Cỏc chứng từ sử dụng như cỏc phiếu thu, giấy bỏo cú của ngõn hàng, giấy bỏo chấp nhận thanh toỏn của bờn mua, hệ thống bỏo cỏo, bảng kờ... làm tài liệu bổ trợ cho việc ghi chộp được ỏp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20\3\2006.
Ngoài ra một số chứng từ khỏc như: phiếu nhập kho,phiếu xuất kho,bảng kờ mua hàng...cụng ty cú tự in để sử dụng nhưng vẫn đảm bảo cỏc nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại điều 17 của Luật kế toỏn.
♦) Hệ thống tài khoản kế toỏn:
Cụng ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toỏn theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 thỏng 03 năm 2006 hoàn toàn phự hợp với lĩnh vực hoạt động cũng như tốc độ phỏt triển của Cụng ty.
Doanh nghiệp chi tiết cỏc tài khoản theo từng sản phẩm hàng hoỏ và theo từng khỏch hàng.Cỏc tài khoản chủ yếu và thường xuyờn được sử dụng là:
- TK 111- tiền mặt. Tài khoản này được chi tiết : TK 1111- tiền Việt Nam, TK 1112- Ngoại tệ (chủ yếu là USD).
-TK 112: tiền gửi ngõn hàng. Cỏc khoản tiền gửi tại cỏc ngõn hàng khỏc nhau được chi tiết cho từng tài khoản: TK 112 VCB( tiền gửi tại Ngõn hàng Vietcombank), TK 112 VT(tiền gửi tại Ngõn hàng Việt Thỏi)…..
-TK 511: doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ.TK doanh thu được chi tiết cho từng nhúm, loại sản phẩm cung ứng.
-TK 131: phải thu của khỏch hàng.Tài khoản này được chi tiết cho từng khỏch hàng.
-TK 1331- thuế GTGT được khấu trừ của hàng húa, dịch vụ . Tài khoản này được mở chi tiết theo theo 2 ngành hàng chớnh của cụng ty là : ụ tụ(13311) và phõn bún(13312).
- TK 141- Tạm ứng.
-Tk 331: phải trả người bỏn. Tài khoản này được chi tiết cho từng loại nguyờn vật liệu mua vào.
- TK 3331- Thuế GTGT phải nộp ...
Ngoài ra do Cụng ty khụng cú hoạt động sản xuất mà chỉ cú hoạt động thương mại nờn cú một số tài khoản khụng được sử dụng trong cụng tỏc kế toỏn của cụng ty như:
- Tài khoản 154: Chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang - Tài khoản 155: Thành phẩm
-Tài khoản 631:Giỏ thành sản xuất...
♦)Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toỏn:
- Doanh nghiệp ỏp dụng ghi sổ theo hỡnh thức nhật ký chung nờn cỏc loại sổ tổng hợp bao gồm nhật ký chung và sổ cỏi.
- Cỏc loại sổ chi tiết mà doanh nghiệp sử dụng bao gồm: +Sổ chi tiết hàng tồn kho,
+Sổ chi tiết tài sản cố định,
+Sổ chi tiết thanh toỏn lương,
+Sổ chi tiết thanh toỏn với khỏch hàng, +Sổ chi tiết tiền gửi ngõn hàng,....
Hiện nay cụng ty đang sử dụng phần mềm kế toỏn FAST, phần mềm này cú thao tỏc rất đơn giản và nhanh chúng .
Hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ gốc như: Phiếu thu, phiếu chi, giấy bỏo nợ, giấy bỏo cú, phiếu nhập kho... kế toỏn tiến hành kiểm tra phõn loại. Chứng từ thuộc phần hành nào thỡ được phản ỏnh tại phần hành đú và được bảo quản lưu trữ. Mỏy tớnh sẽ xử lý thụng tin và lờn cỏc loại sổ sỏch như: Sổ kế toỏn chi tiết, sổ cỏi cỏc tài khoản. Cuối kỳ, mỏy tớnh sẽ tự lập cỏc bảng biểu kế toỏn và cỏc bỏo cỏo tài chớnh theo yờu cầu bao gồm:
- Bảng cõn đối kế toỏn Mẫu B01-DN - Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu B02-DN - Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ Mẫu B03-DN - Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh Mẫu B09-DN - Bảng cõn đối tài khoản Mẫu F01-DN
Kế toỏn Cụng ty cũn lập Bỏo Cỏo Quản trị để đỏp ứng yờu cầu quản lý nội bộ của cụng ty. Cỏc bỏo cỏo quản trị thường gồm :
Bỏo cỏo chi phớ và giỏ thành, Bỏo cỏo hiệu quả kinh doanh...
Trỡnh tự ghi sổ qua mỏy tớnh sẽ được phản ỏnh qua sơ đồ sau: sau:
Ghi chỳ:
Nhập số liệu hàng ngày In sổ, bỏo cỏo cuối thỏng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra
Việc trang bị mỏy tớnh sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cụng tỏc kế toỏn, giảm bớt được những phần việc đơn giản. Tuy nhiờn, việc này cũng cú một số hạn chế nhất định vỡ nú phụ thuộc vào người lập trỡnh phần mềm. Ưu điểm nổi bật là dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, cụng việc kế toỏn được phõn cụng đều trong cỏc thỏng và dễ phõn cụng chia nhỏ.
SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ tổng hợp
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN CÙNG LOẠI - Bỏo cỏo tài chớnh