2.2.1. Hạch toán ban đầu
2.2.1.1. Chứng từ sử dụng tại Công ty TNHH Tư vấn - Thiết kế CORE
Để hạch toán theo dõi và tính lương cho người lao động, Công ty sử dụng các chứng từ sau :
- Bảng chấm công: Công ty dùng bảng chấm công để theo dõi ngày công làm việc thực tế của công nhân viên. Hàng tháng các phòng ban phải lập bảng chấm công trong đó ghi chép số ngày làm việc, nghỉ việc của từng nhân viên. Sau đó chuyển lại cho phòng tài chính kế toán để tập hợp và tính lương cho người lao động .
- Bảng chấm công làm thêm giờ : chi chép số công làm thêm ngoài giờ để có căn cứ trả lương cho nhân viên .
- Bảng ứng lương tháng : do Công ty trả lương theo sản phẩm do vậy đối với khối gián tiếp cứ cuối tháng được tạm ứng một khoản tiền lương cố định được xây dựng theo hệ số lương cơ bản, phụ cấp trách nhiệm và chức trách, nhiệm vụ được giao của từng người .
- Bảng tính lương tháng : căn cứ vào quỹ lương khoán sản phẩm từng tháng tính ra lương hàng tháng của người lao động . Bảng tính lương tháng là căn cứ để quyết toán lương sau 6 tháng .
- Bảng quyết toán lương : cứ 6 tháng một lần sẽ nghiệm thu lương theo định mức khoán trên doanh thu của Công ty sau khi đã trừ đi các khoản tạm ứng trước đó.Việc tính toán đồng thời cũng phải dựa trên mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng bộ phận, cá nhân, và phải được xác nhận thông qua trưởng phòng .
- Bảng thanh toán tiền thưởng: được Công ty lập dựa theo mẫu 03 – LĐTL là chứng từ xác nhận tiền thưởng cho từng nhân viên trong Công ty, bảng này do bộ phận kế toán lập .
-Bảng phân bổ tiền lương : Mẫu số 11 – LĐTL
Ngoài ra để theo dõi và ghi chép tình hình thanh toán lương với người lao động còn có các chứng từ kế toán khác như : giấy tạm ứng , phiếu chi , giấy đề nghị thanh toán .
Biểu 2.4 : Bảng chấm công phòng kế hoạch kỹ thuật Mẫu số 01a - LĐTL
Đơn vị : Công ty TNHH Tư vấn – Thiết kế CORE Ban hành theo QĐ số : 15/2006/QĐ/BTC
Địa chỉ : 38 Châu Long - Ba Đình – HN ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC )
BẢNG CHẤM CÔNG
Tháng 12 năm 2009
Họ và tên Xếp loại Bậc lg CV
Các ngày trong tháng Quy ra công hiệuKý
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 1 7 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Số công TTLV Số công nghỉ việc hưởng 100% Số công nghỉ BHXH Vũ Đức Chiến x x x x x CN x x x x x x CN x x x x x x CN x x x x x x CN x x x x 27 Trần Văn Đức x x x x x CN x x x x x x CN x x x x x x CN x x x x x x CN x x x x 27 Phan Trọng Hòa x x x x x CN x x x x x x CN x x x x x x CN x x x x x x CN x x x x 27 Lê Thị Đoàn x x x x x CN x x x x x x CN x x x x x x CN x x x x x x CN x x x x 27 ………. Cộng 162 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người chấm công Phụ trách bộ phận Người duyệt
Biểu 2.5 : Bảng ứng lương tháng 12 năm 2009
Đơn vị : Công ty TNHH Tư vấn – Thiết kế CORE Địa chỉ : 38 Châu Long - Ba Đình - HN
BẢNG ỨNG LƯƠNG
Tháng 12 năm 2009
STT Họ và tên Tài khoản ứng lương T 12 Ghi chú
I Ban lãnh đạo Công ty 22.000.000
1 Nguyễn Tư Minh 8.000.000
2 Nguyễn Đức Viễn 7.000.000
3 Nguyễn Kỳ Nam 7.000.000
II Phòng tổ chức hành chính 19.300.000
4 Nguyễn Văn Hậu 4.500.000
5 Cao Xuân Thúy 4.000.000
6 Trần Thị Thu Thủy 3.800.000
7 Dương Minh Hà 3.500.000
8 Trần Văn Lợi 3.500.000
III Phòng kế hoạch kỹ thuật 21.500.000
9 Vũ Đức Chiến 4.200.000 10 Phan Trọng Hòa 3.300.000 11 Nguyễn Thị Cẩm Tú 3.500.000 12 Trần Văn Đức 3.500.000 13 Lê Thị Đoàn 3.500.000 14 Vũ Quang Hưng 3.500.000
IV Trung tâm tư vấn xây dựng
15 Lê Quang Huy 5.000.000
16 Đỗ Mạnh Toản 4.500.000
17 Nguyễn Văn Hưng 4.300.000
………. ……… ……… ……..
Cộng 342.500.000
Biểu 2.6 : Bảng quyết toán lương khối gián tiếp quý III + IV năm 2009
Đơn vị : Công ty TNHH Tư vấn – Thiết kế CORE
Địa chỉ : 38 Châu Long - Ba Đình - HN
BẢNG QUYẾT TOÁN LƯƠNG KHỐI GIÁN TIẾP
Quý III+IV năm 2009
ST T Họ và tên QT lương Qúy III+IV ST ứng Qúy III+ IV Còn được thanh toán Nộp tiền BHXH, BHYT Qúy III+IV Tổng lĩnh nhậnKý I Ban lãnh đạo Công ty 182.900.000 132.000.000 50.900.000 3.766.000 47.134.000
1 Nguyễn Tư Minh 63.720.000 48.000.000 15.720.000 1.425.000 14.295.000
2 Nguyễn Đức Viễn 59.600.000 42.000.000 17.600.000 1.176.000 16.424.000
3 Nguyễn Kỳ Nam 59.580.000 42.000.000 17.580.000 1.165.000 16.415.000
II Phòng TC - HC 182.900.000 115.800.000 67.100.000 4.670.900 62.429.100
4 Nguyễn Văn Hậu 40.990.000 27.000.000 13.990.000 1.025.000 12.965.000
5 Cao Xuân Thúy 37.480.000 24.000.000 13.480.000 975.200 12.504.800
6 Trần Thị Thu Thủy 35.750.000 22.800.000 12.950.000 962.500 11.987.500 7 Dương Minh Hà 34.560.000 21.000.000 13.560.000 856.000 12.704.000 8 Trần Văn Lợi 34.120.000 21.000.000 13.120.000 852.200 12.267.800 III Phòng KH - KT 208.300.000 129.000.000 79.300.000 5.085.000 74.215.000 9 Vũ Đức Chiến 39.780.000 25.200.000 14.580.000 1.022.000 13.558.000 10 Phan Trọng Hòa 30.985.000 19.800.000 11.185.000 672.500 10.512.500 11 Nguyễn Thị Cẩm Tú 34.650.000 21.000.000 13.650.000 865.000 12.785.000 12 Trần văn Đức 34.345.000 21.000.000 13.345.000 848.500 12.496.500 13 Lê Thị Đoàn 34.420.000 21.000.000 13.420.000 853.000 12.567.000 14 Vũ Quang Hưng 34.120.000 21.000.000 13.120.000 824.000 12.296.000 IV Phòng TC - KT 153.400.000 107.400.000 46.000.000 4.107.000 41.893.000 15 Vũ Thị Lan 36.720.000 27.000.000 9.720.000 963.000 8.757.000 16 Trần Bích Thủy 31.200.000 21.000.000 10.200.000 743.800 9.456.200 ……… ……….. ………… …………. ………… ……… …… Cộng 727.500.000 484.200.000 243.300.000 17.628.900 225.671.100 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
2.2.1.2. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tại Công ty TNHH Tư vấn - Thiết kế CORE :
Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tại Công ty được thực hiên theo sơ đồ sau :
Sơ Đồ 2.1 : Quy trình luân chuyển chứng từ tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Tư vấn - Thiết kế CORE
Các phòng ban : Bảng chấm công
Bảng xếp lương theo năng suất Bảng tính lương
Bảng quyết toán lương
Giám Đốc ký duyệt
Kế toán trưởng duyệt
Kế toán tiền lương:
2.2.2. Kế toán chi tiết tiền lương tại Công ty TNHH Tư vấn - Thiết kế CORE .
Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian và trình tự ghi sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp được thực hiện theo sơ đồ sau :
Sơ đồ 2.2 : Trình tự ghi sổ kế toán tiền lương theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty TNHH Tư vấn - Thiết kế CORE
Ghi hàng ngày :
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Đối chiếu so sánh :
Chứng từ kế toán tiền lương: Bảng chấm công
Bảng tính lương tạm ứng Quyết toán lương
Sổ nhật ký chung
Sổ cái TK 334
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ chi tiết TK 3341, TK 3348
Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết :
Các chứng từ gốc như bảng chấm công, bảng lương tạm ứng, giấy báo nợ của ngân hàng, phiếu chi được kế toán ghi chép và theo dõi chi tiết tiền lương cho từng đối tượng là nhân viên và người lao động thuê ngoài thông qua sổ chi tiết tài khoản TK 3341, TK 3348 .
Sau đó cuối tháng kế toán căn cứ vào sổ chi tiết tài khoản TK3341, TK 3348 để lập Bảng tổng hợp chi tiết phải trả người lao động, số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết là cơ căn cứ đối chiếu với số liệu trên sổ Cái TK 334 .
Bảng tổng hợp chi tiết phải trả người lao động là căn cứ để lập Báo cáo tài chính .
Biểu 2.7 : Sổ chi tiết TK 3341
Đơn vị : Công ty TNHH Tư vấn – Thiết kế CORE Địa chỉ : 38 Châu Long - Ba Đình - HN
SỔ CHI TIẾT
Tài khoản 3341
Đối tượng : Phải trả lao động trong Công ty Loại tiền : VNĐ
Ngày,tháng ghi sổ Chứng từ
Số hiệu Ngày, Tháng Diễn giải
TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có Số dư đầu kỳ : 0 0 …….. …….. ………. ………….. ……. …………. ……..
31/12/2009 31/12/2009 Tính lương khối gián tiếp quý III + IV 642 727.500.000
31/12/2009 31/12/2009 Tính lương khối trực tiếp quý III + IV 622 2.312.500.000 31/12/2009 31/12/2009 BHXH, BHYT khấu trừ vào lương khối
gián tiếp
338 17.628.900
31/12/2009 31/12/2009 Quyết toán lương quý III + IV khối gián tiếp 1121 141 225.671.100 484.200.000 ………. …….. ………. ……… ……….. ……… ……. Số phát sinh : Số dư cuối kỳ : 5.714.650.000 0 5.714.650.000 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2009
Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.8: Sổ chi tiết TK 3348
Đơn vị : Công ty TNHH Tư vấn – Thiết kế CORE Địa chỉ : 38 Châu Long - Ba Đình - HN
SỔ CHI TIẾT
Tài khoản 3348
Đối tượng : Phải trả lao động thuê ngoài Loại tiền : VNĐ
Ngày,tháng ghi sổ
Chứng từ
Số hiệu Ngày, Tháng
Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh
Nợ Có
Số dư đầu kỳ : 0 0
……….. ……… …….. ………. ….. ………. ………
30/9/2009 30/9/2009 Tính lương trả cho thợ xây nhà tại Vĩnh Hưng 622 34.500.000 05/10/2009 PC205 05/10/2009 Thanh toán tiền cho thợ xây nhà tại Vĩnh Hưng 1111 34.500.000
…………. …….. ……… ……….. …… …….. …………..
03/12/2009 PC 329 03/12/2009 Thanh toán thuê thợ xây nhà ngõ 256 Giáp Bát 1111 22.650.000 07/12/2009 PC 332 07/12/2009 Thanh toán số tiền còn lại cho thợ xây nhà ở Giáp
Bát