh nghiệp lớn, luồng tiền vào ra của doanh nghiệp hàng ngày là rất lớn, nờn chi phớ cho việc mua bỏn chứng khoỏn sẽ trở nờn quỏ nhỏ so với cơ hội phớ mất đi do lưu giữ một lượng tiền mặt nhàn rỗi do vậy hoạt động mua bỏn chứng khoỏn nờn diễn ra hàng ngày ở cỏc doanh nghiệp này. Mặt khỏc, chỳng ta cũng thấy tại sao cỏc doanh nghiệp vừa và nhỏ lưu giữ một số dư tiền mặt đỏng kể.
Trong nền kinh tế thị trường, để thắng lợi trong cạnh tranh cỏc doanh nghiệp cú thể ỏp dụng cỏc chiến lược về sản phẩm, về quảng cỏo, về giỏ cả… Trong đú chớnh sỏch tớn dụng thương mại là một cụng cụ hữu hiệu và khụng thể thiếu đối với cỏc doanh nghiệp. Tớn dụng thương mại cú thể làm cho doanh nghiệp đứng vững trờn thị trường và trở nờn giàu cú nhưng cũng cú thể đem đến những rủi ro cho hoạt động của doanh nghiệp. Do đú, cỏc doanh nghiệp cần phải đưa ra những phõn tớch, những nghiờn cứu và quyết định cú nờn cấp tớn dụng thương mại cho đối tượng khỏch hàng đú hay khụng. Đõy là nội dung chớnh của quản lý cỏc khoản phải thu.
• Phõn tớch năng lực tớn dụng của khỏch hàng
Để thực hiện việc cấp tớn dụng cho khỏch hàng thỡ điều đầu tiờn doanh
nghiệp phải phõn tớch được năng lực tớn dụng của khỏch hàng. Cụng việc
này gồm: Thứ nhất, doanh nghiệp phải xõy dựng một tiờu chuẩn tớn dụng hợp lý; Thứ hai, xỏc minh phẩm chất tớn dụng của khỏch hàng tiềm năng. Nếu khả năng tớn dụng của khỏch hàng phự hợp với những tiờu chuẩn tớn dụng tối thiểu mà doanh nghiệp đưa ra thỡ tớn dụng thương mại cú thể được cấp.
Việc thiết lập cỏc tiờu chuẩn tớn dụng của cỏc nhà quản trị tài chớnh phải đạt tới sự cõn bằng thớch hợp. Nếu tiờu chuẩn tớn dụng đặt quỏ cao sẽ loại bỏ nhiều khỏch hàng tiềm năng và sẽ giảm lợi nhuận, cũn nếu tiờu chuẩn được đặt ra quỏ thấp cú thể làm tăng doanh thu, nhưng sẽ cú nhiều khoản tớn dụng cú rủi ro cao và chi phớ thu tiền cũng cao.
Khi phõn tớch khả năng tớn dụng của khỏch hàng, ta thường dựng cỏc tiờu chuẩn sau để phỏn đoỏn:
- Phẩm chất, tư cỏch tớn dụng: Tiờu chuẩn này núi lờn tinh thần trỏch nhiờm của khỏch hàng trong việc trả nợ. Điều này được phỏn đoỏn trờn cơ sở việc thanh toỏn cỏc khoản nợ trước đõy đối với doanh nghiệp hoặc đối với cỏc doanh nghiệp khỏc.
- Năng lực trả nợ: Dựa vào cỏc chỉ tiờu về khả năng thanh toỏn nhanh, dự trữ ngõn quỹ của doanh nghiệp…
- Vốn của khỏch hàng: Đỏnh giỏ sức mạnh tài chớnh dài hạn của khỏch hàng.
- Thế chấp: Xem xột khả năng tớn dụng của khỏch hàng trờn cơ sở cỏc tài sản riờng mà họ sử dụng để đảm bảo cỏc khoản nợ.
- Điều kiện kinh tế: Tiờu chuẩn này đỏnh giỏ đến khả năng phỏt triển của khỏch hàng trong hiện tại và tương lại.
Cỏc tài liệu được sử dụng để phõn tớch khỏch hàng cú thể là kiểm tra bảng cõn đối tài sản, bảng kế hoạch ngõn quỹ, phỏng vấn trực tiếp, xuống tận nơi để kiểm tra hay tỡm hiểu qua cỏc khỏch hàng khỏc.
• Phõn tớch đỏnh giỏ khoản tớn dụng được đề nghị
Sau khi phõn tớch năng lực tớn dụng khỏch hàng, doanh nghiệp tiến hành việc phõn tớch đỏnh giỏ khoản tớn dụng thương mại được đề nghị. Việc đỏnh giỏ khoản tớn dụng thương mại được đề nghị để quyết định cú nờn cấp hay khụng được dựa vào việc tớnh NPV của luồng tiền.
( )[P.Q V. Q'-Q C.P'.Q'] ( )1-1r P'.Q'R [P.Q V. Q'-Q C.P'.Q'] ( )1-1r P'.Q'R - NPV + + + + = .
Trong đú:
NPV : Giỏ trị hiện tại rũng của việc chuyển từ chớnh sỏch bỏn trả ngay sang chớnh sỏch bỏn chịu.
Q, P : Sản lượng hàng bỏn được trong một thỏng và giỏ bỏn đơn vị nếu khỏch hàng trả tiền ngay.
Q’, P’: Sản lượng và giỏ bỏn đơn vị nếu bỏn chịu.
C : Chi phớ cho việc đũi nợ và tài trợ bự đắp cho khoản phải thu.
V : Chi phớ biến đổi cho một đơn vị sản phẩm.
R: Doanh lợi yờu cầu thu được hàng thỏng.
r : Tỷ lệ phần trăm của hàng bỏn chịu khụng thu được tiền.
Nếu NPV > 0 chứng tỏ việc bỏn chịu là mang lại hiệu quả cao hơn việc thanh toỏn ngay, cú lợi cho doanh nghiệp, do đú khoản tớn dụng được chấp nhận.
• Theo dừi cỏc khoản phải thu
Theo dừi cỏc khoản phải thu là một nội dung quan trọng trong quản lý cỏc khoản phải thu. Thực hiện tốt cụng việc này sẽ giỳp cho doanh nghiệp cú thể kịp thời thay đổi cỏc chớnh sỏch tớn dụng thương mại phự hợp với tỡnh hỡnh thực tế. Thụng thường, để theo dừi cỏc khoản phải thu ta dựng cỏc chỉ tiờu, phương phỏp và mụ hỡnh sau:
ngaứy 1 quãn bỡnh thú tiẽu thu Doanh thu phaỷi khoaỷn Caực quãn bỡnh tiền thu Kyứ =
Kỳ thu tiền bỡnh qũn phản ỏnh thời gian bỡnh qũn mà cụng ty thu hồi được nợ. Do vậy, khi kỳ thu tiền bỡnh qũn tăng lờn mà doanh số bỏn và lợi nhuận khụng tăng thỡ cũng cú nghĩa là vốn của doanh nghiệp bị ứ đọng ở khõu thanh toỏn. Khi đú nhà quản lý phải cú biện phỏp can thiệp kịp thời.
- Sắp xếp ‘tuổi’ của cỏc khoản phải thu
Thụng qua phương phỏp sắp xếp cỏc khoản phải thu theo độ dài thời gian, cỏc nhà quản lý doanh nghiệp cú thể theo dừi và cú biện phỏp thu hồi nợ khi đến hạn.
- Xỏc định số dư khoản phải thu
Sử dụng phương phỏp này doanh nghiệp hồn tồn cú thể thấy được nợ tồn đọng của khỏch hàng nợ doanh nghiệp. Cựng với cỏc biện phỏp theo dừi và quản lý khỏc, doanh nghiệp cú thể thấy được ảnh hưởng của chớnh sỏch tớn dụng thương mại và cú những điều chỉnh kịp thời, hợp lý phự hợp với từng đối tượng khỏch hàng, từng khoản tớn dụng cụ thể.