b. Quy trỡnh quản lý và phõn phối tiền lương, thu nhập
2.3. Tổ chức tớnh và phõn bổ tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương
2.3.1. Tớnh lương và cỏc khoản phải trả nguời lao động
Hiện nay, nhà nước cho phộp doanh nghiệp trả lương cho người lao động theo thỏng hoặc theo tuần. Việc tớnh lương và cỏc khoản trợ cấp BHXH, kế toỏn phải tớnh riờng cho người lao động, tổng hợp lương theo từng tổ sản xuất, từng phũng ban quản lý. Trường hợp trả lương cho tập thể người lao động. Kế toỏn phải tớnh lương phải trả cho từng việc khoỏn và hướng dẫn chia lương cho từng thành viờn trong nhúm tập thể đú theo cỏc phương phỏp chia lương nhất định nhưng phải đảm bảo cụng bằng, hợp lý.
Căn cứ cỏc chứng từ ban đầu cú liờn quan đến tiền lương và trợ cấp BHXH được duyệt, kế toỏn lập bảng thanh toỏn sau:
- Bảng thanh toỏn tiền lương (Mẫu số 02 – LĐTL)
- Bảng thanh toỏn BHXH (Mẫu số 04 – LĐTL) mở và theo dừi cho cả doanh nghiệp về cỏc chỉ tiờu: họ tờn và nội dung từng khoản BHXH người lao động được hưởng trong thỏng đú.
2.3.2. Phõn bổ lương trớch BHXH, BHYT, KPCĐ
- Hàng thỏng, kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương phải tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng và tớnh BHXH, BHYT, KPCĐ hàng ngày tớnh vào chi phớ kinh doanh theo mức lương quy định của chế độ.
- Trờn bảng phõn bổ tiền lương và BHXH kế toỏn lập hàng thỏng trờn cơ sở bảng thanh toỏn lương đó lập theo cỏc phũng ban sản xuất, cỏc bộ phận kinh doanh và chế độ trớch lập BHXH, BHYT, KPCĐ, mức trớch trước tiền lương nghỉ phộp….
- Căn cứ tiền lương cấp bậc, tiền lương thực tế phải trả và cỏc tỷ lệ trớch BHXH, BHYT, KPCĐ, trớch trước tiền lương nghỉ phộp,… Kế toỏn tớnh và ghi số liệu vào bảng phõn bố để lập bảng tổng hợp tiền lương làm căn cứ lập kế hoạch và rỳt tiền chi trả lương hàng thỏng cho cụng nhõn viờn.
2.4. Hạch toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương tại Cụng ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư Mỏ và Cụng nghiệp – TKV phần Tư vấn Đầu tư Mỏ và Cụng nghiệp – TKV
2.4.1. Hạch toỏn tiền lương
* Tài khoản sử dụng: Hiện tại cụng ty đang sử dụng TK 334 Phải trả cụng nhõn viờn ; TK 338 – Phải trả phải nộp khỏc. Ngoài ra, cũn sử dụng cỏc tài khoản liờn quan khỏc như: TK 622; TK 627; TK111…
a) Tài khoản 334 – phải trả cụng nhõn viờn. Tài khoản này dựng để phản ỏnh tiền lương và cỏc khoản thanh toỏn trợ cấp BHXH, tiền thưởng,… thanh toỏn khỏc cú liờn quan đến thu nhập của cụng nhõn viờn.
Kết cấu cơ bản của TK này như sau: Bờn nợ:
- Cỏc khoản tiền lương và cỏc khoản đó trả cụng nhõn viờn
- Cỏc khoản khấu trừ vào tiền lương và thu nhập cụng nhõn viờn.
- Cỏc khoản tiền lương và thu nhập cụng nhõn viờn chưa lĩnh chuyển sang cỏc khoản thanh toỏn khỏc.
Bờn cú: Tiền lương, tiền cụng và cỏc khoản thanh toỏn khỏc phải trả cho cụng nhõn viờn trong kỳ.
Dư nợ: (nếu cú) Số tiền trả thừa cho cụng nhõn viờn
b) Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khỏc TK này dựng để phản ỏnh cỏc khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan phỏp luật, cho cỏc tổ chức đoàn thể xó hội, cho cấp trờn về kinh phớ cụng đoàn, BHXH, BHYT, cỏc khoản khấu trừ vào lương, cỏc khoản cho vay, cho mượn tạm thời, giỏ trị tài sản thừa chờ xử lý.
Kết cấu cơ bản của TK này như sau: Bờn nợ:
- Cỏc khoản đó nộp cho cơ quan quản lý
- Khoản BHXH phải trả cụng nhõn viờn
- Cỏc khoản đó chi về kinh phớ cụng đoàn
- Xử lý giỏ trị tài sản thừa, cỏc khoản đó trả, đó nộp khỏc. Bờn cú:
Trớch BHXH, BHYT, kinh phớ cụng đoàn tớnh vào chi phớ kinh doanh, khấu trừ vào lương cụng nhõn viờn.
- Giỏ trị tài sản thừa chờ xử lý
- Số đó nộp, đó trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được cấp bự.
- Cỏc khoản phải trả khỏc.
Dư nợ (nếu cú): Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa thanh toỏn Dư cú: Số tiền cũn phải trả, phải nộp, giỏ trị tài sản thừa chờ xử lý TK 338 cú 6 tài khoản cấp 2:
TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết TK 3382 – Kinh phớ cụng đoàn
TK 3383 – Bảo hiểm xó hội TK 3384 – Bảo hiểm y tế
TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện TK 3388 – Phải trả, phải nộp khỏc
Quy trỡnh ghi sổ:
Quy trỡnh ghi sổ kế toỏn của Cụng ty theo hỡnh thức Nhật ký chứng từ cú thể khỏi quỏt theo sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ 1.3: SƠ ĐỒ QUY TRèNH GHI SỔ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG CỦA CễNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ MỎ VÀ CễNG NGHIỆP - TKV
Ghi hàng ngày
Ghi vào cuối thỏng (hoặc ghi định kỳ) Đối chiếu kiểm tra
Căn cứ vào bảng phõn bổ tiền lương và bảo hiểm xó hội thỏng 2 năm 2008 đưa vào bảng kờ số 4 và nhật ký số 7
Hàng ngày căn cứ vào Bảng thanh toỏn tiền lương,tiền thưởng, BHXH, cỏc chứng từ thanh toỏn, bảng phõn bổ số 1 đó được kiểm tra, kế toỏn tiền lương lấy số liệu ghi trực tiếp vào Nhật ký chứng từ và sổ chi tiết TK 334.
Đến cuối thỏng kế toỏn lấy số liệu trờn Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ
Chứng từ gốc:
- Bảng thanh toỏn tiền lương, tiền thưởng, BHXH - Cỏc chứng từ thanh toỏn khỏc Bảng phõn bố số 1 NKCT số 1, 7, 10 Bảng kờ số 4,5, Số, thẻ chi tiết TK334, 338 Sổ cỏi TK 334, TK 338 Bảng tổng hợp chi tiết
Bỏo cỏo tài chớnh và cỏc bỏo cỏo về lao
cỏi TK 334.
Tớnh lương CBCNV Cụng ty
• Hởng lơng thời gian
Bảng chấm công phòng LƯU trữ tt KHCN Tháng 2/2008 ST T Họ và tên Cấp bậc l- ơng hoặc cấp bậc chức vụ Ngày trong tháng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1 2 1 3 1 4 1 5 16 … 29 Cộng bảng l- ơng sản phẩm Số công h- ởng lơng thời gian Sô công nghỉ việc hởng 100% Số công nghỉ việc h- ởng 100% Số công h- ởng BH XH 1 Mai Xuân Thuỷ 5.65 x x L L L L x x x x x x 17
2 Hà Văn Đợi 5.65 x x L L L L x x x x x x 17
3 Trần Thị Ngọc Bích 2.96 x x L L L L x x x x x x 17 4 Vũ Thị Diệu Thuý 2.65 x x L L L L x x x x x x 17
5 Lê Thu Hơng 1.99 x x L L L L x x x x x x 17
6 Trần Thị NgânGiang 3.32 x x L L L L x x x x x x 17 7 Nguyễn Thu Hiền 3.07 x x L L L L x x x x x x 17
Dựa vào bảng chấm công của phòng Lu trữ TT KHCN ta có thể tính đợc lơng của các nhân viên trong phòng. Dựa vào công thức:
Trong tháng dựa vào bảng chấm công của phòng kế toán ta biết đợc ông Mai Xuân Thuỷ đi làm đợc 17 công. Với hệ số lơng là 5.65. Vậy ta có lơng tháng của ông Mai Xuân Thuỷ nh sau:
- Lơng cơ bản = 540,000 x 5.65= 3,051,000 đ - Tiền lơng ngày của ông Mai Xuân Thuỷ là:
- Tiền lơng tháng thực lĩnh của ông Thuỷ là:
Lơng tháng = lơng ngày x số ngày làm việc thực tế. 138,682 x 17 = 2,357,594 đ.
Lơng ngày nghỉ lễ = lơng ngày x số ngày nghỉ lễ 138,682 x 4 = 554,728 đ
Vào ngày 5 hàng tháng thì công nhân viên trong Công ty đợc tạm ứng trớc một khoản tiền tuỳ theo từng ngời. Số tiền ông Thuỷ nhận tạm ứng là 1,500,000 đ
- Phụ cấp trách nhiệm của ông Mai Xuân Thuỷ với chức trởng phòng có hệ số phụ cấp là 0,5 và mức phụ cấp là: 270,000đ.
- Tổng cộng lơng và các khoản là:
2,357,594 + 554,728 + 270,000 = 3,182,322 đ - Các khoản khấu trừ (BHXH, BHYT) 6%
540,000 x(5.65 + 0.5) x 6% = 199,260 đ
- Kỳ II còn lại = tổng lơng - tạm ứng kỳ I - (BHXH, BHYT) Kỳ II = 3,182,322 – 1,500,000 - 199,260 = 1,483,062 đ Vậy cuối tháng ông Thuỷ còn đợc lĩnh số tiền là: 1,483,062 đ
Tơng tự kế toán tính tiền lơng cho các nhân viên khác trong phòng Lu trữ TT KHCN rùi lập danh sách chi lơng tháng 2/2008 phản ánh lơng tháng 2/2008
Lơng tháng =
Lơng tối thiểu x hệ số lơng
Số ngày làm việc chế độ (22ngày) x Số ngày làm việc thực tế
Danh sách chi lƯơng tháng 2 năm 2008 Phòng LƯU TRữ THôNG TIN khcn
ĐVT: Đụ̀ng TT Họ và tên Công Số công làm việc Nghỉ phép, R Nghỉ lễ, tham quan Nghỉ hởng BHXH Hệ số l- ương cấp bậc Thu nhập hàng tháng Tiền lơng làm việc L- ơng phép Lơng nghỉ lễ, lương Cty Phụ cấp CNĐA Phụ cấp trách nhiệm Tổng thu nhập Ghi chú
1 Mai Xuân Thuỷ 17 4 5.65 2,357,594 554,727.3 270,000 3,182,322
2 Hà Văn Đợi 17 4 5.65 2,357,594 554,727.3 2,912,318
3 Trần Thị Ngọc Bích 17 4 2.96 1,235,127 290,618.2 216,000 1,741,745 4 Vũ Thị Diệu Thuý 17 4 2.65 1,105,773 260,181.8 1,365,955
5 Lê Thu Hơng 17 4 1.99 830,373 195,381.8 1,025,755
6 Trần Thị Ngân Giang 17 4 3.32 1,385,345 325,963.6 1,711,309 7 Nguyễn Thu Hiền 17 4 3.07 1,281,027 301,418.2 1,582,445
Tổng cộng 119 28 25.29 10,552,827 2,483,018 13,035,845
Ngày 20 tháng 3 năm 2007
TP. LĐTL duyệt LĐTL
LƯƠNG THáNG 2 NĂM 2008 PHòNG Lu trũ TT KHCN ĐVT: Đụ̀ng TT Họ và tên Chức danh Hệ số lơng cơ bản Hệ số phụ cấp Tổng thu nhập
Các khoản trừ trong lơng Vay kỳ I 5% BHXH 1% BHYT Cộng các khoản trừ Còn đợc lĩnh kỳ II Ký nhận
1 Mai Xuân Thuỷ TP 5.65 0.5 3,182,322 1,500,000 159,116.1 31,823.22 1,690,939 1,491,379
2 Hà Văn Đợi 5.65 2,912,318 1,000,000 145,615.9 29,123.18 1,174,739 1,737,579 3 Trần Thị Ngọc Bích PP 2.96 0.4 1,741,745 1,000,00 0 87,087.27 17,417.45 1,104,505 637,240.7 4 Vũ Thị Diệu Thuý 2.65 1,365,955 1,000,00 0 68,297.73 13,659.55 1,081,957 283,997.3
5 Lê Thu Hơng 1.99 1,025,755
500,000 51,287.7
3 10,257.55 561,545 464,210
6 Trần Thị Ngân Giang 3.32 1,711,309
1,000,00
0 85,565.45 17,113.09 1,102,679 608,630.5
7 Nguyễn Thu Hiền 3.07 1,582,445
1,000,00 0 79,122.27 15,824.45 1,094,947 487,498.7 Tổng cộng 25.29 13,035,845 7,000,00 0 651,792.3 130,358.5 8,282,151 4,753,695 Lập bảng Kế toán trởng Giámđốc
• H ởng l ơng theo sản phẩm:
Hệ số lơng khoán các trởng phòng thiết kế:
TT Họ và tên Chức danh HSL hiện hởng
HSL Phụ cấp HSL khoán do GĐ duyệt Ghi chú 1 Nguyễn Việt Cờng TP.HL1 3.27 0.5 5.65 2 Vơng Thúc Quang TP.LT 5.65 0.5 5.65 3 Nguyễn Đức Thái TP.CT 2.96 0.5 5.65 4 Khúc Đình Thọ TP.MB 4.99 0.5 5.65 5 Nguyễn Chí Bảo TP.XD 4.66 0.5 5.65 6 Trịnh Hồng Đăng TP.Điện 3.27 0.5 5.65 7 Phạm Hoàng Gia TP. ĐCMT 5.65 0.5 5.65
8 Lê Văn Duẩn TP.HL2 2.96 0.5 5.65
9 Phạm Văn Triển TP.KTM 5.65 0.5 5.65
Ví dụ: tính lơng tháng 2/2008 cho ông Nguyễn Việt Cờng chức danh là
Trởng phòng hầm lò 1. Biết trong tháng này phòng Hầm lò nhận đợc 30 triệu đồng từ quỹ lơng khoán. Theo quy định của công ty sẽ trích từ 0-30% tiền lơng khoán nhận đợc để hình thành quỹ lơng điều hòa. Nh vậy, lơng điều hòa của phòng Hầm lò 1 trong tháng 2 (đợc trích 30%) =30% x 30 triệu đồng = 9 triệu đồng, lơng khoán là 30-9=21 triệu đồng.
* Lơng khoán: Theo quy định của Công ty Ltpsx = Kpt x Htrp x Mbq Trong đó:
+ Ltpsx: Là thu nhập của trởng phòng sản xuất tính bằng đồng/tháng
+ Kpt: Là hệ số quy mô các phòng, Kpt=1.2 với các phòng có trên 20 ngời, Kpt=1.1 với các phòng có từ 10-20 ngời, Kpt=1 với các phòng có dới 10 ngời. + Mbq: là mức lơng tối thiểu bình quân thực tế của phòng trong tháng(Tổng quỹ lơng và thu nhập của phòng/Tổng hệ số lơng cấp bậc của CBCNV trong phòng),tính bằng đồng/tháng
+ Htrp: hệ số lơng khoán chức danh của trởng phòng, hàng tháng giám đốc duyệt trên cơ sở cân đối khối lợng công việc và mức độ đóng góp của từng ngời.
Nh vậy Lơng khoán của ông Cờng với Hệ số lơng khoán 5.65, tổng quỹ l- ơng khoán của phòng là 70% x30 triệu đồng = 21 triệu đồng; tổng hệ số cấp bậc lơng của phòng Hầm lò 1 là 34.3, phòng có 9 nhân viên. Vậy mức lơng khoán ông Cờng nhận đợc trong tháng là:
Ltpsx = 1x 5.65 x 21trd/34.4 = 3,459,184đ
• Lơng điều hòa:
Lơng làm việc thực tế = (Hcb + Hpc) x số ngày lv thực tế x Nbq 22 Trong đó:
Nbq : là mức lơng tối thiểu bình quân thực tế của phòng trong tháng(Tổng quỹ lơng và thu nhập của phòng/Tổng hệ số lơng cấp bậc của CBCNV trong phòng), tính bằng đồng/tháng
Lơng làm việc thực tế = (3.27 + 0.5) x 17 x 9 triệu đồng 22 x 34.3 = 764,392 đ
Lơng nghỉ lễ = (3.27 + 0.5) x 4x 9 triệu đồng 22 x34.3 = 179,857 đ
- Vậy tổng thu nhập tháng 2/2008 của ông Cờng là: = 764,392 + 3,459,184 + 179,857 = 4,403,433 + Các khoản khấu trừ (BHXH, BHYT) 6%
= 264,205.98đ
+ Nhận tạm ứng kỳ I số tiền 2,000,000đ
- Vậy kỳ II ông Cờng còn đợc lĩnh
= 4,403,433 - 264,205.98 - 2,000,000 = 2,139,227đ
Quỏ trỡnh hạch toỏn lương thỏng 2/2008
1- Ngày 1/2 chi thưởng kế hoạch quý 6 cho cỏn bộ cụng nhõn viờn số tiền 2,500,000 theo phiếu chi số 100
Nợ TK 334 2,500,000
Cú TK 111: 2,500,000
2- Ngày 3/2 chi nhõn ngày truyền thống ngành than cho cỏn bộ cụng nhõn viờn số tiền 14 250 000 theo phiếu chi số 101
Nợ TK 334 14,250,000
Cú TK 111: 14,250,000
3- Ngày 5/2 chi lương kỳ I cho cụng nhõn viờn số tiền 68,200,000đ theo phiếu chi số 102
Nợ TK 334: 68,200,000
Cú TK 111: 68,200,000
4- Ngày 15/2 tớnh lương ốm cho nhõn viờn từ thỏng 1/2008 theo phiếu chi số 103 số tiền 324,200đ trớch từ quỹ BHXH
a, Nợ TK 338.3 324,200
Cú TK 334: 324,200
b, Nợ TK 334 324,200
Cú TK 111: 324,200
5- Ngày 16/2 tớnh tiền chi ăn ca thỏng 1 năm 2008 phiếu chi số 104 + Khi tớnh chi ăn ca vào chi phớ quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 642: 18,530,000
Cú TK 334: 18,530,000
+ Khi chi tiền ăn ca cho CBCNV
Nợ TK 334 18,530,000
Cú TK 111: 18,530,000
6- Ngày 17/2 thu tiền vay nợ của cụng nhõn viờn, khấu trừ vào lương
Nợ TK 334 3,100,000
Cú TK 138: 3,100,000
Nợ TK 334 1,200,000 Cú TK 141: 1,200,000 8- Ngày 25/2 tớnh lương trả: + Chi phớ nhõn cụng trực tiếp Nợ TK 622.8 225,893,044 Cú TK 334: 225,893,044
+ Chi phớ nhõn viờn quản lý
Nợ TK 642 53,148,116
Cú TK 334: 53,148,116 9- Ngày 26/2 tớnh ra
+ Tiền điện thoại 2,170,000 + Tiền điện 15,352,800 khấu trừ vào lương cỏn bộ cụng nhõn viờn, kế toỏn ghi:
a, Nợ TK 334 2,170,000
Cú TK 138: 2,170,000
b, Nợ TK 334 15,352,800
Cú TK 138: 15,352,800
10- Ngày 27/2 tớnh chi lương kỳ II cho cụng nhõn viờn số tiền 188,419,213 đ theo phiếu chi số 105
Nợ TK 334: 188,419,213
Cú TK 111: 188,419,213 11- Cỏc khoản trớch theo lương
+ Thu 5% BHXH
Nợ TK 334: 5,079,795
Cú TK 338.3: 5,079,795 + Thu 1% BHYT
Cú TK 338.4 992,460
2.4.2. Cỏc khoản trớch theo lương
Tài khoản và trỡnh tự hạch toỏn * Tài khoản sử dụng:
Để phản ỏnh cỏc khoản trớch theo lương của CBCNV kế toỏn sử dụng TK 338- Phải trả, phải nộp khỏc. Chi tiết cho cỏc tài khoản cấp 2:
- TK 338.2: Kinh phớ cụng đoàn - TK 338.3: Bảo hiểm xó hội - TK 338.4: Bảo hiểm y tế
Ngoài ra cũn sử dụng cỏc tài khoản khỏc liờn quan là: TK 642, TK 622, TK334, TK141, …
* Trỡnh tự hạch toỏn:
Quỏ trỡnh hạch toỏn cỏc khoản trớch theo lương của cụng ty được cụ thể theo số liệu của thỏng 2 năm 2008 như sau:
(Đơn vị: đồng Việt Nam) * Kinh phớ cụng đoàn
- Trớch 2% kinh phớ cụng đoàn khối nghiệp vụ theo lương thực tế: 53,148,116 x 2% = 1,062,962
Nợ TK 642: 1,062,962
Cú TK 338(338.2): 1,062,962
- Trớch 2% kinh phớ cụng đoàn khối sản xuất (tư vấn chớnh) theo lương thực